Nhu cầu làm đẹp của con người tăng lên khiến mô hình kinh doanh spa nở rộ hiện nay. Tuy nhiên, dù bạn là người mới hay đã có kinh nghiệm thì đều sẽ gặp phải những khó khăn trong quá trình quản lý. Vậy làm sao để có thể vượt qua những khó khăn, thách thức khi kinh doanh? Giải pháp được nhiều người lựa chọn hiện nay chính là dùng phần mềm quản lý bán hàng spa.

Khó khăn trong quản lý và vận hành spa

Các chủ spa cho biết, việc mở cửa hàng đã khó, đến khi bắt đầu quản lý lại càng có nhiều khó khăn phải đối mặt hơn. Những vấn đề mà có lẽ ai khi kinh doanh cũng gặp phải đó là:

• Khó khăn về hiệu suất làm việc

Đây là vấn đề mà hầu như chủ spa nào cũng gặp phải. Trong môi trường kinh doanh khốc liệt như hiện tại, nếu như hiệu suất của cửa hàng không tốt thì đối thủ cạnh tranh rất dễ dàng vượt mặt. Điều này vô tình gây ra những ảnh hưởng đến mục tiêu chung của cửa hàng và không còn động lực để làm việc.

Xem thêm

• Khám Phá 5 Mô Hình Kinh Doanh Spa Giúp Bạn Thành Công

• Khó khăn khi giao tiếp hoặc lắng nghe với nhân viên

Một trong những khó khăn mà chủ spa gặp phải hiện nay chính là vấn đề với nhân viên. Là quản lý cửa hàng, chắc chắn bạn sẽ thấy được khoảng cách với nhân viên, điều này vô hình gây ra những khó khăn trong việc giao tiếp. 

Những khó khăn có thể kể đến như: Không truyền tải được hết thông tin đến nhân viên, nội bộ làm việc không ăn ý, không gắn kết, nhân viên không hiểu những mong muốn, mục tiêu của bạn, nhân viên chán nản, không có tinh thần làm việc,…

• Không giữ chân, không quản lý được nhân viên giỏi

Có thể nói, những vấn đề liên quan đến con người vẫn luôn là điều đau đầu với các nhà quản lý. Việc giữ chân được các nhân viên giỏi sẽ giúp spa của bạn thu hút được nhiều khách hàng hơn. Tuy nhiên để giữ chân được những đối tượng này không phải là điều đơn giản. 

Có thể bạn sẽ gặp những người giỏi nhưng họ ít tuân thủ theo nguyên tắc đã đặt ra. Bạn cũng có thể gặp người có tay nghề cao nhưng không khéo léo với khách hàng. Chính bởi vậy, môi trường làm việc của spa sẽ không chuyên nghiệp nếu như bạn không quản lý hoặc không giữ chân được những đối tượng này.

• Công việc quản lý quá tải

Việc kinh doanh spa có rất nhiều vấn đề cần phải thực hiện. Nếu bạn nghĩ mình có thể dễ dàng làm hết mọi việc thì điều đó là sai lầm. Trong quá trình quản lý, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn và đòi hỏi bạn phải có kinh nghiệm, kỹ năng để quản lý thật tốt.

Một người quản lý phải làm quá nhiều công việc sẽ khiến những sai lầm có thể xảy ra. Mặt khác, nếu chỉ quan tâm đến quản lý thì bạn sẽ không có thời gian học thêm những điều mới, khó có thể cạnh tranh được với đối thủ.

• Khó kiểm soát công nợ

Quản lý công nợ cũng chính là vấn đề mà nhiều quản lý spa đang đau đầu. Nếu như kiểm soát công nợ không chính xác, không chặt chẽ sẽ gây ra rất nhiều hậu quả, dữ liệu có thể bị thất lạc. Lúc này, bạn và nhân viên sẽ khó nắm được thông tin về công nợ của khách hàng, gây tổn thất cho cửa hàng. Điều này đặc biệt nghiêm trọng nếu như bạn có nhiều chi nhánh spa khác nhau.

• Không quản lý được khách hàng

Ngày nay, đa số mọi người sẽ đặt lịch hẹn đến spa để làm đẹp hoặc thực hiện liệu trình. Bạn và nhân viên chắc chắn sẽ không thể nhớ, không thể kiểm soát được những khách hàng này, không nắm được họ làm liệu trình gì. Điều này khiến việc chăm sóc khách hàng không tốt, họ có những trải nghiệm không hài lòng và không còn muốn đến spa của bạn để làm đẹp.

5 lợi ích khi dùng phần mềm quản lý bán hàng spa

Phần mềm quản lý spa ngay từ khi ra đời đã giúp nhiều nhà quản lý spa tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, kết quả kinh doanh hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, phần mềm cũng mang đến nhiều lợi ích tuyệt vời khác đối với việc quản lý spa như:

Quản lý thông tin khách hàng

Spa là một lĩnh vực kinh doanh lấy khách hàng làm trung tâm, thông tin về khách hàng luôn chiếm một vị trí quan trọng và nó ảnh hưởng nhiều đến kết quả kinh doanh.

Khi khách hàng đến, không chỉ đơn giản là bạn cung cấp dịch vụ cho họ mà ngay sau khi sử dụng dịch vụ, nhân viên spa sẽ cần biết được thông tin về tên, tuổi, ngày sinh,… để phục vụ các hoạt động chăm sóc sau này. 

Thông tin hữu ích

• Phần Mềm Quản Lý Phòng Khám Đông Y – Giải Pháp Công Nghệ 4.0

Lượng thông tin này rất lớn nên excel khó có thể quản lý hết được, thậm chí còn gây ra nhiều sai sót. Giải pháp tốt nhất lúc này chính là dùng phần mềm quản lý bán hàng spa. Phần mềm không chỉ giúp bạn lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng mà còn hỗ trợ đưa ra những chính sách ưu đãi phù hợp cho từng đối tượng.

Dễ dàng quản lý nhân viên

Nhân viên chính là những trực tiếp tham gia vào các hoạt động chăm sóc, điều trị cho khách hàng. Rất nhiều khi bạn bận và không thể theo dõi, giám sát được công việc của họ. Điều này khiến nhân viên chểnh mảng trong công việc, thậm chí có thể gian lận trong khâu tính toán.

Phần mềm quản lý bán hàng spa sẽ giúp khắc phục vấn đề này bởi nó lưu trữ toàn bộ lịch sử giao dịch của nhân viên, nắm bắt được nhân viên nào đang thực hiện dịch vụ nào. Qua đó, việc tính toán hoa hồng, chiết khấu sẽ chính xác hơn, tránh tình trạng gian lận. Ngoài ra, phần mềm cũng cho phép chủ cửa hàng theo dõi việc chấm công, trạng thái đặt hàng hay lịch trình công việc của mỗi nhân viên trong cửa hàng.

Quản lý lịch hẹn đơn giản

Một lợi ích khác của phần mềm quản lý spa chính là khả năng hỗ trợ đặt lịch hẹn, tạo lịch hẹn một cách nhanh chóng, dễ dàng. Những thông tin được lưu trữ hoàn toàn trên phần mềm giúp bạn tiện theo dõi và có thể bố trí nhân lực sao cho phù hợp. Qua đó, hạn chế tối đa tình trạng khách quá tải, khách đến mà không có nhân viên chăm sóc, không còn phòng trống.

Ngoài ra, phần mềm quản lý thường ứng dụng công nghệ điện toán đám mây nên bạn có thể quản lý thông tin nhanh chóng, an toàn ở bất kỳ đâu và trên mọi thiết bị có kết nối internet.

Tiết kiệm nhiều chi phí và nguồn lực cho cửa hàng spa

Việc ứng dụng những công nghệ hiện đại trong quản lý cũng giúp bạn tiết kiệm được nhiều chi phí và nguồn lực nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc cao.

Với tính năng quản lý kho hàng, quản lý sẽ biết rõ số lượng hàng tồn, giá trị hàng tồn và có kế hoạch kinh doanh, giải quyết sao cho phù hợp mà không cần thêm 1 – 2 nhân viên kho. Quản lý cũng không cần tốn kém thời gian, nhân sự cho những công việc quản lý khách hàng, quản lý nguyên vật liệu của cửa hàng vì hiện tại toàn bộ những thông tin này sẽ được phần mềm lưu trữ và tính toán tương đối chính xác.

Tính toán doanh thu, công nợ chính xác

Quản lý, theo dõi công nợ luôn là vấn đề đau đầu với người làm kinh doanh. Nhưng với phần mềm quản lý spa thì người dùng sẽ dễ dàng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả cho khách hàng, nhà cung cấp. Nhật ký thu chi được ghi chép rõ ràng trên phần mềm và bạn có thể tra cứu lại bất kỳ lúc nào.

Bên cạnh đó, phần mềm cũng tạo ra những báo cáo dễ nhìn, trực quan, giúp bạn nắm rõ được tình hình hoạt động của mỗi cửa hàng, mỗi chi nhánh và lên được kế hoạch bán hàng, kinh doanh phù hợp trong tương lai.

Tính năng của phần mềm quản lý bán hàng spa

Khắc phục toàn bộ những khó khăn của cách quản lý spa truyền thống, phần mềm quản lý bán hàng spa có nhiều lợi ích cùng tính năng ưu Việt như:

• Quản lý lịch hẹn: Dễ dàng tạo thông tin lịch hẹn đến khách hàng ngay trên phần mềm với đầy đủ thông tin, giúp việc quản lý, theo dõi đơn giản hơn, tránh quá tải khi phục vụ.
• Quản lý thông tin chuyên nghiệp: Spa dễ dàng biết được ai là khách hàng mới, khách hàng lâu năm và phân loại khách hàng chi tiết để tiện chăm sóc cũng như đưa ra các chương trình khuyến mại phù hợp nhất.
• Quản lý bán lẻ hiệu quả: Phần mềm tích hợp nhiều tính năng giúp quản lý nhân viên, quản lý cửa hàng, quản lý bán hàng, thanh toán công nợ, tích điểm đổi quà, đánh giá chất lượng dịch vụ,…
• Quản lý khuyến mại: Phần mềm cho phép bạn triển khai nhiều chương trình khuyến mại mà không gây nhầm lẫn, có thể thực hiện cho cả nhiều chi nhánh khác nhau.
• Tích hợp SMS, FB: Nhà quản lý có thể theo dõi được tin nhắn thương hiệu, tin nhắn chăm sóc khách hàng thông qua nhiều nền tảng khác nhau.
• Quản lý nhân viên: Người quản lý biết được tình hình làm việc của nhân viên theo ngày, tuần, tháng và có kế hoạch đào tạo, khen thưởng hoặc nâng cao tay nghề cho họ.
• Quản lý spa online: Phần mềm có thể dùng được trên thiết bị di động, bạn dễ dàng theo dõi được số lượng khách theo thời gian thực, báo cáo cũng cập nhật liên tục để bạn đánh giá.
• Báo cáo chi tiết, đầy đủ: Hệ thống phần mềm ghi lại toàn bộ quá trình kinh doanh, nhà quản lý sẽ có cái nhìn đa chiều về kết quả kinh doanh theo từng bảng biểu, từ đó xây dựng được kế hoạch phát triển spa trong thời gian tới.

Có thể bạn quan tâm

• Mở Spa Cần Bao Nhiêu Vốn? Chia Sẻ Kinh Nghiệm Xương Máu

Những thắc mắc xung quanh việc dùng phần mềm quản lý bán hàng spa

Trong nội dung dưới đây, chúng tôi sẽ giải đáp chi tiết đến bạn đọc những câu hỏi được gửi về nhiều nhất trong thời gian qua có liên quan đến việc dùng phần mềm quản lý bán hàng spa.

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý bán hàng spa hiện nay là gì?

Mỗi một phần mềm trên thị trường hiện nay đều sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Ngoài ra, mỗi phần mềm cũng sẽ phù hợp với đặc thù của từng cửa hàng khác nhau. Nếu như bạn vẫn còn đang loay hoay chưa biết nên chọn giải pháp nào thì có thể tìm kiếm theo những tiêu chí sau đây:

• Phần mềm quản lý cần có giao diện dễ nhìn, trực quan, dễ thao tác, bên cạnh đó nó phải đảm bảo bảo mật toàn bộ thông tin của spa cũng như khách hàng.
• Nên tìm đến những nhà cung cấp phần mềm uy tín, chất lượng, được nhiều người đánh giá và review tốt để nhận tư vấn về sản phẩm.
• Hãy chọn giải pháp phù hợp với spa của bạn, đừng tham lam dùng giải pháp có quá nhiều tính năng mà bạn không dùng hết vì nó có thể gây lãng phí.
• Hãy đảm bảo nhà cung cấp phần mềm có chế độ hậu mãi tốt, nhiệt tình tư vấn và sẵn sàng tư vấn 24/7 khi phần mềm xảy ra lỗi hoặc sự cố.

Phần mềm quản lý cửa hàng spa nào tốt nhất hiện nay?

Khi tìm kiếm phần mềm quản lý spa trên mạng, bạn sẽ thấy có hàng chục đến hàng trăm cái tên khác nhau khiến bạn không biết nên chọn giải pháp đến từ nhà cung cấp nào.

Dưới đây là một số cái tên nổi bật, được nhiều spa tin dùng và nhận thấy nó thực sự hiệu quả:

• Phần mềm quản lý Schedul.
• Phần mềm Acuity Scheduling.
• Phần mềm quản lý salon và spa TimeSPA.
• Phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp Namoly. 
• Phần mềm quản lý bán hàng spa Salon Hero.
• Phần mềm AZSPA giúp quản lý nhanh chóng, đơn giản và thuận tiện.

Phần mềm quản lý bán hàng spa được bảo hành như thế nào?

Mỗi một công ty, nhà cung cấp sẽ có những chính sách về bảo hành khác nhau. Ngoài ra, tùy theo gói sản phẩm mà bạn sử dụng, cách bảo hành cũng sẽ không giống nhau.

Các công việc được bảo hành gồm:

• Sửa lỗi phần mềm: Tất cả các lỗi liên quan đến số liệu, tính toán, lỗi tin học, hoặc các lỗi trong khuôn khổ của phần mềm.
• Tư vấn sử dụng: Khi khách hàng chưa nắm được thao tác sử dụng phần mềm thì sẽ nhận được hướng dẫn, hỗ trợ từ nhân viên trong công ty.
• Tư vấn chỉnh sửa dữ liệu: Nếu báo cáo hoặc dữ liệu không đồng nhất, không khớp mà bạn không thể tự sửa thì có thể liên hệ với nhà cung cấp để được hướng dẫn.
• Tư vấn khắc phục sự cố: Nếu có những vấn đề về phần cứng như kết nối mạng không tốt, có virus,… gây ảnh hưởng đến quá trình quản lý spa thì bạn cũng có thể liên hệ để được hướng dẫn sửa lỗi.

Các hình thức bảo hành

• Qua điện thoại, email: Nhân viên của spa có thể liên hệ đến công ty qua điện thoại, email và để lại nội dung cần hỗ trợ, bộ phận kỹ thuật sẽ xem xét và liên hệ lại trong thời gian gần nhất.
• Hỗ trợ qua internet: Hiện nay có nhiều ứng dụng từ xa giúp bạn kiểm tra lỗi trên phần mềm, bạn có thể tận dụng điều này để nhận sửa lỗi, bổ sung tính năng, giảm thiểu thời gian đi lại giữa 2 bên.

Phần mềm quản lý có giới hạn thời gian sử dụng không?

Thông thường, nhà cung cấp sẽ có những gói sử dụng trong vòng 1 tuần, 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm. Tùy theo nhu cầu của cửa hàng mà bạn có thể lựa chọn thời gian dùng phù hợp cũng như quyết định có gia hạn thêm để sử dụng hay không.

Đừng bỏ lỡ

• Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Nhà Thuốc: Lợi Ích, Tính Năng, Đặc Điểm

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo sử dụng phần mềm quản lý spa miễn phí khi lên kế hoạch kinh doanh và quản lý spa. Tuy nhiên giải pháp này chỉ dành cho những cửa hàng nhỏ, chưa có nhiều thông tin cần lưu trữ.

Phần mềm quản lý bán hàng spa có rất nhiều đặc điểm, tính năng và lợi ích, nó cũng phù hợp với rất nhiều loại kinh kinh doanh spa hiện nay. Nếu như đang gặp khó khăn trong quản lý bạn có thể tham khảo và sử dụng giải pháp này. Đây chắc chắn sẽ là công cụ giúp bạn có thể tiết kiệm được nhiều chi phí, nguồn lực nhưng vẫn đảm bảo kết quả của hoạt động kinh doanh.