Phần mềm quản lý dự án là giải pháp miễn phí được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay để giúp doanh nghiệp có thể quản lý công việc hiệu quả và khoa học hơn. Ngoài những phần mềm có trả phí thì giải pháp miễn phí cũng được nhiều người sử dụng. Vậy phần mềm quản lý dự án miễn phí có tốt không, có nên sử dụng không?

TOP 5 tính năng của phần mềm quản lý dự án miễn phí

Phần mềm quản lý dự án là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tiến trình thực hiện công việc, dự án, các vấn đề phát sinh trong phòng ban, bộ phận. Phần mềm có nhiều tính năng hữu ích như theo dõi công việc, chia sẻ dữ liệu, sắp xếp nhân sự, nguồn lực, trao đổi thông tin, báo cáo dự án,…

Cụ thể, những tính năng mà phần mềm quản lý dự án mang lại bao gồm:

Quản lý thông tin dự án

Với phần mềm, người dùng có thể quản lý được chi tiết thời gian dự toán, lĩnh vực đầu tư, tổng mức đầu tư,… Ngoài ra, bạn cũng có thể theo dõi các hạng mục con, quản lý được đầu mục công việc cần làm. Sau đó, bạn có thể theo dõi được tiến độ hoàn thành dự án, tính toán được nhân lực cần thiết để thực hiện công việc, theo dõi deadline.

Phần mềm cho phép bạn thêm người dùng thêm người, tự động gửi email, SMS, tra cứu thông tin dự án dễ dàng, đặc biệt là với những công ty thực hiện nhiều dự án trong cùng một thời điểm.

Lập kế hoạch công việc

Phần mềm quản lý dự án miễn phí giúp lập kế hoạch công việc, dự án chi tiết, quản lý toàn bộ công việc theo mức độ ưu tiên cùng nhiều tính năng hiện đại khác.

Với phần mềm, cấp trên có thể dễ dàng giao việc cho nhân viên, nhân viên biết được công việc mình cũng như đồng nghiệp cần thực hiện. Người quản lý cũng biết được hiệu suất làm việc của từng nhân viên, đánh giá được hiệu quả công việc mà không cần sử dụng phần mềm quản lý công việc riêng lẻ. 

Quản lý tài chính, theo dõi rủi ro

Người dùng sẽ dễ dàng thiết lập và quản lý toàn bộ nguồn tài chính liên quan đến dự án, các nguồn thu, khoản chi trong quá trình thực hiện. Đồng thời, doanh nghiệp có thể bố trí, quản lý được nhân viên thực hiện theo dõi chi phí.

Phần mềm cũng cảnh báo, nhắc nhở những rủi ro, cơ hội liên quan đến chi phí và gửi thông báo để quản lý có kế hoạch điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp.

Hệ thống nhắc nhở

Phần mềm quản lý dự án sẽ nhắc nhở công việc mới cần thực hiện đến mỗi người hoặc toàn bộ nhân sự của dự án. Mỗi ngày, mỗi tuần, danh sách công việc được thực hiện sẽ được thống kê chi tiết và báo cáo những nhiệm vụ đã quá deadline hoặc gần đến hạn để nhân viên của dự án có sự chủ động.

Xem thêm

• Phần Mềm Quản Lý Hợp Đồng – Giải Pháp Quản Lý Hiệu Quả Hiện Nay

Thống kê báo cáo chi tiết

Phần mềm quản lý dự án có thể thống kê và báo cáo tự động đến quản lý về tổng quan dự án trên nhiều biểu đồ khác nhau.

Ngoài ra, phần mềm có thể tự động xuất văn bản, hợp đồng và biểu mẫu liên quan, báo cáo năng suất làm việc của nhân viên, nhiệm vụ cần thực hiện mỗi ngày,…

Có nên sử dụng phần mềm quản lý dự án miễn phí cho doanh nghiệp không?

Phần mềm quản lý dự án miễn phí là giải pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ, nguồn ngân sách chưa thực sự lớn. Phần mềm miễn phí nhìn chung vẫn có đủ những tính năng cơ bản để quản lý dự án, đồng thời nó còn giúp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nó cũng có nhiều hạn chế khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình quản lý.

Ưu điểm của phần mềm

Những ưu điểm tuyệt vời mà phần mềm quản lý dự án miễn phí mang đến cho doanh nghiệp là:

• Tiết kiệm chi phí: Đây là ưu điểm lớn nhất của phần mềm quản lý miễn phí bởi nó giúp công ty có thể tiết kiệm được một khoản tiền. Người dùng chỉ cần lên mạng tải phần mềm và cài đặt là có thể sử dụng ngay, không mất thêm phí duy trì.
• Nhiều tính năng hữu ích: Phần mềm quản lý dự án miễn phí vẫn có đầy đủ tính năng giúp doanh nghiệp theo dõi dự án như: Lưu trữ, giao việc, nhắc nhở,…. Qua đó giúp việc thực hiện công việc trở nên chuyên nghiệp và khoa học hơn.
• Dễ dùng và dễ thao tác: Đa số phần mềm miễn phí được những công ty Việt nghiên cứu và phát triển nên có giao diện thân thiện, dễ dùng, ai cũng có thể thao tác và sử dụng, kể cả những ai không hiểu biết quá nhiều về công nghệ, máy tính.

Hạn chế của phần mềm

Phần mềm quản lý dự án miễn phí tuy có nhiều ưu điểm nhưng cũng tồn tại một số hạn chế, gây khó khăn cho công ty khi sử dụng.

• Thiếu tính năng nâng cao: Giải pháp này chỉ đáp ứng những tính năng cơ bản, giúp bạn quản lý những dự án đơn giản. Nếu bạn đang sở hữu một doanh nghiệp lớn với nhiều dự án phức tạp thì sẽ không thực sự phù hợp.
• Hạn chế người dùng: Thông thường, phần mềm chỉ cho phép 1 – 2 người truy cập để sử dụng, nếu có trên 2 người thì sẽ không thể thao tác, điều này gây ra nhiều khó chịu đến cả quản lý cũng như nhân viên.
• Hạn chế khả năng lưu trữ: Phần mềm miễn phí có không gian lưu trữ khá khiêm tốn, nếu có quá nhiều tài liệu, dự án hay thông tin thì việc lưu trữ sẽ bị gián đoạn, gây thất thoát dữ liệu.
• Không được bảo hành: Vì bạn tự cài đặt phần mềm, không ký hợp đồng bảo hành nên nếu gặp lỗi xảy ra thì sẽ không được hướng dẫn xử lý mà bạn phải tự sửa lỗi.
• Tính bảo mật thấp: Giải pháp này có thể khiến thông tin về doanh nghiệp, dự án bị rò rỉ, bị đánh cắp bởi tính bảo mật thấp, dường như không hề có khả năng bảo mật thông tin, dữ liệu.

Đây là những ưu điểm cũng như hạn chế mà phần mềm quản lý dự án miễn phí mang lại. Có thể thấy rằng, giải pháp này có nhiều lợi ích nhưng cũng có thể gây ra một số khó khăn trong khi dùng. Vậy nên, tùy theo tình hình thực tế của công ty cũng như nhu cầu sử dụng mà bạn có thể chọn giải pháp miễn phí hoặc không.

3 tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt

Trên thị trường hiện đang có hàng trăm phần mềm quản lý miễn phí đến từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Tuy nhiên không phải giải pháp nào cũng tốt và không phải giải pháp nào cũng phù hợp với doanh nghiệp. Vậy làm sao để đánh giá được một phần mềm tốt?

Bạn đọc có thể tham khảo và tìm kiếm những phần mềm tốt dựa theo các tiêu chí sau đây:

Phần mềm đến từ nhà cung cấp uy tín

Nhà cung cấp phần mềm uy tín chính là tiêu chí đầu tiên đánh giá một giải pháp tốt. Sử dụng những giải pháp này sẽ giúp bạn yên tâm hơn và có thể nhận được sự hỗ trợ nếu như có bất kỳ khó khăn nào. Ngoài ra những nhà cung cấp phần mềm uy tín thường cho ra mắt nhiều sản phẩm chất lượng và được nhiều người tin dùng.

Đừng bỏ lỡ

• Phần Mềm Quản Lý Kinh Doanh Và Những Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

Có những tính năng cơ bản

Một phần mềm tốt khi nó có 5 tính năng cơ bản sau đây:

• Quản lý được công việc: Ứng dụng phải theo dõi, cập nhật được tình trạng nhiệm vụ, công việc được giao.
• Có lịch biểu: Lịch biểu giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan nhất về thời gian hoàn thành, mức độ hoàn thành và cần bao nhiêu thời gian hoàn thiện.
• Chia sẻ tài liệu: Nhân viên trong dự án có thể chia sẻ các tệp, tài liệu, rút ngắn thời gian tìm kiếm.
• Tương tác dễ dàng: Nhu cầu trao đổi trong quá trình làm dự án là cần thiết nên tính năng này không thể thiếu.
• Báo cáo: Tính năng báo cáo giúp người dùng đánh giá được tình trạng dự án theo thời gian thực.

Có thể dùng trên điện thoại

Điện thoại được coi như “vật bất ly thân” với mỗi chúng ta nên bạn hãy ưu tiên chọn những giải pháp có thể dùng được cả trên điện thoại và máy tính. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi dự án, công việc ngay cả khi không thể đến trực tiếp công ty, hoặc trong những dịp bạn đi du lịch hay công tác. Đây là một tiêu chí cần thiết và bạn cần chú ý đến nó trong quá trình tìm kiếm phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ thông tin về phần mềm quản lý dự án miễn phí đang hot hiện nay. Có thể thấy đây là công cụ hoàn toàn hữu ích với nhiều chức năng hiện đại. Bạn có thể cân nhắc và lựa chọn giải pháp này để giúp việc quản lý đơn giản, dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn.

Thông tin hữu ích

• Doanh Nghiệp Có Nên Dùng Phần Mềm Quản Lý Kho Miễn Phí?