Khi công nghệ ngày càng phát triển, các tổ chức có xu hướng sử dụng phần mềm thông minh để nâng cao chất lượng công việc, giải quyết những hạn chế còn tồn đọng của cách làm việc, quản lý truyền thống. Một trong số công cụ được ứng dụng nhiều nhất hiện nay là phần mềm quản lý công việc miễn phí. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về lợi ích, tính năng và những tiêu chí lựa chọn loại phần mềm này.

Phần mềm quản lý công việc miễn phí là gì?

Xử lý công việc một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác là điều bất kỳ ai cũng muốn khi được giao nhiệm vụ nào đó. Tuy nhiên thực tế có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng khiến bạn khó có thể tập trung để đảm bảo những việc này được tiến hành đúng mục tiêu đề ra. Hơn nữa, trong các tổ chức, khi phát sinh nhu cầu công việc, mọi người không thể chia sẻ, giúp đỡ khiến năng suất và hiệu quả công việc không được như kỳ vọng.

Lúc này sử dụng phần mềm thông minh sẽ là giải pháp phù hợp nhất. Phần mềm quản lý công việc miễn phí là công cụ có khả năng đồng bộ hóa công việc của doanh nghiệp và các cá nhân. Khi đó mọi quy trình quản lý đều được số hóa và cho phép người dùng truy cập dễ dàng. Nhà quản lý hoàn toàn kiểm soát và theo dõi tiến độ công việc của nhân viên, đồng thời nhân viên chủ động thực hiện nhiệm vụ theo đầu việc được giao, tránh bỏ sót công việc hay hoàn thành chậm deadline.

Điều đặc biệt của loại phần mềm này đó là giúp các tổ chức tiết kiệm chi phí đầu tư vì gần như không phải chi trả bất cứ số tiền nào cho việc tải về, cài đặt và sử dụng, trong khi vẫn mang đến những tính năng và lợi ích tương tự phần mềm thông thường.

Lợi ích của phần mềm quản lý công việc miễn phí

Do là công cụ được lập trình sẵn trên hệ thống máy tính, đồng thời có ứng dụng công nghệ thông minh, phần mềm này mang đến cho các tổ chức, cá nhân rất nhiều lợi ích. Cụ thể:

Quản lý công việc tập trung và đồng bộ

Đối với công việc văn phòng thường sử dụng các công cụ như email, excel, drive là chủ yếu. Các ứng dụng này tuy hỗ trợ báo cáo công việc hiệu quả nhưng chưa thực sự tiện lợi và linh hoạt vì có thể làm tốn nhiều thời gian tìm kiếm, gây ra những khó khăn trong việc theo dõi tiến độ và báo cáo lại công việc.

Bên cạnh đó, nếu trao đổi công việc thông qua zalo, skype hay các ứng dụng trò chuyện khác rất dễ làm xao nhãng, mất tập trung.

Lúc này lựa chọn phần mềm quản lý công việc là phù hợp nhất. Giải pháp này sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp khắc phục nhược điểm của các công cụ kể trên. Khi đó người quản lý có thể theo dõi tất cả công việc của các phòng ban hoặc của từng nhân viên. Đặc biệt mọi dữ liệu, thông tin quản lý được tập trung trên một hệ thống duy nhất. Đồng thời người dùng cũng có thể cập nhật tiến độ công việc thông qua các trạng thái hiển thị như chưa thực hiện, đang thực hiện, đã hoàn thành và số % hoàn thành công việc.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Miễn Phí: Ưu Điểm, Tiêu Chí Lựa Chọn

Theo dõi và giám sát công việc ở mọi lúc mọi nơi

Phần mềm quản lý công việc miễn phí hiện nay có đa dạng phiên bản để bạn dễ dàng sử dụng, đặc biệt phiên bản smartphone hỗ trợ giao việc nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi chỉ cần có kết nối Internet. Khi đó người quản lý không cần trực tiếp đến văn phòng và gặp mặt từng nhân sự để phân chia nhiệm vụ. Đồng thời nhân viên thông qua phần mềm cũng được thông báo ngay lập tức qua mục thông báo trên app di động, từ đó dễ dàng quản lý mọi công việc được giao.

Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc miễn phí cũng góp phần tạo nên môi trường làm việc mở, thông minh hơn. Tính năng gắn thẻ tên nhân viên sẽ hỗ trợ quá trình trao đổi, giao việc hoặc thông báo một cách nhanh chóng. Ngược lại nhân viên có thể gắn thẻ tên sếp hoặc đồng nghiệp để giải quyết công việc đúng tiến độ mà không cần chờ thông báo chỉ đạo trực tiếp.

Hỗ trợ nhân sự xử lý công việc

Một trong những lợi ích quan trọng của phần mềm quản lý công việc miễn phí đó là hỗ trợ nhân viên và nhà quản lý dễ dàng sắp xếp công việc trên nhiều giao diện khác nhau như: Tạo nhóm làm việc, tạo bảng công việc mới, lịch biểu,… Từng giao diện này sẽ cung cấp những góc nhìn khác nhau để bạn làm việc, tiến hành báo cáo đơn giản hơn.

Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng dễ dàng phân bổ nguồn lực thực hiện công việc một cách hợp lý, tiết kiệm thời gian và đảm bảo nhân viên xử lý công việc năng suất hơn.

Phần mềm thông minh giúp tăng hiệu suất công việc

Nếu với cách làm việc truyền thống, nhà quản lý luôn phải đau đầu khi sắp xếp, phân chia công việc cho nhân viên thì việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc miễn phí sẽ giúp bạn giải quyết được khó khăn này. Phần mềm giúp nhà quản lý theo dõi toàn bộ tiến độ, chất lượng làm việc của từng nhân viên, qua đó, nắm bắt được năng lực và phân chia nhiệm vụ phù hợp nhất.

Đồng thời nhân viên cũng nhanh chóng nắm bắt được những công việc họ cần làm, nhiệm vụ nào quan trọng cần được ưu tiên và deadline cần hoàn thành là khi nào. Qua đó nhân viên hoàn toàn có thể phát huy được hết khả năng, thế mạnh của mình, giúp công việc được thực hiện đạt hiệu suất cao.

Tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc

Phần mềm quản lý công việc miễn phí giúp nhà quản lý và nhân viên giảm thời gian họp để giao nhận và phổ biến công việc cho từng người. Bên cạnh đó, việc giám sát nhân viên cũng như theo dõi tiến độ của họ được cập nhật liên tục để quản lý biết được khi nào nhiệm vụ được hoàn thành, tỷ lệ hoàn thành là bao nhiêu %.

Ngoài ra, phần mềm cho phép người dùng lưu trữ mọi thông tin, dữ liệu trên một hệ thống đồng bộ và duy nhất, từ đó người quản lý và cả nhân viên đều có thể dễ dàng tìm kiếm, cập nhật thông tin, tiết kiệm tối đa thời gian và tập trung hơn để xử lý công việc.

Như đã nói, phần mềm quản lý công việc miễn phí cho phép bạn sử dụng và thiết lập các cài đặt miễn phí. Do đó giúp tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đáng kể để đầu tư vào những thiết bị thông minh khác, phục vụ cho quá trình kinh doanh.

Tham khảo: Phần Mềm Quản Lý Kinh Doanh Và Những Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

Những tính năng cơ bản nhất của phần mềm

Phần mềm quản lý công việc miễn phí vẫn có những tính năng cơ bản của phần mềm quản lý công việc thông thường để đảm bảo quá trình làm việc đạt hiệu quả cao, đúng tiến độ và nâng cao hiệu suất kinh doanh cho doanh nghiệp.

Tạo lập kế hoạch công việc

Phần mềm thông minh với tính năng tạo lập kế hoạch công việc cho phép người dùng khởi tạo danh sách công việc nhanh chóng, từ đó giao nhiệm vụ cụ thể cho từng người, đồng thời phân chia quyền hạn chặt chẽ. Tính năng này tương tự như phần mềm quản lý thời gian.

Qua đó, bạn cũng có thể thiết lập lịch làm việc và tiến độ chi tiết cho từng nhiệm vụ. Trạng thái công việc sẽ dễ dàng được tạo và ghi chú theo đúng tính hình thực tế như chưa thực hiện, đang thực hiện, hoàn thành, quá hạn hoặc tạm dừng.

Quản lý chi tiết công việc của từng nhóm

Phần mềm quản lý công việc giúp người dùng quản lý chi tiết công việc của từng cá nhân hoặc đội nhóm dễ dàng, hiệu quả. Thông qua phần mềm, công việc của nhóm sẽ tự động vận hành theo quy trình đã được thiết lập sẵn. Khi đó bạn sẽ không mất nhiều thời gian để giao việc, nhắc nhở mà vẫn đảm bảo công việc của từng nhân viên đạt hiệu quả cao. Chức năng cụ thể trong việc quản lý nhiệm vụ của từng đội nhóm bao gồm:

• Thiết lập quy trình: Mỗi phòng ban có thể chủ động lên kế hoạch cho công việc, đồng thời thiết lập quy trình tự động cho từng nghiệp vụ chung.
• Tự động chuyển bước: Mỗi công việc, nhiệm vụ sau khi khởi tạo sẽ được tiến hành theo quy trình cụ thể, chi tiết từng bước, tránh sự rời rạc hay thiếu sót.
• Tự động giao việc: Sau khi tự động chuyển sang các bước tiếp theo, phần mềm thông minh này sẽ phân chia nhiệm vụ cho từng người phụ trách, đồng thời gửi báo cáo nhắc nhở tới người trực tiếp thực hiện và theo dõi.

Đừng bỏ lỡ: Phần Mềm Quản Lý Sản Xuất: Lợi Ích Quan Trọng Đối Với Doanh Nghiệp

Theo dõi, giám sát công việc ngoài văn phòng

Phần mềm quản lý công việc miễn phí hỗ trợ theo dõi tiến độ công việc trên thiết bị thông minh có kết nối Internet, do đó người quản lý có thể dễ dàng biết được quá trình làm việc của đội ngũ nhân viên bên ngoài công ty, giống với phần mềm quản lý nhân sự thông minh. Đồng thời họ sẽ giám sát chặt chẽ vị trí và thời gian làm việc của từng người ở ngoài văn phòng thông qua bản đồ GPS. Ngoài ra, người dùng có thể tiếp nhận kết quả làm việc ở ngoài hiện trường ngay trên thiết bị di động.

Đặc biệt thông qua tính năng này, những doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên thị trường, nhân viên thường xuyên đi gặp khách hàng hoặc đội ngũ nhân viên thi công, lắp đặt, bảo trì đều được giám sát, theo dõi chặt chẽ về vị trí, thời gian làm việc, tiến độ công việc. Nhờ đó hoạt động điều phối công việc hoặc sắp xếp lịch trình sẽ đảm bảo tính hiệu quả và tiết kiệm được tối đa thời gian.

Theo dõi chấm công và các loại giấy nghỉ phép

Đa số các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng máy chấm công vân tay để quản lý chấm công, sau đó mới xuất sang file excel để tính lương cho nhân viên hàng tháng. Trong khi đó phần mềm quản lý công việc có thể hỗ trợ chấm công tự động, đảm bảo tính chính xác và không có sự gian lận, thay thế hoàn toàn máy móc và thủ công. Bên cạnh đó, nhân viên khi làm việc ngoài văn phòng có thể đến địa điểm thực hiện dự án rồi tiến hành chấm công, tương tự phần mềm quản lý dự án. Điều này tránh được tình trạng chấm công hộ hay có sự gian lận trong quá trình chấm công, tính phép.

Ngoài ra, một số phần mềm quản lý công việc miễn phí cũng có tính năng gửi đơn, duyệt đơn nghỉ phép ngay trên thiết bị di động. Vậy nên quá trình xử lý, tiếp nhận đơn trở nên dễ dàng hơn, tránh được những giấy tờ lằng nhằng hay thời gian chờ đợi lâu hoặc có những đơn bị bỏ qua, không được duyệt.

Thiết lập, đo lường KPI cho từng nhân viên

Không chỉ quản lý công việc, phần mềm thông minh còn có tính năng thiết lập và đo lường KPI cho từng nhân viên, qua đó hỗ trợ, đánh giá hiệu quả công việc phù hợp với từng tình trạng công ty, đồng thời linh hoạt theo từng phòng ban và lĩnh vực. Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc miễn phí là cho phép bạn lựa chọn phương án phù hợp để áp dụng, qua đó tạo được sự thuận lợi cho quá trình tổng hợp số liệu, hỗ trợ tính lương thưởng cuối tháng nhanh chóng.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc miễn phí

Nếu còn đang băn khoăn khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc miễn phí, bạn có thể tham khảo 4 tiêu chí dưới đây để dễ dàng đưa ra quyết định phù hợp nhất.

Nhu cầu của doanh nghiệp

Trước hết, nhà quản lý cần xác định được nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý công việc. Điều này giúp bạn tránh mua phải những phần mềm không phù hợp hoặc có những tính năng không thực sự cần thiết cho quá trình làm việc, từ đó gây lãng phí.

Vậy nên bạn cần trả lời được những câu hỏi như: Cần sử dụng cho những công việc gì, dùng được cho bao nhiêu người, ưu tiên những tính năng nào để đưa ra sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp: Lợi Ích, Tiêu Chí Lựa Chọn

Công nghệ và nền tảng phần mềm

Ngày nay, công nghệ đang không ngừng thay đổi, nếu doanh nghiệp không tìm cách thay đổi sẽ rất dễ bị tụt hậu, khó có khả năng cạnh tranh. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể tái cấu trúc hoặc mở rộng quy mô nhân sự, vậy nên việc nâng cấp phần mềm trong tương lai là điều vô cùng cần thiết.

Một phần mềm thông minh được đánh giá tốt là có khả năng thay đổi tức thời theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Ngoài ra, trong quá trình sử dụng, phần mềm cho phép bạn nâng cấp dễ dàng, tránh tình trạng gián đoạn công việc hay không thể sử dụng, phải tìm đến phần mềm khác thay thế.

Tính thân thiện và dễ sử dụng

Khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc, bạn cần tìm đến những công cụ phù hợp cho tất cả mọi người, từ nhân viên đến quản lý. Vậy nên nhà lãnh đạo cần ưu tiên các phần mềm dễ sử dụng, dễ hiểu, không mất quá nhiều thời gian làm quen, thao tác và tính ứng dụng thực tiễn lớn.

Nếu lựa chọn phần mềm có quá nhiều tính năng phức tạp so với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp sẽ không phải giải pháp tốt. Không chỉ gây lãng phí mà đội ngũ nhân viên có thể mất thời gian thực hiện thao tác hoặc gặp nhiều khó khăn trong quá trình xử lý công việc, ảnh hưởng đến tiến độ chung của mọi người.

Khả năng hỗ trợ từ nhà cung cấp trong thời gian sử dụng

Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý công việc miễn phí không có sự hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng. Điều này gây ra nhiều hạn chế vì khi dùng bị lỗi, có sự cố phát sinh, bạn sẽ không biết cách xử lý, làm mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình làm việc.

Vậy nên khi chọn phần mềm quản lý công việc, bạn nên tìm hiểu xem liệu có nhận được hỗ trợ của nhà cung cấp không, có sự hướng dẫn sử dụng và đào tạo nhân viên các tính năng, thao tác hay không,….

Phần mềm quản lý công việc miễn phí mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, giúp khắc phục khó khăn, do đó được nhiều tổ chức tin dùng. Tuy nhiên bạn nên tìm hiểu và dựa vào các tiêu chí cụ thể cũng như nhu cầu của đơn vị mình để đưa ra quyết định chính xác, phù hợp giúp nâng cao chất lượng công việc.