Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý được ra đời hỗ trợ tối đa công việc của doanh nghiệp, đáp ứng mục đích của mỗi bộ phận. Phần mềm quản lý hợp đồng là một giải pháp được thiết kế với khả năng ứng dụng cao, giúp doanh nghiệp có thể quản lý tốt giấy tờ, hợp đồng. Có thể nói, giải pháp này đáp ứng được nhiều nhu cầu thực tế của đa số công ty hiện nay.

Thế nào là phần mềm quản lý hợp đồng?

Hợp đồng là một tài liệu quan trọng và quý giá đối với mỗi doanh nghiệp và thường có nhiều loại khác nhau: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, hợp đồng đầu tư, hợp đồng mua bán,… Tại đây, toàn bộ thông tin thỏa thuận giữa 2 bên được thể hiện rõ ràng, minh bạch. Hợp đồng không chỉ dừng lại ở những chứng từ pháp lý, trong nhiều trường hợp nó còn ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp. Chính vì thế nên việc bảo quản tốt hợp đồng là vô cùng cần thiết.

Xem thêm

• Phần Mềm Quản Lý Kinh Doanh Và Những Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

Phần mềm quản lý hợp đồng là công cụ được ứng dụng giúp hỗ trợ hiệu quả các bộ phận quản lý, kinh doanh hay nhân sự. Việc quản lý được tiến trình công việc đến từng khách hàng cụ thể được thực hiện tốt sẽ giúp tăng hiệu quả làm việc, cải thiện hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Phần mềm quản lý hợp đồng mang đến tính chuẩn xác cao, hiệu quả ứng dụng lý tưởng, giúp toàn bộ vấn đề liên được thực hiện một cách tốt nhất.

TOP 3 lợi ích phần mềm quản lý hợp đồng mang lại

Mặc dù công nghệ đã phát triển và hỗ trợ con người rất nhiều công việc, tuy nhiên một số doanh nghiệp vẫn thực hiện các công việc thủ công gây nhiều khó khăn như: Nhân viên đau đầu sắp xếp hợp đồng, mệt mỏi và chán nản nếu làm mất hợp đồng, lúng túng không biết làm sao để chuyển dữ liệu, mất thời gian tìm kiếm hợp đồng,…

Phần mềm quản lý hợp đồng sẽ khắc phục toàn bộ những khó khăn trên đây và mang đến nhiều lợi ích như:

Lợi ích với doanh nghiệp

Xét về phía của doanh nghiệp thì việc dùng phần mềm quản lý hợp đồng có nhiều giá trị và lợi ích thiết thực.

• Hỗ trợ nhân viên thiết lập lên một hệ thống quản lý duy nhất, giúp quản lý toàn bộ hợp đồng một cách đồng bộ.
• Nhân viên giờ đây có thể dễ dàng theo dõi thời gian thực hiện, gia hạn hợp đồng, kiểm toán, thanh lý hợp đồng hay những sai phạm xảy ra trong quá trình thực hiện.
• Có khả năng chuẩn hóa, kiểm duyệt từng hợp đồng tự động, giúp công việc diễn ra nhanh chóng hơn.
• Tạo sự chặt chẽ trong quy trình quản lý, đảm bảo không xảy ra sai sót, không gây chậm tiến độ ảnh hưởng đến công việc.
• Mọi khó khăn và những lỗi phát sinh trong quản lý hợp đồng truyền thống sẽ được khắc phục toàn diện.
• Người dùng có thể quản lý theo nhiều tầng, nhiều cấp và có thể tương tác giữa các phòng ban, bộ phận để giải quyết công việc liên quan.
• Phần mềm có thể phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp cũng như loại hình hợp đồng khác nhau, vẫn mang đến hiệu quả tối đa trong quản lý.

Lợi ích với nhân viên quản lý hợp đồng

Phần mềm quản lý hợp đồng phù hợp còn mang đến nhiều giá trị, lợi ích cho nhân viên quản lý những giấy tờ này.

• Phần mềm giúp tự động tạo các nhiệm vụ, nhắc nhở các công việc như tái ký hợp đồng, ngày gia hạn, hết hạn, ngày hợp đồng có hiệu lực,… giúp nhân viên chủ động hơn.
• Những công việc liên quan đến xử lý hợp đồng, theo dõi tiến trình hợp đồng tiến hành chuẩn xác và kịp thời.
• Việc tìm kiếm hợp đồng đơn giản hơn nhiều, chủ động hơn để tránh mất thời gian cũng như không tốn nhiều công sức.

Lợi ích với người xét duyệt hợp đồng

Phần mềm quản lý nếu được ứng dụng phù hợp sẽ mang đến nhiều giá trị, hỗ trợ hiệu quả với nhân viên thực hiện xét duyệt và tạo hợp đồng.

• Phần mềm sẽ tạo các mẫu hợp đồng, được chuẩn hóa để giúp việc soạn thảo hợp đồng tiện lợi, nhanh chóng hơn.
• Email hỗ trợ nhắc việc giúp chúng ta biết được các nhiệm vụ cần thực hiện, việc quản lý và thực thi hợp đồng trở nên nhanh chóng và hiệu quả cao, tránh xảy ra sai sót.

5 tính năng của một phần mềm quản lý hợp đồng

Phần mềm quản lý hợp đồng có nhiều tính năng hỗ trợ toàn diện cho công việc của từng nhân viên, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp. Ngoài ra, khi cần tìm kiếm bất kỳ thông tin nào thì phần mềm sẽ hỗ trợ nhờ tính năng tra cứu. Qua đó, nhân viên sẽ không tốn nhiều công sức mà vẫn duy trì công việc, đảm bảo mọi vấn đề liên quan được đảm bảo tốt.

Quản lý hợp đồng theo dự án

Đây là tính năng hàng đầu và vô cùng quan trọng của mỗi phần mềm. Sản phẩm sẽ giúp phân loại, quản lý dựa theo từng dự án cụ thể, giúp quá trình triển khai được thực hiện tốt và hiệu quả theo yêu cầu. Khi mọi công việc được hoạt động tốt và diễn ra suôn sẻ thì doanh nghiệp sẽ nhận được mức lợi nhuận tối đa.

Quản lý hợp đồng theo từng dự án giúp quản lý văn bản, giấy tờ cho một dự án. Nó cũng đảm bảo nhu cầu sử dụng của mỗi nhân viên được đáp ứng tốt, giải quyết toàn bộ vấn đề. Có thể nói, tính năng này giống với phần mềm quản lý dự án.

Hiển thị cảnh báo hợp đồng

Tính năng này giúp việc quản lý các cảnh báo dự theo tiến độ của các hợp đồng. Nói cách khác, nhân viên sẽ nhận được nhắc nhở về ngày hết hạn, ngày gia hạn, ngày hợp đồng có hiệu lực,… từ đó bạn sẽ chủ động nắm bắt và đưa ra những kế hoạch phù hợp.

Đừng bỏ lỡ

• Phần Mềm Quản Lý Kho Và Những Lợi Ích Tuyệt Vời Cho Doanh Nghiệp

Bên cạnh đó, tính năng này cho phép người dùng quản lý các cảnh báo dự theo công việc được thực hiện. Bạn sẽ nhận được thông báo về công việc cần làm liên quan đến hợp đồng để thực hiện tốt, giúp doanh nghiệp phát triển hơn.

Lưu trữ hợp đồng

Phần mềm có kho lưu trữ khổng lồ, phù hợp cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Tất cả thông tin sẽ được lưu trữ cẩn thận, bảo mật tối đa và khoa học trên tủ hồ sơ ảo.

Người quản lý hợp đồng sẽ dễ dàng tìm kiếm mà không lo bị mất hay thất lạc. Đặc biệt là những doanh nghiệp lớn với nhiều giấy tờ, hợp thì tính năng này là rất hữu ích.

Xuất báo cáo tự động

Báo cáo là rất cần thiết đối với mọi vị trí, phòng ban. Khi bạn cần báo cáo về từng hợp đồng, nhiều hợp đồng cùng lúc thì phần mềm sẽ hỗ trợ rất tốt. Người dùng không còn phải tốn hàng giờ trước máy tính để tổng hợp, thống kê mà chưa chắc đã chính xác. Qua đó giúp doanh nghiệp duy trì hiệu các hoạt động ổn định và hiệu quả, rút ngắn thời gian thực hiện công việc để đạt được kết quả lý tưởng.

Cảnh báo, thông báo tự động

Phần mềm sẽ tự động tổng hợp thông tin và gửi báo cáo, thông báo đến người quản lý. Tất cả dữ liệu được nhập vào hệ thống cũng được quản lý nghiêm ngặt, có thông báo nếu có bất kỳ sự thay đổi hoặc điều chỉnh nào. Qua đó, bộ phận quản lý hợp đồng sẽ bám sát thông tin để có những điều chỉnh phù hợp, thuận lợi nhất.

Những ai nên dùng phần mềm quản lý hợp đồng?

Mặc dù nhu cầu của mỗi doanh nghiệp là khác nhau nhưng nhìn chung những người thực hiện quản lý hợp đồng, giấy tờ là bộ phận pháp lý, nhân sự, bộ phận tài chính hay quản lý dự án,…

• Bộ phận hành chính, pháp lý thường xuyên làm việc với giấy tờ, cần nắm rõ thông tin về từng loại hợp đồng.
• Phân nhân sự làm các công việc tuyển dụng cần nắm rõ thông tin nhân viên mới hoặc dùng phần mềm để tham khảo các mẫu hợp đồng cho lao động mới.
• Bộ phận bán hàng có thể sử dụng để tạo hợp đồng thương mại nhanh chóng mà không cần tham khảo quá nhiều ý kiến luật sư, thông tin pháp lý.
• Bộ phận thu mua hàng hóa từ nhà cung cấp cần làm những điều khoản hợp đồng có thể dùng phần mềm để thực hiện nhanh chóng, tránh tốn kém thời gian.
• Bộ phận tài chính cũng nên sử dụng vì bộ phận này yêu cầu sự rõ ràng, chi tiết, chính xác để làm thanh toán cũng như tạo ra được doanh thu, lợi nhuận chính xác.

Trên đây là những lợi ích, tính năng mà phần mềm quản lý hợp đồng mang lại cho doanh nghiệp. Có thể nói, đây là giải pháp vô cùng khoa học, hữu ích với các công ty, tổ chức hiện nay, giúp tối ưu được nhiều thời gian và chi phí. Nếu như bạn vẫn đang gặp nhiều vấn đề với cách quản lý truyền thống thì có thể tham khảo và dùng giải pháp này để giúp việc quản lý hợp đồng trở nên đơn giản, hiệu quả hơn.

Có thể bạn cũng thích

• Phần Mềm Quản Lý Công Việc: Giải Pháp Cho Hiệu Suất Tối Đa