Chi phí quản lý doanh nghiệp được xem là yếu tố quan trọng trong quá trình vận hành của mỗi đơn vị. Vậy loại chi phí này bao gồm những gì, hạch toán ra sao và làm thế nào để tối ưu nguồn lực đó một cách tốt nhất? Thông tin chi tiết về vấn đề này sẽ được chúng tôi giải đáp cụ thể ngay trong bài viết dưới đây.

Định nghĩa về chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra trong suốt quá trình hoạt động để duy trì và phát triển đơn vị. Chi phí này bao hàm toàn bộ hoạt động kinh doanh, phí quản lý hành chính hoặc những khoản chi mang tính chất chung cho doanh nghiệp mà không tách riêng lẻ.

Với mỗi đặc điểm doanh nghiệp và loại hình kinh doanh, chi phí quản lý theo đó sẽ khác nhau. Bởi vậy, các nhà quản trị cần nắm rõ cách thức vận hành của đơn vị để quản lý và phân bổ chi phí này sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Trong hoạt động phát triển của mỗi doanh nghiệp, việc quản lý tốt nguồn chi phí này sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, vận hành kinh doanh hiệu quả và sớm đạt được các mục tiêu trong kinh doanh.

Xem ngay: Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp: Lợi Ích, Tiêu Chí Lựa Chọn

Các khoản có trong chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý của đơn vị sẽ bao gồm các loại phí như sau:

• Chi phí cho việc quản lý nhân viên (6421): Đây là nhóm chi phí đầu tiên mà bất kể tổ chức nào cũng phải trả, đó là phí chi cho nhân sự nhằm quản lý nhân viên. Hiểu đơn giản thì đây là toàn bộ chi phí mà đơn vị phải trả cho nhân sự và cấp quản lý của doanh nghiệp trong suốt quá trình vận hành. Khoản chi phí này bao gồm: Lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, phụ cấp, tăng ca,… Trong kế toán doanh nghiệp, loại chi phí này được quy định là tài khoản 6421 (chi phí nhân viên quản lý).
• Chi phí cho vật liệu quản lý (6422): Các khoản phí mà doanh nghiệp cần chi cho vật liệu, thiết bị dùng trong công tác quản lý sẽ được coi là phí vật liệu quản lý. Đó là các công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm hay các vật dụng chuyên ngành.
• Chi phí cho vật phẩm, đồ dùng văn phòng (6423): Khoản tiền mà doanh nghiệp cần chi để mua các trang thiết bị văn phòng, đồ dùng như giấy, bút, ghim bấm, kẹp tài liệu,…
• Khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp (6424): Cơ sở hạ tầng văn phòng, máy móc, dây chuyền sản xuất, phương tiện di chuyển,… đều là nhóm tài sản cố định của mỗi doanh nghiệp. Trong suốt quá trình hoạt động, mỗi đơn vị sẽ tính chi phí khấu hao này bằng tài khoản 6424.

• Các khoản thuế, lệ phí (6425): Doanh nghiệp khi hoạt động cần đóng các loại thuế, phí và một vài khoản lệ phí khác như: Thuế đất, môn bài,… và được hạch toán bằng tài khoản 6425.
• Quỹ dự phòng của doanh nghiệp (6426): Đây là khoản tiền dự phòng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần chuẩn bị sẵn sàng. Trong trường hợp đơn vị không thu hồi được công nợ, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh thông qua tài khoản 6426.
• Dịch vụ mua ngoài phục vụ công tác quản lý (6427): Khoản mà doanh nghiệp cần phải mua ngoài để phục vụ cho quá trình quản lý doanh nghiệp được suôn sẻ. Những khoản này bao gồm: Phí mua và sử dụng tài liệu chuyên ngành, bằng sáng chế, thuê tài sản cố định, chi trả cho nhà thầu,…
• Những khoản tiền chi khác (6428): Các khoản công tác phí, chi phí phát sinh, thuê phòng hội nghị, tàu xe,… là những khoản chi phí bằng tiền khác mà doanh nghiệp cần chi trả.

Việc nắm rõ về chi phí quản lý trong công ty, tổ chức sẽ giúp nhà lãnh đạo hiểu rõ hơn dòng tiền vận hành trong đơn vị của mình. Từ đó người chủ doanh nghiệp sẽ biết cách xây dựng, quản lý chi tiêu hiệu quả và vận hành công ty một cách tốt nhất.

Có thể bạn quan tâm: Top 15 Phần Mềm ERP Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ

Lợi ích của tổ chức khi định mức chi phí quản lý

Chi phí quản lý của doanh nghiệp là một yếu tố rất quan trọng để vận hành bộ máy đơn vị. Do đó, định mức được loại chi phí này sẽ mang đến nhiều lợi ích cho đơn vị như:

• Tạo cơ sở vững chắc cho nhà quản trị để đưa ra các quyết định về hoạt động sản xuất, kinh doanh trong tương lai. Bởi để có được dự toán về chi phí nhân sự hay vật liệu thì phải có các thông số về định mức ngày công, nguyên vật liệu.
• Giúp nhà quản trị dễ dàng kiểm soát các hoạt động kinh doanh của đơn vị thông qua các chi phí định mức tiêu chuẩn cho từng hạng mục.
• Cung cấp thêm thông tin cho nhà quản trị để quyết định đầu tư, niêm yết giá bán cho sản phẩm hay phân tích khả năng tạo ra lợi nhuận trong tương lai một cách chính xác.
• Giúp mỗi thành viên trong doanh nghiệp ý thức chủ động trong việc tiết kiệm và sử dụng nguồn tài nguyên của đơn vị sao cho hợp lý, tránh lãng phí và tốn kém.

Những câu hỏi thường gặp về chi phí quản lý

Xoay quanh vấn đề về chi phí quản lý của doanh nghiệp, có rất nhiều câu hỏi được các nhà quản trị đặt ra, cụ thể như:

Phương pháp hạch toán chi phí

Chi phí quản lý của doanh nghiệp sẽ bao gồm 2 phần chính: Bên Nợ và bên Có. Trong đó các bên được phân chia cụ thể như sau:

• Bên Nợ: Chi phí quản lý của phát sinh trong kỳ, chi phí dự phòng.
  
• Bên Có: Chi phí quản lý bán hàng, khoản được giảm của chi phí kinh doanh, hoàn quỹ dự phòng. 
  

Sau khi hoạt động hết một kỳ, vào cuối mỗi kỳ thì phần chi phí đó sẽ được kết chuyển vào kết quả kinh doanh của công ty theo cách hạch toán: Nợ TK 911 (xác định kết quả kinh doanh) và Có vào TK 642 (chi phí quản lý).

Đừng bỏ lỡ: Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Với Những Lợi Ích Và Tính Năng Nổi Bật

Tỷ lệ chi phí để quản lý doanh nghiệp bao nhiêu hợp lý?

Để biết được tỷ lệ chi phí doanh nghiệp một cách chính xác, chúng ta cần căn cứ vào nhiều yếu tố và đặc điểm đơn vị. Mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau sẽ có tỷ lệ chi phí quản lý được phân chia khác nhau. Điều này phụ thuộc lớn vào chu kỳ sống của thị trường và vòng đời của sản phẩm mà doanh nghiệp đang kinh doanh.

Theo các chuyên gia kinh tế, tỷ lệ chi phí của doanh nghiệp lý tưởng sẽ chiếm khoảng 1% – 5% trên tổng doanh thu của đơn vị. Song song với đó, tỷ trọng chi phí quản lý này trên tổng doanh thu chỉ chiếm 2% trở xuống sẽ được xem là tối ưu nhất.

Nguyên tắc để xây dựng định mức chi phí tiêu chuẩn

Làm thế nào để xây dựng được định mức chi phí quản lý cho doanh nghiệp một cách chính xác nhất? Quá trình này đòi hỏi nhà quản lý cần kết hợp giữa nghệ thuật quản trị và lý thuyết khoa học.

Để đưa ra định mức chuẩn, trước hết chúng ta cần xem xét một cách toàn diện về những kết quả kinh doanh của đơn vị đạt được. Trên cơ sở đó, nhà quản trị kết hợp thêm các yếu tố thay đổi như điều kiện kinh tế, đặc điểm cung – cầu thị trường, biến động giá cả,… để điều chỉnh và bổ sung sao cho phù hợp.

Sau khoảng 3 – 6 tháng áp dụng, đội ngũ quản lý của công ty cần tổng kết sơ bộ để đánh giá mức độ phù hợp của định mức chi phí so với thị trường. Từ đó, nhà quản trị sẽ biết được doanh nghiệp có thể giữ nguyên định mức này hoặc thay đổi sao cho sát với thực tế của đơn vị nhất.

Giải pháp quản lý chi phí hiệu quả nhất

Bên cạnh việc hiểu rõ các thông tin cơ bản về chi phí quản lý cho doanh nghiệp, nhà quản trị cần phải nắm được một số giải pháp giúp kiểm soát nguồn chi phí này sao cho tối ưu nhất. Dưới đây là một số cách thức phổ biến mà chúng ta nên tham khảo và áp dụng:

Tham khảo: Phần Mềm Quản Lý Dự Án Có Lợi Ích, Tính Năng Gì?

• Thắt chặt chi phí tối đa: Với các doanh nghiệp lớn, chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh là rất nhiều. Nếu người chủ doanh nghiệp không quản lý tốt các khoản chi không cần thiết trong kinh doanh, đây sẽ là những lỗ hổng gây ra thất thoát chi phí trong tương lai. 
  
• Lập kế hoạch chi tiêu: Danh mục các khoản chi dự kiến của doanh nghiệp càng đầy đủ, chi tiết và sát với thực tế sẽ giúp đơn vị của bạn luôn chủ động trong mọi tình huống, sớm phát hiện ra những khoản tiền dư thừa khi vận hành. 
  
• Tăng năng suất lao động: Tối ưu về nguồn lực nhân công sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian sản xuất, chi phí vận hành máy móc. Ngoài ra, nguồn nhân lực chất lượng cao còn giúp đơn vị giảm thiểu chi phí tuyển dụng và đào tạo thay thế. 
  
• Đơn giản hóa quy trình vận hành bằng công nghệ quản trị: Để tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực vận hành tốt nhất, các tổ chức nên ứng dụng công nghệ vào trong quá trình quản lý. Những phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện nay được ra mắt với đa dạng các tính năng hấp dẫn. Điều này giúp đơn vị đánh giá được hiệu quả kinh doanh và đưa ra các phương án điều chỉnh chi phí phù hợp nhất. 
  

Trên đây là những thông tin cụ thể về chi phí quản lý doanh nghiệp, cách hạch toán và phương pháp tối ưu một cách tốt nhất. Hi vọng thông qua bài viết này, nhà quản trị đã biết cách phân chia và sử dụng nguồn chi phí này sao cho hợp lý, giúp gia tăng hiệu quả kinh doanh tối đa.