Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ là công cụ tuyệt vời giúp cải thiện hoạt động sản xuất kinh doanh, gia tăng lợi nhuận cho đơn vị và giúp việc quản lý đơn giản, dễ dàng hơn. Vậy bạn biết gì về giải pháp này? Nó có đặc điểm tính năng gì? Hãy cùng Weuphealth tìm hiểu ngay sau đây.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ là gì?

Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ là giải pháp được thiết kế giúp quản trị tốt hệ thống hoạt động của mỗi công ty. Thông qua phần mềm, công việc của mỗi phòng ban có sự hợp lý, khoa học, đơn giản và hiệu quả.

Một phần mềm quản trị doanh nghiệp khi được đưa vào sử dụng cần đáp ứng được những yêu cầu và tiêu chí như sau:

• Thiết kế theo từng nghiệp vụ của công ty, đủ phân hệ và module giúp quản trị dễ dàng.
• Tất cả phân hệ có chức năng độc lập nhưng cũng cần có sự liên kết với nhau.
• Có khả năng phân tích chi tiết, cụ thể, xác định được những mục tiêu kinh doanh.
• Dữ liệu được sử dụng chính xác, bảo mật, ứng dụng những công nghệ mới nhất để xây dựng data dễ dàng.
• Phần mềm có thể dễ dàng liên kết với các phòng ban, tổ chức, giúp hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ mang đến những lợi ích gì?

Các doanh nghiệp nhỏ thường nghĩ rằng không cần phải dùng phần mềm quản lý bởi lãnh đạo nghĩ rằng họ có thể tự làm mọi việc. Tuy nhiên thực tế cho thấy công việc quản lý không hề đơn giản, có rất nhiều vấn đề. Nếu không dùng phần mềm, việc quản lý sẽ kém hiệu quả và gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.

Trong khi đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ có một thể giúp cải thiện kết quả sản xuất, mang đến nhiều lợi ích như:

Đảm bảo được quy trình quản lý chặt chẽ

Dù là doanh nghiệp nhỏ hay lớn thì công việc quản lý cũng rất phức tạp, có nhiều vấn đề gặp phải. Lãnh đạo phải quan tâm đến nhân sự, bán hàng, tài chính,… quản lý công việc của nhiều phòng ban. Nếu không đủ năng lực, mọi thứ có thể gặp thất bại. Nhưng nếu chọn được phần mềm phù hợp thì bạn sẽ thấy việc quản lý đơn giản hơn, thông tin được đồng bộ hóa.

Xem thêm

• Phần Mềm CRM Miễn Phí Là Gì? Ưu Nhược Điểm Và Lợi Ích Mang Lại

Ứng dụng phần mềm ERP, CRM vào quản trị doanh nghiệp sẽ khắc phục được nhiều sai sót, ngăn chặn những rủi ro kịp thời. Qua đó, bạn giảm thiểu được thời gian, nhân lực để xử lý sai lầm, giúp hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ hơn, nhanh chóng đạt được doanh thu và lợi nhuận.

Bên cạnh đó, phần mềm cũng giúp toàn bộ thông tin của doanh nghiệp được cập nhật chính xác, mọi bộ phận có thể xử lý công việc dễ dàng, nâng cao hiệu quả kinh và đạt được những kết quả kinh doanh như mong muốn.

Nâng cao khả năng bảo mật

Quản lý doanh nghiệp có rất nhiều thông tin cần lưu trữ, nhiều công việc cần thực hiện. Bởi vậy, một báo cáo có thể cần nhiều bộ phận, nhiều nhân viên viên xử lý mới có thể hoàn thành. Điều này khiến thông tin dễ bị lộ, gây ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.

Việc thông tin bị lộ khiến cho doanh nghiệp bị ảnh hưởng nhiều, đặc biệt là từ những đối thủ cạnh tranh. Bởi vậy, khi lên chiến lược kinh doanh, dù hoạt động ở lĩnh vực nào thì khả năng bảo mật cũng cần được ưu tiên hàng đầu. Có như vậy, việc kinh doanh mới diễn ra thuận lợi, đạt hiệu quả cao.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ khi được đưa vào sử dụng sẽ giúp quản lý tốt dữ liệu, lưu trữ thông tin an toàn, giúp việc thực hiện công việc hiệu quả mà thông tin vẫn được bảo mật. Lúc này, việc đảm bảo hoạt động kinh doanh, định hướng phát triển của tổ chức cũng như toàn bộ dữ liệu quan trọng sẽ được bảo mật.

Mang đến sự chuyên môn hóa

Phần mềm quản lý doanh nghiệp có nhiều tính năng hữu ích giúp vận hành công ty chỉ thông qua một hệ thống duy nhất. Qua đó, toàn bộ quy trình liền mạch, ổn định, không bị gián đoạn, giúp nâng cao chuyên môn hóa cho từng bộ phận, đáp ứng mọi nhu cầu của công ty, khách hàng.

Bạn không cần dùng đến phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự,… nhưng mọi công việc vẫn diễn ra thuận lợi, suôn sẻ. Tình trạng xung đột giữa các phòng ban sẽ không còn, không ảnh hưởng đến công việc giữa các bên. Nhờ đó, nó cũng giúp tăng sự chuyên nghiệp cho công ty, tổ chức.

Nâng cao hài lòng, tăng trải nghiệm tốt từ khách hàng

Khi cung cấp sản phẩm, dịch vụ thì việc được khách hàng tin tưởng, đánh giá cao là rất cần thiết. Nó khẳng định được sự uy tín của doanh nghiệp trên thị trường, tăng cơ hội mở rộng thị trường và gia tăng lợi nhuận.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp nhỏ giúp lưu trữ thông tin khách hàng, đưa ra những chỉ số phân tích về thói quen, hành vi khách hàng, giúp bạn lên được kế hoạch kinh doanh trong tương lai, đáp ứng được nhu cầu, mong muốn của họ.

Loại bỏ dữ liệu dư thừa

Dữ liệu của một công ty nếu không được quản lý tập trung sẽ dẫn đến việc dư thừa, khó khăn khi tìm kiếm và sử dụng. Điều này có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp, giảm thiểu hiệu quả của công việc quản lý, ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp.

Điều quan trọng nhất là quản lý dữ liệu tập trung, trong một thể thống nhất, tránh tình trạng dư thừa, không cần thiết. Phần mềm quản lý có thể làm tốt tất cả những điều này và là giải pháp vô cùng hợp lý. Sản phẩm còn giúp tìm kiếm thông tin theo nhu cầu, theo đòi hỏi thực tế và hỗ trợ tối đa trong việc bảo toàn dữ liệu.

Tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ

Phần mềm quản lý doanh nghiệp có nhiều tính năng, hỗ trợ tối đa công tác quản lý, đảm bảo tối đa năng suất làm việc cho nhân viên.

Quản lý công việc, dự án

Không cần đến phần mềm quản lý dự án, phần mềm quản trị doanh nghiệp giúp lãnh đạo dễ dàng lập kế hoạch công việc chỉ với vài thao tác. Lãnh đạo biết được ai đang thực hiện công việc gì, ai đang làm tốt, nắm bắt được deadline và có kế hoạch phù hợp.

Bên cạnh đó, phần mềm cho phép quản lý nhiều dự án, công việc cùng lúc, quản lý dễ dàng theo dõi, nắm bắt, không cần tổ chức cuộc họp thường xuyên.

Quản lý nhân sự

• Tương tự phần mềm quản lý nhân sự, giải pháp quản lý doanh nghiệp nhỏ:
• Chấm công online, theo dõi được tình hình làm việc của nhân sự trong công ty.
• Quản lý toàn bộ hồ sơ của nhân viên, tối ưu thời gian tìm kiếm thông tin, giảm thiểu sai sót, mất mát hồ sơ.
• Quản lý tuyển dụng, giảm thời gian tuyển dụng, nâng cao chất lượng ứng viên.
• Hỗ trợ thiết lập KPI cho phòng ban và nhân viên, theo dõi được tiến độ thực hiện công việc của mỗi nhân sự.

Quản lý nội bộ doanh nghiệp

Mọi công việc nội bộ của doanh nghiệp như đề xuất duyệt đơn, ban hành thông báo, quản lý văn bản, thu chi,… sẽ được phần mềm hỗ trợ thực hiện. Qua đó, giảm được nhiều thời gian, quy trình làm việc cũng như nhân sự. Chưa kể toàn bộ thông tin này sẽ được lưu trữ để toàn bộ  những người liên quan có thể theo dõi.

Đừng bỏ lỡ

• Phần Mềm Quản Lý Chung Cư – Giải Pháp An Toàn, Tiện Lợi

Cải thiện dịch vụ bán hàng

Đa số phần mềm quản lý doanh nghiệp đều tích hợp phần mềm CRM giúp quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả. Doanh nghiệp sẽ tối ưu 100% thời gian thu thập cơ hội khách hàng thông qua email, SMS,… Phần mềm cũng hỗ trợ điều phối cho nhân viên phụ trách bằng cách chia đều số lượng khách hàng đến từng nhân viên kinh doanh.

Hệ thống báo cáo đầy đủ

Báo cáo là việc làm quan trọng của mỗi doanh nghiệp, giúp tổng kết tình hình kinh doanh theo từng thời điểm. Phần mềm giúp bạn tạo báo cáo nhanh chóng, chia thành từng bảng biểu dễ hiểu và có thể xuất theo từng định dạng file mà bạn mong muốn.

Có những phần mềm quản lý doanh nghiệp nào hiện nay?

Hiện nay trên thị trường có 3 phần mềm quản trị doanh nghiệp đó là phần mềm trong nước, phần mềm nước ngoài và phần mềm viết theo yêu cầu.

• Phần mềm trong nước: Đây là giải pháp được những công ty phần mềm tại Việt Nam nghiên cứu và sản xuất. Vì là do người Việt tạo ra nên có giao diện dễ nhìn, thân thiện, tính năng phù hợp với các doanh nghiệp ở nước ta. Một số công ty trong nước cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ bao gồm: Weup, Misa, Fastdo, Bravo, Ecount,…
• Phần mềm nước ngoài: Các phần mềm từ nước ngoài có mặt trên thị trường từ lâu và được các công ty trung gian ở Việt Nam phân phối. Những giải pháp này ứng dụng công nghệ cao, hiện đại và được áp dụng thành công ở nhiều công ty trên toàn thế giới. Tuy nhiên có nhược điểm là chi phí khá cao, hơi khó sử dụng nếu không có kiến thức về ngoại ngữ, công nghệ.
• Phần mềm viết theo yêu cầu: Giống như cái tên, phần mềm này sẽ được nghiên cứu và viết theo đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Nói cách khác, công ty phần mềm sẽ khảo sát, lắng nghe mong muốn của doanh nghiệp và viết ra phần mềm theo đúng nhu cầu đưa ra. Qua đó, nó giúp bạn tối ưu quy trình quản lý, dễ dàng sử dụng.

Thông tin hữu ích

• Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Order Và Những Lợi Ích Cho Người Dùng

Phần mềm quản trị doanh nghiệp nhỏ có đắt không?

Hiện nay, trên thị trường có 2 giải pháp là phần mềm miễn phí và phần mềm có trả phí. Phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí sẽ giúp công ty tiết kiệm được một khoản chi phí, phù hợp với những doanh nghiệp có ngân sách ít. Tuy nhiên, nó sẽ bị giới hạn nhiều tính năng và gặp lỗi trong quá trình sử dụng.

Trong khi đó, phần mềm có trả phí sẽ hỗ trợ bạn tối đa trong công tác quản lý doanh nghiệp. Theo khảo sát, hiện nay, chi phí để sử dụng phần mềm cũng không quá cao. Tùy theo nhu cầu bạn dùng trong thời gian bao lâu và gói sản phẩm mà bạn sử dụng thì chi phí cũng sẽ khác nhau.

Bạn có thể sẽ phải trả từ 1.000.000 – 3.000.000 cho một tháng sử dụng. Chi phí này sẽ tăng hoặc giảm tùy theo công ty cung cấp, các tính năng của sản phẩm cũng như khả năng đàm phán của bạn với nhà cung cấp.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ thực sự là công cụ tuyệt vời giúp việc quản lý đơn giản và hiệu quả hơn. Nếu đang gặp khó khăn và đau đầu không biết làm sao để cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh thì bạn có thể tham khảo giải pháp này.