ERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được lựa chọn phổ biến trong thời gian qua với mục đích giải quyết, khắc phục những khó khăn trong quá trình vận hành của công ty. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp để mang lại hiệu quả quản lý tốt nhất. Trong bài viết dưới đây, các bạn có thể tham khảo hướng dẫn cơ bản để dễ dàng ứng dụng khi có nhu cầu.

ERP là phần mềm gì?

ERP được viết tắt bởi cụm từ Enterprise Resource Planning, mang ý nghĩa như sau:

• Enterprise là doanh nghiệp sử dụng hệ thống phần mềm để phục vụ cho việc quản lý, giúp kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban, cập nhật mọi thông tin kịp thời và giảm sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
• Resource là tài nguyên trong doanh nghiệp, bao gồm tài sản tồn tại liên quan đến công ty có sẵn hoặc là những giá trị tạo ra trong quá trình hoạt động. Nhân viên hay nhà quản lý cũng được xem là tài nguyên quan trọng của doanh nghiệp.
• Planning là xây dựng kế hoạch để vẽ vạch ra hướng đi cho doanh nghiệp, tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong tương lai sẽ tác động tới doanh nghiệp.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Kinh Doanh Và Những Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

Như vậy, ERP chính là hệ thống hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp, giúp quản lý tất cả hoạt động của tổ chức hay doanh nghiệp như hoạt động kinh doanh, thu thập thông tin, lưu trữ và phân tích. Mỗi bộ phận lại tích hợp nhiều công cụ khác nhau như xây dựng kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất, dịch vụ giao hàng, tiếp thị và bán hàng, quản lý kho quỹ, kế toán…

Với hệ thống này, nhân viên, quản lý của công ty có thể xây dựng quy trình chuẩn tương tác qua lại trên cơ sở tài nguyên doanh nghiệp. Nhờ đó tài nguyên doanh nghiệp được quản lý toàn diện để không ngừng phát triển. Có thể thấy rằng, ERP ra đời với mục đích thay thế toàn bộ các phần mềm khác, giúp tự động hóa các hoạt động khác nhau của doanh nghiệp.

Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp hiệu quả

Thực tế, trên thị trường có nhiều phần mềm ERP cho doanh nghiệp và mỗi công cụ lại có cách sử dụng hoàn toàn khác nhau. Do đó, phạm vi bài viết này chỉ giới thiệu đến bạn đọc cách sử dụng phần mềm ERP cơ bản nhất. Tùy sự lựa chọn cụ thể mà bạn có thể tham khảo hướng dẫn sử dụng chi tiết thông qua đơn vị cung cấp phần mềm.

Thực hiện quá trình cài đặt phần mềm ERP

Nếu lựa chọn giải pháp On-premise (giải pháp công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu tại chỗ), quá trình sử dụng sẽ được thiết lập dựa trên hệ thống máy chủ và hệ điều hành của doanh nghiệp. Lúc này, doanh nghiệp sẽ không cần phải cài đặt ERP bởi đây là công việc của đơn vị cung ứng sản phẩm.

Đừng bỏ lỡ: Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Là Gì? Đặc Điểm, Tính Năng Nổi Bật

Trong trường hợp lựa chọn tác giải pháp online, doanh nghiệp chỉ cần tải phần mềm ERP về máy, sau đó sử dụng tài khoản được cấp để đăng nhập là có thể sử dụng được. Thông thường, các công ty tư vấn giải pháp ERP sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn cho doanh nghiệp về cách cài đặt, sử dụng sản phẩm chi tiết.

Tiến hành chuẩn hóa quy trình và dữ liệu

Khi sử dụng phần mềm ERP, việc chuẩn hóa quy trình và dữ liệu là bước không thể nào thiếu. Quá trình này sẽ cho phép chỉnh sửa các tính năng có sẵn để đáp ứng đặc thù của của doanh nghiệp hoặc bổ sung thêm hệ thống xử lý thông tin riêng theo yêu cầu của công ty.

Cụ thể, các nhà cung cấp sẽ đưa ra biểu mẫu, báo cáo phù hợp với doanh nghiệp, đặc biệt là những mục thông tin cần bổ sung cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp. Việc chuẩn hóa dữ liệu gồm có di chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống ERP mới và cập nhật các dữ liệu phát sinh hàng ngày vào cơ sở dữ liệu.

Có thể bạn quan tâm: Phần Mềm Quản Lý Dự Án Có Lợi Ích, Tính Năng Gì?

Cách sử dụng phần mềm ERP – Phân quyền kiểm soát quy trình và tiếp cận thông tin

Người quản lý của doanh nghiệp, công ty có thể sử dụng phần mềm ERP để chia sẻ quyền nhập và truy cập dữ liệu tới tất cả các phòng, ban và bộ phận trực thuộc công ty hoặc kiểm soát một số bộ phận nhất định được phép truy cập dữ liệu.

Sau khi cài đặt, tất cả thông tin sẽ luôn được cập nhật tức thời, chính xác và chỉ cần phải xử lý một lần, giúp tiết kiệm thời gian so với phương pháp gửi từ người này sang người khác trước khi vào hệ thống.

Xây dựng workflow

Đây là tính năng phổ biến trên các ứng dụng ERP, giúp tự động hóa các quy trình nhờ khả năng truyền thông tin từ vị trí này tới vị trí khác một cách nhanh chóng.

Workflow được hiểu là mô hình hoạt động kinh doanh được phối hợp và lặp lại, bao gồm thứ tự các bước, tác vụ, sự kiện hoặc tương tác theo quy trình để thực hiện một công việc nào đó. Hiểu theo cách đơn giản nhất, Workflow chính là các bước liên quan đến quá trình hoàn thành công việc.

Workflow đảm bảo rằng các quy trình quan trọng được thực hiện đúng cách do các tài liệu, thông tin hay các nhiệm vụ được truyền từ đối tượng này sang đối tượng khác luôn đảm bảo tuân theo một tập hợp quy tắc nhất định. Điều này cũng sẽ góp phần cải thiện doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp nhờ việc tự động trong quản lý sản xuất, quản lý khách hàng.

Cụ thể, nếu nhân viên nhập thông tin vào hệ thống, tất cả các nhân viên có liên quan cũng có thể theo dõi thông tin đơn hàng và khách hàng tiềm năng. Về phía chủ doanh nghiệp cũng dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh ở bất kì đâu, bất kỳ lúc nào.

Xem thêm: Phần Mềm CRM Là Gì? Vai Trò Và Ý Nghĩa Với Tổ Chức, Doanh Nghiệp

Tích hợp phần mềm với khách hàng và nhà cung cấp

Tiếp tục khám phá cách sử dụng phần mềm ERP, bạn nên tích hợp ERP với khách hàng và đơn vị cung cấp để mang lại khả năng hoạt động hiệu quả hơn. Việc tích hợp sẽ giúp đối tác của công ty nhận được thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.

Để sử dụng tính năng này, bạn có thể lựa chọn công cụ liên kết giữa hệ thống của doanh nghiệp với đối tác bên ngoài trong khi vẫn duy trì các biện pháp bảo vệ thông tin và bảo mật dữ liệu.

Sử dụng công cụ phân tích

Đây là công cụ cho phép doanh nghiệp xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng báo cáo thực tế về tình hình thực hiện các mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Do phần mềm này hoạt động với một mô hình dữ liệu duy nhất nên báo cáo có thể được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng và cho kết quả nhanh nhất. Khi đó người quản lý và toàn bộ nhân viên trong công ty sẽ không mất nhiều thời gian, công sức cho việc tạo lập, tổng hợp thông tin dữ liệu để báo cáo tình hình kinh doanh.

Theo dõi và điều chỉnh hợp lý

Khi bắt đầu chuyển sang sử dụng phần mềm ERP, các doanh nghiệp cần phải tái thiết kế quy trình kinh doanh để thích ứng với sự xuất hiện của phần mềm này. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp đã gặp phải sai lầm khi tiếp tục duy trì các quy trình và thủ tục cũ trong khi chuyển đổi sang một hệ thống quản lý mới. Điều này sẽ khiến việc ứng dụng phần mềm quản lý gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.

Để tận dụng tốt phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phải biết cách sử dụng phần mềm ERP cũng như vận hành nó. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn đọc một số thông tin để sử dụng ERP hiệu quả để mang lại những giá trị thiết yếu cho doanh nghiệp.