Quản lý khách hàng luôn là vấn đề được các công ty, tổ chức quan tâm vì đây chính là yếu tố quan trọng mang đến doanh thu, lợi nhuận cao. Mặc dù là vấn đề then chốt, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn gặp nhiều khó khăn, hạn chế trong công tác quản lý, đôi khi không thể giữ chân được khách hàng gắn bó lâu dài. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí, vừa tối ưu quá trình làm việc, vừa tăng sự hài lòng đối với nhóm khách hàng mục tiêu.

Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí là gì?

Phần mềm quản lý khách hàng là công cụ thông minh, có sử dụng công nghệ hiện đại để giúp doanh nghiệp quản lý thông tin và mối quan hệ tốt nhất với khách hàng, tương tự như phần mềm CRM.

Việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng bắt đầu với thao tác lưu trữ mọi thông tin khách hàng vào một hệ thống duy nhất. Tiếp đó sẽ phân tích để tìm ra những đặc điểm chung giữa các nhóm khách hàng. Phần mềm quản lý khách hàn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc giúp nhà quản trị định hướng mục tiêu và vạch ra hướng phát triển cho công ty mình trong thời gian tới. Đồng thời thông qua phần mềm, doanh nghiệp có thể can thiệp sâu vào mối quan hệ với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và nhân viên.

Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí mang đến lợi ích, tính năng tương tự phần mềm thông thường, tuy nhiên ưu điểm chính của nó là tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp sẽ không phải bỏ ra khoản đầu tư lớn cho việc lắp đặt, sử dụng. Đặc điểm này thường phù hợp với những tổ chức có quy mô nhỏ, ngân sách hạn chế hoặc mới thành lập.

Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí được xem như chiến lược và công cụ kết nối tất cả các doanh nghiệp trong việc xây dựng, phát triển mối quan hệ gắn bó với khách hàng. Thông qua việc nghiên cứu, tổng hợp, nắm bắt nhu cầu, mong muốn, thói quen, sở thích của khách hàng để thiết lập nên một hệ thống quản lý thông tin khách hàng khoa học và chính xác nhất.

Ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí

Sử dụng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, không chỉ tăng sự gắn bó trong mối quan hệ với khách hàng mà còn tăng khả năng cạnh tranh và giúp quy trình làm việc được tối ưu hơn. Cụ thể:

Quản lý cụ thể, chính xác thông tin dữ liệu khách hàng

Thực tế cho thấy trong quá trình hợp tác, nếu càng biết nhiều về khách hàng, bạn càng có cơ sở để đáp ứng chính xác nhu cầu của họ, tăng số lượng sản phẩm, dịch vụ khách mua và sử dụng. Để có thể cung cấp cho khách hàng những trải nghiệm phù hợp và tốt nhất, tất cả thông tin và sự tương tác giữa doanh nghiệp với khách hàng cần được ghi lại. Thay vì dùng cách thủ công mất nhiều thời gian, có sai sót và không mang đến hiệu quả cao, các tổ chức sử dụng phần mềm quản lý khách hàng để quản lý cụ thể, chính xác và cập nhật kịp thời thông tin dữ liệu khách hàng.

Bên cạnh việc định lượng, phân loại dữ liệu chính xác để dễ dàng tham khảo, phần mềm còn cung cấp một hệ thống dữ liệu của các bộ phận khác nhau. Khi đó bạn có thể lưu trữ số lượng lớn danh sách khách hàng cùng những thông tin quan trọng về họ trên một hệ thống duy nhất.

Nhờ ưu điểm này, bất kỳ ai đang hỗ trợ khách hàng cũng có được nguồn dữ liệu thông tin đầy đủ và chi tiết để phục vụ cho hoạt động phân tích nhu cầu, hành vi cũng như liên lạc với khách hàng khi cần thiết.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Có Lợi Ích Gì?

Tăng khả năng giao tiếp và tương tác với khách hàng

Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí có thể giúp nhân viên cung ứng dịch vụ dựa vào dữ liệu được thu thập để chăm sóc khách hàng tốt hơn. Lúc này bạn sẽ không cần lo lắng về vấn đề nhân viên cũ nghỉ, nhân viên mới đến không biết khách hàng họ sẽ quản lý là ai, có đặc biệt, nhu cầu như thế nào.

Bằng việc cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng, nhân viên có thể giao tiếp tốt hơn, thường xuyên tương tác với khách hàng mà không khiến khách cảm thấy phiền hà hay khó chịu.

Cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng của tổ chức

Nhân viên chăm sóc khách hàng không chỉ có nhiệm vụ kích thích nhu cầu để khách mua và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mà còn cần giải đáp những vướng mắc, sự cố khách đang gặp phải. Với cách làm việc truyền thống, khi bận với quá nhiều công việc, bạn sẽ khó có thể trả lời hết câu hỏi khách đưa ra, nhiều khách bị bỏ sót gây mất thiện cảm với doanh nghiệp.

Bằng việc sử dụng phần mềm thông minh, ngay khi khách hàng có vấn đề, thắc mắc, nhân viên dễ dàng nhận biết và kịp thời giải đáp. Đặc biệt nếu khách hàng liên hệ trực tiếp với công ty, người quản lý có thể dễ dàng truy xuất tất cả hoạt động có sẵn, liên quan đến giao dịch mua bán, thanh toán để hỗ trợ hoặc tìm ra vấn đề giải đáp cho khách.

Trong nhiều trường hợp, nếu người quản lý giàu kinh nghiệm sẽ có thể tìm ra đáp án ngay lập tức nhờ vào hệ thống cơ sở dữ liệu trên phần mềm.

Tự động hóa quy trình làm việc

Để có thể hoàn thành được chỉ tiêu bán hàng chưa bao giờ là dễ dàng. Mỗi ngày nhân viên kinh doanh có đến hàng trăm nhiệm vụ lớn nhỏ cần hoàn thành như các mẫu đơn cần điền, báo cáo cần gửi, vấn đề pháp lý cần giải quyết hoặc công việc liên quan khác, gây mất nhiều thời gian.

Lúc này phần mềm quản lý khách hàng miễn phí có thể giúp bạn giảm được những nhiệm vụ phát sinh để tập trung và nỗ lực hơn vào việc tìm kiếm, chăm sóc khách hàng tiềm năng hay giải quyết vướng mắc của khách.

Thông qua phần mềm, quy trình làm việc trong doanh nghiệp được tự động hóa, có thể kể đến như: Giao tiếp được lưu trữ tự động cho phép bạn xem lịch, email và chi tiết các cuộc hội thoại. Bên cạnh đó, các nhóm bán hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng có thể dễ dàng chia sẻ thông tin về khách hàng. Với ưu điểm vượt trội này, các quy trình làm việc sẽ liền mạch và đảm bảo hiệu quả cao.

Tham khảo: Phần Mềm Quản Lý Đơn Hàng Là Gì? Tính Năng Và Lợi Ích Quan Trọng

Cải thiện khả năng phân tích dữ liệu

Mọi thông tin, dữ liệu trên phần mềm thông minh được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất, có sự đồng bộ, chính xác và tránh sự trùng lặp hay sai sót. Nhờ đó nhân viên khi cần tìm kiếm sẽ nhanh hơn, có được dữ liệu chuẩn để phân tích hành vi và nhu cầu khách hàng. Bên cạnh đó hệ thống tích hợp tính năng tự động báo cáo để giảm thời gian cho người dùng. Nhờ phần mềm, người dùng cũng có thể xác định vị trí thông tin cần thiết một cách nhanh chóng như thông tin khách hàng, đối tượng mua hàng để báo cáo, đo lường hiệu suất nhằm đạt được các cơ hội chưa khai thác.

Với những dữ liệu báo cáo đầy đủ, chính xác và kịp thời, nhà quản trị có thể dễ dàng đưa ra các chiến dịch marketing, kinh doanh hiệu quả, tạo được niềm tin với khách hàng và từ đó tăng doanh thu, lợi nhuận mong muốn.

Dễ dàng đánh giá nhân viên

Nhờ giao diện trực quan, bảng biểu chi tiết và tính năng lưu trữ dữ liệu của toàn bộ quy trình làm việc sẽ giúp người quản lý có thể theo dõi tiến độ, đo lường hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Chỉ cần truy cập vào phần mềm và thực hiện một vài cú nhấp chuột bạn sẽ biết được nhân viên đã làm gì, chịu trách nhiệm cho phần công việc nào, đã hoàn thành hay chưa. Khi đó sẽ không còn tốn thời gian để chờ đợi bảng tổng kết báo cáo dẫn đến khả năng nhầm lẫn, sai sót.

Ngoài ra, tương tự như phần mềm quản lý công việc, phần mềm quản lý khách hàng miễn phí có thể nhắc nhở nhân viên theo thời gian, giúp họ hoàn thành đầy đủ và nhanh chóng mọi nhiệm vụ được giao, tránh bỏ sót hợp đồng, giao dịch hoặc những cuộc gặp với khách hàng. Đồng thời ưu điểm này còn giúp đẩy mạnh các chiến dịch của doanh nghiệp, để chúng đi vào quỹ đạo và được thực hiện đúng tiến độ.

Tăng doanh thu, lợi nhuận

Theo thống kê từ những doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí, doanh thu của họ gia tăng chỉ sau 3 – 6 tháng, nhiều trường hợp tận dụng được tối đa những tính năng và ưu điểm của phần mềm giúp thời gian đạt được mục tiêu rút ngắn đi.

Có được kết quả này là do phần mềm quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp hiểu rõ về khách hàng, có những hoạt động đánh đúng vào tâm lý, nhu cầu và thực hiện chăm sóc khách hàng tốt hơn. Đồng thời sự tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng nhiều hơn, tạo ra mối quan hệ gắn bó khăng khít giúp giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách mới đồng ý mua và sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Sản Xuất: Lợi Ích Quan Trọng Đối Với Doanh Nghiệp

Những tính năng của phần mềm

Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí được trang bị những tính năng tương tự một phần mềm quản lý khách hàng thông thường. Đây đều là tính năng quan trọng và thông minh, hỗ trợ tự động hóa quy trình làm việc, quản lý, giúp công việc chăm sóc khách hàng đạt được hiệu quả cao nhất.

Tự động hóa bán hàng

Với tính năng này, hệ thống sẽ cung cấp một công cụ quản lý theo các giai đoạn cũng như hoạt động của từng nhân viên bán hàng. Qua đó nhà quản trị có thể theo dõi sát sao và ghi chép lại mọi hoạt động trong quá trình bán hàng cho từng khách tiềm năng, từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc thương vụ. Tự động hóa sẽ bao gồm các tính năng như: Tạo lệnh bán, quản lý cơ hội, kết xuất hóa đơn, kết xuất báo giá, thống kê kho bán hàng, dự báo bán hàng,….

Quản lý data khách hàng

Phần mềm thông minh này sẽ hỗ trợ bạn cập nhật dữ liệu từ file excel, đồng thời phân loại khách hàng dựa vào độ tuổi, giới tính, thu nhập, vị trí địa lý, nhu cầu để dễ dàng quản lý và tìm kiếm khi cần thiết. Ngoài ra, công cụ này cũng hỗ trợ bảo mật nhiều lớp, tùy biến từng trường dữ liệu để phù hợp nhất, không để xảy ra tình trạng dữ liệu bị mất cắp gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Tự động hóa tiếp thị

Tự động hóa tiếp thị hay tự động hóa marketing là tính năng quan trọng của phần mềm, giúp doanh nghiệp xác định được đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. Đây được xem là thước đo để kiểm nghiệm hiệu quả của các hoạt động marketing như SMS marketing, PR, quảng cáo, email marketing,….  Ngoài ra, đây cũng là cách để doanh nghiệp có thể sàng lọc được khách hàng mục tiêu và tạo cơ hội tăng doanh thu, lợi nhuận mục tiêu.

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng của phần mềm thông minh cho phép người dùng theo dõi, quản lý các hoạt động dịch vụ liên quan đến khách hàng và những vướng mắc mà khách đang gặp phải. Đây chính là yếu tố giúp các doanh nghiệp tạo được lợi thế cạnh tranh và khác biệt hóa so với đối thủ. Hệ thống phần mềm quản lý khách hàng giúp nâng cao trải nghiệm, tăng sự hài lòng của khách, đồng thời mang đến hiệu quả tối ưu và giảm thiểu chi phí tối đa.

Khi đó doanh nghiệp có thể nắm bắt thông tin về bảo hành, lịch gọi, các giao dịch của khách hàng, hỗ trợ khiếu nại. Nhân viên có thể dễ dàng gọi điện, nhắn tin hay gửi email các chương trình ưu đãi, khuyến mãi đến đúng đối tượng khách hàng.

Tham khảo: Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp: Lợi Ích, Tiêu Chí Lựa Chọn

Chăm sóc khách hàng tự động

Tính năng chăm sóc khách hàng tự động hỗ trợ người dùng gửi email, SMS về chiến dịch giảm giá, khuyến mãi hay các chương trình marketing đặc biệt đến khách hàng mục tiêu, thư mời tham gia sự kiện hoặc giới thiệu sản phẩm mới. Bên cạnh đó hệ thống cũng có thể tự động gửi tin nhắn chúc mừng nhân dịp sinh nhật, lễ tết để nâng cao mối quan hệ với khách hàng, thúc đẩy hành vi mua của họ.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý khách hàng miễn phí

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý khác nhau gây khó khăn cho doanh nghiệp khi chọn được loại phần mềm phù hợp. Đối với phần mềm quản lý khách hàng miễn phí, bạn có thể lựa chọn dựa vào những tiêu chí sau:

• Thời gian triển khai nhanh: Trong quá trình thiết lập và làm quen ban đầu, doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn. Nếu sử dụng phần mềm nước ngoài, bạn sẽ cần gửi thông tin và mất thời gian chờ để được hỗ trợ. Một số phần mềm trong nước có thể hỗ trợ giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn. Do đó bạn nên dựa vào thời gian triển khai để chọn phần mềm phù hợp.
• Đa dạng tính năng: Phần mềm miễn phí mặc dù bị hạn chế tính năng, tuy nhiên vẫn có những loại phần mềm được trang bị gần như đầy đủ module cần thiết để bạn dễ dàng hơn trong công việc. Khi đó nên dựa vào quy mô doanh nghiệp, tính chất công việc và nhu cầu sử dụng để chọn giải pháp tốt nhất.
• Dễ sử dụng: Đây cũng là tiêu chí không nên bỏ qua khi bạn lựa chọn phần mềm quản lý khách hàng miễn phí. Ưu tiên các công cụ có giao diện trực quan, thân thiện, không mất nhiều thời gian làm quen và không phức tạp trong các thao tác. Điều này sẽ giúp người dùng giải quyết công việc nhanh chóng và hạn chế sai sót.

Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí hiện nay đã và đang trở thành công cụ thông minh được nhiều tổ chức lựa chọn sử dụng. Không chỉ giúp tiết kiệm tối đa chi phí, loại phần mềm này còn mang đến hiệu quả cao công việc, tối ưu quy trình làm việc, cắt giảm thời gian và đảm bảo đạt được mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra.