Phần mềm quản lý dự án là giải pháp có thể giúp các nhà lãnh đạo tiết kiệm được thời gian, công sức quản lý, nâng cao chất lượng của các dự án đang đảm nhiệm. Có thể nói, bằng việc ứng dụng công nghệ trong quản lý, mọi khó khăn, thách thức còn tồn tại ở phương pháp thủ công đã được giải quyết dễ dàng.

Khó khăn, sai lầm thường gặp khi quản lý dự án

Quản lý dự án tưởng là đơn giản nhưng nó cũng có rất nhiều vấn đề cần quan tâm. Nếu không chú ý, bạn sẽ gây ra những sai sót ảnh hưởng đến tiến độ của công việc. Dưới đây là một số sai lầm nhà lãnh đạo thường mắc phải khi triển khai dự án.

• Không quản lý được thành viên nhóm

Nguồn lực để thực hiện một dự án là rất quan trọng. Việc phân chia công việc cho họ theo đúng năng lực là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của dự án. Tuy nhiên, nhà lãnh đạo thường không biết làm thế nào để có đến kết quả tốt nhất từ những người đang làm việc cho mình. Họ không thể kết nối, không đưa ra được những nhiệm vụ phù hợp với từng thành viên. Điều này khiến nhân viên trong dự án chán nản, kết quả công việc cũng không đảm bảo.

• Nhà quản lý chưa đủ năng lực đảm nhận dự án

Việc nhận một dự án và điều hành nó không phải đơn giản. Nó còn khó hơn nếu nhà quản lý chưa có kinh nghiệm trong việc điều hành. Với những dự án có tầm quan trọng cao, quy mô hơn 10 nhân sự thì việc giao cho người chưa có kinh nghiệm sẽ rất dễ gặp phải rủi ro, không đáp ứng được kỳ vọng.

• Không quản lý được công việc

Phạm vi công việc luôn thay đổi theo thời gian, đòi hỏi nhà quản lý cần hiểu được công việc và giải quyết được những thay đổi liên quan. Đồng thời, nhà lãnh đạo cũng cần biết được những quyết định của mình sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc, ngân sách dự án như thế nào. Tuy nhiên, để làm được điều này không phải dễ, rất nhiều nhà quản lý gặp khó khăn khi không nắm được phạm vi công việc, không xử lý được công việc khi có vấn đề.

• Không có kỹ năng lập tiến độ công việc

Tiến độ dự án giúp chúng ta nắm bắt công việc, thực hiện theo quy trình. Đây cũng chính là thước đo quan trọng quyết định thành công của dự án. Nhà quản lý thường không biết các bên liên quan đến dự án cần gì, không biết được những gì đang diễn ra và không hiểu được tổng thể của dự án nếu không chú ý.

Xem thêm

• Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Với Những Lợi Ích Và Tính Năng Nổi Bật

• Bỏ qua xung đột, hiểu lầm

Những xung đột, hiểu lầm giữa các thành viên trong nhóm là điều bình thường. Chúng ta dễ dàng mắc sai lầm và đôi khi rơi vào xung đột để bảo vệ lợi ích cá nhân. Có một số người quản lý không quan tâm nhiều đến vấn đề này, khiến những vấn đề ngày càng trở nên nghiêm trọng hơn và khó giải quyết hơn.

• Không quản lý rủi ro

Các dự án thường phải gặp rủi ro trong quá trình thực hiện. Một quản lý giỏi cần có phương án xác định, thực hiện chiến lược giảm thiểu rủi ro để đảm bảo kết quả cuối cùng là tốt nhất. Nhưng một số người thường bỏ qua điều này, bỏ qua những rủi ro có thể là yếu tố khiến kế hoạch thất bại. 

6 lợi ích khi dùng phần mềm quản lý dự án

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, việc ứng dụng phần mềm quản lý dự án là rất cần thiết đối với doanh nghiệp. Giải pháp này giúp giảm được nhiều chi phí, tiết kiệm nguồn lực và nâng cao hiệu suất, hiệu quả công việc.

Quản lý nhiều dự án khác nhau

Với phần mềm quản lý dự án, bạn có thể theo dõi, giám sát tổng thể quá trình thực hiện dự án: Lên kế hoạch, phân hạng mục, chia công việc, báo cáo,… Bên cạnh đó, bạn cũng có thể quản lý được toàn bộ bộ phận, hạng mục công việc của nhiều dự án khác nhau chỉ trong một màn hình duy nhất.

Giám sát dễ dàng tiến độ công việc

Với phần mềm, bạn dễ dàng cập nhật tiến độ dự án hoặc phần mềm sẽ hỗ trợ tính toán tiến độ dự án theo điểm hoàn thành, thời gian thực hiện. Qua đó bạn sẽ có những kế hoạch cụ thể để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng mục tiêu.

Ngoài ra, phần mềm quản lý dự án cũng cho phép bạn theo dõi dự án theo những mức cảnh báo khác nhau, có cái nhìn tổng quan nhất để đưa ra chiến lược giúp dự án hoàn thành theo đúng tiến độ.

Đừng bỏ lỡ

• Phần Mềm Quản Lý Sản Xuất: Lợi Ích Quan Trọng Đối Với Doanh Nghiệp

Cải thiện khả năng làm việc nhóm

Đây là tính năng hữu ích nhất của phần mềm quản lý dự án. Sự cộng tác, trao đổi là yếu tố quan trọng khi làm việc nhóm của một dự án. Qua phần mềm, các thành viên sẽ dễ dàng trao đổi, tương tác, chia sẻ thông tin. Đặc biệt, nhân viên cũng dễ dàng tag đồng nghiệp để giải quyết những công việc phát sinh.

Phân bổ nguồn lực hợp lý

Thông qua bảng phân bổ nguồn lực, nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng thể về nhân sự của dự án. Qua đó, bạn biết được ai đang trống việc, ai đang quá tải và công việc của mỗi người là gì. Từ đây, bạn sẽ dễ dàng điều phối công việc, nhân sự hợp lý.

Tăng năng suất làm việc

Nhờ phần mềm quản lý dự án, doanh nghiệp sẽ cải thiện tối đa hiệu suất công việc. Với việc lập kế hoạch, giao việc nhanh chóng, thực hiện theo quy trình, đúng deadline, phân bổ nguồn lực hợp lý mà tổng thể công việc, dự án được cải thiện. Đặc biệt, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, ngân sách khi triển khai dự án.

Nâng cao khả năng cạnh tranh

Mỗi doanh nghiệp, công ty muốn tồn tại cần có sự cạnh tranh với đối thủ. Việc dùng phần mềm quản lý dự án sẽ giúp công ty của bạn có cơ hội vươn cao, tăng khả năng cạnh tranh.

Vào những mùa cao điểm, dự án nhiều bạn cũng không cần quá lo lắng vì phần mềm sẽ giúp bạn hoàn thành công việc trong thời gian ngắn, việc cạnh tranh trên thị trường không còn là vấn đề.

Những tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ bạn tối đa trong quá trình thực hiện nhờ những tính năng sau đây:

Quản lý thông tin dự án

• Quản lý chi tiết thời gian dự toán, tổng đầu tư, lĩnh vực đầu tư,…
• Theo dõi các hạng mục con, quản lý được đầu mục công việc cần làm.
• Quản lý tiến độ hoàn thành dự án, tính toán được nhân lực cần thiết, quản lý thời gian thực hiện.
• Cho phép thêm người, tích hợp gửi email, SMS khi cần, tra cứu được thông tin dễ dàng.

Quản lý dự toán đầu tư

• Doanh nghiệp dễ dàng quản lý được các nguồn vốn của dự án.
• Theo dõi kế hoạch sử dụng vốn và các quyết định đầu tư của dự án.
• Phê duyệt nhanh chóng thiết kế và quản lý dự toán về chi phí thực hiện.

Lập kế hoạch công việc

• Phần mềm giúp phân cấp người dùng, lập kế hoạch công việc chi tiết nhất.
• Quản lý công việc theo mức độ ưu tiên, nhiều tính năng thông minh được tích hợp.
• Cấp trên dễ dàng giao việc cho nhân viên và nhận đầu việc đơn giản, nhanh chóng.
• Quản lý cập nhật tiến độ thực hiện công việc của nhân viên, đánh giá được năng suất làm việc.
• Có thể tùy chỉnh nhắc nhở công việc, báo cáo trên trang chủ qua email hoặc SMS.

Thông tin hữu ích

• Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Order Và Những Lợi Ích Cho Người Dùng

Quản lý tài chính dự án

• Thiết lập và quản lý dễ dàng các nguồn tài chính liên quan, các nguồn thu chi trong quá trình thực hiện.
• Bố trí, quản lý nhân viên, theo dõi chi phí dễ dàng.

Theo dõi rủi ro

• Kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc theo ngày, tuần, tháng,….
• Cập nhật và đánh giá được những rủi ro hoặc cơ hội trong quá trình triển khai.

Hệ thống nhắc nhở

• Nhắc nhở công việc mới cần thực hiện ngay trên trang chủ.
• Thống kê công việc cần thực hiện.
• Báo cáo những công việc gần đến deadline.

Thống kê và báo cáo

• Phần mềm quản lý dự án có nhiều loại bảng biểu để người dùng theo dõi.
• Tự động xuất văn bản, hợp đồng, biểu mẫu có liên quan.
• Báo cáo năng suất nhân viên, công việc trễ hẹn, công việc cần hoàn thành sớm,….

Thắc mắc xung quanh việc dùng phần mềm quản lý dự án

Việc dùng phần mềm quản lý dự án là rất cần thiết và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để cải thiện chất lượng công việc. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng hoặc những ai đang tìm hiểu và có ý định sử dụng chắc chắn sẽ có những câu hỏi, thắc mắc xung quanh. 

Dưới đây là giải đáp chi tiết đến từ chuyên gia của Weuphealth.

Phần mềm quản lý dự án miễn phí có tốt không?

Phần mềm quản lý dự án miễn phí ra đời dành cho những doanh nghiệp nhỏ, ngân sách chưa đủ lớn. Giải pháp này đáp ứng những tính năng cơ bản trong quản lý và hoàn toàn free nên được rất nhiều người yêu thích. Vậy có nên dùng giải pháp này không?

Ưu điểm

• Phần mềm miễn phí, không mất tiền duy trì, cài đặt hay sử dụng.
• Giải pháp có đầy đủ tính năng cơ bản, phù hợp với nhiều doanh nghiệp khác nhau, đặc biệt là doanh nghiệp start up.
• Phần mềm miễn phí đa số dễ dùng, giao diện trực quan, thân thiện, bạn không phải tốn quá nhiều thời gian để làm quen.

Nhược điểm

• Phần mềm không phù hợp cho doanh nghiệp lớn, không có những tính năng nâng cao, chuyên sâu.
• Nó có thể gây gián đoạn trong quá trình quản lý do có nhiều lỗi vặt xảy ra.
• Phần mềm miễn phí thường có khả năng bảo mật kém, thông tin về doanh nghiệp, dự án rất dễ bị lộ.
• Người dùng không được bảo hành, hỗ trợ tư vấn, nâng cấp sử dụng từ phía nhà cung cấp.

Với những ưu điểm và nhược điểm trên đây, bạn hoàn toàn có thể cân nhắc và đưa ra quyết định có nên dùng phần mềm miễn phí không. Nên nhớ rằng, hãy chọn giải pháp phù hợp với công ty, tổ chức của mình.

Phần mềm quản lý dự án nào tốt hiện nay?

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý khác nhau với nhiều tính năng, lợi ích. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi lựa chọn. Bạn có thể tham khảo một số giải pháp sau đây:

• Phần mềm Trello.
• Phần mềm Facework.
• Phần mềm Basecamp.
• Phần mềm Misa.
• Phần mềm Wrike.
• Phần mềm Due.
• Phần mềm Project Manager.

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý là gì?

Không phải phần mềm quản lý nào cũng phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Có nhiều doanh nghiệp nhỏ nhưng chọn phần mềm có nhiều tính năng gây lãng phí mà không tận dụng hết. Cũng có nhiều doanh nghiệp chọn phần mềm khó nhìn, khó thao tác gây chán nản trong quá trình sử dụng. Vậy tiêu chí cho phần mềm quản lý dự án là gì?

• Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ nhìn, dễ thao tác để những người không giỏi công nghệ cũng có thể dùng được.
• Ưu tiên những giải pháp có thể dùng được trên nhiều thiết bị khác nhau để giúp việc quản lý đơn giản, dễ dàng hơn.
• Phần mềm đến từ những nhà cung cấp uy tín trên thị trường cũng là tiêu chí mà bạn lưu tâm. Bởi những nhà cung cấp này sẽ mang đến giải pháp chất lượng và có đội ngũ tư vấn nhiệt tình.
• Đảm bảo phần mềm có tính bảo mật cao, có thể lưu trữ thông tin lớn, tránh để dữ liệu bị đánh cắp bởi kẻ xấu.
• Hãy chọn công ty phần mềm có chế độ hậu mãi tốt, chính sách bảo hành và chăm sóc khách hàng chu đáo.

Có thể bạn quan tâm

• Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Spa Có Đặc Điểm, Tính Năng Gì?

Phần mềm giá có cao không, quy trình bảo hành ra sao?

Phần mềm miễn phí sẽ không mất phí khi sử dụng. Còn với những giải pháp có trả phí, giá sẽ khác nhau tùy thuộc vào đơn vị cung cấp, gói sản phẩm bạn sử dụng. Có một số công ty cung cấp phần mềm sẽ đưa ra các gói theo thời gian 1 tháng, 2 tháng, 6 tháng,… thậm chí kèm theo những tiêu chí khác như: Cơ bản, tiêu chuẩn, nâng cao,….

Thông thường, bạn có thể bỏ ra từ 2.000.000 – 10.000.000 để sử dụng phần mềm quản lý dự án trong 1 năm hoặc hơn, tùy theo nhu cầu sử dụng cũng như chính sách bán hàng của công ty phần mềm.

Về chế độ bảo hành, mỗi công ty sẽ có chính sách riêng, nhưng nhìn chung, việc bảo hành sẽ có những thông tin như sau:

• Bạn được bảo hành 1 đổi 1 nếu có lỗi của nhà sản xuất trong vòng 6 tháng – 1 năm,
• Nếu xảy ra lỗi khác do người dùng, bạn có thể liên hệ nhà cung cấp để được tư vấn và sửa chữa với giá ưu đãi.
• Lỗi sẽ được xử lý theo nhiều cách khác nhau, có thể là từ xa thông qua các ứng dụng trên máy tính hoặc nhân viên đến công ty của bạn sửa lỗi.
• Nếu muốn nâng cấp phần mềm, phần cứng, công ty phần mềm cũng sẽ hỗ trợ và có tính giá ưu đãi.
• Công ty phần mềm cũng sẽ tư vấn sử dụng, hướng dẫn sử dụng và tư vấn sửa lỗi sản phẩm phù hợp nhất với tình trạng của phần mềm.
• Hết thời gian bảo hành thì bạn có thể nhận được bảo trì, tuy nhiên điều này chỉ thực hiện khi  2 bên có ký kết hợp đồng rõ ràng.

Để đảm bảo quyền lợi, bạn hãy hỏi thật kỹ về chính sách ưu đãi, hậu mãi, bán hàng của công ty cung cấp phần mềm và hỏi ngay những thắc mắc để tránh sau này có những thiệt thòi không đáng có.

Trên đây là những thông tin về lợi ích, tính năng cùng một số vấn đề liên quan đến phần mềm quản lý dự án. Hy vọng bạn đã có cái nhìn chi tiết nhất về giải pháp này và đưa ra quyết định có dùng phần mềm cho doanh nghiệp hay không. Đây là giải pháp vô cùng hiện đại, nhiều lợi ích và có thể giúp bạn quản lý được công việc, dự án một cách đơn giản, dễ dàng hơn.