Khai trương quán cafe như thế nào để đạt được hiệu quả và thu hút nhiều khách hàng là vấn đề mà nhiều chủ cửa hàng đang đau đầu. Khi mở cửa hàng, bạn cần có chiến lược, kế hoạch cụ thể để nâng cao trải nghiệm khách hàng trong buổi khai trương, hạn chế được những thiếu sót không đáng có.

Những điều cần chuẩn bị trước khi mở quán cafe

Để có một buổi khai trương quán cafe thành công, giai đoạn trước khi mở quán là rất quan trọng. Giai đoạn này, các chủ quán sẽ lựa chọn địa điểm để mở quán, chuẩn bị kế hoạch và xác định ngân sách, chi phí cần có. 

Cụ thể hơn, trước khi mở quán, bạn cần thực hiện những công việc dưới đây:

• Xác định rõ sản phẩm mà cửa hàng sẽ kinh doanh, tìm hiểu thị trường và lên kế hoạch xem đâu sẽ là sản phẩm chính. Khi đã hiểu rõ được sản phẩm thì hoạt động kinh doanh sau này sẽ đơn giản và hiệu quả hơn.
• Nghiên cứu đối thủ, tức là bạn cần tìm hiểu xem những cửa hàng cafe khác xung quanh khu vực của bạn đang hoạt động như thế nào. Việc làm này giúp bạn hiểu hơn về thói quen tiêu dùng của khách hàng.
• Phân tích tình hình tài chính, kinh tế và xác định ngân sách, bản thân có bao nhiêu và cần thêm bao nhiêu tiền? Thực tế, kinh doanh cafe chưa thể đem lại lợi nhuận ngay, do vậy bạn cần đảm bảo mình có đủ vốn để vượt qua giai đoạn khó khăn này.
• Xác định quy mô cửa hàng, bạn mong muốn đây là một quán cafe nhỏ hay rộng lớn, khách hàng của bạn đến đây để làm việc hay trò chuyện? Sau đó, tìm hiểu và lên thực đơn mong muốn cùng giá cả.
• Decor quán cafe cũng rất quan trọng nên bạn cần tìm thông tin về trang trí, thiết kế quán và xác định chi phí cần có để thực hiện việc này.
• Ngoài ra, bạn cũng không nên bỏ qua các vấn đề như giấy phép kinh doanh, vấn đề an toàn thực phẩm hay những vấn đề liên quan đến thuế.

Hướng dẫn chuẩn bị trước khi khai trương quán cafe chi tiết nhất

Khi cửa hàng được các cơ quan có thẩm quyền xác nhận và các thỏa thuận, ký kết hoàn thành thì có thể thực hiện khai trương quán cafe. Lúc này, có rất nhiều việc bạn cần thực hiện để đảm bảo ngày khai trương quán tốt đẹp và hoàn hảo nhất.

Cải tạo cửa hàng

Trước tiên, bạn cần xác định rõ về mặt tiền của cửa hàng và phong cách quán mình hướng đến. Có như vậy việc cải tạo, mua đồ nội thất cũng như trang trí cửa hàng mới đồng nhất. Trong bản kế hoạch, bạn hãy rõ ràng về vật liệu xây dựng, giá cả như thế nào, giá cả đồ nội thất, đồ trang trí, decor,… và xem có thể thương lượng được mức giá hay không?

Máy móc, thiết bị pha chế cafe, đồ uống cũng rất quan trọng và bạn cũng cần có kế hoạch chi tiết hạng mục này. Hãy liên hệ với những công ty kinh doanh thiết bị pha chế và thương lượng mức giá, chọn lựa những sản phẩm phù hợp nhất. Bạn cũng nên nhờ họ tư vấn xem nên đặt quầy bar ở đâu là tốt nhất.

Để cải tạo cửa hàng hiệu quả, bạn nên theo dõi tiến độ thực hiện và kiểm soát ngân sách hợp lý. Khi thực hiện thi công việc thanh toán sẽ phụ thuộc vào tiến độ, căn cứ vào đó bạn sẽ có biện pháp giải quyết nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra.

Thiết kế menu cho quán

Không một quán cafe nào lại thiếu menu đồ uống để khách hàng lựa chọn. Việc này sẽ khiến khách hàng lúng túng, nếu nhân viên quán chưa quen việc cũng sẽ tư vấn sai cho khách, kết quả là khách hàng có trải nghiệm không tốt khi đến cửa hàng.

Vậy nên, trước khi khai trương quán cafe, bạn cần lên thực đơn những thức uống sẽ kinh doanh và thiết kế sao cho đẹp mắt, thu hút. Một menu quán thu hút và ấn tượng cũng là một trong lý do để khách hàng quay trở lại vào lần sau nên bạn đừng bỏ qua.

Đăng ký kinh doanh, thuê nhân sự cho cửa hàng

Để quán cafe có thể hoạt động suôn sẻ, tránh gặp phải những rắc rối về mặt pháp lý, hãy thực hiện đăng ký kinh doanh. Việc này khá đơn giản, ngay khi có sự chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền thì bạn sẽ xin được giấy phép hoạt động.

Nhân sự của quán cafe cũng là yếu tố không thể thiếu để quán có thể hoạt động và đảm bảo ngày khai trương diễn ra thuận lợi. Hãy tuyển nhân viên sớm để có thời gian training, đào tạo về việc pha chế, phục vụ cũng như văn hóa của cửa hàng. Ngoài ra, việc thuê nhân viên sớm cũng giúp họ trở nên chuyên nghiệp và có thể phục vụ khách hàng sao cho chu đáo và tốt nhất.

Xây dựng hệ thống làm việc

Để quán cafe trở nên chuyên nghiệp hơn, bạn cũng cần xây dựng những quy định, quy chế tại quán. Một số vấn đề trong quản lý quán cafe có thể kể đến như:

• Ca làm việc của nhân viên tại quán như thế nào?
• Thời gian mở cửa và đóng cửa ra sao?
• Quy trình order như thế nào (khách order tại quầy hay nhân viên đến bàn order).
• Khách tự lấy đồ hay nhân viên mang đồ uống đến tận bàn,….
• Yêu cầu về vấn đề vệ sinh sau mỗi ca làm việc ra sao?
• Khi tất cả những quy định rõ ràng thì mọi hoạt động kinh doanh sẽ dễ dàng và suôn sẻ hơn rất nhiều.

Xác định ngày giờ khai trương

Tốt nhất, bạn hãy dành cho mình khoảng thời gian từ 3 – 6 tuần để chuẩn bị khai trương quán cafe. Điều này sẽ giúp bạn có thời gian thực hiện điều chỉnh nếu cần thiết.

Khi khai trương quán cafe, không chọn những ngày trùng với các ngày lễ lớn hoặc sự kiện thể thao lớn, các sự kiện công cộng. Nhiều khảo sát cho thấy ngày khai trương quán cafe tốt nhất là những ngày giữa tuần làm việc.

Với giờ khai trương, bạn nên chọn buổi sáng sớm và tiếp tục cho đến buổi tối. Khi đó, họ đang trên đường đi làm sẽ ghé mua một cốc cafe hoặc đang trên đường đi làm về và sẽ tranh thủ vào quán để tham dự buổi khai trương.

Để đảm bảo sự thành công, bạn nên tìm hiểu thói quen của khách hàng mục tiêu, cư dân địa phương và xác định thời gian thuận tiện nhất với họ, qua đó thu hút thêm nhiều khách hàng đến quán.

Dự trù ngân sách

Theo kinh nghiệm từ những người từng kinh doanh, mở cửa hàng cafe, số tiền chi cho buổi khai trương quán cafe sẽ là 20% tổng số ngân sách bạn dùng cho marketing quán trong năm đầu tiên.

Số tiền này sẽ dùng cho những hoạt động như sau:

• In tờ rơi, áp phích, thư mời tham dự khai trương, chi phí thuê băng rôn.
• Chi phí cho khuyến mại để thu hút thêm nhiều khách hàng đến quán.
• Trang trí quán bằng ruy băng, bóng bay, các backdrop, tiệc ăn nhẹ, đồ lưu niệm,…
• Nếu có nhiều kinh phí có thể mời người nổi tiếng đến tham dự.

Thực hiện marketing cho ngày khai trương quán cafe

Tiếp thị là rất cần thiết để mọi người biết đến quán cafe của bạn. Khi chuẩn bị khai trương, bạn có thể thực hiện một số cách marketing sau đây:

• Mời nhân vật nổi tiếng

Giới trẻ hiện nay thích học hỏi và thường học theo các KOL, Influencer. Họ có thể là ca sĩ, diễn viên, youtuber, tiktoker,…. Khi mời họ tham gia sự kiện hoặc để họ đăng bài, đăng tải những thông tin về sự kiện khai trương quán cafe của bạn thì sẽ thu hút được công chúng, tạo ra được độ tin cậy nhất định.

Hình thức marketing này cần được tính toán thật kỹ lưỡng để tránh lãng phí mà không thu được kết quả tốt. Chi phí thực hiện việc này sẽ linh hoạt tùy thuộc vào đối tượng bạn lựa chọn, số lượng follow của họ như thế nào, những công việc cần thực hiện,….

• Thực hiện digital marketing

Việc đưa thông tin trên các fanpage, website, tiktok, instagram,… có thể mang đến hiệu quả cao cho quán cafe. Bạn có thể dùng tiền để chạy quảng cáo  về thông tin khai trương, chương trình khuyến mại, các hoạt động diễn ra trong ngày khai trương,… Facebook, instagram và tiktok có thể sẽ là 3 kênh tốt nhất bạn có thể tham khảo.

• Truyền thông qua báo chí

Trong thời đại công nghệ như hiện nay, truyền thông qua báo chí có thể mang đến lợi ích khổng lồ. Bạn có thể liên hệ để có một cuộc phỏng vấn, chụp hình tư liệu và đăng PR lên các kênh để giới thiệu về ngày khai trương. 

• Một số hoạt động gây chú ý

Sự kiện nào cũng nên có hoạt động gây sự chú ý, khai trương quán cafe cũng vậy. Hãy tạo fanpage và chia sẻ những nội dung hấp dẫn, song song đó là phát tờ rơi tại các sự kiện, các nơi đông đúc.

Nếu bạn mở quán ở dưới tòa nhà thì hãy thông tin đến hộ dân sống tại đó, các nhân viên văn phòng hay những đối tượng trong bán kính 3km.

Những điều cần lưu ý trong ngày khai trương quán cafe

Khi đã thực hiện được những công việc trên một cách hoàn chỉnh thì bạn có thể sẵn sàng khai trương quán cafe. Ngày khai trương, có rất nhiều việc cần làm vậy nên bạn hãy chú ý một số vấn đề sau để đảm bảo ngày này diễn ra thành công, tốt đẹp.

Xây dựng những trương chình khuyến mại phù hợp

Khuyến mại là điều không thể thiếu khi khai trương bất kỳ một cửa hàng nào, quán cafe cũng như vậy. Việc đưa ra các chương trình khuyến mại sẽ giúp thu hút khách hàng, thúc đẩy doanh số bán hàng.

Một số chương trình khuyến mại có thể áp dụng với quán cafe bao gồm:

• Mua 1 tặng 1.
• Đồng giá 20 nghìn, 30 nghìn với một số sản phẩm.
• Giảm 40% cho đơn từ 3 đồ uống trở lên.
• Free 10 cốc nước cho 10 người ghé cửa hàng sớm nhất.
• Giảm giá khi mua ở 1 khung giờ nào đó, flash sale 0 đồng.

Các khuyến mãi cần đơn giản, khách hàng hiểu ngay lần đọc đầu tiên, hạn chế những nội dung khó hiểu, dễ gây nhầm lẫn. Tốt nhất, bạn hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng và nêu ra cảm nhận khi đọc những tin khuyến mãi đó. Ngoài ra, không nên lạm dụng thực hiện quá nhiều một chương trình khuyến mại trong một buổi khai trương vì dễ gây nhầm lẫn cho cả khách hàng cũng như nhân viên.

Thêm sự giúp đỡ nếu quán quá đông

Nhiều người cho biết, vào những ngày khai trương, quán đông là không thể tránh được (chủ yếu là do triển khai các chương trình khuyến mãi). Tuy nhiên bạn không nên tuyển quá nhiều nhân viên bởi khách chỉ đông trong những ngày khai trương mà thôi. Vậy giải pháp nào là tốt nhất?

• Có thể nhờ người thân, bạn bè xung quanh giúp đỡ (tất nhiên là có trả phí).
• Bố trí thêm người điều phối, quan sát những vấn đề xảy ra trong cửa hàng và có hướng xử lý phù hợp.
• Để giảm hỗn loạn, chen lấn thì cần sắp xếp khách đứng theo thứ tự, đồng thời giảm những nhầm lẫn khi order.

Chuẩn bị kỹ các thiết bị trong ngày khai trương

Các dụng cụ trong ngày khai trương cần chuẩn bị thật kỹ càng như: Cốc, đĩa, thìa, đồng phục nhân viên, nguyên liệu, cafe, hoa quả,… Trong một số trường hợp, những nguyên đồ dùng này có thể chuẩn bị chưa tốt hoặc bị hết do lượng khách quá đông. Do đó, trong ngày khai trương bạn cần phân công nhân viên theo dõi, báo cáo tiến độ kỹ lưỡng, sát sao để có hướng xử lý phù hợp.

Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị những món quà nhỏ cho khách hàng khi họ đến mua hàng vào ngày khai trương để tạo ra những trải nghiệm mua hàng tốt nhất.

Giai đoạn sau khi khai trương

Sau khi khai trương quán cafe sẽ đến giai đoạn chạy thử. Đây là lúc bạn tiếp xúc và tìm hiểu về thị trường, việc tìm kiếm và quản lý khách hàng không còn chỉ trên lý thuyết nữa.

Sau khai trương, bạn vẫn cần tiếp tục xây dựng fanpage với những nội dung hấp dẫn, độc đáo và thu hút. Ngoài ra, những hoạt động truyền thông như phát tờ rơi, khuyến mãi cũng sẽ thu hút khách hàng và mang khách hàng đến quán của bạn.

Trong quá trình tiếp xúc với khách hàng, bạn hãy phân tích họ để biết được những điểm mạnh, điểm yếu về cửa hàng của mình. Bên cạnh đó, việc phân tích hoạt động của cửa hàng cũng cần thiết để đưa ra những hướng đi đúng nhất, phù hợp nhất. Tìm hiểu và nhận những góp ý từ nhân viên để khắc phục những khuyết điểm, mang đến một quán cafe với đồ uống ngon, dịch vụ tốt cũng là điều nên làm.

Có một điều mà chủ quán cafe nào cũng gặp phải đó là: Ngày khai trương quán đến đông, bạn rất vui vẻ, hạnh phúc, đầy tự tin. Nhưng những ngày sau đó, khách ít dần khiến bạn cảm thấy chán nản và hụt hẫng. Đây là điều hết sức bình thường khi kinh doanh bởi việc khách hàng có trở lại quán hay không còn phụ thuộc vào khá nhiều yếu tố như:

• Ấn tượng ngày khai trương.
• Khuyến mại.
• Giá cả đồ uống.
• Đối thủ cạnh tranh.

Vậy nên sau khi khai trương quán cafe hãy tích cực hoạt động trên mạng xã hội, tạo hiệu ứng lan tỏa và tương tác với nhóm khách hàng mục tiêu.

Bên cạnh đó, để giữ chân khách hàng, bạn có thể tiếp tục triển khai những chương trình khuyến mại như: Khuyến mại áp dụng dài hạn với một món bất kỳ, khuyến mại theo ngày chẵn lẻ, freeship với đơn hàng 100 nghìn đồng, dùng thẻ khách hàng thân thiết,…. Hãy liệt kê tất cả những ý tưởng và chọn ra idea độc đáo, dễ thực hiện nhất.

Đừng quên theo dõi và lắng nghe trải nghiệm của khách hàng để có những thay đổi sao cho phù hợp nhất, giúp cửa hàng của bạn ngày một phát triển hơn, thu hút thêm nhiều khách hàng hơn.

Kinh doanh quán cafe đang được rất nhiều người trẻ lựa chọn hiện nay, đặc biệt là ở những khu vực thành phố. Để đảm bảo việc kinh doanh thuận lợi, bạn cần chú trọng vào những công việc, những vấn đề khi khai trương quán cafe. Hy vọng rằng những nội dung trên đây sẽ hữu ích đến bạn và giúp bạn thực hiện được mong muốn của mình, có một buổi lễ khai trương thành công.