Hiện nay, có rất nhiều siêu thị xuất hiện để phục vụ nhu cầu mua sắm của người dân, từ siêu thị mini đến các siêu thị lớn. Đặc điểm của siêu thị là có rất nhiều mặt hàng khác nhau và lượng khách rất lớn. Nếu không quản lý chính xác và kịp thời thì rất có thể sẽ gây ra thất thoát nguồn hàng, doanh thu không đảm bảo. Lúc này, phần mềm quản lý bán hàng siêu thị được đánh giá là giải pháp tối ưu cho các chủ cửa hàng.

6 khó khăn khi quản lý siêu thị bằng cách truyền thống

Quản lý chưa bao giờ là công việc dễ dàng, đặc biệt là với ngành bán lẻ, khi nhân viên phải đối mặt với hàng nghìn sản phẩm, hàng nghìn khách hàng khác nhau. Phương pháp quản lý thủ công sẽ gây ra nhiều khó khăn và áp lực với nhân viên và quản lý, cụ thể:

• Quá nhiều mặt hàng trong siêu thị không thể kiểm soát

Kinh doanh siêu thị, hàng tạp hóa sẽ có rất nhiều mặt hàng khác nhau. Những siêu thị lớn có thể đến hàng nghìn sản phẩm. Nhân viên, quản lý chắc chắn sẽ không thể nhớ toàn bộ mặt hàng, không biết mặt hàng nào đang còn nhiều, đã hết hàng cũng như vị trí sắp xếp. Điều này gây tốn kém thời gian, công sức khi khách hàng muốn hỏi mua hoặc nhờ tìm kiếm sản phẩm.

Xem thêm

• Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp: Lợi Ích, Tiêu Chí Lựa Chọn

• Khối lượng công việc nhiều

Với ngành kinh doanh siêu thị, cửa hàng tạp hóa, chủ cửa hàng phải thực hiện rất nhiều công việc như: Quản lý nhân sự, quản lý hàng hóa, quản lý kho,…. Vậy nên việc đảm bảo công việc hoàn thành tốt là điều rất khó. Hơn nữa, những công việc này đòi hỏi người dùng cần dành ra nhiều thời gian và công sức. Nếu như bạn không chú ý thì rất dễ gặp phải sai sót, chất lượng công việc không đảm bảo.

• Thanh toán chậm, mất thời gian

Đặc điểm của siêu thị là rất đông khách, đặc biệt là những ngày cuối tuần, ngày lễ tết. Mỗi khách hàng khi đến mua hàng cũng thanh toán rất nhiều sản phẩm khác nhau và bạn không thể nào nhớ toàn bộ giá một cách chính xác. Điều này khiến việc thanh toán chậm trễ, tốn kém nhiều thời gian, gây những trải nghiệm không tốt cho khách hàng. Ngoài ra, nếu như tính toán không đúng, không chính xác còn có thể gây ra những thất thoát về doanh thu cho cửa hàng.

• Dễ thất thoát hàng hóa

Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, có những công việc mà máy móc có thể làm thay sức người mà vẫn đảm bảo chất lượng, tiết kiệm được thời gian, công sức. Kinh doanh siêu thị cũng vậy, việc quản lý cửa hàng đơn giản hơn, hiện đại hơn là mong muốn của rất nhiều quản lý.

Tuy nhiên, với cách quản lý thủ công, người dùng chỉ có thể biết được lượng hàng tồn kho mà không thể biết chính xác hàng về bao nhiêu, hàng nhập bao nhiêu vì số lượng quá nhiều. Thậm chí, hàng hóa có thể bị thất thoát, mất mát gây ra nhiều hậu quả về tài chính.

• Không thống kê được lỗ lãi

Việc ghi chép bằng tay những thông tin bạn hàng sẽ khiến bạn nhầm lẫn, bỏ sót những mặt hàng nếu siêu thị đông khách. Điều này khiến bạn không kiểm soát được các mặt hàng, cũng không thể thống kê được doanh thu hoặc lãi lỗ. Khi không thể biết được tình hình kinh doanh của cửa hàng hiện tại đang như thế nào thì bạn sẽ khó có thể đưa ra được kế hoạch bán hàng trong tương lai.

• Khó khăn trong quản lý công nợ

Quản lý tiền hàng, công nợ với nhà cung cấp là vấn đề mà nhiều chủ siêu thị gặp khó khăn. Họ không biết những mặt hàng này nhập với số lượng bao nhiêu, giá cả như thế nào, đã thanh toán hay chưa,… Tất cả những điều này nếu không quản lý đúng và chính xác thì có thể gây ra những nhầm lẫn, thiệt hại về tài chính.

• Không lên được kế hoạch xây dựng và phát triển cửa hàng

Việc quá tập trung vào các công việc ở cửa hàng như hàng hóa, số sách, nhân sự,… khiến bạn không còn thời gian để trau dồi và phát triển bản thân. Qua đó, bạn sẽ không có tầm nhìn, không có kế hoạch để mở rộng cũng như phát triển siêu thị ở hiện tại cũng như trong tương lai.

Lợi ích của giải pháp phần mềm quản lý bán hàng siêu thị

Với những khó khăn còn tồn đọng trên, rất nhiều cửa hàng, siêu thị đã tìm kiếm và sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Phần mềm quản lý bán hàng ngay từ khi ra đời đã giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức của con người, đồng thời nhanh chóng nâng cao doanh thu, giúp việc bán hàng siêu thị đơn giản, hiệu quả hơn.

Có thể bạn quan tâm

• Phần Mềm Kế Toán ERP: Lợi Ích, Tính Năng Cho Doanh Nghiệp

Lợi ích về vận hành

Phần mềm quản lý bán hàng siêu thị giúp việc vận hành trở nên đơn giản hơn và mang đến nhiều lợi ích như:

• Bán hàng, tính tiền đơn giản và nhanh chóng

Lựa chọn đúng phần mềm cho siêu thị sẽ giúp nhân viên dễ dàng thực hiện các giao dịch, dễ dàng tư vấn cũng như chăm sóc khách hàng. Nhân viên sẽ tính tiền nhanh hơn, tra cứu thông tin hàng hóa, số lượng hàng hóa dễ dàng. Đồng thời, nhân viên cũng có thể hỗ trợ bán chéo, bán gia tăng sản phẩm thông qua việc giới thiệu sản phẩm liên quan hay áp dụng chương trình khuyến mại.

• Hạn chế tối đa sai sót

Chuẩn hóa quy trình hoạt động, sử dụng mã vạch trong quản lý hàng hóa sẽ giúp loại bỏ những sai sót còn tồn đọng trong cách vận hành truyền thống. Siêu thị sẽ dễ dàng kiểm soát được mọi hoạt động như nhập kho, xuất kho, bán hàng, chuyển kho,…

Phần mềm quản lý cũng giúp cung cấp chính xác các thông tin như: Tên hàng, giá bán, số lượng,… Mọi hoạt động trên phần mềm cũng được lưu trữ, nếu có sai sót thì quản lý sẽ có thể tra lại dễ dàng.

• Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả bán hàng

Việc vận hành siêu thị sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều khi có phần mềm quản lý bán hàng. Lúc này mọi thao tác như nhập hàng, bán hàng, in hóa đơn,… đều được thực hiện trên phần mềm và một nhân viên có thể thao tác được toàn bộ. Do đó, cửa hàng sẽ tiết kiệm được chi phí thuê nhân công nhưng vẫn đảm bảo chất lượng công việc, cửa hàng vận hành trơn tru.

Lựa chọn đúng phần mềm quản lý bán hàng siêu thị cũng giúp nhân viên mới quen với công việc, giảm thiểu chi phí đào tạo. Đây là vấn đề rất quan trọng bởi ngành siêu thị, bán lẻ luôn có tỷ lệ thay đổi nhân sự khá cao.

Lợi ích trong quản lý

Phần mềm quản lý bán hàng siêu thị khi ra đời cũng mang đến nhiều lợi ích cho những người quản lý cũng như công việc quản lý cửa hàng.

• Chủ động về kinh doanh

Buôn bán, kinh doanh đang ngày một cạnh tranh hơn bao giờ hết. Các chủ cửa hàng không thể cạnh tranh được nếu như chỉ dựa vào trực giác cũng như kinh nghiệm của bản thân.

Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp cung cấp toàn bộ số liệu một cách chính xác, hỗ trợ chủ cửa hàng, nhà quản lý đưa ra được những quyết định kinh doanh kịp thời mà không cần đợi báo cáo từ nhân viên.

• Quản lý hàng tồn

Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng siêu thị sẽ giúp hình thành một quy trình quản lý kho và bán hàng hiệu quả, chuyên nghiệp hơn. Nhờ đó, công việc quản lý, kế hoạch bán hàng cũng được nâng cao hơn. 

Phần mềm cũng giúp doanh nghiệp có thể quản lý kho chặt chẽ, hạn chế tiêu cực từ con người, chống thất thoát tài sản cũng như nguồn lực.

• Quản lý siêu thị từ xa

Khi công việc kinh doanh phát triển, cửa hàng của bạn có thể phát triển thành một chuỗi. Phần mềm quản lý có chức năng quản lý từ xa, giúp nhà quản lý có thể theo dõi được toàn bộ hoạt động của tất cả cửa hàng mà không cần đến trực tiếp.

Ngay cả khi bạn đang đi nghỉ dưỡng, du lịch hay có những công việc khác thì vẫn có thể theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

Thông tin hữu ích

• Phần Mềm Quản Lý Hóa Đơn Đầu Vào: Lợi Ích, Tính Năng Nổi Bật

Lợi ích trong thương hiệu, dịch vụ cửa hàng

Phần mềm bán hàng siêu thị có thể giúp tăng hình ảnh của cửa hàng trong mắt khách hàng.

• Hình ảnh chuyên nghiệp

Muốn khách hàng của siêu thị chuyên nghiệp thì bạn cần phải chuyên nghiệp trước tiên. Hàng hóa cần được trưng bày bài bản, giá bán rõ ràng, in bill tính tiền,… là những thứ cần có khi xây dựng một siêu thị chuyên nghiệp. Phần mềm quản lý cửa hàng có thể cho phép thực hiện điều này một cách đơn giản và nhanh chóng.

• Chăm sóc khách hàng tốt hơn

Dịch vụ cho khách hàng và chăm sóc khách hàng hiệu quả chính là yếu tố sống còn với những siêu thị hiện nay. Với phần mềm, toàn bộ thông tin khách hàng sẽ được lưu trữ, bạn sẽ biết ai là khách hàng thân thiết, khách hàng mới và đưa ra những ưu đãi phù hợp nhất.

Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng gửi email, tin nhắn đến khách hàng để thông báo về chương trình khuyến mại, đồng thời tìm ra nguyên nhân vì sao khách hàng không quay lại mua hàng,… Từ đó có chiến lược lôi kéo khách hàng sao cho phù hợp nhất.

Các tính năng của phần mềm quản lý bán hàng siêu thị

Các phần mềm quản lý bán hàng siêu thị hiện nay đều có những tính năng ưu Việt giúp công việc quản lý trở nên đơn giản hơn. Cụ thể:

• Tương thích nhiều thiết bị bán hàng: Phần mềm quản lý có thể dùng được nhiều trên thiết bị như laptop, PC, điện thoại,… đồng thời hỗ trợ kết nối với máy in hóa đơn, máy quét mã vạch,…
• Hỗ trợ bán hàng theo combo: Siêu thị có thể dễ dàng thiết lập các gói combo như bánh kẹo, trái cây, quà Tết để kích thích mua hàng.
• Đa dạng hình thức thanh toán: Người dùng dễ dàng thanh toán bằng tiền mặt, thẻ ATM hoặc ví điện tử, thẻ visa,….
• Quản lý xuất nhập kho: Quản lý mẫu mã, số lượng hàng hóa xuất kho, nhập kho thông qua máy quét mã vạch, không cần phải thực hiện thủ công bằng tay.

• Quản lý nhân viên: Phần mềm cho phép phân quyền nhân viên theo từng vị trí, chức vụ, truy xuất được lịch sử bán hàng của mỗi nhân viên theo thời gian làm việc, hạn chế thất thoát, sai sót.
• Quản lý khách hàng: Lưu lại toàn bộ thông tin khách hàng, tần suất, cường độ mua hàng, qua đó có những mức chiết khấu, khuyến mại phù hợp với từng đối tượng.
• Quản lý thu chi: Quản lý nhanh chóng các giao dịch tiền vào, tiền ra ở cửa hàng, đồng thời phân loại các dòng tiền, giúp quản lý nắm bắt được toàn bộ chi phí, doanh thu và lợi nhuận.

Những thắc mắc thường gặp khi dùng phần mềm quản lý bán hàng siêu thị

Hiện tại, có rất nhiều siêu thị dùng phần mềm quản lý bán hàng siêu thị nhưng cũng có nhiều người mới làm quen với phần mềm này và có nhiều câu hỏi thắc mắc xung quanh. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và giải đáp chi tiết dành cho bạn đọc.

Phần mềm quản lý bán hàng giá bao nhiêu, có đắt không?

Chi phí sử dụng phần mềm quản lý là vấn đề được nhiều người quan tâm nhất hiện nay. Với những siêu thị lớn thì đó không phải vấn đề nhưng những siêu thị nhỏ thì chi phí cho phần mềm mỗi tháng là vấn đề không dễ dàng gì.

Hiện nay, giá của phần mềm sẽ phụ thuộc và đơn vị cung cấp cũng như thời gian, cửa hàng sử dụng. Thông thường, các công ty phần mềm sẽ cho phép bạn dùng thử từ 7 – 14 ngày sau đó người dùng sẽ cần trả phí theo tháng cũng như theo số cửa hàng mà bạn quản lý.

Theo khảo sát giá chung trên thị trường hiện nay, người dùng có thể phải chi trả từ 3.000.000 – 10.000.000/năm để sử dụng phần mềm quản lý bán hàng siêu thị. Con số này có thể thay đổi và chênh lệch tùy theo.

Có nên dùng phần mềm miễn phí không?

Để giảm bớt chi phí vận hành, nhiều siêu thị tìm đến những giải pháp miễn phí. Thực tế, giải pháp miễn phí vẫn có những chức năng cơ bản, giao diện thân thiện, dễ dùng, đặc biệt không tốn kém chi phí nên được rất nhiều siêu thị lựa chọn. Tuy nhiên giải pháp này cũng tồn tại một số nhược điểm, hạn chế như:

• Phần mềm miễn phí sẽ không có đủ tính năng nâng cao nên có thể gây gián đoạn việc quản lý cho siêu thị của bạn.
• Tính bảo mật của phần mềm khá thấp nên có thể thông tin về siêu thị, thông tin về khách hàng sẽ bị rò rỉ, rơi vào tay kẻ xấu.
• Người dùng dễ gặp phải các lỗi vặt trong quá trình sử dụng, nó có thể gây khó chịu và khiến việc thanh toán, bán hàng gặp trở ngại.
• Nếu cần nâng cấp, bảo hành hoặc update bản mới, bạn sẽ không được nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ.

Đừng bỏ lỡ

• Phần Mềm Quản Lý Phòng Khám Nha Khoa Có Những Tính Năng Gì?

Với những lý do này, bạn nên cân nhắc thật kỹ trước khi quyết định dùng phần mềm miễn phí hay không.

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý bán hàng siêu thị là gì?

Khi tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng siêu thị, bạn hãy chú trọng đến những tiêu chí cơ bản sau đây:

• Phần mềm nên đáp ứng những yêu cầu của siêu thị, phù hợp với siêu thị, đừng chọn phần mềm có nhiều tính năng cồng kềnh trong khi bạn chỉ sở hữu một siêu thị nhỏ.
• Tính thân thiện, giao diện trực quan dễ nhìn là yếu tố bạn cũng cần quan tâm để đảm bảo ai cũng có thể dễ dàng thao tác và sử dụng.
• Hãy tìm đến những nhà cung cấp uy tín trên thị trường, được nhiều người tin tưởng và đánh giá cao.
• Ngoài ra, những công ty có chế độ hậu mãi tốt, sẵn sàng tư vấn, sửa lỗi ngay khi phần mềm gặp vấn đề cũng là điều mà bạn chú ý khi đang tìm phần mềm quản lý bán hàng siêu thị,

Phần mềm quản lý bán hàng siêu thị ngay từ khi ra đời đã trở thành công cụ quản lý đắc lực cho cả những siêu thị lớn và nhỏ. Nếu như bạn vẫn đang còn loay hoay trong khâu quản lý, bán hàng thì có thể tham khảo và sử dụng giải pháp này để giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo hiệu quả trong kinh doanh.