Phần mềm quản lý khách hàng được xem là công cụ không thể thiếu với các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Nhờ những tính năng hiện đại, giải pháp này đã giúp tối ưu được nhân lực, thời gian, chi phí, hỗ trợ việc bán hàng, chăm sóc khách hàng hiệu quả. Có thể nói, phần mềm chính là giải pháp toàn diện trong thời đại công nghệ phát triển bùng nổ như hiện nay.

Phần mềm quản lý khách hàng là gì?

Phần mềm quản lý khách hàng hay phần mềm CRM là giải pháp dùng phổ biến tại các doanh nghiệp, được dùng với mục đích quản lý các hoạt động tương tác giữa khách hàng và doanh nghiệp. Giải pháp này cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng giải đáp những thắc mắc, khiếu nại từ khách hàng nhanh chóng.

Nói cách khách, phần mềm quản lý khách hàng là một chiến lược kinh doanh thông minh dành cho doanh nghiệp, giúp giảm chi phí, tăng doanh thu và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Bên cạnh đó, đây cũng là nơi tiếp thị, tiếp cận khách hàng tiềm năng, hỗ trợ bán hàng tốt hơn.

Xem thêm

• Phần Mềm Quản Lý Chi Tiêu Cá Nhân Có Lợi Ích, Tính Năng Gì?

Lợi ích tuyệt vời của phần mềm quản lý khách hàng

Phần mềm CRM quản lý khách hàng thực sự là một công cụ tuyệt vời mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhà quản lý và cả nhân viên.

Lợi ích đối với doanh nghiệp

Phần mềm quản lý khách hàng có thể cập nhật toàn bộ dữ liệu về việc mua hàng, thói quen, sở thích,… của khách hàng. Qua đó, doanh nghiệp dễ dàng phân loại khách hàng tiềm năng và đưa ra được chiến dịch tiếp thị phù hợp, gia tăng chuyển đổi mua hàng. Bên cạnh đó, phần mềm tự động hóa mọi quy trình làm việc, đảm bảo hoạt động sale được thực hiện với toàn bộ khách hàng, tránh tình trạng bỏ sót data, dữ liệu.

Không chỉ quản lý khách hàng, việc quản lý nhân viên giờ đây cũng đơn giản hơn, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi được tiến độ làm việc, hiệu quả công việc của từng nhân viên. Thêm vào đó, nhân viên trong công ty có thể chủ động quản lý công việc của mình, biết được những công việc nào đang cần gấp giống như phần mềm quản lý công việc, giúp cải thiện chất lượng công việc.

Với phần mềm quản lý khách hàng, doanh nghiệp dễ dàng quản lý hiệu quả mọi mặt, tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí cũng như nguồn lực. Đặc biệt, khi đã có một dịch vụ khách hàng hoàn hảo, hệ thống quản lý bài bản, chắc chắn rằng nguồn khách hàng sẽ mở rộng và ổn định hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí quảng cáo để tìm kiếm khách hàng mới.

Lợi ích đối với nhà quản lý

Không chỉ với doanh nghiệp, nhà quản lý cũng nhận được nhiều lợi ích khi sử dụng phần mềm CRM để quản lý cửa hàng, doanh nghiệp. Với giải pháp này, nhà quản lý sẽ nắm rõ tình hình khách hàng của công ty, quảng bá sản phẩm dễ dàng hơn, quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh mà không tốn quá nhiều công sức.

Bên cạnh đó, phần mềm giúp quản lý có thể so sánh được tình hình kinh doanh ở hiện tại và quá khứ, dễ dàng đưa ra những chiến lược phát triển phù hợp. Bạn cũng dễ dàng phát hiện những sai sót, khó khăn, rủi ro để đưa ra hướng giải quyết phù hợp nhất, tốt nhất. Ngoài ra, quản lý có thể đánh giá được tình hình kinh doanh của mỗi nhân viên, theo dõi toàn bộ các chiến dịch đang thực hiện, hiểu được khách hàng của mình, góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Lợi ích của phần mềm quản lý khách hàng với nhân viên kinh doanh

Nhân viên kinh doanh có lẽ là đối tượng có thể thấy rõ nhất những lợi ích mà giải pháp này mang lại. Phần mềm cung cấp môi trường làm việc tập trung, chia sẻ dễ dàng những thông tin về khách hàng đã được lưu trữ. Qua đó, nhân viên có thể nắm rõ được thông tin, thói quen của khách hàng tiềm năng, đưa ra hướng chăm sóc sao cho phù hợp, tạo uy tín và giữ chân họ lâu dài.

Giải pháp này cũng giúp nhân viên kinh doanh quản lý hiệu quả công việc và thời gian, giảm những nhầm lẫn trong công việc, tăng tối đa năng suất làm việc. Phần mềm cũng giúp bố trí, sắp xếp lịch làm việc, quản lý, theo dõi các cuộc hẹn từ công ty. Bạn sẽ lên được kê hoạch thời gian nào cần gọi cho ai, gọi bao lâu và cần làm gì với những cuộc gọi không liên lạc được,…

Lợi ích đối với khách hàng

Phần mềm quản lý đóng vai trò quan trọng khi có thể tự động chăm sóc khách hàng với những dịch vụ tốt nhất, dựa theo sở thích, thói quen mua hàng. Qua đó thúc đẩy mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp, giúp cả 2 bên đều hiểu rõ lẫn nhau.

Bên cạnh đó, việc dùng phần mềm quản lý khách hàng sẽ giúp người dùng nhận được dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất. Họ sẽ cảm thấy những vấn đề liên quan đến yêu cầu, mục đích của họ được quan tâm nghiêm túc, ho thêm tin yêu và muốn gắn bó với doanh nghiệp của bạn.

Lợi ích với bộ phận marketing

Marketing đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc bán hàng, nó cũng ảnh hưởng nhiều đến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Phần mềm CRM hỗ trợ gửi email và SMS hàng loạt, doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các chiến dịch marketing phù hợp, dễ dàng.

Nhân viên tiếp thị cũng có thể chủ động thực hiện quảng bá, giới thiệu dịch vụ, sản phẩm đến đúng đối tượng mình đang hướng tới. Phần mềm hỗ trợ nhiều tiêu chí cho người dùng như: Ngành nghề, tiềm năng, tỉnh thành, module thẻ thành viên, thẻ tích điểm,… Áp dụng tích điểm chính là giải pháp tăng tương tác với khách hàng. Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ theo dõi phản hồi của tác hàng thông qua những chiến dịch tiếp thị, đánh giá được hiệu quả của hoạt động marketing.

Đừng bỏ lỡ

• Phần Mềm Quản Lý Đơn Hàng Là Gì? Tính Năng Và Lợi Ích Quan Trọng

Các tính năng hiện đại của phần mềm quản lý khách hàng

Phần mềm quản lý khách hàng có rất nhiều lợi ích tuyệt vời bởi nó tích hợp nhiều tính năng hiện đại sau đây:

• Phân loại khách hàng

Nhờ tính tùy chỉnh, phần mềm có thể phân loại khách hàng theo nhu cầu của người dùng. Công cụ tìm kiếm với bộ lọc nhiều tiêu chí giúp nhân viên có thể tìm kiếm theo tiêu chí đơn lẻ hoặc kèm điều kiện. Qua đó tiết kiệm được nhiều thời gian truy xuất, tra cứu dữ liệu.

• Quản lý data khách hàng

Phần mềm hỗ trợ upload dữ liệu từ excel, phân loại được khách hàng theo tuổi, giới tính, thu nhập,… dễ dàng quản lý được dữ liệu. Bên cạnh đó, giải pháp cũng được bảo mật cẩn thận qua nhiều lớp bảo vệ, tùy biến trường dữ liệu sao cho phù hợp nhất. Nếu trước đây bạn chỉ thực hiện thao tác lọc khách hàng trên file excel thì giờ bạn có thể lọc thông qua nhiều tiêu chí khác nhau theo đặc điểm của khách hàng.

• Tự động hóa quy trình bán hàng

Giống như phần mềm quản lý bán hàng, CRM cung cấp hệ thống công cụ quản lý bán hàng trong nhiều giai đoạn khác nhau, đồng thời quản lý được các hoạt động của nhân viên.

Chức năng tự động hóa có thể giúp bạn theo dõi, ghi chép toàn bộ quy trình bán hàng cho 1 khách hàng nào đo, từ khi nhân viên kinh doanh tiếp xúc cho đến khi kết thúc. Ngoài ra, nó còn có nhiều tính năng khác như: Báo giá, quản lý cơ hội, quản lý kho hàng, quản lý lệnh bán,…

• Tự động hóa marketing

Tự động hóa tiếp thị giúp doanh nghiệp xác định được đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. Nói cách khác, tính năng này là thước đo để kiểm nghiệm hiệu quả của các hoạt động marketing như Email marketing, SMS marketing, PR, quảng cáo,… Bên cạnh đó, đây cũng là cách giúp doanh nghiệp sàng lọc được khách hàng mục tiêu, nâng cao chất lượng.

• Quản lý dịch vụ khách hàng

Doanh nghiệp có thể quản lý được thông tin về yêu cầu bảo hành sản phẩm, hỗ trợ khiếu nại, lịch gọi hoặc các giao dịch của khách hàng thông qua chức năng quản lý dịch vụ. Chức năng này giúp nhân viên dễ dàng gọi điện, gửi tin nhắn, email,… thực hiện được các chương trình ưu đãi, tri ân mà không cần phải di chuyển quá nhiều.

• Tính toán được mức tiềm năng của mỗi khách hàng

Nhờ phân hệ ghi chú lịch sử tư vấn bán hàng, các lần đánh giá tiềm năng hay số lần không nghe máy, số lần liên hệ,… hệ thống sẽ đưa ra mức tiềm năng của mỗi khách hàng. Nhờ đó, nhân viên kinh doanh sẽ có kế hoạch, chiến lược tư vấn bán hàng, tránh lãng phí thời gian vào những khách hàng tiềm năng thấp.

• Chăm sóc khách hàng tự động

Hệ thống phần mềm quản lý khách hàng sẽ tự động gửi mail về những chiến dịch giảm giá, mã giảm giá đến khách hàng thân thiết, gửi thư mời tham gia sự kiện, giới thiệu sản phẩm mới,… Đặc biệt, hệ thống sẽ tự động gửi tin chúc mừng sinh nhật, chúc tết,… nhằm nâng cao mối quan hệ giữa 2 bên, thúc đẩy việc khách hàng mua hàng nhiều lần.

• Hệ thống báo cáo tùy chỉnh

Đa số các phần mềm đều có báo cáo đa dạng, nhân viên tạo lập được báo cáo dễ dàng, nhanh chóng. Bạn cũng có thể xem ở nhiều dạng biểu đồ khác nhau, tùy chỉnh theo nhu cầu.

Có thể bạn quan tâm

• Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Với Những Lợi Ích Và Tính Năng Nổi Bật

Có nên dùng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí cho doanh nghiệp?

Do có một số hạn chế về tài chính hoặc quy mô và nhiều doanh nghiệp quyết định dùng phần mềm CRM miễn phí thay vì những phiên bản có trả phí.

Giải pháp này có ưu điểm nhưng cũng tồn tại một số hạn chế nhất định. Cụ thể:

Ưu điểm

Tùy mỗi công ty phần mềm mà giải pháp quản lý khách hàng sẽ có các tính năng khác nhau. Tuy nhiên, theo tổng thể thì nó được thiết kế để quản lý, hỗ trợ khách hàng tốt hơn trên cơ sở dữ liệu so với giải pháp truyền thống. Do vậy, sản phẩm miễn phí sẽ có những ưu điểm sau đây:

• Tiết kiệm được một khoản ngân sách cho công ty, đây chính là ưu điểm lớn nhất của phần mềm miễn phí và nó cũng đáng để chủ doanh nghiệp quan tâm và lưu ý.
• Mang đến những tính năng cơ bản nhất, đáp ứng nhu cầu chăm sóc, quản lý khách hàng.
• Có thể phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau, tùy theo từng loại phần mềm mà bạn có thể nghiên cứu và dùng cho đặc thù công ty mình.
• Giúp doanh nghiệp, công ty nhỏ có thể chăm sóc khách hàng một cách bài bản, chuyên nghiệp so với các phương pháp truyền thống.

Hạn chế

Không thể phủ nhận là phần mềm quản lý khách hàng miễn phí có nhiều ưu điểm tuyệt vời, đặc biệt là khả năng tiết kiệm chi phí, ngân sách. Tuy nhiên, giải pháp này cũng tồn tại khá nhiều hạn chế, bạn cần cân nhắc nếu muốn sử dụng.

• Phần mềm miễn phí sẽ giới hạn một số tính năng nhất định, thường là tính năng nâng cao, mang tính đột phá. Bạn sẽ chỉ dùng được những tính năng cơ bản trong quản lý.
• Phần mềm sẽ giới hạn số người được phép truy cập, dung lượng sử dụng. Đa số giải pháp miễn phí chỉ cho 2 – 3 người dùng mỗi tháng, 500 bản ghi, khá bất tiện nếu doanh nghiệp lớn, đông nhân viên.
• Phần mềm miễn phí thường là phiên bản đóng gói, đồng nghĩa với việc không được nâng cao tính năng, cũng không thể tùy biến, thay đổi.
• Người dùng phải tự mày mò và sử dụng, không nhận được tư vấn hay hướng dẫn sử dụng.
• Các dữ liệu trên phần mềm sẽ dễ bị đánh cắp do phần mềm miễn phí có khả năng bảo mật khá thấp.

Vậy nên việc có dùng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Bạn có thể tham khảo những ưu và nhược điểm trên đây và cân nhắc đưa ra lựa chọn chính xác nhất cho doanh nghiệp của mình.

Cách chọn phần mềm quản lý khách hàng phù hợp

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý khác nhau và rất khó để tìm được giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên bạn cũng đừng quá lo lắng, hãy dựa theo những tiêu chí sau đây để chọn được giải pháp phù hợp nhất.

• Chi phí hợp lý

Hãy xác định nhu cầu sử dụng phần mềm của doanh nghiệp và tham khảo mức giá của các phần mềm trên thị trường. Phần mềm miễn phí cũng tốt nhưng nó không đáp ứng được một số tính năng. Phần mềm Việt Nam có chi phí khá rẻ, chỉ vài chục nghìn mỗi tháng và phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau. Bạn có thể sử dụng dù đang sở hữu doanh nghiệp lớn, startup hay đơn giản là các nhóm cá nhân làm việc.

• Lựa chọn ngôn ngữ phù hợp

Hiện nay, các phần mềm quản lý khách hàng của Việt Nam đều dùng ngôn ngữ tiếng Việt, thuận tiện cho mọi công ty, người dùng. Có một số phần mềm sẽ có kết hợp song ngữ Anh – Việt. Bạn hãy cân nhắc và chọn giải pháp phù hợp, giúp doanh nghiệp có những trải nghiệm tốt, thao tác nhanh.

• Thời gian triển khai nhanh

Trong quá trình thiết lập ban đầu cũng như trong thời gian sử dụng, nhiều doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn và cần hỗ trợ. Nếu là phần mềm nước ngoài bạn sẽ cần gửi thông tin và mất thời gian, người hỗ trợ là người nước ngoài sẽ tạo ra bất đồng về ngôn ngữ. Còn nếu là phần mềm trong nước, khách hàng sẽ được hỗ trợ tối đa, được nhận tư vấn dễ dàng. Do vậy, hãy lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hỗ trợ bạn tối đa việc cài đặt và bảo hành sử dụng.

Đọc nhiều nhất

• Phần Mềm Quản Lý Dự Án Có Lợi Ích, Tính Năng Gì?

• Tính năng đa dạng

Với những công ty có quy mô nhỏ, vừa, startup đa số sẽ chỉ những tính năng cơ bản như lưu trữ thông tin khách hàng, hóa đơn, hợp đồng, thu chi, báo cáo,… Với doanh nghiệp lớn, tập đoàn nhiều chi nhánh,… thì cần yêu cầu nhiều hơn về tính năng, khả năng tự động hóa, phân tích dữ liệu,… Do vậy bạn cần hiểu công ty của mình và lựa chọn đúng giải pháp phù hợp.

• Dễ sử dụng

Phần mềm công nghệ cần phải dễ sử dụng, dễ thao tác để ngay cả những người không quá ham hiểu về công nghệ cũng dễ dàng sử dụng. Bên cạnh đó thiết kế cũng cần đơn giản, nhập liệu ít để người dùng không gặp rắc rối trong quá trình thao tác. Nếu công ty có xu hướng online nhiều thì cần dùng phần mềm tích hợp kênh social, e-commerce,…

Phần mềm quản lý khách hàng là giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí nhân lực, chăm sóc khách hàng tốt hơn và nâng cao chất lượng dịch vụ. Nếu doanh nghiệp vẫn đang sử dụng cách quản lý truyền thống thì có thể tham khảo dùng giải pháp này để nâng cao tính hiệu quả trong quản lý khách hàng cũng như doanh nghiệp.