Quản lý đơn hàng online được xem là một trong những công việc quan trọng đối với các shop kinh doanh online. Khi có quá nhiều đơn hàng đổ về từ các kênh thương mại điện tử, việc quản lý thủ công không đảm bảo sự chính xác và tính hiệu quả. Khi đó, chủ shop cần đến sự hỗ trợ của công cụ thông minh. Trong bài viết này, bạn đọc hãy cùng tìm hiểu chi tiết về lợi ích, tính năng và tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng.

Phần mềm quản lý đơn hàng là gì?

Phần mềm quản lý đơn hàng là công cụ được phát triển nhằm giải quyết mọi vấn đề liên quan đến đơn hàng. Chúng có khả năng tự động tiếp nhận đơn hàng mới, ghi nhận thao tác và cập nhật dữ liệu. Đồng thời bạn cũng dễ dàng tính toán ngân sách thu chi, lập báo cáo doanh số cần thiết.

Đối với hoạt động lên đơn và bán hàng, nếu thực hiện thủ công nhập liệu, tính toán hàng tồn hay tính hóa đơn sẽ mất rất nhiều thời gian và gặp nhiều sai sót, nhầm lẫn, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Ưu điểm của loại phần mềm quản lý này đó là bạn không phải quản lý các thao tác một cách thủ công, mọi giai đoạn từ chốt đơn, theo dõi đơn hay tổng hợp dữ liệu đều được tự động hóa. Nhờ đó công việc đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng. Đồng thời, phần mềm cũng giúp quản lý sản phẩm, quản lý kho, quản lý nhân viên hay tính doanh thu một cách đơn giản.

Lợi ích của phần mềm quản lý đơn hàng

Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng giúp doanh nghiệp loại bỏ được những khó khăn trong quá trình kinh doanh và nâng cao hiệu quả bán hàng, cụ thể:

Hỗ trợ kiểm soát và xử lý đơn hàng nhanh chóng

Nhờ phần mềm thông minh, doanh nghiệp có thể kết nối không giới hạn với các fanpage bán hàng, từ đó dễ dàng quản lý comment, inbox của khách hàng. Đồng thời, phần mềm cũng có khả năng đồng bộ đơn hàng một cách nhanh chóng, bất kể đơn hàng trên Shopee, Tiki, Lazada hay Facebook, chỉ cần có khách đặt mua, đơn hàng sẽ tự động được đồng bộ trên hệ thống.

Ngoài ra, trạng thái đơn hàng, vận chuyển, thông tin khách hàng, giá từng sản phẩm hay doanh thu đơn hàng đều được quản lý tập trung tại chỗ, nhờ đó, chủ cửa hàng dễ dàng hơn trong việc kiểm soát hay xuất hàng.

Giảm tỷ lệ sai sót

Việc quản lý đơn hàng online trên tất cả sàn thương mại điện tử hay mạng xã hội sẽ được thực hiện trên một nền tảng duy nhất với phần mềm thông minh. Lúc này, người quản lý có theo dõi được trạng thái vận chuyển của từng đơn hàng. Nhờ đó, khi có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, chủ cửa hàng đều có thể nhanh chóng sửa chữa, khắc phục, giảm đáng kể tổn thất khi kinh doanh.

Tham khảo: Phần Mềm Quản Lý Dự Án Có Lợi Ích, Tính Năng Gì?

Quản lý tồn kho hiệu quả

Hàng tồn kho là vấn đề doanh nghiệp quan tâm rất nhiều khi kinh doanh vì nó ảnh hưởng nhiều đến doanh thu bán hàng. Nếu như quản lý thủ công làm mất thời gian, có sai sót, nhầm lẫn thì khi ứng dụng phần mềm quản lý đơn hàng vào việc bán hàng online, chủ cửa hàng sẽ tránh được những lo lắng về vấn đề này.

Khi có bất kỳ đơn hàng nào, lượng hàng tồn kho đều được cập nhật trên phần mềm, đồng thời, tự động đồng bộ trên từng kênh để người dùng dễ dàng quản lý và có kế hoạch xử lý nếu hàng trong kho sắp hết.

Chăm sóc khách hàng tốt hơn

Với phần mềm quản lý đơn hàng thông minh, chủ doanh nghiệp không cần lo lắng về vấn đề chốt đơn chậm hay không có thời gian trả lời tin nhắn, giải đáp thắc mắc của khách hàng vì mọi thao tác đều được tiến hành tự động. Đồng thời, phần mềm còn giúp bạn quản lý danh sách khách hàng, tích điểm hoặc áp dụng chương trình khuyến mãi cho khách hàng thân thiết. Nhờ đó, dễ dàng tạo lập mối quan hệ tốt nhất với người mua, tăng tỷ lệ khách mua hàng những lần sau.

Quản lý nhân viên dễ dàng

Giống như lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự, khi sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng theo dõi toàn bộ hoạt động của đội ngũ nhân viên, biết được ai là người thực hiện nhiệm vụ, hiệu quả ra sao. Đặc biệt, có sự kiểm soát chặt chẽ, nhân viên sẽ không thể gian lận. Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, chủ cửa hàng có thể tìm lại lịch sử chỉnh sửa, cập nhật để biết được người chịu trách nhiệm cho vấn đề này.

Tính năng của phần mềm

Phần mềm quản lý đơn hàng được trang bị nhiều tính năng thông minh, bao gồm:

Tạo lập đơn mua hàng

Phần mềm quản lý đơn hàng hỗ trợ người dùng tạo lập đơn mua hàng nhanh chóng. Bên cạnh đó, để lưu trữ chúng một cách hiệu quả, bạn có thể tạo danh sách đơn mua hàng và gom theo từng nhóm.

Một đơn hàng sẽ bao gồm các thông tin như: Mã đơn hàng, tên đơn, nhà cung cấp, mã sản phẩm, số lượng mua, đơn giá,…. Người dùng cần cập nhật đầy đủ các thông tin bắt buộc để có thể tạo lập đơn hàng tự động.

Ngoài ra, phần mềm thông minh còn cho phép bạn tải đơn mua hàng lên từ máy tính cá nhân theo định dạng excel. Nhờ đó bạn có thể tiết kiệm được đáng kể thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo hiệu quả của việc quản lý đơn.

Tìm hiểu thêm: Phần Mềm Quản Lý Sản Xuất: Lợi Ích Quan Trọng Đối Với Doanh Nghiệp

Quản lý và sắp xếp đơn mua hàng

Nhờ tính năng quản lý đơn hàng trực tiếp, tìm kiếm và sắp xếp danh sách hóa đơn giúp chủ cửa hàng dễ dàng quản lý đơn hàng. Khi đó, người dùng hoàn toàn có thể tìm kiếm đơn hàng, sắp xếp và quản lý đơn theo nhiều tiêu chí như mã hóa đơn, khách hàng, thời gian, trạng thái cụ thể.

Điều này góp phần tiết kiệm đáng kể thời gian khi chủ cửa hàng muốn theo dõi thông tin của một đơn hàng nào đó, đồng thời họ có thể dễ dàng kiểm soát đơn hàng để đảm bảo sự chính xác, không có sự nhầm lẫn hay sai sót.

In hóa đơn và phiếu vận chuyển

Tính năng này cho phép người dùng in hóa đơn bán hàng online hay phiếu vận chuyển ngay sau khi tạo đơn hàng trên hệ thống. Bạn hoàn toàn có thể in nhiều hóa đơn cùng lúc với chất lượng cao, đảm bảo sự sắc nét.

Ngoài ra, một số phần mềm còn thiết kế sẵn mẫu hóa đơn để người dùng lựa chọn, tùy chỉnh những trường thông tin theo sở thích của mình.

Quản lý tồn kho

Khi sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng, nếu có bất kỳ đơn hàng nào phát sinh từ các kênh thương mại điện tử, Facebook, lượng hàng tồn kho sẽ tự động được đồng bộ trên hệ thống. Như vậy, dù bạn bán hàng ở kênh nào, số lượng hàng tồn cũng được theo dõi chi tiết và chính xác theo thời gian thực.

Bên cạnh việc theo dõi hàng tồn kho, một số phần mềm cũng cung cấp cho người bán danh sách những mặt hàng bán chạy, mang đến doanh thu cao hoặc các sản phẩm tồn kho dưới định mức. Từ đó, chủ cửa hàng có thể dễ dàng đưa ra quyết định nhập hàng mới với số lượng bao nhiêu và đẩy hàng tồn như thế nào.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Hóa Đơn Đầu Vào: Lợi Ích, Tính Năng Nổi Bật

Theo dõi doanh thu

Một trong những tính năng ưu việt nhất của phần mềm quản lý đơn hàng đó là theo dõi doanh thu, tương tự phần mềm quản lý bán hàng thông minh. Bạn không chỉ dễ dàng xem được tổng số đơn hàng và doanh thu theo ngày mà còn có thể so sánh doanh thu theo các kênh khác nhau để nắm rõ tình hình hoạt động của các kênh và biết kênh bán hàng nào đang hoạt động tốt.

Trên mỗi kênh bán hàng sẽ có nhiều gian hàng khác nhau, khi đó phần mềm thông minh sẽ hỗ trợ quản lý tập trung tất cả gian hàng tại nhiều kênh. Nhờ vậy, chủ cửa hàng có thể xem được báo cáo so sánh hiệu quả kinh doanh giữa các gian hàng để đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.

Lưu trữ lịch sử làm việc

Giống như phần mềm quản lý công việc, phần mềm quản lý đơn hàng có tính năng ghi lại lịch sử và hoạt động làm việc với các đơn hàng, bao gồm các cuộc gọi, cuộc gặp hay nhiệm vụ. Điều này giúp lưu trữ được toàn bộ dữ liệu trong quá khứ, hiện tại để thuận lợi cho công việc sau này.

Đồng thời, hệ thống cũng có thể lưu lại nhật ký thay đổi thông tin đơn hàng như: Ai là người cập nhật, sửa đổi nội dung gì, thời gian thực hiện,…. Nhờ đó người chủ có thể nắm rõ mọi hoạt động của nhân viên và nhanh chóng truy cứu trách nhiệm nếu xảy ra tình trạng mất cắp, gian lận, thất thoát,….

Xuất và gửi kèm email

Từ hệ thống phần mềm thông minh, nếu như người dùng muốn lưu trữ thông tin đơn mua hàng về máy dùng để gửi file đính kèm, in ấn hay xem offline,… bạn đều có thể chọn xuất file một cách dễ dàng.

Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi mail trực tiếp ngay cho bất kỳ đối tượng nào thông qua tính năng gửi email kèm đơn mua hàng. Tính năng này giúp bạn tiết kiệm được đáng kể thời gian, đồng thời tăng tính chuyên nghiệp và tiện dụng.

Có thể bạn quan tâm: Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp: Lợi Ích, Tiêu Chí Lựa Chọn

Trực tiếp kết nối với các đơn vị vận chuyển

Phần mềm quản lý đơn hàng cho phép người dùng ghi nhận thông tin của đối tác giao hàng trên hệ thống, đồng thời tự động kết nối với những đối tác này. Khi đó, toàn bộ thông tin về đối tác được ghi lại một cách chi tiết và cụ thể trên hệ thống. Lúc này, nếu có bất cứ đơn hàng nào, chủ cửa hàng có thể nhanh chóng kết nối với đối tác vận chuyển.

Nhờ đó, người chủ dễ dàng hơn trong việc quản lý đơn hàng đang giao cũng như khoản tiền cần trả cho các đối tác. Đặc biệt, các công cụ thông minh này được phát triển trên nhiều nền tảng, bao gồm app quản lý đơn hàng trên điện thoại di động, do đó người dùng sẽ dễ dàng theo dõi thông tin đơn hàng và kết nối với đơn vị vận chuyển mọi lúc mọi nơi.

Tự động thống kê phí giao hàng

Đối với mỗi đơn hàng, phần mềm quản lý đơn còn cho phép tự động thống kê phí giao hàng hay COD, không cần nhân viên phải tính toán thủ công. Nhờ đó, quy trình giao hàng được tối giản hóa, đồng thời, chủ cửa hàng cũng nhanh chóng thu hồi tiền, tránh hiện tượng thất thoát hay gian lận làm ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng. Ngoài ra, tính năng này còn hỗ trợ nhân viên giao hàng thực hiện công việc của mình nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả.

Những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng chất lượng

Để có thể lựa chọn được phần mềm quản lý đơn hàng chất lượng, mang đến hiệu quả cao, giúp doanh nghiệp tránh khỏi những khó khăn khi quản lý thủ công, người chủ nên dựa vào những tiêu chí sau trước khi đưa ra quyết định:

Uy tín thương hiệu

Uy tín thương hiệu và nhà cung cấp là tiêu chí đầu tiên bạn cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng. Uy tín không chỉ là thước đo quan trọng nói lên được độ khả thi và chất lượng của phần mềm mà còn có thể giúp người dùng tin tưởng và an tâm sử dụng.

Để có thể đánh giá được sự uy tín của thương hiệu, chủ cửa hàng nên tham khảo website của nhà cung cấp, tìm hiểu và xem xét kỹ thông tin về tính năng quản trị đơn hàng có phù hợp với nhu cầu của mình hay không. Ngoài ra, bạn cũng có thể theo dõi review, đánh giá của khách hàng trước đó về phần mềm để có cái nhìn khách quan, toàn diện nhất.

Sự phù hợp của các tính năng

Mỗi cửa hàng sẽ có những quy trình quản lý, kinh doanh hoặc bán hàng online khác nhau. Tùy từng sản phẩm, quy trình kinh doanh khác nhau cũng ảnh hưởng đến hiệu quả bán hàng. Vì thế một phần mềm tốt, chất lượng cần đáp ứng sự phù hợp với toàn bộ quy trình làm việc, kinh doanh hay kiểm soát đơn hàng. Chỉ khi thực sự phù hợp, doanh nghiệp mới có thể thoát ra khỏi những khó khăn ban đầu và tăng hiệu quả hoạt động bán hàng. Do đó, sự phù hợp của các tính năng là tiêu chí quan trọng bạn không nên bỏ qua khi lựa chọn phần mềm.

Chính sách hỗ trợ

Trước khi đưa ra quyết định hợp tác với nhà cung cấp nào đó, bạn cần nắm rõ các chính sách liên quan đến bảo mật, tư vấn, triển khai và sự hỗ trợ của họ.

Trong đó, chính sách bảo mật thông tin, dữ liệu khách hàng nhất định phải có. Điều này đảm bảo mọi thông tin quan trọng liên quan đến khách hàng, doanh thu, lợi nhuận, kế hoạch kinh doanh của cửa hàng không thể để lộ ra bên ngoài, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Cùng với đó, chính sách hỗ trợ, triển khai phần mềm cũng cần được lưu ý. Các doanh nghiệp khi mới sử dụng phần mềm thường khó để là quen, thành thạo tính năng, dẫn đến sử dụng sai hoặc bỏ qua những tính năng cần thiết. Lúc này, nhà cung cấp cần hỗ trợ chi tiết, liên tục và nhanh chóng giải đáp được những thắc mắc, khó khăn của cửa hàng trong quá trình sử dụng để tận dụng tối đa tính năng từ phần mềm.

Đặc biệt, chính sách hỗ trợ sau khi triển khai phần mềm vô cùng quan trọng vì quá trình sử dụng có thể gặp một số lỗi, hỏng, cần nhà cung cấp hỗ trợ khắc phục sự cố nhanh chóng, đảm bảo mọi hoạt động của quá trình bán hàng diễn ra thuận lợi.

Khả năng tùy chỉnh, mở rộng

Phần mềm quản lý đơn hàng hiện nay không chỉ cần đảm bảo đầy đủ những tính năng cần thiết mà còn hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp, đặc biệt trong việc mở rộng, tùy biến, chỉnh sửa và thay đổi những cài đặt khác. Lý do là bởi đa số các doanh nghiệp hoạt động trong thời đại xu hướng thị trường, nhu cầu khách hàng thay đổi liên tục và công nghệ phát triển sẽ cần thay đổi để đáp ứng khách hàng và cạnh tranh với đối thủ. Khi đó, họ cần nhiều tính năng hơn của phần mềm để phục vụ cho việc tăng trưởng kinh doanh. Bởi vậy, chủ cửa hàng cần chú trọng đến khả năng mở rộng và tùy chỉnh linh hoạt để chọn được cho mình phần mềm phù hợp nhất.

Bài viết trên đây đã giới thiệu chi tiết đến bạn đọc tính năng, lợi ích và những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng thông minh. Đã có không ít doanh nghiệp ứng dụng và gặt hái được thành công với công cụ này, vì vậy bạn có thể tham khảo, sử dụng phần mềm để tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình.