Phần Mềm Kế Toán ERP: Lợi Ích, Tính Năng Cho Doanh Nghiệp
Hoạt động tài chính kế toán vô cùng quan trọng và có ảnh hưởng rất lớn trong các doanh nghiệp. Nếu các vấn đề liên quan không được xử lý kịp thời, chính xác, các hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn. Để giải quyết những hạn chế của cách làm việc truyền thống, các doanh nghiệp hiện nay lựa chọn phần mềm kế toán ERP. Bài viết dưới đây sẽ thông tin chi tiết đến bạn đọc tính năng, lợi ích và những vấn đề liên quan đến công cụ hỗ trợ thông minh này.
Mục Lục Nội Dung
Những khó khăn của doanh nghiệp khi xử lý công việc kế toán thủ công
Khi xử lý công việc liên quan đến kế toán, tài chính bằng phương pháp thủ công, doanh nghiệp có thể gặp phải một số khó khăn như:
Quản lý dữ liệu khó khăn
Doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì càng có nhiều dữ liệu kế toán tài chính cần lưu trữ, tổng hợp, xử lý và báo cáo hàng ngày. Trong đó có các số liệu liên quan đến nhân sự, khách hàng, lượng hàng tồn kho, các khoản tiền thu chi, khoản nợ, nguồn vốn,…. Những dữ liệu này nếu quản lý thủ công bằng giấy tờ hay excel sẽ gây khó khăn khi tra cứu, tìm kiếm hay cập nhật thông tin. Đồng thời những dữ liệu rải rác, không tập trung cũng khiến việc quản lý gặp nhiều bất lợi, không thể kịp thời nắm bắt, chia sẻ và giải quyết, gây ra nhiều ảnh hưởng tiêu cực cho doanh nghiệp.

Khó tổng hợp báo cáo
Với cách báo cáo thủ công, tất cả vấn đề liên quan đến hoạt động tài chính, kế toán có thể không được cập nhật đầy đủ, kịp thời và gây mất nhiều thời gian. Khi đó doanh nghiệp không thể có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận trong khoảng thời gian nhất định. Bên cạnh đó, khi tra cứu thông tin trên giấy tờ, tài liệu sẽ khó nhìn, khó đánh giá, thậm chí có thể gây ra nhiều sai sót ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Y Tế: Giải Pháp Thông Minh Giúp Khắc Phục Khó Khăn
Khó khăn khi kiểm soát hàng hóa xuất, nhập kho
Nếu doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh có lượng lớn mặt hàng với nhiều mã hàng khác nhau, chắc chắn sẽ rất khó khăn khi quản lý theo cách truyền thống, thậm chí có thể gây nhầm lẫn. Khi đó kế toán sẽ không thể thống kê chính xác lượng hàng nhập, xuất kho, hàng tồn để kịp thời đưa ra biện pháp điều chỉnh hoặc báo cáo với cấp trên. Ngoài ra, vì lý do này, các vấn đề liên quan đến dòng tiền, hàng, nguồn vốn và khoản nợ sẽ không được kiểm soát chặt chẽ, có thể gây ra thất thoát không đáng có.
Gặp nhiều sai sót khi xử lý công việc
Rất nhiều doanh nghiệp làm việc với excel sẽ thường gặp nhiều khó khăn, đặc biệt khi nhân viên kế toán cũ nghỉ không bàn giao công việc hoặc bàn giao không đầy đủ, khi đó nhân viên mới tiếp nhận sẽ không có các file thông tin để xử lý. Bên cạnh đó, nếu kế toán mới được bàn giao chưa chắc đã có thể sử dụng được thành thạo vì excel thường có nhiều sheet, nhiều công thức khó hiểu.

Vì lý do này, nhân viên mới có thể phải mất cả tháng để làm quen, trong quá trình đó có thể gặp nhiều sai sót, ảnh hưởng đến các hoạt động khác của doanh nghiệp.
Khi rơi vào những hoàn cảnh và gặp khó khăn như trên, các doanh nghiệp nên tìm cho mình giải pháp khắc phục để đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh đạt hiệu quả cao và tiết kiệm chi phí.
Giải pháp phần mềm kế toán ERP là gì?
Trong trường hợp giải quyết các vấn đề liên quan đến kế toán, tài chính, sử dụng phần mềm kế toán ERP là giải pháp tối ưu. Phần mềm này thuộc giải pháp phần mềm ERP – phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, được phát triển nhằm hướng đến việc quản lý tài chính, kế toán doanh nghiệp. Do xuất phát từ tính mật thiết của nghiệp vụ này trong doanh nghiệp, phân hệ quản lý kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong giải pháp tổng thể ERP.
Phần mềm kế toán ERP có chức năng kết nối dữ liệu đồng bộ, thống nhất các quy trình. Nhờ đó, nhân viên kế toán dễ dàng kiểm soát, xử lý các vấn đề liên quan và hoàn thành công việc của mình một cách nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu tối đa sai sót cho hệ thống. Từ đó doanh nghiệp có thể thực hiện tốt các khâu từ nhập dữ liệu đến báo cáo và quản lý hoạt động.
Nếu như phần mềm kế toán truyền thống có tính xử lý độc lập thì phần mềm kế toán ERP lại nổi trội hơn nhờ khả năng tự lấy thông tin từ nhiều bộ phận khác nhau như mua hàng, bán hàng, kho hay sản xuất, sau đó tổng hợp rồi đưa ra báo cáo tự động mang tính trực quan. Bên cạnh đó, dữ liệu được liên kết một cách đồng bộ từ các phòng ban, có sự chặt chẽ trong từng quy trình và phản ánh chính xác thực trạng hoạt động của doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm: Phần Mềm Quản Lý Phòng Khám Đông Y – Giải Pháp Công Nghệ 4.0

7 lợi ích phần mềm kế toán ERP mang lại
Việc ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là phần mềm quản lý mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều ưu điểm, hỗ trợ hoạt động sản xuất, kinh doanh đạt được hiệu quả cao nhất. Dưới đây là 7 lợi ích phần mềm kế toán ERP mang đến cho người dùng:
Có khả năng ghi nhận thông tin bằng bút toán hạch toán
Trong hệ thống ERP, hạch toán chính là kết quả của cả quá trình xử lý thông tin, không phải là điểm bắt đầu của kế toán tài chính. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất, kinh doanh của tổ chức đều được ghi nhận bằng giao dịch trên hệ thống. Thông thường, các nghiệp vụ kế toán được chia thành nhiều cặp bút toán với các thao tác khác nhau.
Phần mềm kế toán ERP sẽ mọi thao tác và quy trình giao dịch được thực hiện trước khi định khoản kế toán theo tiến trình công việc, đảm bảo tính thống nhất. Bên cạnh đó, bộ phận kế toán có thể dùng trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ để dễ dàng thực hiện các thao tác.
Giúp người dùng hạch toán tự động
Trong phần mềm kế toán ERP, các bút toán thông thường nằm ngoài phân hệ kế toán tổng hợp sẽ được tiến hành hạch toán tự động. Khi đó nhân viên kế toán không cần mất nhiều thời gian, công sức vẫn có thể đảm bảo công việc được tiến hành hiệu quả, kiểm soát được dữ liệu theo nhiều tầng, hạn chế tối đa sai sót không đáng có.
Hỗ trợ xây dựng hệ thống tác nghiệp hoàn chỉnh
Giải pháp phần mềm kế toán ERP được nghiên cứu, xây dựng một cách hoàn chỉnh với nhiều mắt xích chặt chẽ đan xen nhau, tạo nên hệ thống đồng bộ, thống nhất. Khi đó, không chỉ dữ liệu của phòng kế toán mà thông tin các phòng ban khác liên quan đến bộ phận kế toán cũng được cập nhật tự động, nhanh chóng, đảm bảo tính kịp thời.
Ngoài ra, phần mềm kế toán ERP còn được kết nối với các bộ phận khác như kho, bán hàng, sản xuất để tạo nên hệ thống kiểm soát tổng thể cho doanh nghiệp.
Tham khảo: Chia Sẻ Kinh Nghiệm Kinh Doanh Mỹ Phẩm Dễ Dàng Thành Công

Hỗ trợ tổng hợp thông tin nhanh chóng, chính xác
Khi sử dụng phần mềm kế toán ERP, tương tự như phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp, mọi thông tin liên quan từ các phòng ban khác không bị phân bố rải rác như trước đây. Thay vào đó, dữ liệu được tổng hợp nhanh chóng và đồng bộ trên hệ thống. Nhờ đó, các tổ chức có thể đảm bảo thông tin đến với người nhận kịp thời, đồng thời bộ phận kế toán xử lý công việc một cách chính xác, đơn giản và đạt hiệu quả cao hơn.
Dễ dàng kiểm soát và thực hiện các nghiệp vụ kế toán
Tất cả dữ liệu đầu vào, đầu ra của doanh nghiệp đều được xử lý kịp thời và được tổng hợp hàng ngày với phần mềm kế toán ERP. Điều này giúp người quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình tài chính, dòng tiền vào ra, nguồn vốn, các khoản nợ của công ty, từ đó đưa ra được những phương án điều chỉnh hay giải quyết vấn đề một cách tốt nhất.
Ngoài ra, mọi thông tin được cập nhật liên tục, kịp thời, chính xác giúp hạn chế sai sót so với cách quản lý và thực hiện công việc theo cách truyền thống. Đồng thời với những tính năng thông minh của phần mềm, việc đối chiếu dữ liệu và các nghiệp vụ kế toán tài chính cũng được thực hiện một cách nhanh chóng, rõ ràng.
Hỗ trợ quản lý nhân sự công ty dễ dàng
Tương tự như phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý đội ngũ nhân viên công ty một cách nhanh chóng, dễ dàng hơn. Hệ thống có thể thực hiện được các tính năng bao gồm: Tuyển dụng, đánh giá năng lực, tính lương, bảo hiểm, chế độ của từng nhân sự. Nhờ đó chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt được một cách chi tiết thông tin liên quan đến từng nhân viên của mình, từ đó kịp thời có những thay đổi, bổ sung hoặc cắt giảm nếu cần thiết.

Kiểm soát chính xác lượng hàng tồn kho
Kiểm soát chính xác lượng hàng tồn kho chính là một trong những lợi ích quan trọng mà phần mềm kế toán ERP mang đến cho doanh nghiệp. Các tính năng được trang bị của phần mềm sẽ giúp người dùng dễ dàng thống kê, theo dõi được chính xác lượng hàng tồn kho. Điều này giúp tiết kiệm chi phí, nguồn lực và thời gian cho doanh nghiệp. Khi đó, không chỉ nhân viên kế toán mà quản lý cũng có thể nắm bắt được lượng hàng hóa trong kho để kịp thời đưa ra phương án xuất, nhập, tránh tình trạng hàng thiếu, thừa ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
6 tính năng của phần mềm
Hiện tại có rất nhiều công ty, doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kế toán ERP và đánh giá cao về những tính năng được trang bị. Mặc dù trên thị trường hiện nay xuất hiện rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau như giải pháp ERP vẫn được tin dùng do có nhiều ưu điểm nổi bật. Dưới đây là 6 tính năng quan trọng của phần mềm kế toán ERP:
Quản lý thu chi
Phần mềm kế toán ERP được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc quản lý thu chi. Giải pháp này tích hợp nhiều chức năng đảm bảo lưu trữ, xử lý, cập nhật thông tin các khoản thu chi của doanh nghiệp một cách đầy đủ, chính xác, nhanh chóng. Các khoản thu chi thường thấy đó là tiền bán hàng từ khách hàng, tiền đóng thuế, tiền mua hàng của nhà cung cấp, tiền tạm ứng hoặc hoàn ứng của nhân viên. Tất cả đều được quản lý một cách chặt chẽ, từ đó người dùng dễ dàng đối chiếu với ngân hàng và kiểm kê chi phí cho doanh nghiệp.
Quản lý công nợ
Hoạt động kiểm soát, bù trừ công nợ cực kỳ quan trọng trong nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm kế toán ERP sẽ giúp người dùng xử lý các công việc liên quan một cách chính xác, nhanh chóng và đơn giản hơn. Quản lý công nợ bao gồm các công việc như:
- Kế toán công nợ: Lên kế hoạch thu hồi công nợ, theo dõi kết quả công nợ, từ đó nhân viên kế toán có thể phân loại từng tình trạng nợ khác nhau như: Nợ xấu, nợ quá hạn, nợ khó đòi,…
- Bù trừ công nợ: Phần mềm hỗ trợ phân loại rõ ràng các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng, trả hàng, điều chỉnh giảm trừ hóa đơn theo từng đối tượng khác nhau. Đồng thời hệ thống cũng hỗ trợ trừ công nợ tự động giữa hàng loạt hóa đơn hoặc theo từng hóa đơn riêng lẻ.

Quản lý các thay đổi trong nghiệp vụ kho
Phần mềm kế toán ERP hỗ trợ người dùng quản lý dễ dàng các thay đổi trong nghiệp vụ kho, từ việc nhập kho, xuất kho, chuyển kho. Bên cạnh đó, tình năng này cũng hỗ trợ các phương pháp tính giá nhập trước – xuất trước, giá đích danh, giá bình quân tức thời,… Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp vai trò thu kho để tham gia vào hệ thống kiểm kê, đánh giá hàng tồn kho.
Thu thập và phân tích thông tin tài chính
Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp nói chung, quản lý kế toán nói riêng, việc thu nhập và phân tích dữ liệu tài chính được thực hiện liên tục, đòi hỏi có tính kịp thời và độ chính xác cao. Phần mềm kế toán thông minh tích hợp khả năng phân tích doanh thu, chi phí, tính lãi lỗ, công nợ và nhiều chỉ tiêu tài chính khác. Qua đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin tài chính, kế toán để có những phân tích, đánh giá tự động dựa trên số liệu cụ thể. Nhờ vậy, các quyết định điều chỉnh của doanh nghiệp cũng được đưa ra thuận lợi, dễ dàng và phù hợp với tình hình thực tế.
Xem thêm: Hướng Dẫn Quản Lý Bệnh Viện Để Nâng Cao Chất Lượng Khám Chữa
Quản lý giá cho từng giai đoạn sản xuất
Quản lý giá thành cho từng giai đoạn sản xuất cũng là tính năng nổi bật của phần mềm kế toán ERP. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp cân đối được chi phí sản xuất để dễ dàng thu về lợi nhuận mục tiêu. Các công đoạn của quá trình sản xuất được quản lý một cách hiệu quả cho nhiều mô hình sản xuất bao gồm: Tính giá thành theo mô hình sản xuất đơn chiếc, tính giá thành theo mô hình sản xuất hàng loạt, tính giá thành theo mô hình sản xuất dự án hoặc công trình.

Thực hiện nghiệp vụ kế toán tổng hợp
Bên cạnh các nhiệm vụ cụ thể, phần mềm kế toán ERP còn hỗ trợ người dùng thực hiện nghiệp vụ kế toán tổng hợp bao gồm: Hạch toán chi phí lương, nhập số dư ban đầu, kết chuyển lãi lỗ, chứng từ ghi sổ, tính tỷ giá xuất quỹ, đánh giá các khoản ngoại tệ cuối năm,….
Giải pháp tổng thể giúp doanh nghiệp khắc phục khó khăn
Bên cạnh những khó khăn liên quan trực tiếp đến hoạt động tài chính, kế toán, doanh nghiệp còn gặp nhiều vướng mắc khác trong quá trình hoạt động nên với một số đơn vị, phần mềm kế toán không thể giúp vận hành hiệu quả. Như đã nói, phần mềm kế toán ERP thuộc giải pháp tổng thể ERP. Do đó với những công ty đòi hỏi yêu cầu cao hơn, có nhiều vấn đề cần giải quyết có thể tham khảo sử dụng phần mềm ERP.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP được hiểu là một mô hình công nghệ All-in-one, có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau, giúp tự động hóa từ tất cả các hoạt động liên quan đến tài nguyên của doanh nghiệp, bao gồm: Tài chính, kế toán, kinh doanh, nhân sự, hàng hóa, kho,…
Những tính năng cơ bản của phần mềm ERP là:
- Quản lý tài chính kế toán: Tất cả thông tin, vấn đề liên quan đến tài chính được tổng hợp một cách đồng bộ để nhân viên dễ dàng xử lý công việc, hạn chế sai sót, thất thoát cho doanh nghiệp.
- Quản lý quan hệ khách hàng: Tương tự như phần mềm CRM, giải pháp ERP giúp bạn thực hiện tốt công việc liên quan bằng cách lưu trữ tất cả thông tin về khách hàng (họ tên, địa chỉ, ngày sinh, nhu cầu, sản phẩm đã sử dụng, những khó khăn đang gặp phải,…). Từ đó bạn có thể chăm sóc và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, thu hút tập khách hàng tiềm năng.
- Quản lý nguồn nhân lực: Thông qua tính năng này, người quản lý có thể nắm bắt được khung giờ làm việc, khối lượng hoặc chất lượng công việc của từng nhân viên để có đánh giá chính xác và điều chỉnh mức lương thưởng, đãi ngộ sao cho phù hợp với năng lực của họ.
- Quản lý kho: Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho để biết được hiện tại còn bao nhiêu hàng, nguyên vật liệu còn nhiều hay ít, số lượng cần xuất – nhập là bao nhiêu. Từ đó người chủ có thể nắm bắt chính xác tình hình kho và đưa ra được phương án điều chỉnh phù hợp.
Ngoài ra, phần mềm ERP còn mang đến nhiều lợi ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động vận hành, giảm thiểu rủi ro, thất thoát và đạt được hiệu suất cao trong kinh doanh.

Một số câu hỏi liên quan đến phần mềm kế toán ERP
Phần mềm kế toán ERP cung cấp cho doanh nghiệp một giải pháp tích hợp đa chức năng, được nhà cung cấp hướng dẫn cụ thể, chi tiết cho toàn bộ nhân viên khi chọn mua. Tuy nhiên, một số người trong quá trình tìm hiểu vẫn còn khá băn khoăn và có những câu hỏi thắc mắc liên quan đến phần mềm thông minh này.
Quy trình để có thể sử dụng phần mềm kế toán ERP như thế nào?
Quy trình để bạn có thể triển khai và sử dụng phần mềm kế toán ERP gồm 4 bước cơ bản. Nhà cung cấp sẽ hướng dẫn bạn chi tiết thông qua các buổi trao đổi, đào tạo để doanh nghiệp có thể dễ dàng ứng dụng và quản lý:
- Bước 1: Doanh nghiệp xác định lý do cần sử dụng phần mềm kế toán thông minh.
- Bước 2: Thống kê cụ thể những tính năng mà doanh nghiệp mong muốn phần mềm kế toán ERP có thể đáp ứng.
- Bước 3: Ngoài những đề xuất của bộ phận kế toán doanh nghiệp, nhà cung cấp sẽ bổ sung thêm danh sách những tính năng cần thiết, phù hợp với quá trình hoạt động của tổ chức.
- Bước 4: Đánh giá ưu nhược điểm của các phần mềm và lựa chọn giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp.
Sử dụng phần mềm kế toán ERP cần chi phí bao nhiêu?
Chi phí sử dụng phần mềm được xem là một trong những yếu tố được các doanh nghiệp quan tâm, bên cạnh tính năng, lợi ích và sự phù hợp. Trong quá trình tìm hiểu và trao đổi, bạn hoàn toàn có thể thương lượng với nhà cung cấp để thống nhất mức giá chung, có lợi cho cả 2 bên.
Tùy thuộc vào hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp và các chức năng được cung ứng mà mức phí bạn cần trả sẽ khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung, việc sử dụng phần mềm kế toán ERP cho hoạt động quản lý tài chính, kế toán của doanh nghiệp sẽ giúp tiết kiệm số tiền lớn cho doanh nghiệp, có thể từ 30 – 60% chi phí cần trả cho hệ thống kế toán truyền thống.

Những rủi ro có thể có khi sử dụng phần mềm?
Nhiều người thắc mắc liệu trong quá trình sử dụng phần mềm có xảy ra bất kỳ rủi ro nào không, câu trả lời là có. Bất kỳ phần mềm nào dù có chất lượng đến đâu nhưng nếu không được nâng cấp, bảo trì thường xuyên sẽ rất dễ gặp rủi ro. Những sự cố này có thể làm ảnh hưởng đến công việc, gây gián đoạn công tác kiểm soát, quản lý, tổng hợp dữ liệu của các phòng ban trong doanh nghiệp.
Để tránh được những rủi ro không đáng có hoặc xử lý sự cố phát sinh một cách nhanh chóng, cách tốt nhất là doanh nghiệp nên tìm hiểu và hợp tác với những nhà cung cấp phần mềm uy tín, chất lượng và có thể hỗ trợ người dùng xuyên suốt quá trình sử dụng. Việc cẩn thận trong khâu đầu tư, tiếp cận công nghệ mới mặc dù không hề đơn giản nhưng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể thời gian và chi phí, đồng thời đạt được hiệu suất cao trong quá trình kinh doanh.
Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ như hiện nay, việc đầu tư vào phần mềm kế toán ERP là quyết định đúng đắn của các tổ chức. Thông qua phần mềm, doanh nghiệp có thể loại bỏ được những khó khăn, hạn chế của cách làm việc truyền thống, từ đó tăng hiệu suất công việc, đảm bảo quá trình sản xuất, kinh doanh thuận lợi và thu về lợi nhuận cao.
Trở thành người đầu tiên bình luận cho bài viết này!