Với một bảng tính chứa nhiều thông tin khác nhau như Excel thì việc lọc dữ liệu sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, quản lý và sử dụng hơn. Biết cách lọc dữ liệu trong Excel khiến cho công việc của bạn trở nên hiệu quả hơn rất nhiều lần. Cùng Weup tìm hiểu các cách lọc dữ liệu đơn giản và nhanh chóng ngay trong bài viết dưới đây.

Tại sao cần lọc dữ liệu trong Excel?

Việc lọc dữ liệu trong trang tính là vô cùng cần thiết trong quá trình làm việc với Excel. Cùng tìm hiểu một số lợi ích khi bạn chủ động lọc dữ liệu trong Excel ngay dưới đây:

• Lọc dữ liệu Excel giúp bạn loại bỏ những thông tin thừa, không phù hợp với một điều kiện sử dụng một cách dễ dàng.
• Bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức đề tìm kiếm dữ liệu trong cả một trang tính dài.
• Lọc dữ liệu sẽ giúp bạn kiểm tra thông tin một cách chính xác, loại bỏ những thông tin sai, hạn chế ảnh hưởng đến số liệu
• Giúp bạn sắp xếp dữ liệu theo một trật tự khoa học, dễ dàng trong việc sử dụng.
• Tài liệu được thu gọn kích thước giúp tiết kiệm được bộ nhớ và tăng khả năng lưu trữ.

Xem ngay: Cách Sử Dụng Phần Mềm Quizizz Cho Giáo Viên Và Học Sinh Chi Tiết

Các cách lọc dữ liệu Excel đơn giản, hiệu quả

Về tổng quan, có khá nhiều cách lọc dữ liệu trong Excel khác nhau. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc thì có một vài cách lọc thông tin nhanh chóng và hiệu quả được nhiều người sử dụng.

Cách lọc dữ liệu trang tính bằng chức năng Filter

Filter là công cụ cực kỳ quan trong giúp thực hiện công việc lọc và hiển thị dữ liệu một cách khoa học giúp người đọc dễ dàng theo dõi và thống kê thông tin.

Cách lọc thông tin trong một vùng nhỏ

Lọc dữ liệu trong Excel theo từng vùng dữ liệu sẽ giúp bạn quản lý và điều chỉnh thông tin được chính xác hơn. Các lọc này sẽ phù hợp khi bạn cần chỉnh sửa một không gian dữ liệu nhỏ. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn lọc, sau đó chọn Data trên thanh menu và chọn biểu tượng Filter.
• Bước 2: Di chuyển chuột đến đầu mỗi cột, click vào biểu tượng tam giác ngược và chọn Number Filters (Lọc theo số liệu) hoặc Text Filters (Lọc theo văn bản).
• Bước 3: Chọn phép so sánh thích hợp với điều kiện với nội dung cần lọc.
• Bước 4: Trong hộp công cụ Custom AutoFilter, bạn tiến hành chọn khoảng giới hạn dữ liệu để lọc.
• Bước 5: Nhấn Ok là hoàn thành nội dung lọc dữ liệu theo vùng.

Có thể bạn quan tâm: Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Phần Mềm PS Cơ Bản Đừng Bỏ Lỡ

Lọc dữ liệu tại nhiều vùng hoặc toàn bộ bảng tính

Lọc dữ liệu trong toàn bộ trang tính hoặc tại một vùng lớn sẽ giúp bạn chọn lọc và loại bỏ những thông tin không thích hợp, gây ảnh hưởng trong quá trình làm việc. Để lọc dữ liệu, bạn thực hiện theo các thao tác sau:

• Bước 1: Click vào tam giác ngược đầu cột muốn lọc.
• Bước 2: Sau đó, danh mục chọn cách lọc số hay chữ hiện ra, bạn bỏ chọn phần Custom Select All và chọn các nội dung mong muốn sẽ hiển thị tiếp trong bảng.
• Bước 3: Nhấn ok là hoàn thành.
• Bước 4: Sau khi lọc toàn bộ dữ liệu Excel thì trên đầu mỗi cột sẽ có biểu tượng 1 Filter đã được sử dụng. Nếu muốn khôi phục lại dữ liệu, bạn chỉ cần nhấp vào và chọn Clear Filter from “ Product”.

Cách lọc dữ liệu Excel theo màu sắc

Trong quá trình lưu dữ liệu, việc tô màu sắc trong trang tính sẽ giúp bạn làm nổi bật những nội dung quan trọng cần lưu ý. Chức năng Filter cho phép bạn lọc màu sắc của các ô đã được định dạng màu sắc. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Click vào biểu tượng tam giác ngược đầu mỗi cột.
• Bước 2: Chọn mục Filter by Color và chọn những màu sắc ô hoặc chữ mong muốn lọc.
• Bước 3: Click OK là hoàn thành.

Đừng bỏ lỡ: Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Phần Mềm Canva Đơn Giản, Chi Tiết Nhất

Cách lọc dữ liệu Excel theo thời gian

Lọc dữ liệu ngày tháng trong Excel sẽ giúp bạn xử lý các thông tin về ngày tháng dễ dàng hơn. Đồng thời, bạn sẽ trang tính sẽ được điều chỉnh lại gọn gàng và dễ nhìn hơn. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Sử dụng hàm Date để lấy lại các thông tin ngày, tháng, năm từ dữ liệu gốc. Hàm Date = (Year(D3), Month(D3), Day(D3))
• Bước 2: Đưa các thông tin dữ liệu ở trên về một dạng ngày, tháng, năm (dd/mm/yy).
• Bước 3: Dùng Data Filter cho các cột có kết quả đã được định dạng, tìm kiếm những giá trị #VALUE! và sau đó sửa lại dữ liệu gốc để đưa nó về đúng dạng. Đối với những dòng mà hàm Date báo lỗi thì bạn đưa dữ liệu về đúng định dạng ngày/ tháng/ năm để sửa.
• Bước 4: Sau khi sửa xong, bạn bỏ chế độ lọc rồi dán giá trị đã sửa sang cột dữ liệu gốc. Giá trị khi bạn copy xong sẽ được định dạng về dd/mm/yy.
• Bước 5: Với những ngày tháng mà có giá trị ngày vào và ngày ra, bạn cần kiểm tra theo quy ước ngày ra phải lớn hơn ngày vào bằng cách lấy ngày ra – ngày vào. Với những giá trị cho kết quả > 0 thì bạn sửa trực tiếp ngay tại ô ngày ra.

Sử dụng Excel advanced filter để lọc dữ liệu

Advanced filter thường được dùng để lọc các dữ liệu bị trùng nhau một cách tiện lợi và hiệu quả. Tuy nhiên, cách lọc này chỉ phù hợp với bảng tính có 1 dòng dữ liệu duy nhất và không sử dụng merge cho các ô.

Cách thực hiện lọc như sau:

• Bước 1: Chọn cột có các điều kiện để lọc, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+C để copy và Ctrl+V để dán vào một ô trống bất kỳ.
• Bước 2: Điền điều kiện lọc.
• Bước 3: Vào mục Data, chọn Advanced rồi chọn mục Advanced Filter khi hộp thoại xuất hiện. Trong đó cần chú ý đến các dữ liệu về phần action, phần vùng chứa dữ liệu (List range), phần vùng chứa điều kiện (Criteria range)
• Bước 4: Nhấn ok là có thể nhận được kết quả.

Tìm hiểu thêm: Cách Sử Dụng Phần Mềm Microsoft Teams Từ A Đến Z Đừng Bỏ Lỡ

Dùng hàm VBA để lọc dữ liệu trong Excel

Hàm VBA thường được dùng để lọc dữ liệu và thực hiện báo cáo thông tin chi tiết. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở mục View trên thanh công cụ, sau đó chọn mục Record Macro. Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn mở Record Macro trong danh mục Developer. Tại bước này bạn có thể sửa tên của mục Macro để tiện cho việc ghi nhớ hoặc là giữ nguyên tên mặc định.
• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng tam giác ngược đầu cột, thực hiện thao tác lọc dữ liệu với một nội dung bất kỳ.
• Bước 3: Sau khi lọc xong bạn vào mục chứa Record Macro và nhấn Stop recording để dừng ghi hình.
• Bước 4: Nhấn tổ hợp phím Alt + F11 hoặc vào mục Developer chọn thẻ Visual Basic để kiểm tra xem có đoạn cốt nào chưa được lọc không.
• Bước 5: Nếu có thì bạn xem điều kiện của nội dung lọc là gì và sửa lại dữ liệu để lọc.
• Bước 6: Tiếp tục thực hiện ghi hình và bỏ các điều kiện lọc tại bước 2. Bạn chọn Record Macro > chọn Data, sau đó nhấn Clear Filter > bấm Stop Recording để dừng.
• Bước 7: Tại Project của VBA bạn dán đoạn code đã thu được vào sheet nơi có bảng dữ liệu. Việc này sẽ giúp bạn tự động lọc dữ liệu và xóa lọc dữ liệu chỉ với 1 thao tác. Hai hành động này là hoàn toàn tự động và được điều khiển theo mong muốn của bạn.

Tham khảo: Cách Sử Dụng Phần Mềm Capcut Chi Tiết Từ A Đến Z

Bài viết trên Weup đã chia sẻ đến bạn các cách lọc dữ liệu trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng. Hy vọng với những thông tin hữu ích đó bạn có thể áp dụng thủ thuật này vào những tình huống cụ thể trong công việc. Biết cách lọc dữ liệu sẽ giúp bạn làm việc được hiệu quả và năng xuất hơn, hạn chế những sai sót không đáng có.