Với xu hướng hiện đại hóa toàn cầu như hiện nay, người ta thường ứng dụng công cụ thông minh để quản lý. Khi đó các ứng dụng office không mang đến nhiều lợi ích như trước kia. Thay vào đó, các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý công việc để giải quyết những vấn đề còn tồn đọng, đồng thời từng bước theo sát tiến độ làm việc của nhân viên. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết đến bạn đọc lợi ích và tính năng của giải pháp này.

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Hiện nay tại nhiều doanh nghiệp, khi có bất kỳ công việc, nhiệm vụ nào, mọi người thường trao đổi bằng miệng. Tuy nhiên khi khối lượng công việc quá nhiều, nhân sự khó có thể chia sẻ, bàn bạc với nhau, gây ra tình trạng làm việc không hiệu quả hay bỏ sót nhiệm vụ.

Để khắc phục những hạn chế này, phần mềm quản lý công việc ra đời. Đây là công cụ thuộc hệ thống phần mềm ERP, sử dụng công nghệ hiện đại, giúp lập kế hoạch dự án, triển khai dự án, phân bổ công việc, chỉ định nhân sự tham và theo sát quá trình làm việc của từng nhân viên. Đồng thời, phần mềm cho phép các doanh nghiệp, người quản lý hay chủ đầu tư điều chỉnh chi phí hợp lý, quản lý ngân sách và theo sát chất lượng công việc.

Tùy theo nhu cầu của công ty và doanh nghiệp, phần mềm quản lý sẽ có giao diện và tính năng khác nhau để phục vụ tốt nhất cho công việc, hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức.

Lợi ích quan trọng của phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý thông minh ra đời nhằm đưa doanh nghiệp tiến gần hơn với kỷ nguyên công nghệ 4.0, kể cả doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, sản xuất hay thương mại. Những lợi ích mà công cụ quản lý này mang đến bao gồm:

Quản lý công việc tập trung

Công việc tại văn phòng thường sử dụng email, driver, excel,…. Những ứng dụng này mặc dù có thể hỗ trợ báo cáo công việc hiệu quả nhưng chưa thực sự tiện lợi và thiếu tính linh hoạt. Do đó trong quá trình sử dụng, có thể gây tốn thời gian tìm kiếm, khó khăn khi theo dõi và báo cáo công việc.

Trong trường hợp này, nếu sử dụng phần mềm thông minh sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được những khó khăn, hạn chế của driver hay excel. Người quản lý có thể theo dõi được tất cả công việc của các phòng ban và từng nhân viên một cách tập trung và có hệ thống. Cùng với đó, quản lý dễ dàng cập nhật tiến độ công việc thông qua các trạng thái như: Chưa thực hiện, đang thực hiện hoặc đã hoàn thành,….

Xem thêm: Phần Mềm CRM Miễn Phí Là Gì? Ưu Nhược Điểm Và Lợi Ích Mang Lại

Dễ dàng quản lý, điều hành công việc mọi lúc mọi nơi

Hiện nay rất nhiều phần mềm quản lý công việc có thể sử dụng trên smartphone, hỗ trợ bạn thực hiện và theo sát công việc nhanh chóng, mọi lúc và mọi nơi. Đồng thời, nhân viên cũng có thể nhận được thông báo ngay lập tức nhờ thông báo trên app di động, khi đó họ sẽ dễ dàng quản lý tiến độ công việc của bản thân mình.

Thông qua phần mềm sẽ tạo được một môi trường làm việc mở. Nhân viên có thể gắn thẻ tên sếp hoặc đồng nghiệp trong quá trình giải quyết công việc mà không cần chờ đợi thông báo, chỉ đạo trực tiếp.

Hỗ trợ quản lý nhân sự

Tính năng thông minh của phần mềm cho phép người quản lý và nhân viên có thể dễ dàng sắp xếp công việc với các công cụ như:

• Lịch biểu: Giúp phân bổ và quản lý quá trình làm việc của nhân viên theo thời gian thực.
• Tạo nhóm làm việc: Cho phép người dùng tạo được các nhóm Nhân sự, Marketing, Kinh doanh, Sản xuất để thuận tiện trong việc trao đổi dự án và quy trình.
• Thêm bảng công việc: Bạn có thể tạo dựng chủ đề công việc, dự án, quy trình làm việc cá nhân để dễ dàng thực hiện và quản lý.
• Thêm công việc mới: Tạo thêm công việc để quản lý mỗi khi có nhiệm vụ mới được giao.

Tương tự phần mềm quản lý nhân sự, quản lý có thể phân bổ nhân lực theo công việc phù hợp, đảm bảo đúng người đúng việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

Nâng cao hiệu suất làm việc

Phần mềm quản lý công việc không chỉ giúp các thành viên nắm rõ công việc của cá nhân và của cả team mà còn cho phép họ thấy được nhiệm vụ quan trọng liên quan đến từng dự án, deadline. Qua đó nhân sự sẽ có kế hoạch rõ ràng để làm việc, nâng cao năng suất công việc.

Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm thông minh này, bạn sẽ có định hướng quy trình làm việc một cách chuyên nghiệp. Đồng thời, nhà quản lý có thể nhanh chóng phát hiện những vấn đề phát sinh để đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời.

Tham khảo: Phần Mềm Quản Lý Sản Xuất: Lợi Ích Quan Trọng Đối Với Doanh Nghiệp

Tính năng của phần mềm

Phần mềm quản lý công việc được xây dựng dựa trên công nghệ hiện đại, với nhiều tính năng nổi bật, hỗ trợ quá trình xử lý công việc thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Cụ thể

Lập kế hoạch công việc

Tính năng này cho phép người dùng khởi tạo nhanh chóng danh sách công việc và giao việc cho từng nhân sự cụ thể và phân chia quyền hạn chặt chẽ trong công việc, tương tự như phần mềm quản lý dự án. Đồng thời người dùng cũng có thể thiết lập lịch làm việc và tiến độ chi tiết cho từng công việc. Trạng thái công việc cũng dễ dàng được thiết lập và ghi chú theo đúng tình hình thực tế: Chưa thực hiện, đang tiến hành, hoàn thành, quá hạn hoặc tạm dừng.

Quản lý công việc của từng đội nhóm

Thông qua phần mềm, công việc của nhóm sẽ tự động vận hành theo quy trình đã được thiết lập. Khi đó, bạn không mất nhiều thời gian để giao việc, nhắc nhở mà vẫn có thể kiểm soát được tiến độ và hiệu quả công việc của từng nhân viên trong nhóm của mình. Các chức năng cụ thể bao gồm:

• Thiết lập các quy trình: Mỗi phòng ban có thể chủ động lên kế hoạch cho công việc, đồng thời thiết lập quy trình tự động cho từng nghiệp vụ chung.
• Tự động chuyển bước: Mỗi công việc sau khi khởi tạo sẽ tiến hành theo quy trình được thiết lập sẵn và được thực hiện theo từng bước, tránh sự rời rạc và thiếu sót.
• Tự động giao việc: Sau khi đã tự động chuyển sang bước tiếp theo, phần mềm quản lý công việc sẽ phân chia nhiệm vụ cho từng người phụ trách, đồng thời gửi thông báo nhắc nhở tới người thực hiện và theo dõi.

Giám sát công việc ngoài văn phòng

Phần mềm quản lý thông minh có thể hỗ trợ giám sát công việc bên ngoài văn phòng trong khi cách quản lý truyền thống không theo dõi được. Người dùng có thể giám sát chặt chẽ vị trí và thời gian làm việc của nhân viên khi họ làm việc ngoài văn phòng với bản đồ số GPS. Đồng thời giám sát hoạt động và tiếp nhận kết quả công việc ở ngoài hiện trường ngay trên thiết  bị di động.

Với tính năng này, những doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên thị trường, nhân viên thường xuyên đi gặp khách hàng hay đội ngũ nhân viên thi công lắp đặt, bảo trì sẽ đều được giám sát chặt chẽ về thời gian, vị trí, hiệu quả làm việc. Nhờ đó, hoạt động điều phối công việc và sắp xếp lịch trình đảm bảo tính hiệu quả, tiết kiệm tối đa thời gian.

Chấm công và quản lý đơn chính xác

Đa số các doanh nghiệp hiện nay sử dụng máy chấm công vân tay để quản lý chấm công, sau đó xuất sang file excel để tính lương hàng tháng. Trong khi đó, phần mềm quản lý công việc có thể hỗ trợ chấm công thay thế hoàn toàn thiết bị máy móc. Cùng với đó, nhân viên làm việc ngoài văn phòng có thể đến địa điểm thực hiện dự án rồi chấm công. Điều này giúp tránh được thực trạng chấm công hộ hay gian lận ngày chấm công.

Ngoài ra, một số phần mềm quản lý thông minh có tính năng gửi đơn và duyệt đơn ngay trên thiết bị di động. Nhờ đó, việc tiếp nhận và xử lý đơn xin nghỉ phép, đơn đi sớm, về muộn trở nên dễ dàng hơn, loại bỏ được những giấy tờ lằng nhằng.

Tìm hiểu thêm: Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Nâng Cao Hiệu Quả Kinh Doanh

Thiết lập và đo lường KPI cho nhân viên

Phần mềm quản lý công việc thông minh có thể giúp người dùng thiết lập và đo lường KPI cho từng nhân viên, hỗ trợ đánh giá hiệu quả công việc phù hợp với từng doanh nghiệp và linh hoạt theo từng phòng ban và lĩnh vực. Ưu điểm của phần mềm này là cho phép lựa chọn phương pháp phù hợp để áp dụng, tạo sự thuận tiện cho quá trình tổng hợp số liệu và hỗ trợ tính lương thưởng cuối tháng một cách nhanh chóng.

Bản chất của phần mềm quản lý công việc đó là giúp tổ chức, vận hành và giám sát công việc một cách đơn giản, khoa học, đảm bảo từ tiến độ đến chất lượng. Do đó đây chính là công cụ hữu ích mà các doanh nghiệp nên sử dụng để nâng cao hiệu suất làm việc và phát triển hoạt động kinh doanh.