Hiện nay, rất nhiều tòa nhà chung cư được xây dựng đáp ứng nhu cầu an cư lạc nghiệp của mọi người. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành và quản lý, không ít người gặp phải khó khăn về tài chính, nhân sự. Lúc này, phần mềm quản lý chung cư là giải pháp hợp lý bởi nhiều tính năng và lợi ích.

Những vấn đề thường gặp trong quản lý chung cư

Quản lý và vận hành chung cư là một ngành khá đặc thù, liên quan nhiều đến trật tự xã hội, sức khỏe, tính mạng của nhiều con người, cụ thể là trật tự và an toàn của cư dân sống trong các căn hộ.

Các tòa cao ốc, khu dân cư mọc lên ngày càng nhiều, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, cư dân trên cả nước. Các chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà đều mong muốn chung cư hoạt động tốt, tỷ lệ sử dụng cao, chi phí vận hành ổn định. Tuy nhiên, có rất nhiều khó khăn mà quản lý chung cư phải đối mặt. Cụ thể:

• Khó khăn khi quản lý tài chính

Mỗi tòa nhà hàng tháng khách hàng sẽ phải đóng một khoản phí định kỳ. Khoản phí này khi gộp lại là một con số không hề nhỏ và được chuyển đến ban quản lý. Bạn cần phải quản lý tài chính sao cho minh bạch, phù hợp với yêu cầu khách hàng. Công việc này không hề đơn giản, chưa kể bạn phải kiểm soát rất nhiều khoản phí khác như: Phí vệ sinh, phí sửa chữa. lương nhân viên bảo vệ, nhân viên tạp vụ,…

Xem thêm

• Phần Mềm Quản Lý Chi Tiêu Cá Nhân Có Lợi Ích, Tính Năng Gì?

• Quản lý nhân sự gặp khó

Mỗi tòa nhà sẽ có cân một số nhân sự cho từng vị trí khác nhau như: Bảo vệ, vệ sinh, nhân viên kỹ thuật,… Việc làm sao để tuyển dụng và có chế độ lương thưởng phù hợp với những nhân viên này cũng là bài toán khó khăn đối với ban quản lý tòa nhà.

• Quản lý khách hàng không dễ dàng

Khách hàng cũng là một vấn đề mà ban quản lý tòa nhà phải quan tâm, từ việc chăm sóc khách hàng đến giải quyết những vấn đề của khách hàng. Vậy làm sao để giữ chân khách hàng, làm khách hàng hài lòng, làm sao để đảm bảo lợi ích của đôi bên,… Tất cả những vấn đề này khiến nhà quản lý gặp khó khăn và đau đầu trong xử lý.

• Vấn đề về bảo trì kỹ thuật

Một tòa nhà sẽ có nhiều hệ thống như hệ thống điện, thông gió, phòng cháy chữa cháy hay hệ thống ống nước. Những hệ thống này cần được kiểm tra, bảo dưỡng theo định kỳ để đảm bảo các hoạt động của hệ thống. Tuy nhiên, việc này có thể bị quên, quản lý thường không chú ý.

Bên cạnh đó, công việc quản lý chung cư cũng đòi hỏi sự cẩn thận, chi tiết và trách nhiệm cao, người quản lý phải biết nhiều thứ,… Đây là những việc không phải ai cũng có thể dễ dàng làm được.

5 lợi ích tuyệt vời của phần mềm quản lý chung cư

Phần mềm quản lý chung cư ra đời được đánh giá là một bước tiến lớn giúp việc quản lý trở nên đơn giản, dễ dàng hơn. Cụ thể:

Giảm chi phí, tối đa lợi nhuận

Ứng dụng quản lý thông minh giúp bộ máy quản lý cồng kềnh của ban quản lý làm việc hiệu quả hơn, đồng bộ hơn. Qua đó góp phần vào việc giảm tối đa chi phí vận hành. Có rất nhiều công việc khi được hỗ trợ công nghệ đã giảm được nhiều thời gian cũng như nhân lực, mang đến nhiều lợi ích cho chủ đầu tư.

Giảm chi phí vận hành đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận. Khi chất lượng dịch vụ nâng cao, khách hàng sẽ hài lòng hơn, họ sẵn sàng chi trả nhiều hơn và mang đến nhiều doanh thu khác cho nhà đầu tư.

Xây dựng quy trình tòa nhà quản lý khoa học

Mọi công việc trong quản lý hiện nay đều được thực hiện nhờ công nghệ, phần mềm. Nhờ đó, toàn bộ hoạt động của phòng ban, nhân sự sẽ được tổ chức khoa học, hiệu quả hơn, những vấn đề phát sinh được giải quyết một cách tốt nhất.

Khách hàng, cư dân tin tưởng, hài lòng

Trong lĩnh vực dịch vụ thì việc làm hài lòng khách hàng là quan trọng nhất. Phần mềm quản lý chung cư sẽ giúp chuyên nghiệp hóa mọi khâu của ban quản lý, cư dân, khách hàng sinh sống sẽ cảm thấy an tâm, hạnh phúc hơn.

Bên cạnh đó, việc tương tác giữa khách hàng và tòa nhà trở nên đơn giản hơn khi thông tin cư dân được lưu trữ trên phần mềm. Những khiếu nại, phản hồi cũng được cập nhật nhanh chóng, gửi đến các hộ gia đình để xử lý kịp thời.

Bảo vệ tài sản tốt hơn

Mọi tài sản, thiết bị trong tòa nhà đều được số hóa trên phần mềm, cập nhật toàn bộ lịch sử bảo dưỡng thiết bị, bạn sẽ không bị quên vì sẽ luôn được nhắc nhở. Qua hệ thống phần mềm hiện đại việc bảo vệ, chăm sóc tài sản của tòa nhà trở nên hiệu quả hơn, chuyên nghiệp hơn, tránh được nhiều sai sót. Qua đó nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như uy tín của doanh nghiệp vận hành.

Nâng cao hình ảnh cho tòa nhà

Phần mềm quản lý chung cư giúp nâng cao giá trị, hình ảnh cũng như sự hiện đại cho tòa nhà. Qua đó, nâng cao được giá trị bất động sản. Công nghệ được áp dụng chính là giải pháp tuyệt vời mang hình ảnh tốt đẹp của chung cư đến gần với cư dân.

Đừng bỏ qua

• Có Nên Dùng Phần Mềm Quản Lý Chi Tiêu Gia Đình Không?

Những tính năng mà phần mềm quản lý chung cư sở hữu

Những phần mềm quản lý chung cư thường rất đa dạng, phù hợp với từng nhu cầu quản lý khác nhau. Nhưng nhìn chung, giải pháp này có những tính năng cơ bản sau đây:

• Quản lý mặt bằng khu dân cư: Một căn hộ sẽ có nhiều tầng, nhiều dãy khác nhau nên việc quản lý toàn bộ mặt bằng chung rất quan trọng. Phần mềm sẽ giúp bạn nắm được thông tin tầng, diện tích, phân loại mặt bằng, trạng thái mặt bằng, số nhà,… cùng những hình ảnh lưu trữ liên quan.
• Quản lý tiện ích: Ngoài việc sở hữu những diện tích chung như khu sinh hoạt, khu tiện ích,… mỗi thành viên sẽ có nhu cầu dùng điện, nước, internet, dịch vụ riêng,…. Mỗi dịch vụ lại có những danh mục nhỏ khác nhau. Phần mềm quản lý chung cư sẽ giúp bạn quản lý tất cả những thông tin, dữ liệu này, bạn sẽ dễ dàng theo dõi và xuất báo cáo nhanh chóng.
• Quản lý tài sản chung: Phần mềm giúp quản lý tài sản của mỗi căn hộ từ tài sản lớn đến nhỏ, thống kê được xuất xứ, trạng thái, giá trị, chất lượng,… Ngoài ra, phần mềm cũng kiểm soát được khấu hao của mỗi tài sản trong khu chung cư.
• Quản lý dân cư: Những thông tin về hộ gia đình, tiện ích sử dụng, lịch sử giao dịch,… sẽ được cập nhật trong phần mềm để ban quản lý tiện theo dõi. Ngoài ra, cư dân cũng dễ dàng khiếu nại, giải quyết vấn đề thông qua vài thao tác trên phần mềm.
• Quản lý vận hành kỹ thuật: Phần mềm giúp cập nhật những thông tin về vận hành kỹ thuật, trạng thái kỹ thuật tài sản, đưa ra phân công sửa chữa, lên kế hoạch chi phí,… Qua đó giúp bạn làm việc năng suất và có hiệu quả hơn.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý chung cư miễn phí hay không?

Phần mềm quản lý chung cư hiện có hai phiên bản là trả phí và miễn phí đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng. Mỗi giải pháp sẽ có ưu và nhược điểm riêng, tùy theo mục đích mà chung cư có thể cân nhắc và lựa chọn sản phẩm phù hợp.

Ưu điểm

• Phần mềm quản lý chung cư miễn phí giúp bạn tiết kiệm được một khoản tiền, bạn sẽ không cần trả phí để cài đặt và sử dụng phần mềm.
• Những tính năng cơ bản nhất được dùng trong quản lý chung cư đều khả dụng ở phần mềm này nên bạn vẫn có thể dùng để quản lý được.
• Giải pháp miễn phí có nhiều trên thị trường, bạn sẽ thả ga lựa chọn, dùng thử và chọn ra phần mềm phù hợp nhất với tình hình kinh doanh hiện tại.

Nhược điểm

• Một số tính năng nâng cao có thể không khả dụng ở bản miễn phí, gây gián đoạn kinh doanh, quản lý.
• Tính bảo mật khá kém, toàn bộ thông tin của tòa nhà, dân cư có thể bị đánh cắp hởi hacker.
• Nhiều phần mềm miễn phí hiện nay chỉ cho dùng thử từ 15 – 30 ngày, điều này có thể khiến việc quản lý gặp trục trặc.
• Nếu trong quá trình sử dụng phần mềm bị lỗi, bạn sẽ không nhận được bảo hành từ nhà cung cấp, nhà sản xuất.
• Phần mềm miễn phí khiến khách hàng cảm thấy không chuyên nghiệp vì tồn tại nhiều lỗi vặt.

Thông tin hay

• Phần Mềm CRM Miễn Phí Là Gì? Ưu Nhược Điểm Và Lợi Ích Mang Lại

Phần mềm quản lý chung cư có thể nói là một giải pháp vô cùng hiện đại, khoa học và hữu ích, phù hợp cho ban quản lý tòa nhà. Sản phẩm đã khắc phục nhiều khó khăn, tối đa được thời gian, nhân lực và tiết kiệm được nhiều chi phí. Nếu đang gặp khó khăn vì những công việc quản lý chung cư, tòa nhà thì bạn có thể cân nhắc và sử dụng giải pháp này.