Kinh doanh spa đang là lĩnh vực khá phổ biến hiện nay nhưng cách quản lý nhân viên spa sao cho hiệu quả là vấn đề không hề đơn giản. Với ngành dịch vụ, cách làm việc của nhân viên sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến cảm nhận của khách hàng và ảnh hưởng đến doanh thu. Dưới đây là 7 cách quản trị nhân viên chuyên nghiệp nhà quản lý nào cũng nên biết.

Môi trường làm việc thân thiện

Để quản lý spa tốt nhất thì xây dựng môi trường làm việc thân thiện, và thoải mái là yếu tố tiên quyết. Bởi ở trong môi trường nào cũng vậy, nhân viên đều mong muốn được làm việc ở nơi chuyên nghiệp, mỗi ngày đi làm là một ngày có ý nghĩa, học hỏi được nhiều điều.

Vậy nên, khi kinh doanh spa, là một người quản lý, bạn cần tạo ra sự thoải mái, hòa đồng trong môi trường làm việc. Bên cạnh đó, một bộ quy tắc ứng xử rõ ràng, chi tiết giữa nhân viên với nhân viên, nhân viên với khách hàng cũng rất quan trọng. Bạn cần tạo được môi trường làm việc bình đẳng, thân thiện và tôn trọng lẫn nhau để nhân viên có sự trung thành, làm việc hết mình và gắn bó lâu dài với spa.

Đào tạo nhân viên spa thường xuyên

Mỗi spa sẽ có những yêu cầu, quy chuẩn khác nhau trong công việc và chăm sóc khách hàng. Do vậy, dù là nhân viên đã có kinh nghiệm hay chưa có kinh nghiệm thì việc đào tạo là rất cần thiết để giúp họ hoàn thành tốt công việc. Mỗi nhân viên cần được đào tạo để chăm sóc, phục vụ và giao tiếp khéo léo với khách hàng.

Trong một spa, bạn cần xây dựng một quy trình đào tạo riêng cho từng bộ phận khác nhau. Mỗi nhân viên cần được đào tạo một cách bài bản, chuyên nghiệp và được thực hành thường xuyên để nâng cao tay nghề, trình độ của bản thân. Trong lĩnh vực làm đẹp nói chung và spa nói riêng, việc nâng cao kiến thức, cập nhật những xu hướng làm đẹp mới là vô cùng quan trọng.

Ngoài chuyên môn thì thái độ phục vụ, cách phục vụ của nhân viên cũng rất quan trọng, nhà quản lý cần lưu ý khi lên kế hoạch cách quản lý spa. Ngay từ khi tuyển dụng, bạn hãy tuyển chọn những nhân viên có ý thức, đạo đức tốt và có thái độ thân thiện, niềm nở.

Cách quản lý nhân viên spa bằng khích lệ, động viên

Cách quản lý nhân viên spa hiệu quả thì không thể bỏ qua việc khích lệ, động viên nhân viên nói ra tiếng nói của mình. Có nhiều người e ngại, ít nói, không dám đóng góp ý kiến của mình. Tuy nhiên, nhân viên spa là những người trực tiếp phục vụ khách hàng, nắm bắt tâm lý khách hàng và biết rõ khách hàng hài lòng, hay không hài lòng về dịch vụ. Nói cách khác, nhân viên chính là những người nắm rõ tình hình kinh doanh, hiểu khách hàng muốn gì. Bạn nên tạo cơ hội để nhân viên bày tỏ, đóng góp ý kiến về những gì đang diễn ra trong spa.

Việc khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến sẽ giúp spa có những đột phá trong kinh doanh, hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Những ý kiến từ đội ngũ nhân viên có thể giúp tăng doanh số, nâng cao chất lượng và thu hút khách hàng. Tuy nhiên, không phải ai cũng sẽ bày tỏ quan điểm cá nhân. Bạn có thể khuyến khích bằng cách đưa ra chính sách đãi ngộ, thưởng nóng nếu những đóng góp đó đem lại hiệu quả.

Chính sách thưởng phạt, đãi ngộ nhân viên rõ ràng

Chính sách đãi ngộ, thưởng phạt là rất quan trọng trong cách quản lý nhân viên spa. Việc này giúp tạo động lực để nhân viên cố gắng, làm việc hiệu quả hơn. Mỗi nhân viên, dù trong ngành nghề nào cũng mong muốn nhận được những mức thưởng công khai hoặc sự công nhân với những nỗ lực mà họ đã bỏ ra.

Vậy nên, khi làm công việc quản lý spa, nếu như nhân viên đạt thành tích tốt, họ thu hút nhiều khách hàng, được nhiều khách hàng yêu quý, giúp tăng doanh thu cho spa thì bạn đừng quên thưởng, công nhận cho nhân viên đó. Việc này sẽ giúp họ có những động lực làm việc trong những ngày tiếp theo. Bên cạnh đó, những nhân viên khác cũng sẽ cố gắng hơn để nhận được những công nhận từ spa.

Lưu ý rằng, chính sách lương thưởng, đãi ngộ cho nhân viên spa cần linh hoạt. Tức là bạn không nên thưởng quá nhiều cho một nhân viên mà ai cũng cần được công nhận để họ có tinh thần thoải mái khi làm việc.

Giải quyết bất đồng kịp thời, hợp lý

Spa là ngành nghề thuộc dịch vụ. Chất lượng dịch vụ có tốt hay không, khách hàng có quay lại không phụ thuộc nhiều vào tay nghề của các nhân viên. Ngoài ra, tinh thần của các nhân viên cũng là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua.

Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng sẽ đôi lúc có sự bất đồng giữa nhân viên với nhân viên hoặc nhân viên với quản lý. Nhà quản lý spa cần có phương pháp để giải pháp vấn đề này không để tình trạng này kéo dài gây ảnh hưởng đến công việc. Việc xích mích có thể khiến nhân viên nghỉ làm, nhân viên không tập trung, giảm chất lượng phục vụ và khiến khách hàng không hài lòng. 

Phương pháp giải quyết phải đảm bảo giúp xử lý những bất đồng giữa nhân viên, giúp họ hài lòng, không gây khó chịu giữa các bên. Để đảm bảo điều này thì việc mở lòng của nhân viên là rất quan trọng. Nhà quản lý phải có sự khéo léo khi trao đổi, nói chuyện, giải quyết vấn đề để đảm bảo mọi thứ công bằng, tránh sự tị nạnh giữa nhân viên.

Nhà quản lý phải có bản lĩnh của một người làm chủ

Sẽ không có cách quản lý nhân viên spa nào mang đến hiệu quả nếu nhà quản lý không khiến nhân viên của mình nể phục. Vậy phải làm như thế nào để họ có sự tôn trọng, nể phục bạn?

Bạn cần thể hiện rằng mình có sự nghiêm túc với những gì mình đang làm và đặt toàn bộ tâm trí vào spa của mình. Tất nhiên bạn không thể ở cửa hàng suốt 24/7 nhưng hãy luôn hỏi han nhân viên, tương tác với khách hàng và giải đáp những khó khăn của nhân viên bất cứ khi nào có thể. Hãy nhớ rằng, nếu bạn không thể hòa nhã, thân thiện với khách hàng thì nhân viên của bạn cũng không thể làm được điều đó.

Ngoài khách hàng, bản lĩnh của người làm chủ còn thể hiện ở cách bạn giao tiếp với nhân viên của mình. Đôi khi, sự cứng nhắc có thể không mang đến hiệu quả như mong đợi. Với vị thế là một nhà quản lý, chủ một cơ sở kinh doanh, bạn phải duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên của mình, hiểu những khó khăn họ gặp phải, lắng nghe những chia sẻ và có cách giúp đỡ họ vượt qua khó khăn. Nhưng trong một số trường hợp, sự cứng rắn là cần thiết và bạn cần đưa ra những quyết định công tâm, sáng suốt.

Cách quản lý nhân viên spa hiệu quả với phần mềm quản lý

Nhà quản lý không thể có mặt hàng ngày, hàng giờ ở spa để theo dõi hoạt động kinh doanh. Lúc này, việc dùng phần mềm quản lý nhân viên spa là sự lựa chọn tốt để nhà quản trị dễ dàng kiểm tra, giám sát nhân viên của mình.

WeUp ERP For Healthcare là phần mềm quản lý tổng thể Spa được xây dựng và phát triển bởi WeUp Group. Không chỉ giúp đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả vận hành, phần mềm còn là công cụ hữu hiệu giúp giúp quản lý nhân viên Spa một cách chặt chẽ, đồng thời thực hiện việc chấm công, tính lương và hoa hồng cho nhân viên nhanh chóng và chính xác. Cụ thể 

• Theo dõi ca làm việc, thời gian làm việc của từng nhân viên, kỹ thuật viên
• Hệ thống thông báo nhắc nhở lịch chăm sóc khách hàng cho từng nhân viên
• Kết nối với máy chấm công giúp cập nhật đầy đủ trạng thái làm việc, số giờ làm việc, đảm bảo quyền lợi công bằng cho nhân viên
• Quản lý chính sách hoa hồng của nhân viên theo từng cấp bậc, dịch vụ.
• Hệ thống quản lý rõ ràng minh bạch, cho phép đối soát tiền hoa hồng hàng tháng
• Hỗ trợ tính phần trăm hoa hồng và quản lý lương hợp lý cho nhân viên, kỹ thuật viên theo từng dịch vụ tư vấn. 
• Báo cáo hiệu suất nhân viên chi tiết, dễ dàng theo dõi mọi lúc mọi nơi, giám sát chặt chẽ và hiệu quả

Không chỉ hỗ trợ việc quản lý nhân viên hiệu quả, với ưu điểm là một nền tảng quản lý toàn diện, WeUp ERP For Healthcare còn giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhiều công việc cho Spa từ Khách hàng, Kinh doanh, Truyền thông, Marketing,… Bằng cách sử dụng các tính năng thông minh, phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare giúp nâng cao hiệu quả vận hành, loại bỏ những thủ tục làm việc rườm rà, tốn thời gian, mang lại trải nghiệm dịch vụ khép kín, chuyên nghiệp và hiện đại cho khách hàng. Cụ thể, phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare đem lại nhiều lợi ích như:

Quản lý lịch hẹn khách hàng thông minh

Quản lý lịch hẹn rõ ràng và linh hoạt thể hiện tính chuyên nghiệp của các Spa, WeUp ERP For Healthcare hỗ trợ việc quản lý lịch hẹn khách hàng một cách thông minh bằng cách: 

• Đặt lịch hẹn nhanh chóng, chính xác cho khách hàng theo thời gian cụ thể: ngày, tháng, năm.
• Tạo thông tin lịch hẹn dễ dàng trên phần mềm với đầy đủ thông tin như: Tên khách hàng, số điện thoại, giờ khách đặt, dịch vụ chăm sóc,…
• Cập nhật chính xác trạng thái đặt lịch của khách hàng như: đã checkin, đổi lịch hẹn, đang chờ hay đã hoàn thành.
• Phần mềm cho phép linh hoạt thay đổi lịch hẹn cho khách hàng, giúp nhân viên theo dõi chính xác lịch hẹn khách.

Tham khảo thêm: Giới thiệu phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare

Quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng hiệu quả

WeUp ERP For Healthcare là công cụ tuyệt vời hỗ trợ các Spa lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, chăm sóc khách hàng một cách khoa học, hiệu quả. 

• Quản lý lưu trữ chi tiết và đầy đủ thông tin khách hàng như: họ tên, tuổi, email, số điện thoại, dịch vụ đã sử dụng, số tiền đã chi tiêu, chữ ký điện tử,…
• Tự động phân hạng khách hàng theo khách hàng mới, khách hàng cũ, khách hàng VIP, giúp việc chăm sóc nhóm khách hàng tối ưu hơn.
• Hỗ trợ đặt lịch tư vấn và trạng thái chăm sóc khách hàng theo mức độ ưu tiên, giúp nhân viên linh hoạt trong sắp xếp và phục vụ khách hàng. 
• Tích hợp các công cụ gọi điện, gửi email, SMS, giúp đội ngũ nhân viên tư vấn dễ dàng thực hiện thao tác chăm sóc và thuyết phục khách hàng tiềm năng. 
• Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp với các tính năng Email Marketing, SMS Marketing, Zalo ZNS giúp Spa kịp thời nhắc lịch khách hàng, hay gửi các thông tin chương trình khuyến mãi dễ dàng.

Quản lý liệu trình và thẻ trị liệu Spa

Phần mềm WeUp ERP For Healthcare tích hợp tính năng quản lý liệu trình và thẻ trị liệu cho các Spa, giúp việc theo dõi liệu trình của khách và quản lý sản phẩm liệu trình chính xác, chuyên nghiệp, đem lại hài lòng cho khách hàng

• Quản lý chi tiết từng liệu trình của khách hàng
• Tự động nhắc lịch hẹn cho khách hàng khi đến thời gian thực hiện liệu trình
• Linh hoạt thay đổi liệu trình theo nhu cầu của khách hàng mà không làm chênh lệch thu chi cuối tháng
• Quản lý chi tiết sản phẩm phục vụ cho liệu trình của khách hàng

Quản lý tài chính thu chi và công nợ

WeUp ERP For Healthcare giúp việc kiểm soát và quản lý thu chi, tạo phiếu thu và tình hình công nợ một cách chính xác. Cụ thể:

• Quản lý thu chi theo từng tuần, tháng, quý, năm giúp việc kiểm soát dòng tiền chặt chẽ, minh bạch và hiệu quả.
• Cho phép phân quyền cá nhân xác nhận thu chi, quản lý trạng thái phiếu thu chính xác nhanh chóng. 
• Dễ dàng đối soát và truy vết lịch sử giao dịch thu chi nhằm theo dõi và điều chỉnh phù hợp với chi tiêu thực tế
• Theo dõi chi tiết công nợ khách hàng và nhà cung cấp, kiểm tra báo cáo công nợ hành tháng một cách nhanh chóng.
• Truy xuất và báo cáo công nợ nhanh chóng.

Quản lý kho hàng và sản phẩm 

Phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare giúp việc quản lý kho từ nhập – xuất – theo dõi tồn kho đến hoạt động kiểm kê được thực hiện đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết. Tất cả thông tin kho hàng, sản phẩm Spa đều được đồng bộ trên hệ thống phần mềm, giúp quá trình quản lý diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm và chính xác. 

• Báo cáo chi tiết thông tin từng sản phẩm nhập xuất: Tên, số lượng, giá cả,… 
• Quản lý số lượng sản phẩm trong kho, quản lý xuất nhập điều chuyển giữa các kho nội bộ.
• Quản lý thông tin chi tiết từng sản phẩm như: tên sản phẩm, số lượng, giá cả, hạn sử dụng, trạng thái sản phẩm, thông tin ưu đãi của sản phẩm,… giúp việc theo dõi và quản lý chính xác, tiện lợi. 
• Tích hợp hệ thống cảnh báo sản phẩm cận date, sản phẩm còn thiếu, từ đó Spa chủ động được việc nhập hàng và đẩy hàng chính xác. 
• Hỗ trợ kiểm kê hàng hóa, hàng tồn, truy xuất số liệu chênh lệch với thực tế chính xác.

Quản lý báo cáo thông minh

• Tích hợp hệ thống hơn 50+ báo cáo đầy đủ và chi tiết như: báo cáo doanh thu, lợi nhuận, chi phí, kho vận,….
• Báo cáo trực quan, sinh động, nhiều dạng hiển thị như: kanban, biểu đồ, danh sách,…
• Cho phép truy xuất báo cáo mọi lúc mọi nơi

Đặc biệt, trong tháng này WeUp Group đang triển khai chương trình khuyến mãi tri ân khách hàng, tất cả các khách hàng khi đăng ký sử dụng phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare đều có cơ hội nhận ngay 1 phần quà hấp dẫn lên đến 30.000.000 triệu đồng. Phần quà bao gồm:

• Tặng gói tư vấn Chuyển đổi số Doanh nghiệp trị giá 10.000.000 đồng
• Tặng gói thiết kế Chuẩn hóa Quy trình Doanh nghiệp trị giá 20.000.000 đồng

Liên hệ ngay theo hotline: 0822458899 để được tư vấn và nhận demo dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm quản lý tổng thể Spa WeUp ERP For Healthcare!

Trên đây là 7 vấn đề mà nhà quản trị cần biết khi quản lý nhân viên tại spa. Mỗi cách quản lý nhân viên spa đều đòi hỏi người quản lý có sự khéo léo, có tầm nhìn và có sự thấu hiểu với nhân viên. Nhân viên là yếu tố cốt lõi để mọi hoạt động kinh doanh có thể diễn ra suôn sẻ, thuận lợi nên bạn hãy có kế hoạch quản lý phù hợp và tối ưu nhất.