Hiện nay, phần mềm CRM mang ngày càng phổ biến và được xem là công cụ hỗ trợ kinh doanh hữu ích của các doanh nghiệp. Cùng với phần mềm có phí, rất nhiều công cụ miễn phí đang được ứng dụng và nhận được phản hồi khá tốt. Vậy phần mềm CRM miễn phí là gì, có ưu nhược điểm như thế nào, mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp, câu trả lời sẽ có trong nội dung bài viết sau.

Phần mềm CRM miễn phí là gì?

CRM (Customer Relationship Management) được hiểu là quản lý quan hệ khách hàng, đây chính là một cách tiếp cận để quản lý sự tương tác giữa công ty với khách hàng hiện tại và tiềm năng. CRM sẽ hỗ trợ doanh nghiệp phân tích dữ liệu về lịch sử tương tác, giao dịch của một khách hàng với công ty, từ đó cải thiện mối quan hệ kinh doanh, hướng đến mục đích cuối cùng là gia tăng doanh số. Cũng bởi vậy, hiện nay các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm CRM để có thể thuận lợi duy trì mối quan hệ với khách hàng.

Phần mềm CRM miễn phí thuộc hệ thống phần mềm ERP, là công cụ giúp tổ chức thực hiện thao tác lưu trữ, phân tích, xây dựng các chiến lược nhằm chăm sóc khách hàng, mang đến cho họ những trải nghiệm độc đáo và tiếp thị sản phẩm, dịch vụ phù hợp. Đặc điểm của loại phần mềm này đó là không mất phí, trong khi vẫn được sử dụng những tính năng cơ bản để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Sự cần thiết của phần mềm CRM miễn phí là điều không thể phủ nhận, kể cả khi có rất nhiều doanh nghiệp hiện nay chưa cần sử dụng đến và vẫn đang có khả năng quản lý tốt những vấn đề liên quan đến khách hàng. Tuy nhiên theo thời gian, khi hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển và quy mô được mở rộng, việc ứng dụng công cụ hỗ trợ như phần mềm CRM là điều cần thiết.

Sử dụng các loại phần mềm CRM miễn phí vào hoạt động kinh doanh đang được coi là xu hướng phát triển hiện nay của doanh nghiệp Việt, vừa giúp tăng doanh thu, vừa nâng cao hiệu suất làm  việc của từng phòng ban, nhân viên trong hệ thống.

Xem thêm: Phần Mềm Kế Toán ERP: Lợi Ích, Tính Năng Cho Doanh Nghiệp

Ưu nhược điểm của phần mềm CRM miễn phí

Rất nhiều tổ chức với ngân sách có hạn hoặc do một số lý do nào đó nên lựa chọn sử dụng phần mềm CRM miễn phí thay vì các phần mềm trả phí có tiếng trên thị trường. Bởi lẽ chi phí là một trong những tiêu chí doanh nghiệp và nhà quản lý nào cũng quan tâm, cân nhắc trước khi đưa ra quyết định lựa chọn giải pháp hỗ trợ. Tuy nhiên phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí sẽ có cả ưu điểm và những nhược điểm khó khắc phục, cụ thể:

Ưu điểm của phần mềm

Các phần mềm CRM miễn phí được phát triển bởi nhà cung cấp khác nhau sẽ có những  tính năng và đặc tính sử dụng khác nhau. Tuy nhiên tổng quan vẫn hướng đến việc quản lý, chăm sóc khách hàng dựa vào việc lưu trữ data khách hàng một cách tối ưu hơn. Những ưu điểm của phần mềm CRM miễn phí bao gồm:

• Tiết kiệm cho doanh nghiệp vốn đầu tư đáng kể để sử dụng cho các công việc khác của doanh nghiệp vì bạn có thể cài đặt và sử dụng phần mềm hoàn toàn miễn phí. Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng thu hút nhà đầu tư và người quản lý của một doanh nghiệp.
• Loại phần mềm này có thể phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau, đáp ứng được đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp.
• Được trang bị những tính năng cơ bản nhất, hỗ trợ quản lý quan hệ khách hàng, tăng sự hài lòng cho họ, từ đó giúp doanh nghiệp tăng doanh thu.
• Hỗ trợ các doanh nghiệp, tổ chức nhỏ có thể vận hành, quản lý một cách bài bản và chuyên nghiệp hơn trong việc chăm sóc khách hàng.

Nhược điểm của phần mềm

Có thể thấy, phần mềm CRM miễn phí hiện nay mang đến nhiều lợi ích nhất định cho doanh nghiệp, đặc biệt là tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên giải pháp này cũng có những hạn chế nhất định đối với tổ chức trong quá trình sử dụng:

• Phần mềm miễn phí thường bị giới hạn tính năng, bạn chỉ có thể sử dụng một vài tính năng cơ bản. Trong trường hợp cần thêm tiện ích sẽ phải trả thêm một khoản phí nhất định.
• Các loại phần mềm miễn phí hiện nay thường bị giới hạn về người dùng, bản ghi và dung lượng. Thông thường phần mềm chỉ cho phép 2 – 3 người dùng mỗi tháng và khoảng 50 bản ghi. Đây chính là lý do phần mềm này dành cho các công ty, doanh nghiệp có quy mô nhỏ đang trong giai đoạn thử nghiệm.
• Khi sử dụng phần mềm CRM miễn phí, bạn sẽ phải tự nghiên cứu, cài đặt mà ít nhận được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp. Bên cạnh đó, khi có vấn đề phát sinh, kỹ thuật viên của doanh nghiệp cũng tự tìm cách khắc phục.
• Rất nhiều phần mềm miễn phí hiện nay được tải lên các trang web không uy tín, do đó khi bạn tải về và cài đặt có thể khiến hệ thống máy tính của công ty bị nhiễm virus, mã độc, từ đó thông tin và dữ liệu có thể bị đánh cắp, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Tham khảo: Có Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhà Thuốc Miễn Phí Không?

Tính năng của phần mềm CRM miễn phí

Những tính năng quan trọng của phần mềm CRM miễn phí hỗ trợ doanh nghiệp khắc phục khó khăn và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, bao gồm:

Quản lý data khách hàng

Quản lý data khách hàng chính là một trong những tính năng quan trọng được nhiều người quan tâm. Phần mềm CRM hỗ trợ cập nhật thông tin từ file excel, quản lý theo từng danh mục, phân loại theo độ tuổi, giới tính và vùng miền của khách hàng để dễ dàng theo sát từng đối tượng.

Bên cạnh đó, nguồn dữ liệu này cũng có nhiều lớp bảo vệ giúp bảo mật thông tin tốt hơn. Bạn có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu của phần mềm để phù hợp với mọi công ty. Nếu như trên file excel thông thường, bạn có thể thực hiện được 1 thao tác lọc thì với phần mềm, bạn hoàn toàn có thể quản lý và lọc dữ liệu đơn giản với nhiều  tiêu chí khác nhau, phù hợp với từng đặc điểm khách hàng.

Quản lý bán hàng tự động

Phần mềm CRM miễn phí hỗ trợ quản lý các hoạt động bán hàng một cách tự động theo từng thời điểm khác nhau, tương tự phần mềm quản lý bán hàng. Đồng thời, người quản lý có thể theo sát hoạt động của từng nhân viên, cho phép ghi chép và theo dõi toàn bộ công đoạn của quá trình kinh doanh.

Việc tự động hóa quy trình bán hàng được tích hợp nhiều tính năng khác như: Quản lý báo giá, quản lý hợp đồng, kiểm kê kho, kê xuất hóa đơn, phân tích các hoạt động kinh doanh thông qua báo cáo,…

Tự động hóa tiếp thị

Tính năng tự động tiếp thị có trong phần mềm CRM giúp công ty nắm rõ đặc điểm khách hàng và hướng tới đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. Hệ thống tự động tiếp thị được xem là thước đo để kiểm định tính hiệu quả của các chiến dịch marketing, chương trình quảng cáo, PR,… Bên cạnh đó, đây cũng là phương pháp hỗ trợ doanh nghiệp sàng lọc được đối tượng khách hàng mục tiêu và nâng cao chất lượng quản lý khách hàng.

Quản lý vấn đề hỗ trợ khách hàng

Phần mềm CRM miễn phí giúp bạn chia sẻ thông tin đến nhiều phòng ban khác nhau một cách nhanh chóng, đảm bảo sự chính xác. Từ đó nhà quản lý có thể kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh và hạn chế tối đa thời gian chờ đợi.

Thông qua tính năng này, doanh nghiệp có thể quản lý tất cả thông tin yêu cầu hỗ trợ, thắc mắc về sản phẩm, công ty hay giao dịch. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể gửi mail, nhắn tin, gọi điện, nhận phản hồi hay thực hiện các chương trình khuyến mãi ngay trên giao diện của phần mềm.

Quản lý đội ngũ nhân sự

Phần mềm CRM miễn phí tích hợp các hoạt động trong quy trình bán hàng thành hệ thống duy nhất và tất cả nhân viên tham gia vào hoạt động bán hàng cần tuân thủ đúng quy trình này. Theo đó, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi công việc của từng nhân sự trong quy trình làm việc thông qua phần mềm mà không cần có mặt thường xuyên tại công ty, cửa hàng. Dựa vào tính năng quản lý nhân sự, phần mềm CRM còn hỗ trợ nhà quản trị đánh giá  chính xác năng lực của đội ngũ nhân viên, từ đó có chính sách lương thưởng và định hướng phát triển phù hợp, tương tự phần mềm quản lý nhân sự.

Tìm hiểu thêm: Phần Mềm Quản Lý Sản Xuất: Lợi Ích Quan Trọng Đối Với Doanh Nghiệp

Quản lý giao dịch tự động

Phần mềm CRM được trang bị các chức năng quản lý giao dịch một cách tự động, nhờ đó doanh nghiệp có thể theo dõi, quản lý tất cả giao dịch hiện tại và tình hình giao dịch trong tương lai. Nhờ đó nhà quản trị dễ dàng so sánh tình hình kinh doanh cụ thể của công ty trong từng giai đoạn.

Ngoài ra, chức năng này còn giúp tổ chức biết được lý do vì sao các giao dịch cũ không được thực hiện. Đồng thời dự đoán chính xác những rủi ro, thách thức trong kinh doanh để nhà quản trị đưa ra được phương án quản lý và khắc phục kịp thời.

Cung cấp báo cáo và phân tích hoạt động kinh doanh

Tính năng này hỗ trợ người dùng tổng hợp thông tin liên quan đến khách hàng và hoạt động kinh doanh từ nhiều phòng ban  khác nhau một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Khi đó, tùy thuộc vào mục đích, bạn có thể xem xét, phân tích theo từng dạng biểu đồ và công việc xử lý dữ liệu trở nên đơn giản, thuận tiện hơn. Đồng thời, nhà quản lý có thể dễ dàng tiếp nhận thông tin từ các phòng ban để nắm rõ hiệu suất hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Lợi ích mang lại cho doanh nghiệp

Phần mềm CRM ra đời giúp giải quyết những vấn đề bất cập và khó khăn cho doanh nghiệp khi quản trị mối quan hệ khách hàng. Đây là giải pháp có tính công nghệ cao, không đơn thuần là ghi nhận thông tin khách hàng mà còn là hệ thống tổng thể giúp các nhà quản trị theo dõi được toàn bộ quy trình kinh doanh của tổ chức. Những lợi ích phần mềm CRM miễn phí mang đến cho doanh nghiệp:

Đối với khách hàng

Phần mềm CRM miễn phí đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất. Dựa vào thông tin thu thập được về khách hàng, doanh nghiệp có thể biết được nhu cầu, sở thích, mong muốn của họ, từ đó cung cấp sản phẩm, dịch vụ phù hợp. Công cụ này góp phần thúc đẩy mối quan hệ khách hàng và doanh nghiệp gắn bó lâu dài hơn.

Bên cạnh đó, những khách hàng cũ cũng được quan tâm khi doanh nghiệp thường xuyên gửi tin nhắn, email giới thiệu chương trình khuyến mãi, giảm giá, ưu đãi nhân dịp sinh nhật, lễ tết. Đồng thời nhanh chóng tư vấn hoặc giải đáp những thắc mắc có liên quan cho khách hàng.

Đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp thông qua phần mềm có thể lưu trữ thông tin về khách hàng. Đây là những dữ liệu quan trọng để tổ chức tiến hành phân tích, tìm ra giải pháp đáp ứng nhu cầu khách hàng và từ đó có được những cơ hội kinh doanh mới.

Khi sử dụng phần mềm CRM, doanh nghiệp có thể quản lý khách hàng tốt hơn, thường xuyên lắng nghe ý kiến phản hồi của họ để biết rõ nhu cầu để đáp ứng. Bởi vậy, có thể nói phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí hiện nay có thể giúp doanh nghiệp tăng sự hài lòng, yêu thích và từ đó giữ chân khách hàng tiếp tục sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Những tính năng thông minh của doanh nghiệp giúp các công ty quảng bá sản phẩm, thương hiệu của mình dễ dàng, tiết kiệm chi phí và hiệu quả cao. Qua đó được nhiều khách hàng biết đến và tăng doanh số bán hàng. Đồng thời doanh nghiệp có thể loại bỏ những quy trình phức tạp, công đoạn không cần thiết, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.

Đối với nhà quản lý

Hoạt động quản lý khách hàng bằng phương pháp thủ công gây ra nhiều khó khăn và không đạt được hiệu quả như mong đợi. Khi đó, ứng dụng phần mềm CRM miễn phí hỗ trợ nhà quản lý hoàn thành tốt công việc của mình.

Họ không chỉ quản lý toàn bộ thông tin của từng khách hàng mà còn nắm bắt rõ hiệu quả làm việc của từng nhân sự trong công ty để đưa ra chính sách đãi ngộ hoặc phân chia nhiệm vụ phù hợp với năng lực của họ.

Đồng thời, phần mềm hỗ trợ nhà quản lý tiếp nhận báo cáo từ cấp dưới, tổng hợp và gửi lên cấp trên nhanh chóng hơn. Từ những dữ liệu thu thập được, quản lý cũng dễ dàng đưa ra được chính sách, phương án cho hoạt động chăm sóc khách hàng và kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối với nhân viên kinh doanh

Phần mềm CRM tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, thông minh, có tính đồng bộ cao để toàn bộ nhân viên dễ dàng trao đổi, tiếp nhận thông tin về khách hàng, sản phẩm, dịch vụ, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.

Tương tự như phần mềm quản lý dự án, phần mềm CRM miễn phí cho phép nhân viên quản lý thời gian và danh sách công việc cần thực hiện, bố trí, sắp xếp lịch làm việc để tránh sự trùng lặp. Đặc biệt đối với nhân viên chăm sóc khách hàng, họ dễ dàng nắm bắt được thông tin của từng khách, từ đó kịp thời liên hệ để tư vấn, chăm sóc, tạo uy tín thương hiệu và giữ chân khách hàng lâu dài.

Ngoài ra, việc ứng dụng phần mềm còn giúp quản lý, theo dõi các cuộc điện thoại trong công ty, nhất là cuộc gọi của khách hàng, đồng thời đặt kế hoạch cho các cuộc gọi để đảm bảo không bỏ sót công việc và hoạt động chăm sóc khách hàng diễn ra tốt hơn.

Phần mềm CRM miễn phí không chỉ cung cấp các tính năng hỗ trợ quản lý mối quan hệ khách hàng mà còn giúp ích cho nhiều hoạt động khác của doanh nghiệp. Đây chính là giải pháp các doanh nghiệp thời đại chuyển đổi số nên ứng dụng để nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình.