“Nâng cao hiệu quả quản lý, chuẩn hóa quy trình làm việc, cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng, phần mềm WeUp ERP For Healthcare chính là lời giải cho bài toán số hóa phòng khám của Đỗ Minh Đường” – chia sẻ của Bà Ngô Thị Hằng , Giám đốc điều hành Phòng khám – Nhà thuốc Đỗ Minh Đường

Phòng khám Đỗ Minh Đường: Lựa chọn thay đổi để bắt kịp xu hướng số hóa

Phòng khám – Nhà thuốc Đỗ Minh Đường là một trong những cơ sở khám chữa bệnh bằng phương pháp Y học Cổ truyền có tiếng tại khu vực Hà Nội. Với hơn 150 năm hình thành và phát triển, đến nay Đỗ Minh Đường đã trở thành địa chỉ uy tín được đông đảo khách hàng tin tưởng lựa chọn. Tuy nhiên khi uy tín thương hiệu ngày càng nâng cao, khách hàng tìm đến ngày càng đông thì cũng là lúc phòng khám Đỗ Minh Đường lộ diện những hạn chế nhất định trong công tác vận hành thủ công của mình. 

Chia sẻ về vấn đề này, Giám đốc điều hành Đỗ Minh Đường – Bà Ngô Thị Hằng nhận xét: “Cùng với sự phát triển của thương hiệu Đỗ Minh Đường, số lượng bệnh nhân ra vào thăm khám đã tăng gấp 2 thậm chí gấp 3 lần so với trước. Lúc này mô hình quản trị cũ dần bộc lộ những điểm yếu, nhất là quy trình tiếp đón và khám bệnh rườm rà khiến bệnh nhân phải chờ đợi lâu và tỏ ra không hài lòng. Điều này cũng đồng thời tạo ra áp lực lớn cho đội ngũ nhân nhân sự trong việc phối hợp, giám sát và nâng cao hiệu quả công việc. Đứng trước những bất cập đó, chúng tôi bắt buộc phải lựa chọn thay đổi để bắt kịp xu hướng số hóa phòng khám theo hướng khép kín, chuyên nghiệp và hiệu quả”.

Cũng theo bà Hằng, số hóa phòng khám không còn là sự lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc để phòng khám như Đỗ Minh Đường hoàn thiện chất lượng dịch vụ và giữ chân được bệnh nhân. Việc chậm thay đổi trong xu hướng số hóa có thể khiến phòng khám mất dần vị thế trước những phòng khám nhanh nhạy trong việc tận dụng công nghệ trong quản trị vận hành và chăm sóc khách hàng. 

Để không bị bỏ lại phía sau trong cuộc đua khốc liệt này, phòng khám Đỗ Minh Đường buộc phải từ bỏ tư duy quản lý rời rạc và thủ công. Trong đó, Đỗ Minh Đường đã tiên phong phong việc ứng dụng phần mềm quản trị WeUp ERP For Healthcare nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí vận hành đồng thời cải thiện chất lượng khám chữa bệnh của phòng khám. 

Chia sẻ về lý do quyết định lựa chọn WeUp ERP For Healthcare cho quy trình quản trị của mình, bà Hằng chia sẻ: “Để đưa đến quyết định lựa chọn sử dụng WeUp ERP For Healthcare là cả quá trình dày công tìm hiểu, nghiên cứu kỹ lưỡng, cũng như trao đổi với phía đối tác WeUp Group của đội ngũ ban lãnh đạo. Nhận thấy những hiệu quả ưu việt mà phần mềm này mang lại cho nhiều cơ sở khám chữa bệnh, chúng tôi đã bị thuyết phục hoàn toàn và quyết định lựa chọn WeUp ERP For Healthcare là giải pháp hàng đầu nhằm đẩy nhanh quá trình số hóa phòng khám của mình”.

WeUp ERP For Healthcare: Bước ngoặt tạo nên thay đổi bứt phá của Đỗ Minh Đường

Sau 1 năm đi vào triển khai phần mềm WeUp ERP For Healthcare của WeUp Group, phòng khám Đỗ Minh Đường đã có những bước thay đổi rõ rệt trong công tác quản trị vận hành, nâng cao chăm sóc khách hàng và cơ bản hoàn thành việc số hóa phòng khám của mình. 

Số hóa quy trình vận hành hoạt động

Đóng vai trò là một phần mềm quản lý tổng thể phòng khám, WeUp ERP For Healthcare giúp đẩy nhanh tốc độ số hóa quy trình vận hành tại phòng khám Đỗ Minh Đường. Nhờ việc đồng bộ hóa toàn bộ dữ liệu trên một phần mềm duy nhất, WeUp ERP For Healthcare giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành, từ: quản lý chấm công – tính lương, quản lý kế toán tài chính, quản lý kho vận, quản lý chăm sóc khách hàng,…

Chia sẻ về hiệu quả của phần mềm đối với quy trình vận hành tại Đỗ Minh Đường, bà Ngô Thị Hằng nhận xét: “Sau hơn 1 năm có sự đồng hành của WeUp ERP For Healthcare, tôi nhận thấy những thay đổi rõ rệt trong công tác quản lý và vận hành tại phòng khám. Nhờ tự động hóa quy trình quản trị, rút ngắn những công việc thủ công rườm rà và chồng chéo, WeUp ERP For Healthcare đã giúp chúng tôi tiết kiệm 25% chi phí vận hành ngay trong thời điểm đại dịch bùng nổ vừa qua”.

Cụ thể, theo chia sẻ từ đại diện Đỗ Minh Đường bà Ngô Thị Hằng, giải pháp phần mềm từ WeUp đã giúp phòng khám đạt được những hiệu quả đột phá trong công tác quản lý vận hành như:

• Loại hóa công việc thủ công rườm rà, chuẩn hóa quy trình làm việc khép kín và nâng cao hiệu suất công việc. 
• Giảm áp lực cho đội ngũ nhân sự nhờ việc tự động hóa nhiều thao tác thủ công.
• Quản lý kho dược minh bạch, rõ ràng, hạn chế những thất thoát.
• Chăm sóc khách hàng kịp thời, loại bỏ tình trạng bỏ lỡ, bỏ sót khách hàng
• Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng đến thăm khám.
• Tiết kiệm chi phí Marketing nhờ tận dụng chăm sóc data khách hàng cũ.

Số hóa quy trình tiếp đón bệnh nhân

Theo chia sẻ của Bà Ngô Thị Hằng, Đỗ Minh Đường xây dựng phòng khám dựa trên quan điểm lấy bệnh nhân làm trung tâm của hệ thống. Nhờ việc sử dụng phần mềm WeUp ERP For Healthcare, phòng khám đã hiện đại hóa hầu hết các quy trình để tạo sự thuận tiện trong suốt quá trình khám chữa bệnh của bệnh nhân. 

Trong đó, đơn giản hóa thủ tục hành chính trong tiếp đón và đăng ký khám chữa bệnh đã giúp bệnh nhân được hưởng nhiều lợi ích nhờ tối ưu hóa thời gian chờ đợi và thực hiện khám bệnh. Đồng thời hệ thống WeUp ERP For Healthcare cũng giúp các bác sĩ, nhân viên chăm sóc đạt hiệu quả cao nhất trong công việc. 

Cụ thể, WeUp ERP For Healthcare cho phép bệnh nhân dễ dàng thực hiện quá trình đăng ký khám bệnh. Đối với các bệnh nhân đến khám lần đầu, phần mềm cho phép bộ phận lễ tân ghi nhận nhanh chóng các thông tin đăng ký khám, đặc biệt đối với các bệnh nhân đã đăng ký lịch khám online trước đó, việc tiếp nhận bệnh nhân trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết, chỉ bằng một vài thao tác tra cứu, bệnh nhân đã có thể hoàn tất thủ tục đăng ký khám bệnh.

Đối với các khách hàng thực hiện tái khám, chỉ cần đọc số điện thoại đăng ký là đã có đầy đủ thông tin trên hệ thống. Điều này không chỉ giúp đơn giản hóa thủ tục trong khám chữa bệnh, mà còn là cơ sở để phòng khám nâng cao hiệu quả điều trị theo hướng cá nhân hóa bệnh nhân.

“Việc rút ngắn hơn một nửa thời gian chờ đợi thực hiện thủ tục hành chính trong đăng ký khám bệnh so với trước khiến 99% bệnh nhân đến với Đỗ Minh Đường tỏ ra vô cùng hài lòng. Đây chính là bước đi quan trọng để phòng khám Đỗ Minh Đường hướng đến số hóa phòng khám không giấy tờ, đơn giản hóa thủ tục rườm rà nhằm chinh phục sự hài lòng tuyệt đối từ phía khách hàng” – bà Hằng chia sẻ. 

Số hóa quy trình khám chữa bệnh

Không chỉ có ý nghĩa quan trọng trong việc cải thiện quy trình tiếp đón, phần mềm WeUp ERP For Healthcare còn giúp nâng cao được hiệu quả khám chữa bệnh tại phòng khám Đỗ Minh Đường.

Theo chia sẻ của bà Ngô Thị Hằng, sở dĩ WeUp ERP For Healthcare làm được điều này nhờ việc nó cho phép theo dõi và quản lý dễ dàng thông tin bệnh nhân trên hồ sơ bệnh án điện tử. Mọi dữ liệu về bệnh án như: thông tin bệnh nhân, tiền sử bệnh, lịch sử điều trị, chẩn đoán và kết luận, đơn thuốc,… đều được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, việc tra cứu dữ liệu bệnh nhân của đội ngũ bác sĩ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết. 

Chỉ bằng một vài thao tác nhấp chuột, bác sĩ có thể xem lại quá trình khám và điều trị bệnh một cách nhanh chóng và chính xác. Dựa vào các kết quả xét nghiệm hay chẩn đoán trước đó, các bác sĩ có cơ sở chỉ định cận lâm sàng và đưa ra hướng dẫn, kê đơn cho bệnh nhân.

Đồng thời việc lên đơn cho bệnh nhân cũng tiết kiệm thời gian và trở lên đơn giản hơn so với việc ghi chép thủ công như trước. Nhờ đó, các bác sĩ có nhiều thời gian để thăm khám và hỗ trợ bệnh nhân hơn, nâng cao sự hài lòng của bệnh nhân về hiệu quả khám bệnh. 

“Quá trình từ khi bệnh nhân bước vào cửa phòng khám với bác sĩ cho tới khi nhận được thuốc trên tay chỉ gói gọn trong vòng 45 – 60p, WeUp ERP For Healthcare đã giúp phòng khám chúng tôi tinh gọn mọi quy trình khám bệnh, từ tra cứu hồ sơ, thực hiện khám, chẩn đoán, tư vấn và lên đơn. Nhờ việc đơn giản hóa các thao tác thủ công của đội ngũ bác sĩ, quy trình khám bệnh của phòng khám đã được số hóa theo hướng khép kín, chuyên nghiệp và hiệu quả” – bác sĩ Hằng nhận xét. 

Số hóa quy trình chăm sóc khách hàng

Việc đưa vào sử dụng phần mềm quản lý WeUp ERP For Healthcare cũng góp phần nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng tại phòng khám, nhất là hoạt động chăm sóc khách hàng sau thăm khám. 

Theo chia sẻ từ bà Ngô Thị Hằng, việc chăm sóc khách hàng là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với một cơ sở khám chữa bệnh, bởi 30% doanh thu phòng khám đến từ những khách hàng cũ và khách hàng được giới thiệu. WeUp ERP For Healthcare giúp chúng tôi làm tốt hoạt động này nhờ việc tích hợp nhiều tính năng thông minh trong quản lý chăm sóc khách hàng.

Một trong số đó là tính năng thông báo nhắc nhở lịch hẹn, lịch chăm sóc khách hàng. Thay vì phải tìm thủ công danh sách các khách hàng cần chăm sóc như trước, giờ đây các bác sĩ có thể chủ động trong việc gọi điện tư vấn khách hàng sau khám chữa bệnh. Nhờ vậy, khách hàng được chăm sóc tận tình về tình trạng điều trị, giúp họ kiên trì trong việc thực hiện liệu trình khám chữa bệnh, nâng cao sự hài lòng của khách hàng đối với chất lượng dịch vụ phòng khám. 

“Nhận được sự chăm sóc tận tình từ đội ngũ bác sĩ, nhiều khách hàng của chúng tôi đã có phản hồi rất tích cực. Nhiều khách hàng còn giới thiệu dịch vụ khám bệnh đến nhiều bạn bè, người thân. Nhờ vậy thương hiệu Đỗ Minh Đường ngày càng được nhiều người biết đến và tin tưởng lựa chọn”, bà Hằng chia sẻ. 

Nhờ vào việc tối ưu hóa quy trình quản trị, nâng cao chất lượng khám chữa bệnh và hiệu quả chăm sóc khách hàng, phòng khám Đỗ Minh Đường đã gia tăng doanh thu lên đến 30% ngay trong thời điểm đại dịch vừa qua, trở thành top địa chỉ phòng khám được tìm kiếm hàng đầu khu vực Hà Nội. Thành công của Đỗ Minh Đường chính là một trong những minh chứng rõ nét cho hiệu quả của phần mềm quản trị WeUp ERP For Healthcare. Liên hệ ngay với WeUp theo hotline: 08 2245 8899 để nhận tư vấn miễn phí về phần mềm WeUp ERP For Healthcare.