Mỗi cá nhân, doanh nghiệp thường phải xử lý một khối lượng công việc lớn mỗi ngày. Vậy nên việc sắp xếp và quản lý nếu không tiến hành tốt sẽ gây tồn đọng công việc và không theo kịp tiến độ. Để khắc phục những vấn đề này, nhiều cá nhân, tổ chức đã sử dụng phần mềm quản lý công việc trên điện thoại để hỗ trợ giải quyết những vấn đề liên quan nhanh chóng.

Thế nào là phần mềm quản lý công việc trên điện thoại?

Phần mềm quản lý công việc là giải pháp được ứng dụng để quản lý các nhiệm vụ, các yêu cầu trong công việc từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Mọi quy trình thực hiện công việc sẽ được quản lý tập trung, truy cập dễ dàng, thành viên trong công ty sẽ dễ dàng theo dõi để tránh bỏ lỡ những nhiệm vụ quan trọng.

Xem thêm

• Phần Mềm Quản Lý Hợp Đồng – Giải Pháp Quản Lý Hiệu Quả Hiện Nay

Hiện nay, công nghệ đang phát triển mạnh mẽ và điện thoại thông minh đã trở thành “vật bất ly thân” với tất cả chúng ta. Chính vì vậy nhiều phần mềm quản lý công việc trên điện thoại đã ra đời để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mỗi chúng ta.

TOP 7 lợi ích phần mềm quản lý công việc trên điện thoại mang lại

Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại giúp giải quyết tình trạng bỏ lỡ công việc, chậm deadline, đồng thời trở thành công cụ đắc lực cho mỗi chúng ta. Những lợi ích tuyệt vời giải pháp này mang lại có thể kể đến như:

Quản lý toàn bộ công việc chuyên nghiệp

Vào thời đại công nghệ chưa phát triển như hiện nay, việc quản lý công việc sẽ được thực hiện thủ công bằng cách ghi chép trên giấy tờ, sổ sách. Sau đó nhiều công ty chuyển sang dùng excel để quản lý. Việc quản lý bằng cách thủ công gây ra nhiều bất cập với những số liệu dày đặc, khó theo dõi hiệu quả và hiệu suất công việc.

Với phần mềm quản lý công việc trên điện thoại, bạn sẽ có thể theo dõi toàn bộ nhiệm vụ trên điện thoại, thông tin được hiển thị trực quan, dễ nhìn, khoa học. Bên cạnh đó, phần mềm cũng có nhiều tính năng tự động giúp bạn quản lý công việc hiệu quả và đơn giản hơn.

Tổ chức công việc tốt hơn

Nhân viên hay quản lý thường phải làm việc cùng các nhóm, phòng ban để trao đổi công việc, dự án hay phân công nhân sự, các vấn đề nội bộ. Phần mềm sẽ giúp bạn tổ chức công việc dễ dàng, theo dõi lịch họp, thời gian làm việc, phân công công việc chi tiết. Từ đó mọi người đều có thể theo dõi và thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.

Hỗ trợ hoạt động nhóm

Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại sẽ giúp các nhóm tổng hợp thông tin dễ dàng, cùng nhau giải quyết công việc ngay cả khi không cùng có mặt tại công ty. Các nhân viên trong một dự án cũng có thể nắm được công việc của các thành viên và hỗ trợ nhau thực hiện.

Có thể nói, phần mềm giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ các ý tưởng, dữ liệu và đưa ra những ý kiến hay, mới lạ để giúp công việc được hoàn thành tốt nhất.

Sắp xếp những công việc cần làm theo sự ưu tiên

Trong quá trình làm việc chắc chắn sẽ có những công việc cần được ưu tiên làm trước nhưng nếu có quá nhiều nhiệm vụ, bạn sẽ không thể kiểm soát và sắp xếp được. Phần mềm sẽ đưa ra những cảnh báo về thời gian thực hiện, sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng, giúp bạn hoàn thành công việc đúng deadline, tránh bị chậm tiến độ.

Bên cạnh đó, phần mềm cũng gửi thông báo, nhắc nhở người dùng thực hiện nhiệm vụ. Quản lý có thể phân công công việc mà dù không cần đến công ty, không lo nhân viên sẽ bỏ lỡ những tin tức quan trọng. Nhân viên cũng có thể biết được những công việc, chỉ thị từ quản lý để thực hiện.

Thông tin hiển trị trực quan

Các phần mềm quản lý công việc trên điện thoại đều có cách biểu thị số liệu ở nhiều dạng khác nhau, gồm cả biểu đồ và bảng biểu. Số liệu trên biểu đồ mang tính trực quan, giúp mọi người dễ dàng theo dõi và đánh giá chung.

So với cách quản lý truyền thống thì quản lý công việc trên điện thoại mang đến hiệu quả hơn rất nhiều, tránh được nhiều sai sót không đáng có, tăng hiệu suất làm việc.

Làm việc mọi lúc mọi nơi

Giờ đây bạn không cần phải mang theo máy tính để làm việc hay cập nhật tình hình công việc. Chỉ với thiết bị di động có kết nối mạng là bạn có thể xử lý toàn bộ công việc một cách dễ dàng.

Đây là một lợi ích lớn với những công ty làm việc từ xa hoặc khi nhân viên, quản lý đi công tác, gặp sự cố bất ngờ,…

Giảm chi phí, tăng năng suất

Phần mềm quản lý công việc giúp tối ưu quy trình giao nhận việc, kiểm soát khối lượng công việc được giao, tránh tình trạng người làm quá nhiều hoặc người làm quá ít. Nhờ đó nhân viên phối hợp ăn ý hơn và tăng năng suất công việc. 

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể quản lý công việc của các cá nhân qua báo cáo của họ trên phần mềm. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí quản lý nhân sự.

Đừng bỏ lỡ

• Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Có Lợi Ích Gì?

Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại có tính năng gì?

Để giúp việc quản lý công việc trở nên đơn giản và hiệu quả hơn, phần mềm được trang bị nhiều tính năng hiện đại như:

• Lập kế hoạch công việc: Phần mềm giúp nhân viên và quản lý có thể tạo được kế hoạch cho công việc của mình, đảm bảo thực hiện theo đúng yêu cầu, không bị chậm deadline.
• Theo dõi tiến độ công việc: Tính năng này giúp quản lý có thể biết được nhân viên đang thực hiện nhiệm vụ nào, dự án hoàn thành đến đâu, kết quả cuối cùng ra sao. Ngoài ra, bạn cũng biết được nhân viên nào đang chậm deadline để kịp thời hoàn chỉnh.
• Tích hợp toàn diện: Phần mềm có thể liên kết với các ứng dụng như Slack, lịch,… để giúp người dùng có thể thực hiện công việc khoa học.
• Phân bổ nguồn lực: Phần mềm hỗ trợ phân chia nhân lực cho từng dự án theo năng lực, nhờ đó đảm bảo việc giao đúng người để hoàn thành tốt nhất.
• Báo cáo, đo lường: Sau khi kết thúc dự án hay công việc, phần mềm sẽ tự động báo cáo trên biểu đồ trực quan để nhà quản lý theo dõi, giống như bạn đang dùng phần mềm quản lý dự án.
• Thường xuyên cập nhật tính năng: Các tính năng của phần mềm quản lý công việc trên điện thoại sẽ thường xuyên được cập nhật, sửa lỗi để giúp việc sử dụng ứng dụng “mượt mà” nhất.

Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại có hạn chế gì không?

Mặc dù có rất nhiều tính năng và lợi ích, song phần mềm quản lý công việc bằng smartphone vẫn còn tồn tại một số nhược điểm như sau:

• Giải pháp này chỉ dùng được trên điện thoại thông minh, nếu máy hỏng hoặc bạn quên không mang điện thoại thì sẽ không thể dùng.
• Một số thông báo từ phần mềm có thể gây ảnh hưởng đến công việc, đặc biệt là công việc yêu cầu khả năng tập trung cao.
• Cần phải có một khoản phí duy trì hàng tháng để đảm bảo bạn có thể dùng hết tính năng của phần mềm.
• Đôi khi có một số lỗi hoặc thao tác gây ảnh hưởng đến công việc chung cho nhóm.

Có nên dùng phần mềm quản lý công việc bản miễn phí?

Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại miễn phí hiện có nhiều trên thị trường để hỗ trợ những cá nhân, tổ chức chưa có nhiều ngân sách. Giải pháp này có thể giúp tiết kiệm chi phí, giúp bạn dễ dàng sử dụng. Ngoài ra, phần mềm cũng giúp doanh nghiệp, cá nhân trở nên chuyên nghiệp hơn, quản lý công việc khoa học hơn. 

Tuy nhiên, giải pháp miễn phí cũng có một số nhược điểm như:

• Phần mềm chỉ cho phép 2 – 3 người dùng truy cập cùng lúc, khả năng lưu trữ dữ liệu khá ít.
• Phần mềm chỉ được dùng miễn phí trong một thời gian ngắn gây gián đoạn quản lý, theo dõi công việc.
• Vì là bản miễn phí nên có nhiều quảng cáo xuất hiện gây khó chịu cho người sử dụng.
• Ngoài ra, khả năng bảo vệ dữ liệu của phần mềm kém, khiến thông tin về công việc, dự án có thể bị lộ.

Vì những lý do này nên nhiều người khuyên rằng không nên dùng phần mềm quản lý miễn phí mà hãy bỏ thêm một khoản phí nhỏ để nâng cấp phần mềm, giúp việc quản lý trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

Trên đây là toàn bộ thông tin về phần mềm quản lý công việc trên điện thoại đang rất hot hiện nay. Có thể nói đây là giải pháp hỗ trợ tối đa nhà quản trị trong việc theo dõi dự án, công việc và cả nhân viên. Người dùng chắc chắn sẽ thấy công việc được thực hiện tốt hơn nhưng vẫn tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như nguồn nhân lực.

Thông tin hữu ích

• Phần Mềm Quản Lý Thời Gian Và Những Lợi Ích Tuyệt Vời