Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào ngay từ khi ra đời đã trở thành giải pháp tuyệt vời giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho kế toán cũng như nhà quản lý doanh nghiệp. Nhiều nhà cung cấp phần mềm đã nghiên cứu và đưa ra các giải pháp tiện lợi, hữu ích, giúp việc quản lý hóa đơn trở nên đơn giản, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, đồng thời tối đa hóa được chi phí cho công ty.

Khó khăn thường gặp khi quản lý hóa đơn đầu vào theo cách thủ công

Mỗi công ty hàng ngày, hàng tuần có rất nhiều hóa đơn được gửi đến và gửi đi. Kế toán cũng như ban lãnh đạo công ty phải làm việc hết công suất để có thể đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc quản lý hóa đơn cũng đơn giản. Có rất nhiều khó khăn, sai lầm trong cách quản lý hóa đơn đầu vào bằng cách thủ công còn tồn tại trong các doanh nghiệp.

Xem thêm:

• Phần Mềm ERP Là Gì? Đặc Điểm, Tính Năng, Vai Trò Với Doanh Nghiệp

Khó khăn gặp phải đối với bộ phận kế toán

Bộ phận kế toán hàng ngày phải đối mặt với nhiều giấy tờ, sổ sách cùng các con số. Nếu không có sự tỉ mỉ và cẩn thận thì có thể gặp nhiều sai sót và bất cập.

• Tốn kém thời gian làm việc

Với việc quản lý theo cách thủ công, sau khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, kế toán sẽ hạch toán bằng cách nhập liệu thủ công vào excel để theo dõi. Các chứng từ gốc sẽ được lưu bằng cách kẹp vào sổ hóa đơn theo từng tuần/tháng/quý/năm.

Theo thời gian, những chứng từ này sẽ ngày một nhiều hơn, dẫn đến việc quản lý, tra cứu hóa đơn tốn kém thời gian và gặp nhiều khó khăn, gây mất thời gian cho kế toán.

• Dữ liệu rời rạc, thiếu nhất quán

Đối với nhà cung cấp sử dụng hóa đơn điện tử, khi mua hàng doanh nghiệp sẽ nhận hóa đơn đầu vào qua email. Việc quản lý hóa đơn đầu vào thu công sẽ khiến kế toán phải in hóa đơn đó ra để lưu trữ và nhập dữ liệu thủ công vào excel hay phần mềm kế toán.

Mặt khác, dữ liệu được lưu trữ ở nhiều nơi như email, bảng excel, phần mềm kế toán,… sẽ gây thiếu nhất quán, tạo sự rời rạc, sai sót nhiều và làm khó khăn nếu cần tra cứu.

• Tốn kém thời gian nhập tay hóa đơn

Quy trình nhập liệu thủ công thường từ email lên phần mềm kế toán. Với doanh nghiệp sản xuất, nghiên cứu hay công nghệ, việc mua hàng hóa, nguyên liệu có thể gặp phải các vấn đề như: Tốn thời gian, dễ bị nhầm, nhập hóa đơn 2 lần, có nhiều sai sót trong quá trình nhập liệu, tốn kém quá nhiều thời gian của công đoạn kế toán,….

• Dễ gây sai sót, tổn hại cho doanh nghiệp

Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đầu vào là việc kế toán phải làm khi nhận được từ nhà cung cấp. Mục đích chính là xác nhận hóa đơn mua hàng có đúng quy định hay không. Nhiều kế toán thường không có phương pháp kiểm tra, gây ra nhiều sai sót, hóa đơn giả mạo tạo thành những tổn thất cho doanh nghiệp.

• Một số khó khăn khác

Thông thường, nếu làm báo cáo tài chính từ việc nhập liệu bằng sheet excel sẽ rất dễ dẫn đến sai sót, gây ra tình trạng tam sao thất bản. Ngoài ra, việc quản lý bằng excel khiến kế toán khó khăn trong việc tích hợp với những ứng dụng khác như: Phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý mua hàng, phần mềm quản lý tài sản, thiết bị,….

Khó khăn với lãnh đạo công ty

Không chỉ kế toán, nhiều nhà lãnh đạo cũng gặp phải khó khăn khi thực hiện quản lý hóa đơn đầu vào thủ công.

• Tốn kém thời gian

Nhà lãnh đạo thường tốn nhiều thời gian để ghi nhận, kiểm tra thông tin từ nhà cung cấp. Việc nhập tay dữ liệu sẽ gây ra nhiều tổn thất nếu như hạch toán sai sót. Nhà quản lý lúc này sẽ cần tìm ra điểm sai, mất nhiều công sức để theo dõi một báo cáo không hề hiệu quả.

• Tốn kém chi phí in ấn, lưu trữ 

Việc in ấn thông tin ra giấy để lưu trữ hóa đơn đầu vào, chi phí nhân sự, chi phí không gian lưu trữ được đánh giá là lãng phí nhiều và nó không thực sự cần thiết. Trong khi đó, những chi phí này hoàn toàn có thể khắc phục được dễ dàng.

• Lãng phí chi phí quản lý

Theo thời gian, chắc chắn số giấy tờ, hóa đơn sẽ tăng lên, đồng nghĩa doanh nghiệp phải tăng thêm nhiều chi phí khác để quản lý chứng từ và dữ liệu.

Thông tin hữu ích:

• Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp: Lợi Ích, Tiêu Chí Lựa Chọn

• Quản lý thông tin chồng chéo

Tình trạng chung của các doanh nghiệp quản lý hóa đơn đầu vào là thiếu nhất quán. Thông tin từ nhiều nguồn khác nhau khiến lãnh đạo khó quản lý, khó giải trình với những bên liên quan nếu gặp sự cố.

• Không nắm được tình hình tài chính, kinh doanh của công ty

Việc báo cáo sai lệch thông tin khiến lãnh đạo không nắm bắt chính xác được tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty ở hiện tại. Từ đó, quản lý sẽ không có những kế hoạch cụ thể cho việc kinh doanh ở hiện tại cũng như trong tương lai.

4 lợi ích của phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào với doanh nghiệp

Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí, đảm bảo tính an toàn, bảo mật,… chính là những lợi ích tuyệt vời mà phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào mang lại. Nếu như doanh nghiệp của bạn vẫn còn đang nhập liệu bằng phương pháp thủ công thì có thể tham khảo và sử dụng ngay những giải pháp này.

Tiết kiệm nhiều chi phí

Để in hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần trả từ 300.000 – 500.000 đồng cho một quyển hóa đơn. Như vậy, mỗi quý, mỗi năm doanh nghiệp có thể cần trả từ 5 – 10 quyển hóa đơn khác nhau. Chưa kể, có nhiều doanh nghiệp có phát sinh giao dịch nhiều, số lượng hóa đơn nhiều thì chi phí sẽ tăng lên gấp bội.

Nếu như cần chuyển phát nhanh đến khách hàng, mỗi một hóa đơn sẽ cần 18.000 – 20.000 đồng chi phí. Đây là một lãng phí không nhỏ mà chúng ta có thể khắc phục được.

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào sẽ giúp tổ chức tiết kiệm được 89% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng giúp giảm thiểu những nghiệp vụ thủ công, nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian

Thay vì phải in hóa đơn, viết hóa đơn và vận chuyển hóa đơn thì giờ doanh nghiệp sẽ chuyển toàn bộ trên hệ thống điện tử. Từ đó, bạn sẽ tiết kiệm được 90% các bước phát hành, trư cứu hóa đơn, công tác hạch toán đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều.

Áp dụng hóa đơn đầu vào điện tử, doanh nghiệp cũng sẽ chủ động hơn trong việc tạo lập – xuất và gửi hóa đơn. Qua đó, đơn giản hóa được quy trình kê khai thuế cũng như báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Tính bảo mật cao

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào được áp dụng đa tầng, lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây. Khách hàng chỉ cần truy cập tài khoản để trích xuất và lưu trữ toàn bộ giấy tờ. Từ đó, việc hỏng hóc, thất lạc hóa đơn là hiếm khi xảy ra.

Đa số các phần mềm đều được vận hành trên nền tảng công nghệ tiên tiến, đảm bảo tính an toàn và không dễ để xóa dữ liệu nên doanh nghiệp có thể yên tâm.

Tăng khả năng cạnh tranh

Trong thị trường đầy biến động như hiện nay, vai trò của yếu tố tài chính là rất quan trọng. Bài toán tiết kiệm chi phí luôn là điều đau đầu với các nhà quản lý. Vậy nên lựa chọn phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được phần nào đó bài toán về chi phí.

Không chỉ vậy, năng lực cạnh tranh của một đơn vị còn phụ thuộc vào thực lực, lợi thế của việc tiếp nhận, xử lý yêu cầu của khách hàng. Lúc này, phần mềm hóa đơn chính là công cụ hữu ích dành cho doanh nghiệp.

Có thể bạn cũng thích:

• Phần Mềm Quản Lý Phòng Khám Đông Y – Giải Pháp Công Nghệ 4.0

Tính năng cơ bản của phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào có nhiều tính năng hữu ích, cũng tương tự như phần mềm kế toán ERP hay các phần mềm quản lý tài chính khác.

• Tự động kiểm tra tính hợp pháp của các loại hóa đơn

Phần mềm quản lý khá thông minh, có tính năng tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử. Thông qua phần mềm, kế toán có thể biết được hóa đơn có hợp pháp theo tiêu chuẩn của cơ quan thuế hay không.

Người làm kế toán có thể nhanh chóng tìm kiếm hóa đơn cần xem bằng cách nhập số hóa đơn, mã số thuế, tên người bán hoặc thông tin khác liên quan. Nếu trường thông tin, hóa đơn không hợp lệ, phần mềm sẽ cảnh báo để nhân viên kế toán có thể xử lý nhanh chóng.

• Cung cấp hòm email tiếp nhận hóa đơn

Tính năng này giúp doanh nghiệp có thể phân loại được chi tiết hóa đơn đầu vào theo từng nhà cung cấp với các thông tin như: Nhà cung cấp, thời gian phát hành, hàng hóa liên quan, loại hóa đơn, tình trạng thanh toán,… Toàn bộ hóa đơn được lưu trữ đồng nhất để giúp kế toán tiết kiệm được thời gian quản lý cũng như tìm kiếm hóa đơn.

• Tự động cập nhật số liệu

Trong hóa đơn có rất nhiều số liệu mà nếu tự tay nhập liệu có thể xảy ra sai sót. Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào sẽ tự động cập nhật và đồng bộ. Bởi vậy, khi có những thông tin hóa đơn mới, kế toán sẽ giảm được thời gian, công sức cho việc nhập liệu, tránh được những sai sót nếu dữ liệu bị sai.

Một số thắc mắc khi sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào rất hữu ích đối với doanh nghiệp, tuy nhiên với những ai lần đầu tiên sử dụng chắc hẳn sẽ có nhiều bỡ ngỡ và không biết nên chọn giải pháp nào. Dưới đây là một số thắc mắc, câu hỏi được nhiều người gửi đến ban biên tập của Weuphealth.

Doanh nghiệp có nên dùng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào miễn phí?

Rất nhiều công ty phần mềm đã cho ra đời các phần mềm quản lý hóa đơn miễn phí khiến nhiều doanh nghiệp không biết có nên dùng giải pháp này hay không? Theo đó, giải pháp nào cũng sẽ có những ưu điểm và hạn chế riêng.

Ưu điểm:

• Giải pháp miễn phí được đánh giá là tiết kiệm cho doanh nghiệp một khoản chi phí khá lớn vì nó không mất phí sử dụng. Bạn chỉ cần tải và cài đặt phần mềm trên máy tính và sử dụng một cách đơn giản, dễ dàng.
• Đa số phần mềm quản lý hóa đơn miễn phí thường có giao diện vô cùng đơn giản, dễ nhìn, không có những module có tính phức tạp cao. Vậy nên nhân viên kế toán có thể dễ dàng làm quen và sử dụng chỉ sau vài phút.

Hạn chế:

• Vì không phải trả phí khi sử dụng nên có một số tính năng không khả dụng, doanh nghiệp có quy mô lớn có thể bị gián đoạn kinh doanh nếu dùng phần mềm miễn phí.
• Phần mềm miễn phí có tính bảo mật khá kém và có thể khiến toàn bộ thông tin, dữ liệu của công ty bị kẻ xấu đánh cắp.
• Trong quá trình sử dụng, người dùng sẽ rất dễ nhận thấy nhiều lỗi vặt mà không biết cách sửa chữa. Nhà cung cấp cũng sẽ không hỗ trợ bảo hành với những giải pháp miễn phí.

Tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào là gì?

Chính vì có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm trên thị trường nên nhiều doanh nghiệp không biết chọn giải pháp nào. Trên thực tế, mỗi công ty sẽ phù hợp với một phần mềm khác nhau tùy theo quy mô, mục đích, nhu cầu sử dụng.

Bạn có thể tham khảo những tiêu chí sau đây nếu đang băn khoăn chưa biết chọn giải pháp nào.

• Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào đến từ những nhà cung cấp uy tín, lâu năm trên thị trường và được nhiều người review, đánh giá tốt là ưu tiên hàng đầu.
• Những giải pháp có tính bảo mật cao, đảm bảo thông tin doanh nghiệp cũng như khách hàng không bị kẻ xấu dễ dàng xâm nhập và đánh cắp.
• Hãy ưu tiên lựa chọn những phần mềm có giao diện thân thiện, dễ dùng để ngay cả những người không có quá nhiều kiến thức về công nghệ cũng có thể dễ dàng thao tác và sử dụng.
• Ngoài ra, chế độ hậu mãi, chăm sóc khách hàng sau sử dụng phần mềm cũng rất quan trọng nên bạn hãy tìm những nhà cung cấp có đội ngũ nhân viên nhiệt tình.

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn nào?

Trên thị trường hiện nay có 3 giải pháp dùng để quản lý hóa đơn đầu vào đó là: Phần mềm đến từ nước ngoài, phần mềm viết theo yêu cầu và phần mềm trong nước.

• Phần mềm nước ngoài: Các giải pháp đến từ nước ngoài thường khá uy tín, được nhiều công ty lớn trên thế giới tin dùng, áp dụng thành công. Công nghệ của những phần mềm này đều được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn hiện đại.
• Phần mềm viết theo yêu cầu: Đúng như tên gọi, phần mềm này được viết theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp nên được rất nhiều người lựa chọn. Qua đây, toàn bộ dữ liệu sẽ được cập nhật chính xác, giúp nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên, giảm được nhiều khâu rườm rà.
• Giải pháp trong nước: Nhiều công ty công nghệ ở nước ta hiện có đủ năng lực và kinh nghiệm để cho ra đời phần mềm quản lý hóa đơn. Những giải pháp này khá phù hợp với các công ty Việt, chi phí phải chăng và có thể đáp ứng được nhu cầu của người dùng.

Với 3 giải pháp này, tùy theo quy mô doanh nghiệp cũng như nhu cầu sử dụng và ngân sách mà bạn có thể tham khảo và chọn phần mềm phù hợp nhất, giúp việc sản xuất, quản lý hóa đơn trở nên đơn giản hơn.

Đừng bỏ lỡ:

• Phần Mềm Quản Lý Y Tế: Giải Pháp Thông Minh Giúp Khắc Phục Khó Khăn

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào ngay từ khi ra đời đã trở thành công cụ tuyệt vời giúp việc hạch toán, thống kê số liệu trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Có thể nói, để giúp việc sản xuất kinh doanh trở nên đơn giản, thuận lợi hơn, đồng thời tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức và chi phí thì đây chính là giải pháp mà bạn không thể bỏ qua.