Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Order Và Những Lợi Ích Cho Người Dùng
Kinh doanh theo hình thức order đang rất phổ biến hiện nay, phù hợp với những người có nguồn vốn ít, không muốn tồn kho quá nhiều và tính chất hàng hóa cần cập nhật và thay đổi thường xuyên. Tuy nhiên, việc quản lý kinh doanh order gặp rất nhiều khó khăn trong các khâu, từ xuất nhập hàng đến bán hàng. Để khắc phục những hạn chế và thuận lợi trong việc kinh doanh, bạn đọc nên tham khảo và áp dụng phần mềm quản lý bán hàng order.
Mục Lục Nội Dung
Những khó khăn khi quản lý bán hàng order
Có thể thấy, phương thức bán hàng order hiện nay đang ngày càng trở nên phổ biến và được ưa chuộng vì nó cho phép chủ kinh doanh bán lẻ đa dạng nhiều loại mặt hàng mà không yêu cầu nguồn vốn lớn. Hình thức này sẽ giúp chủ tiệm kinh doanh tiết kiệm được rất nhiều loại chi phí, bao gồm phí thuê mặt bằng, thuê kho bãi, phí xây dựng cửa hàng,… Đồng thời bán hàng order sẽ giúp bạn hạn chế được rủi ro ôm hàng và không lo lắng về tình trạng tồn kho. Tuy nhiên thực trạng hiện nay hình thức bán hàng này còn tồn tại nhiều khó khăn như:
Chưa kiểm soát được chặt chẽ các đơn hàng và thông tin của khách
Đặc điểm của bán hàng order đó là chỉ khi có đơn hàng bạn mới cần nhập hàng và giao cho khách. Điều này đồng nghĩa với việc thời gian thực hiện của một đơn hàng sẽ kéo dài hơn so với cách bán hàng trực tiếp. Do đó nếu không dự đoán được số lượng đơn hàng, việc tổng hợp và xử lý thông tin một cách thủ công có thể dẫn đến nhầm lẫn, sai sót trong việc trả hàng. Từ đó người bán sẽ khó có thể theo dõi được doanh thu, lợi nhuận, không kiểm soát được những thất thoát hàng hóa gây tổn thất về chi phí.
Người bán không thể chủ động về nguồn hàng
Đối với hình thức bán hàng order, bạn có thể tiết kiệm được số vốn nhất định do không phải nhập hàng về nhiều. Tuy nhiên hạn chế đặt ra đó là bạn không thể chủ động về nguồn hàng khi khách có nhu cầu cần gấp. Đặc biệt trong thời điểm vận chuyển khó khăn do dịch bệnh và một số yếu tố khác, thời gian nhập hàng sẽ kéo dài hơn. Điều này khiến khách hàng phải chờ đợi lâu, có thể hủy đơn hàng hoặc thậm chí không tin tưởng mua hàng tại cửa hàng của bạn.
Tình trạng khách đặt đơn nhưng không nhận hàng
Tình trạng khách đặt đơn nhưng không nhận hàng xuất hiện rất nhiều, nhất là trường hợp bán hàng order. Khách có thể đặt một hoặc một số mặt hàng nhưng sau đó lại không lấy, khiến cho bạn phải chịu những chi phí tổn thất về thời gian, công sức và bị tồn dư hàng hóa.
Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Hóa Đơn Đầu Vào: Lợi Ích, Tính Năng Nổi Bật
Áp lực cạnh tranh về giá
Đối với hình thức bán hàng order, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều loại chi phí giúp sản phẩm không bị đội giá lên quá cao. Tuy nhiên, chính ưu điểm này dẫn đến việc có nhiều nhà bán cùng kinh doanh các sản phẩm này trên thị trường khiến một sản phẩm có nhiều giá bán khác nhau. Khi đó sẽ dẫn đến áp lực cạnh tranh về giá cao, yêu cầu nhà bán phải thường xuyên cập nhật và điều chỉnh giá bán sao cho phù hợp với nhu cầu khách hàng và tính cạnh tranh trên thị trường.
Để có thể khắc phục những vấn đề nêu trên, đồng thời nâng cao việc quản lý tình hình kinh doanh, các chủ shop nên lựa chọn cho mình giải pháp hỗ trợ thông minh, cụ thể là phần mềm quản lý bán hàng order.
Giải pháp phần mềm quản lý bán hàng order thông minh
Phần mềm quản lý bán hàng order là giải pháp dành cho những người kinh doanh theo hình thức order, không chỉ giúp người bán tối ưu hoạt động kinh doanh để đạt hiệu quả cao mà còn giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Hiện nay có rất nhiều loại phần mềm với ưu nhược điểm riêng, phù hợp với từng người dùng khác nhau. Để lựa chọn được phần mềm quản lý bán hàng order chất lượng nhất, bạn cần dựa trên những tiêu chí sau:
- Dễ sử dụng: Phần mềm quản lý bán hàng order tốt cần có giao diện thân thiện, các thao tác đơn giản, dễ cài đặt và sử dụng với bất kỳ đối tượng nào. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian đào tạo cho nhân viên, giúp họ làm việc nhanh chóng, thuận tiện và tránh sai sót không đáng có.
- Đầy đủ tính năng: Nếu quy mô bán hàng của bạn càng lớn, bạn càng phải lựa chọn phần mềm có đầy đủ các tình năng hỗ trợ quản lý chặt chẽ đơn hàng, sản phẩm và thông tin khách hàng. Chỉ có như vậy mới có thể giúp bạn khắc phục khó khăn thường gặp trong kinh doanh order.
- Có tính bảo mật cao: Để không gặp những rủi ro liên quan đến bảo mật, dẫn đến lộ thông tin khách hàng, doanh thu, lợi nhuận, bạn cần chú ý lựa chọn phần mềm có tính bảo mật tốt cùng tính năng phân quyền cho nhân viên khi sử dụng.
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán: Trong quá trình sử dụng phần mềm, bạn có thể gặp nhiều vấn đề, một số lỗi kỹ thuật cần hỗ trợ. Để hạn chế những rủi ro có thể xảy ra, tránh làm gián đoạn quá trình làm việc của nhân viên, bạn cần lựa chọn nhà cung cấp phần mềm với dịch vụ chăm sóc sau bán tốt nhất, có đội ngũ kỹ thuật viên luôn sẵn sàng hỗ trợ nhiệt tình.
Có thể thấy phần mềm quản lý bán hàng order là công cụ hữu ích để các nhà bán có thể tăng hiệu quả quản lý, tăng doanh thu, lợi nhuận, tiết kiệm chi phí và hạn chế rủi ro, thất thoát. Do đó nếu đang kinh doanh theo hình thức order, bạn có thể tham khảo và sử dụng giải pháp hỗ trợ thông minh này.
4 lợi ích phần mềm mang lại
Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng order, những tính năng hiện đại sẽ mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích, cụ thể như:
Quy trình làm việc ưu hơn
Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng order, bạn sẽ không cần nhiều nhân viên hỗ trợ cho từng khâu vì các công đoạn được rút ngắn, tối ưu hơn. Các tính năng của phần mềm cho phép xử lý đơn hàng nhanh chóng, chính xác. Khi đó người bán sẽ thấy đơn giản hơn trong quá trình xử lý thông tin và một số vấn đề liên quan. Đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí, tránh để khách hàng phải chờ đợi lâu.
Tham khảo: Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp: Lợi Ích, Tiêu Chí Lựa Chọn
Quản lý nhân viên chặt chẽ, tránh tình trạng gian lận
Với phương pháp quản lý truyền thống, bạn không thể có mặt 24/24 để theo dõi quá trình làm việc của nhân viên. Khi đó một số người sẽ tìm cách thay đổi hóa đơn, gian lận tiền hàng hoặc lấy trộm sản phẩm nhưng bạn không hề biết, gây ra thất thoát lớn.
Nếu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thông minh, mỗi người dùng sẽ được thiết lập quyền hạn khác nhau trên phần mềm để phân quyền và quản lý một cách chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát hay rò rỉ thông tin ra bên ngoài. Đặc biệt một số phần mềm có tính năng ghi lại lịch sử giao dịch, chính sửa, bạn có thể dễ dàng rà soát lại nếu thấy có dấu hiệu khả nghi.
Bên cạnh đó, tương tự phần mềm quản lý nhân sự, bạn có thể nắm rõ được hiệu quả làm việc của từng nhân viên để có đánh giá chính xác và trả lương phù hợp.
Nâng cao hiệu quả bán hàng
Trong quá trình bán hàng order có thể xảy ra rất nhiều rắc rối, sự cố, đòi hỏi người chủ phải theo sát mọi khâu từ tiếp nhận đơn, order, ship hàng, xử lý các vấn đề phát sinh. Tuy nhiên điều này có thể gây ra một số sai sót như nhập sai, thiếu dữ liệu, nhầm thông tin đơn hàng, gửi nhầm địa chỉ,….
Lúc này, phần mềm thông minh sẽ giúp bạn hạn chế được sai sót, đảm bảo thông tin, dữ liệu được cập nhật chính xác, nhanh chóng, không bị nhầm lẫn, từ đó hạn chế rủi ro, thất thoát và nâng cao hiệu quả bán hàng.
Dễ dàng thay đổi giá sản phẩm
Như đã nói, cạnh tranh về giá là vấn đề thường gặp khi bạn bán hàng order. Nếu như không theo sát giá đối thủ và linh hoạt thay đổi, bạn sẽ mất đi lượng lớn khách hàng tiềm năng. Phần mềm quản lý bán hàng order giúp bạn dễ dàng điều chỉnh giá cũng như theo dõi được tình hình doanh thu, lợi nhuận của mình trong quá trình bán hàng. Khi đó bạn không cần tốn nhiều thời gian để thay đổi giá sản phẩm, phần mềm thông minh sẽ thay bạn xử lý vấn đề này.
Những tính năng của phần mềm
Phần mềm quản lý bán hàng order được trang bị nhiều tính năng thông minh, hỗ trợ người dùng kinh doanh hiệu quả, thu về lợi nhuận cao, giảm thiểu tối đa chi phí:
Quản lý nguồn hàng
Phần mềm quản lý bán hàng order được trang bị tính năng quản lý nguồn hàng. Khi đó cho phép bạn lưu trữ danh sách các nhà cung cấp hàng hóa của cửa hàng, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin và liên hệ nhanh chóng khi có đơn hàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đặt hàng, tránh tình trạng khách chờ đợi lâu sẽ hủy đơn hàng và không quay trở lại mua hàng những lần tiếp theo.
Quản lý đơn hàng
Tính năng quản lý đơn hàng giúp cửa hàng thống kê chi tiết trạng thái đơn hàng từ khi đóng gói, vận chuyển đến khi khách nhận được hàng. Bên cạnh đó, bạn cũng nắm rõ được đơn hàng này của đơn vị vận chuyển nào, ai là người mua, tình trạng nhập hàng như thế nào. Ngoài ra, thông qua đó, vấn đề doanh thu, lợi nhuận của mỗi đơn hàng theo thời gian thực sẽ được kiểm soát chặt chẽ, tránh tình trạng gian lận, thất thoát hay những rủi ro không đáng có.
Tìm hiểu thêm: Phần Mềm ERP Là Gì? Đặc Điểm, Tính Năng, Vai Trò Với Doanh Nghiệp
Quản lý kho hàng
Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng order, bạn có thể dễ dàng thống kê một cách thông minh về tình trạng xuất – nhập hàng vào kho, nắm rõ lượng hàng tồn kho theo thời gian thực. Qua đó, người chủ có thể đưa ra quyết định thay đổi, cập nhật hàng hóa, chọn thời điểm nhập hàng hoặc kịp thời đưa ra chương trình khuyến mãi, ưu đãi để đẩy hàng tồn nếu có.
Quản lý vận chuyển
Một số phần mềm quản lý bán hàng order có liên kết với đơn vị vận chuyển uy tín, chất lượng để bạn dễ dàng lựa chọn và hợp tác. Khi đó, người chủ có thể kiểm soát được quá trình giao hàng, biết được ai là người vận chuyển đơn hàng, tình trạng đơn hàng như thế nào, thời điểm khách nhận được hàng. Đồng thời bạn cũng nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh để tránh sự cố xảy ra ảnh hưởng đến đơn hàng.
Báo cáo thống kê
Phần mềm quản lý bán hàng thông minh được trang bị tính năng báo cáo đa dạng, phân chia theo các phân hệ cần quản lý. Nhờ vậy người chủ có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin về doanh thu, lợi nhuận bán hàng tại từng thời điểm khác nhau.
Ngoài ra, tính năng này cũng cho phép in báo cáo ra dưới nhiều hình thức, định dạng khác nhau để bạn dễ dàng quản lý.
Giải pháp tổng thể cho hoạt động quản lý bán hàng tối ưu
Phần mềm quản lý bán hàng order đang dần trở nên phổ biến và cực kỳ hữu ích đối với những người kinh doanh theo hình thức order. Ngoài ra, nếu bán hàng đa hình thức, bạn có thể tham khảo giải pháp tổng thể cho hoạt động quản lý bán hàng để giải quyết triệt để những khó khăn, hạn chế và đảm bảo tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ hỗ trợ quản lý bán hàng, giúp cung cấp đầy đủ chức năng giúp doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân xử lý công việc kinh doanh một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả cao. Phần mềm này phù hợp với đa dạng đối tượng, kinh doanh theo nhiều hình thức khác nhau, được trang bị đầy đủ tình năng của phần mềm quản lý bán hàng siêu thị, bán hàng spa, bán hàng tạp hóa,…..
Tham khảo: Phần Mềm Quản Lý Phòng Khám Sản Phụ Khoa: Đặc Điểm, Tính Năng
Những tính năng được trang bị trên phần mềm quản lý bán hàng thông minh bao gồm:
- Quản lý sản phẩm: Hỗ trợ cập nhật thông tin sản phẩm nhanh chóng, tự động cập nhật mã sản phẩm, quản lý danh mục sản phẩm, quản lý kho hàng, kiểm soát tình trạng hàng lỗi, hỏng,…
- Quản lý kho hàng: Cho phép quản lý nhận và trả hàng, quản lý điều chuyển hàng giữa các kho, hỗ trợ kiểm kho theo từng sản phẩm hoặc danh mục, đưa ra thông báo nhập hàng khi số lượng hàng trong kho đến mức giới hạn,…
- Quản lý bán hàng: Giúp người dùng kiểm tra số lượng hàng tồn kho của sản phẩm, hỗ trợ bán hàng, trả hàng bằng đầu đọc mã vạch một cách nhanh chóng và tiện lợi, cập nhật toàn bộ thông tin khách hàng, tự động báo quà tặng kèm theo sản phẩm,….
- Quản lý đơn hàng online: Đồng bộ các đơn hàng từ website, tự động tính phí vận chuyển, cập nhật trạng thái đơn hàng liên tục, thông báo số lượng hàng còn hoặc hết, tổng hợp số lượng hàng cần lấy,…
- Quản lý chăm sóc khách hàng: Tình năng này tương tự phần mềm CRM, cho phép tổng hợp lịch sử mua hàng của khách hàng từ các kênh bán hàng khác nhau, phân nhóm khách hàng, lưu trữ lịch sử khách đã mua sản phẩm, thông báo chương trình khuyến mãi, ưu đãi.
- Quản lý tích điểm khuyến mãi: Cho phép người dùng cài đặt chương trình chiết khấu tự động, hỗ trợ tính điểm theo hóa đơn mua hàng, tính hoa hồng bán hàng theo thời gian thực.
- Quản lý đại lý: Người dùng có thể tạo phiếu xuất – nhập giữa 2 đơn vị, tự động cập nhật dữ liệu về sản phẩm, tự động tính doanh số, lợi nhuận,….
Có thể thấy, phần mềm quản lý bán hàng cung cấp giải pháp tổng thể để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra thuận lợi, đảm bảo tính chính xác và loại bỏ được những hạn chế của các quản lý thủ công trước đây.
Một số câu hỏi liên quan đến phần mềm quản lý bán hàng order
Mặc dù những tính năng và lợi ích của phần mềm thông minh đã được nhà cung cấp đưa ra để khách hàng tham khảo, tuy nhiên vẫn có một số câu hỏi, thắc mắc liên quan đến phần mềm quản lý bán hàng order được đưa ra, cụ thể:
Có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng order miễn phí không?
Trên thị trường hiện nay có đa dạng các loại phần mềm khác nhau, một số cho phép người dùng sử dụng mà không yêu cầu trả phí. Do đó người dùng thắc mắc có nên sử dụng loại phần mềm này không. Thực tế, bất kỳ phần mềm nào cũng sẽ có ưu nhược điểm riêng. Bạn nên cân nhắc những ưu điểm, hạn chế và xem xét đến mức độ phù hợp trước khi đưa ra quyết định lựa chọn.
Ưu điểm:
- Phần mềm quản lý bán hàng order miễn phí không yêu cầu người dùng chi trả bất kỳ khoản phí nào, từ việc cài đặt cho đến sử dụng. Khi đó bạn chỉ cần download phần mềm trên mạng, cài đặt cho hệ thống máy tính và phân quyền cho nhân viên sử dụng. Điều này giúp tiết kiệm tối đa chi phí vận hành, đặc biệt đối với những người mới bắt đầu kinh doanh, chưa có nhiều vốn.
- Phần mềm miễn phí vẫn được trang bị những tính năng cơ bản nhất để hỗ trợ bạn trong quá trình tiếp nhận đơn, xử lý đơn hàng, vận chuyển, lưu trữ thông tin khách hàng. Qua đó giúp bạn giải quyết được những khó khăn còn tồn đọng, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.
- Thông thường, phần mềm quản lý bán hàng miễn phí có giao diện đơn giản, thân thiện, trực quan, do đó bạn có thể nhanh chóng làm quen và thuần thục với các thao tác, không mất nhiều thời gian hướng dẫn, đào tạo.
Nhược điểm:
- Phần mềm quản lý bán hàng order miễn phí sẽ không được trang bị đầy đủ tính năng nâng cao như phần mềm trả phí. Vì vậy nếu mô hình kinh doanh của bạn lớn, phức tạp, đòi hỏi những yêu cầu cao thì phần mềm miễn phí sẽ không phù hợp. Khi đó có thể gây ra những gián đoạn trong quá trình làm việc hoặc không giải quyết được triệt để khó khăn, hạn chế.
- Rất nhiều phần mềm miễn phí xuất hiện ở những trang web không uy tín, do đó khi bạn tải về có thể bị nhiễm virus. Khi đó những thông tin, dữ liệu quan trọng có thể bị đánh cắp. Đồng thời hệ thống máy tính của bạn bị mã độc tấn công, thường xuyên bị lỗi và gây ảnh hưởng đến quá trình làm việc, thậm chí làm sai lệch dữ liệu.
- Đối với phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, có thể không được nhà cung cấp chú trọng đầu tư nên xảy ra lỗi là điều khó tránh khỏi. Bên cạnh đó, nhiều phần mềm lâu đời bị bẻ khóa và được chia sẻ rộng rãi trên Internet nên không được cập nhật tính năng theo phiên bản của nhà cung cấp. Về lâu dài sẽ dẫn đến tình trạng lỗi, gây thất thoát doanh thu do hoạt động không ổn định hoặc bị mất dữ liệu.
- Đa số các phần mềm miễn phí hiện nay để người dùng tự động cài đặt và sử dụng. Đồng nghĩa với đó, bạn sẽ không nhận được bất kỳ sự hỗ trợ nào từ nhà cung cấp. Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, bạn cần tự tìm nguyên nhân và khắc phục sự cố.
Chi phí sử dụng phần mềm quản lý bán hàng order như thế nào?
Chi phí sử dụng phần mềm thông minh là bao nhiêu, có đắt không là vấn đề được đa số người dùng quan tâm vì có nhiều cá nhân mới bắt đầu kinh doanh, số vốn ban đầu không nhiều không nên dễ dàng đầu tư vào công nghệ.
Nhìn chung, giá của phần mềm quản lý bán hàng miễn phí phụ thuộc rất nhiều vào đơn vị cung cấp, những tính năng được trang bị, thời gian sử dụng và một số tiêu chí khác đi kèm. Thông thường, các công ty phần mềm sẽ cho phép bạn trải nghiệm miễn phí từ 7- 14 ngày, sau đó người dùng cần trả phí để tiếp tục sử dụng.
Theo khảo sát, mức chi phí chung để sử dụng phần mềm quản lý bán hàng order hiện nay giao động từ 2.000.000 – 8.000.000 đồng mỗi năm. Con số này có thể chênh lệch tùy từng nhà cung cấp và sự thương lượng giữa người mua và người bán để cân đối lợi ích giữa đôi bên.
Những phần mềm quản lý bán hàng order nào tốt nhất hiện nay?
Như đã nói, hiện nay thị trường có rất nhiều loại phần mềm khác nhau khiến người dùng băn khoăn không biết đâu mới là sản phẩm chất lượng, nên đầu tư. Weuphealth đã tìm hiểu và tổng hợp cho bạn đọc một số phần mềm được nhiều người tin dùng và đánh giá cao nhất:
- Phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng order Nextsoft.
- Phần mềm quản lý bán hàng Timviec365.com.
- Phần mềm thông minh Funipos.
- Phần mềm MShopKeeper hỗ trợ bán hàng order.
- Phần mềm Sapo quản lý bán hàng order.
Phần mềm quản lý bán hàng order với nhiều công nghệ hiện đại, tính năng thông minh chính là giải pháp mà những người kinh doanh hình thức order đang tìm kiếm. Việc đầu tư vào công cụ này không tốn quá nhiều chi phí nhưng lại mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích, đặc biệt là giải quyết khó khăn, tối ưu hóa hoạt động bán hàng, tăng doanh thu và lợi nhuận. Do đó bạn đọc nên tham khảo và lựa chọn cho mình loại phần mềm hỗ trợ phù hợp nhất.
Trở thành người đầu tiên bình luận cho bài viết này!