Trong hoạt động kinh doanh, các tổ chức hiện nay đã và đang bắt đầu từ bỏ những phương pháp quản lý truyền thống để chuyển sang sử dụng công cụ hỗ trợ thông minh. Đặc biệt từ doanh nghiệp có quy lớn đến cá nhân bán lẻ đều ưu tiên dùng phần mềm quản lý bán hàng để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mặc dù có nhiều phiên bản nhưng phần mềm quản lý bán hàng offline được nhiều khách hàng sử dụng, đánh giá cao. Bài viết dưới đây sẽ thông tin chi tiết tới bạn đọc về đặc điểm, tính năng và lợi ích của giải pháp này.

Giải pháp phần mềm quản lý bán hàng offline là gì?

Khác với phần mềm online, phần mềm quản lý bán hàng offline là công cụ chỉ có thể cài đặt trên máy tính, laptop, không cần kết nối Internet vẫn có thể sử dụng được.  Tuy nhiên lúc này máy chủ cần đảm bảo cấu hình cao để các thao tác trên hệ thống được mượt mà, ổn định, không bị giật hay lag.

Phần mềm quản  lý bán hàng offline sẽ có những đặc điểm như:

• Chi phí: Để có thể sử dụng phần mềm offline, bạn sẽ phải chi trả một lần và sử dụng được trọn đời, tuy nhiên thông thường mức phí này không cao.
• Độ linh hoạt: Phần mềm này có độ linh hoạt không cao vì chỉ có thể sử dụng trên máy tính, đồng thời không hỗ trợ quản lý từ xa. Do đó nếu muốn đảm bảo giám sát công việc mỗi khi đi vắng, bạn chỉ có thể thông qua camera hoặc teamview.
• Bảo mật: Mọi dữ liệu được lưu trữ trực tiếp trên máy tính, những người không có quyền hạn không thể truy cập.
• Mức độ ổn định: Phụ thuộc chủ yếu vào cấu hình cùng lượng dữ liệu trong máy.
• Cập nhật tính năng: Phần mềm quản lý bán hàng offline thường không thể tự động cập nhật tính năng, bạn cần trả thêm phí cho nhà cung cấp để họ thực hiện việc nâng cấp.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp: Lợi Ích, Tiêu Chí Lựa Chọn

Có thể thấy đối với những mô hình kinh doanh nhỏ hoặc cá nhân bán lẻ không có quá nhiều sự phức tạp trong quy trình quản lý và làm việc, phần mềm quản lý bán hàng offline sẽ là sự lựa chọn phù hợp. Đặc biệt ở những cửa hàng có tốc độ Internet kém cũng nên ưu tiên sử dụng loại phần mềm này, vẫn đảm bảo nâng cao hiệu quả kinh doanh, đồng thời cắt giảm công đoạn không cần thiết và tiết kiệm đáng kể thời gian.

Lợi ích của phần mềm

Những lợi ích phần mềm quản lý bán hàng offline mang lại bao gồm:

Tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả bán hàng

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng offline, bạn chỉ cần chi trả một khoản phí cố định để cài đặt và sử dụng, tuy nhiên mức phí này thường rẻ. Do đó sẽ giúp các doanh nghiệp, cửa hàng tiết kiệm được nhiều khoản phí để đầu tư vào những hoạt động khác.

Đồng thời nhờ có sự trợ giúp của phần mềm bán hàng offline, nhân viên sẽ dễ dàng giải quyết tất cả công việc được giao, vừa tiết kiệm thời gian, vừa tăng được hiệu suất công việc. Những hoạt động như tìm hàng hóa, thanh toán hóa đơn cho khách được tiến hành nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác hơn, tránh sai sót hay nhầm lẫn.

Quản lý tốt hơn

Thông qua phần mềm quản lý bán hàng thông minh, nhà quản trị hoàn toàn có thể kiểm soát được toàn bộ quy trình làm việc của hệ thống để kịp thời có giải pháp xử lý nếu có vấn đề phát sinh.

Ngoài ra, thông qua đó, mọi thao tác, hoạt động của nhân viên được giám sát chặt chẽ, người quản lý có thể biết được năng suất và thái độ làm việc của từng nhân sự. Qua đó họ sẽ có phân chia công việc phù hợp hoặc đưa ra chính sách lương thưởng, đãi ngộ tốt nhất để giúp nhân viên hăng say, tích cực cống hiến hơn.

Tham khảo: Phần Mềm CRM Miễn Phí Là Gì? Ưu Nhược Điểm Và Lợi Ích Mang Lại

Tăng khả năng cạnh tranh

Nhờ sử dụng phần mềm thông minh, toàn bộ quy trình làm việc của cửa hàng, tổ chức đều hoạt động theo một quy chuẩn nhất định, đảm bảo tính linh hoạt, chính xác, hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy đến.

Đặc biệt trong thời điểm kinh doanh có nhiều cạnh tranh như hiện nay, nếu doanh nghiệp không liên tục thay đổi và có những điều mới mẻ trong cách thức vận hành, họ sẽ dễ bị đối thủ đánh bật, không có khả năng phát triển. Cũng bởi vậy, các cửa hàng càng phải ứng dụng phần mềm thông minh trong quá trình hoạt động để đảm bảo có cơ hội phát triển và cạnh tranh được với đối thủ trên thị trường.

Gia tăng sự hài lòng của khách hàng

Trong hoạt động kinh doanh, bán hàng, một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của các đơn vị đó là sự hài lòng của khách hàng. Không chỉ cần chú trọng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp còn cần đảm bảo mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng trong quá trình mua hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng offline hỗ trợ tìm vị trí sản phẩm nhanh chóng, thông báo lượng hàng tồn kho, tương tự như phần mềm quản lý kho. Nhờ đó nhân viên sẽ biết được mặt hàng khách muốn mua có còn không, số lượng còn là bao nhiêu và vị trí ở đâu để kịp thời lấy cho khách. Ngoài ra, với việc thanh toán tự động, phần mềm đảm bảo độ chính xác cao, tránh sai sót, nhầm lẫn và không để khách hàng phải chờ đợi lâu. Đây chính là những yếu tố giúp tăng sự hài lòng và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Qua đó bạn hoàn toàn có thể giữ chân khách cũ, thu hút khách hàng mới và tăng doanh thu cho cửa hàng.

Tìm hiểu thêm: Phần Mềm Quản Lý Công Việc Miễn Phí Nâng Cao Hiệu Quả Làm Việc

Tính năng cơ bản của phần mềm quản lý bán hàng offline

Phần mềm quản lý bán hàng offline cũng có những tính năng tương tự phần mềm bán hàng thông thường để đảm bảo các tổ chức hoạt động hiệu quả nhất. Cụ thể:

• Quản lý bán hàng: Tính năng quản lý bán hàng là tính năng cơ bản nhưng quan trọng nhất của loại phần mềm này. Phần mềm quản lý bán hàng offline cho phép người dùng lựa chọn 2 chế độ bán sỉ và bán lẻ để thuận tiện trong quá trình kinh doanh. Đặc biệt những báo cáo về doanh thu được cập nhật liên tục và tùy theo nhu cầu của người dùng như: Báo cáo trên từng mặt hàng cụ thể, báo cáo trên từng chi nhánh, báo cáo doanh thu tổng hợp của hệ thống, báo cáo theo chế độ tùy chọn.
• Quản lý mua hàng: Cho phép bạn quản lý tất cả các mặt hàng mua vào theo từng nhóm, đồng thời thống kê mặt hàng mua vào ở từng cơ sở đối với những cửa hàng nhiều chi nhánh. Ngoài ra, tính năng này cũng hỗ trợ báo cáo các loại mặt hàng mua vào nhiều nhất, mua vào ít nhất để quản lý dễ dàng theo dõi.
• Quản lý mặt hàng: Phần mềm thông minh cho phép bạn quản lý toàn bộ mặt hàng theo mã hàng, tên hàng, số lượng, hình ảnh, giá. Bạn cũng có thể thêm, bớt hoặc sửa đổi tất cả thông tin liên quan đến sản phẩm. Tính năng này cũng nhanh chóng thông báo cho bạn về lượng hàng tồn kho, mặt hàng nào đang bán chạy, bán sắp hết hoặc không bán được để kịp thời có phương án nhập hoặc đẩy hàng.
• Quản lý hóa đơn bán hàng: Tính năng quản lý hóa đơn bán hàng hỗ trợ bạn thanh toán và in hóa đơn nhanh chóng. Đặc biệt hóa đơn có khổ giấy, màu sắc tùy chọn, có thể chèn logo, tên công ty, thông tin liên lạc. Ngoài ra, bạn cũng dễ dàng tra cứu, tìm kiếm thông tin hóa đơn theo thời gian thực, có thể sửa hóa đơn khi có sai sót hoặc trả hàng. Người cùng còn được hỗ trợ in hóa đơn theo điều kiện tìm kiếm để nhà quản trị thuận tiện theo dõi khi không sử dụng máy tính.
• Quản lý nhân viên: Tương tự như phần mềm quản lý nhân sự, tính năng này cho phép bạn theo dõi toàn bộ quy trình làm việc của từng nhân viên. Việc quản lý sẽ theo tên, chức vụ, công việc để đảm bảo thuận tiện nhất. Đồng thời dựa vào những dữ liệu phần mềm cung cấp, bạn cũng dễ dàng tính lương, thưởng cho đội ngũ nhân viên của mình.

• Quản lý khách hàng: Phần mềm hỗ trợ lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng trên một hệ thống duy nhất, có sự đồng bộ, giống với phần mềm quản lý khách hàng thông minh. Việc quản lý này nhằm mục đích chăm sóc và hỗ trợ các dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Ngoài ra, bạn cũng có thể theo dõi được công nợ của khách hàng, thời gian thu hồi công nợ để có biện pháp xử lý.
• Quản lý nhà cung cấp: Tính năng quản lý nhà cung cấp giúp bạn theo dõi được toàn bộ thông tin của nhà cung cấp và nhóm các mặt hàng theo từng nhà cung cấp để thuận tiện khi liên lạc nhập hàng.

Mặc dù còn một số hạn chế, tuy nhiên phần mềm quản lý bán hàng offline vẫn là công cụ thông minh, hỗ trợ các cửa hàng tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Do đó nếu đang muốn thay đổi phương pháp quản lý thủ công, bạn hoàn toàn có thể tham khảo và sử dụng loại phần mềm này để giúp cửa hàng của mình ngày càng phát triển hơn.