Công nghệ OCR ngay từ khi ra mắt đã được mọi người đón nhận và ứng dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực. Giải pháp này đã giúp ích cho rất nhiều doanh nghiệp trong quá trình vận hành, quản lý các thông tin. Vậy OCR là gì và có những tính năng nổi trội ra sao, bài viết sau đây sẽ cung cấp thêm cho bạn những kiến thức này. 

Khái niệm OCR là gì và một số ưu điểm nổi bật

Optical Character Recognition (OCR) được dịch sang tiếng Việt là “nhận dạng ký tự quang học”. Hiểu đơn giản hơn, OCR được xem như một công nghệ chuyên dùng để nhận dạng chữ trong hình ảnh.

Với OCR, một hình ảnh có chứa văn bản đánh máy hay chữ viết tay đều được scan và truyền tải hoặc lưu dưới nhiều định dạng khác nhau. Hiện nay, tính năng này được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để xử lý các hóa đơn, danh thiếp, tài liệu hoặc lưu trữ dữ liệu.

Mỗi đơn vị kinh doanh hàng ngày phải tiếp nhận số lượng thông tin và hình ảnh lớn. Bởi vậy, OCR ra đời như một giải pháp hoàn hảo với khả năng chuyển đổi hình ảnh chứa văn bản thành dữ liệu phù hợp với các phần mềm khác. Nhờ đó, đơn vị dễ dàng sử dụng thông tin này để phân tích, đưa ra các phương án xử lý dữ liệu phù hợp và cải thiện năng suất lao động.

Tham khảo: 6+ Cách Khôi Phục File Đã Xóa Nhanh Chóng, Dễ Dàng Nhất

Một số ưu điểm nổi bật của công nghệ OCR đó là:

• Người dùng có thể tìm kiếm thông tin và vị trí của tài liệu bằng cách tìm kiếm từ khóa. Văn bản sau khi được chuyển cũng dễ dàng chỉnh sửa trong trường hợp cần thiết.
• Dữ liệu được cập nhật trên OCR một cách nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác cao. Điều này giúp công việc văn phòng trở nên nhanh chóng, hiệu quả.
• Chuyển đổi nhanh một tài liệu ghi chép bằng tay sang văn bản đánh máy một cách dễ dàng. Chính bạn cũng chỉnh sửa được ngay trên văn bản này sau khi được chuyển sang.
• Với khả năng quét văn bản và chuyển sang giọng nói, OCR được xem là công cụ hỗ trợ cho người khiếm thị trong quá trình thu nhận thông tin.

Cách hoạt động của OCR ra sao?

OCR làm thế nào để chuyển đổi một biểu mẫu hoặc biên lai đang ở dạng hình ảnh sang văn bản một cách nhanh chóng? Dưới đây là các bước mà phần mềm này hoạt động:

• Tiếp nhận hình ảnh: Khi người dùng tải lên một hình ảnh cần xử lý, OCR sẽ thu nhận và sử dụng máy quét để đọc. Dữ liệu này được phân tích thành thông tin dưới dạng mã hóa và phân loại vùng sáng là nền, vùng tối là văn bản.
  
• Tiền xử lý: Để thông tin chuyển đổi được chuẩn xác bắt buộc phải trải qua khâu tiền xử lý để làm sạch. Một số lỗi hình ảnh sẽ được cải thiện bằng cách: Chỉnh thẳng hoặc nghiêng nhẹ tài liệu, khử nhiễm đốm, bỏ đường viền khung, phát hiện đa ngôn ngữ,…
  
• Nhận dạng văn bản: Phần mềm sử dụng một kho mẫu hình dạng chữ lưu trữ để so sánh và nhận biết ký tự trong văn bản. Ngoài ra, phương pháp trích xuất đặc điểm của hình dạng chữ thành các đặc điểm và tìm kiếm kết quả phù hợp hoặc gần đúng nhất cũng được áp dụng. 
  
• Hậu xử lý: Sau khi đã nhận dạng đúng văn bản, OCR sẽ tiến hành chuyển dữ liệu được trích xuất thành tệp văn bản cho người dùng sử dụng.
  

Có thể bạn quan tâm: Top 11 Phần Mềm Chỉnh Sửa File PDF Tốt Nhất Hiện Nay

Phân loại những công nghệ OCR hiện nay

Bên cạnh việc hiểu OCR là gì, người dùng cũng cần nắm được những loại hình OCR hiện tại. Dựa theo khả năng phân tích và mục đích sử dụng, bạn có thể nhận định những công nghệ OCR mà mình cần như sau:

• OCR nhận dạng ký tự quang học

Phần mềm OCR có kho lưu trữ rất nhiều hình ảnh văn bản, phông chữ mẫu. Khi quét một loại tài liệu, nó dùng thuật toán so khớp mẫu để so sánh chúng với kho dữ liệu có sẵn. Từ đó OCR nhận dạng từ quang học được các chữ và chuyển nó thành văn bản với độ chính xác cao. Tuy nhiên cách này lại là nhược điểm đối với các văn bản viết tay bởi mỗi văn bản thường có kiểu chữ không giống nhau.

• OCR nhận dạng ký hiệu quang học

Tương tự như nhận biết các ký hiệu, kho lưu trữ của OCR cũng có chứa các logo, hình mờ, biểu tượng của nhiều đơn vị khác nhau. Do đó khi đưa dữ liệu vào phân tích, công nghệ sẽ nhận dạng ký hiệu quang học và xác định nguồn gốc thông tin nhanh chóng.

• OCR nhận dạng ký tự thông minh

Khắc phục những nhược điểm của phương pháp nhận biết bằng quang học, OCR hiện đại được trang bị công nghệ nhận dạng ký tự thông minh (ICR). Hệ thống này tìm kiếm và xử lý văn bản bằng cách tìm kiếm nhiều thuộc tính khác nhau của chữ như: Nét cong, nét thẳng, đường vòng, điểm giao nhau, số lượng nét,… Chỉ mất một vài giây, bạn đã có ngay một văn bản được chuyển đổi với độ chính xác cao, lên đến 98% ngay cả với các văn bản viết tay.

• OCR nhận dạng từ thông minh 

Giống với ICR, đây là một phiên bản nâng cấp hơn bởi phần mềm có khả năng xử lý toàn bộ hình ảnh bằng công nghệ AI tích hợp. Thay vì công đoạn tiền xử lý hình ảnh như thông thường, giờ đây quy trình để cho ra văn bản của OCR được rút ngắn chỉ trong tích tắc.

Xem thêm: Top 6 Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel Đơn Giản, Hiệu Quả Nhất

Ứng dụng của giải pháp OCR trong thực tiễn

Hiện nay trên thế giới, phần mềm OCR được áp dụng tại các công ty hay tập đoàn lớn với tỉ lệ lên tới 60%. Điều này cho thấy sự cần thiết của công nghệ đối với quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Một số ngành rất cần sử dụng công nghệ OCR đó là:

• Tài chính ngân hàng: Trong lĩnh vực này cần số lượng lớn giấy tờ, tài liệu bằng hình ảnh để phục vụ cho việc xác minh danh tính, bảo mật giao dịch. Ứng dụng OCR vào vận hành giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian xử lý thông tin, tăng cường bảo mật và tăng độ chính xác cho quá trình làm việc. 
  
• Bảo vệ thương hiệu: Với khả năng nhận dạng ký hiệu quang học, OCR cho phép các doanh nghiệp phát hiện các logo, ký hiệu trên bất kỳ dữ liệu nào. Nhờ đó việc quản trị rủi ro dễ dàng hơn và bảo vệ uy tín thương hiệu. 
  
• Lĩnh vực y tế: OCR có khả năng xử lý thông tin của toàn bộ hồ sơ bệnh nhân bao gồm phiếu xét nghiệm, thông tin bệnh án, thanh toán hóa đơn. Nhờ vậy, công việc của nhân viên y tế được giảm tải, thời gian xử lý cho người bệnh được diễn ra nhanh chóng.
  
• Hệ thống kho vận: Thay vì nhập các dữ liệu rải rác bằng tay thủ công thì bạn có thể dùng OCR để tự động hóa việc xử lý hóa đơn. Ứng dụng OCR giúp theo dõi biên lai, tài liệu nhập – xuất hàng hóa, mã đơn hàng một cách chính xác trên nhiều định dạng và bố cục phức tạp.
  

Đừng bỏ lỡ: Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Phần Mềm PS Cơ Bản Đừng Bỏ Lỡ

OCR là gì – Những lưu ý khi ứng dụng

Ngoài những lợi ích tuyệt vời mà OCR cung cấp đến người dùng, trong quá trình sử dụng bạn cũng cần chú ý những điều sau:

• OCR vẫn còn nhiều hạn chế và cần từng ngày để cải tiến. Hiện nay, OCR chỉ đáp ứng được độ chính xác khoảng 80 – 90% khi quét các hình ảnh rõ nét thành văn bản. Sau khi OCR xử lý dữ liệu xong, người dùng cần kiểm tra và tinh chỉnh lại một lượt để có được thông tin hoàn hảo nhất.
• Hạn chế sử dụng OCR với những hình ảnh có định dạng màu nền và màu chữ tương đồng. Điều này làm giảm mức độ quét và nhận biết ký tự của OCR, do đó kết quả sau khi phân tích không có độ chính xác cao.
• OCR chưa thể đáp ứng đa ngôn ngữ bởi kho dữ liệu của nó còn hạn chế. Với những dữ liệu chứa nhiều kiểu chữ thuộc các ngôn ngữ khác nhau, người dùng cần đưa nó về một định dạng chữ đã có sẵn để phần mềm dễ đọc hơn.

Công nghệ OCR ngày càng trở nên phổ biến và được doanh nghiệp ưa chuộng bởi những tiện ích mà nó mang lại. Bởi vậy, nếu bạn chưa hiểu OCR là gì và chưa sử dụng nó thì hi vọng rằng đây sẽ là những thông tin hữu ích dành cho bạn. Trong tương lai, chắc chắn OCR sẽ còn phát triển đột phá nhờ tích hợp các công nghệ tiên tiến mới.