Ứng dụng công nghệ thông minh vào kinh doanh, đặc biệt là kinh doanh khách sạn đang dần trở nên phổ biến, được xem như xu hướng cạnh tranh hiện nay. Đặc biệt các khách sạn sẽ lựa chọn phần mềm hỗ trợ quản lý để tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng hiệu suất. Trong bài viết này, bạn đọc hãy cùng tìm hiểu thông tin về một trong những công cụ thông minh được tin dùng nhất hiện nay – Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí.

Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn là công cụ được sử dụng trong các hoạt động quản lý và kinh doanh khách sạn, được trang bị những tính năng cơ bản như quản lý lễ tân, quản lý buồng phòng, quản lý kênh phân phối, quản lý báo cáo, quản lý từ xa.

Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí cho phép người dùng cài đặt, sử dụng, nâng cấp phần mềm hoàn toàn miễn phí hoặc chỉ với khoản chi phí vô cùng nhỏ. Bởi vậy công cụ này được các tổ chức quy mô nhỏ, mới thành lập ưu tiên sử dụng để tiết kiệm tối đa chi phí.

Lúc này, việc quản lý khách đặt phòng khách sạn, xử lý các vấn đề liên quan đến kế toán có thể được thực hiện bởi các chức năng trong hệ thống phần mềm. Điều này cũng hỗ trợ thao tác tra cứu, tìm kiếm và kiểm soát được khoa học, thuận tiện, đạt hiệu quả cao.

Nhờ sự tích hợp của nhiều khu vực quản lý của khách sạn vào phần mềm, toàn bộ hệ thống được hoạt động và vận hành trơn tru hơn. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý khách sạn miễn phí cũng có thể tích hợp nhiều tính năng khác phục vụ cho công tác quản lý, điều hành.

Lợi ích của phần mềm

Hiện nay phần mềm quản lý khách sạn miễn phí đang được ứng dụng rất nhiều trong các  tổ chức, khách sạn và mang đến những lợi ích thiết thực như:

Giúp thực hiện check in, check out nhanh chóng

Thực tế cho thấy rất nhiều khách hàng cảm thấy khó chịu khi các vấn đề liên quan đến thủ tục check in, check out quá chậm. Đặc biệt trong trường hợp khách muốn nhanh chóng lên phòng nghỉ ngơi nhưng do lượng khách quá đông nên nhân viên cần check in lượng hàng lớn. Điều này làm giảm sự hài lòng đối với khách sạn của bạn.

Khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí, mọi vấn đề sẽ được giải quyết. Cụ thể phần mềm giúp nhân viên thực hiện các thao tác check in, check out nhanh chóng, chính xác hơn, tránh thời gian chờ đợi. Từ đó đảm bảo sự hài lòng của khách và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho khách sạn.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Có Lợi Ích Gì?

Tăng công suất phòng

Đối với mỗi khách sạn, trống phòng là nỗi lo lớn nhất, đặc biệt trong thời buổi có nhiều cạnh tranh như hiện nay. Để tăng công suất phòng, nhiều đơn vị đã tích cực bán phòng trên các kênh OTA, đây được xem là chiến thuật đúng đắn, tuy nhiên sẽ rất khó quản lý nếu số lượng kênh quá nhiều. Lúc này bạn cần phải vào từng kênh để đăng bán hoặc đóng phòng.

Để giải quyết khó khăn này, bạn nên lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn miễn phí. Công cụ này có tính năng quản lý kênh phân phối sẽ giúp bạn dễ dàng đăng bán phòng trên tất cả các kênh và kiểm soát chặt chẽ chỉ với một vài cái nhấp chuột. Khi đó bạn có thể tiết kiệm được đáng kể thời gian, công sức và tránh tình trạng buồng phòng bị trống.

Không còn lo lắng về vấn đề overbooking

Khi bán phòng trên các kênh OTA, nỗi lo lắng của nhà quản lý đó là overbooking. Để tránh tình trạng này, các khách sạn phải thường xuyên theo dõi, cập nhật số phòng trống trên từng kênh OTA. Việc làm này thường gây tốn nhiều thời gian, không mang lại hiệu quả do không thể đảm bảo tính kịp thời.

Với ưu điểm là tự động cập nhật số phòng trống, tính năng quản lý kênh phân phối của phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả. Mỗi khi có booking về, hệ thống sẽ tự động trừ đi số phòng hiện tại, sau đó tiếp tục đăng bán số phòng trống đã được cập nhật trên tất cả các kênh OTA.

Hạn chế thất thoát

Gian lận và thất thoát là điều không doanh nghiệp nào mong muốn. Đây được xem là bài toán nan giải đối với các chủ khách sạn, đặc biệt là những người không thể thường xuyên có mặt tại khách sạn. Để giúp khắc phục tình trạng này, sử dụng phần mềm quản lý khách sạn thông minh là sự lựa chọn hợp lý.

Với tính năng kết nối khóa từ của phần mềm, mỗi khách hàng chỉ có thể vào phòng nếu khóa từ có mã được tạo ra bởi phần mềm. Vì vậy bắt buộc nhân viên cần nhập thông tin vào hệ thống để khi check in sẽ ngay lập tức tạo key cho khách. Nhờ giải pháp này, nhân viên sẽ không thể gian lận và khách sạn tránh được những thất thoát không đáng có.

Cắt giảm chi phí nhân sự

Nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý khách sạn miễn phí, mọi quy trình hoạt động, quản lý và làm việc đều được tối ưu hóa, một số công đoạn không cần thiết được cắt bỏ. Đồng thời năng suất lao động của nhân viên cũng tăng lên đáng kể. Qua đó, khách sạn có thể cắt giảm được chi phí nhân sự. Vì vậy có thể thấy về lâu dài, sử dụng phần mềm quản lý khách sạn thông minh chính là sự đầu tư có lời.

Tham khảo: Phần Mềm Quản Lý Công Việc: Giải Pháp Cho Hiệu Suất Tối Đa

Tiết kiệm thời gian

Bất kể khách hàng nào khi lựa chọn khách sạn, sạch sẽ vẫn là yếu tố hàng đầu, do đó có thể thấy bộ phận buồng phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Mặc dù công việc chính của nhân viên buồng phòng là dọn dẹp vệ sinh, tuy nhiên theo thống kê, những người này phải tốn 10 – 15% thời gian để tìm kiếm phòng cần dọn dẹp. Điều này dẫn đến sự lãng phí thời gian không cần thiết.

Một phần mềm quản lý khách sạn thông minh với tính năng quản lý buồng phòng sẽ giúp nhân viên dễ dàng kiểm tra tình trạng phòng sạch hay bẩn, phòng nào cần vệ sinh, nhân viên nào phụ trách.  Qua đó công việc trở nên dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Báo cáo chính xác

Trong hoạt động kinh doanh bất kì ngành nghề nào, báo cáo vô cùng quan trọng. Thông qua báo cáo, nhà quản trị mới có thể nắm bắt tình hình hoạt động của tổ chức và nhanh chóng đưa ra được các quyết định phù hợp với hướng đi hiện tại và tương lai. Do đó yêu cầu quan trọng đó là các báo cáo phải đầy đủ, được cập nhật liên tục và đảm bảo tính chính xác. Nếu tổng hợp, thống kê bằng cách thủ công với giấy bút, trước khối lượng lớn công việc, dữ liệu, việc ghi chép và tính toán sẽ thiếu chính xác hoặc xảy ra tình trạng gian lận của nhân viên.

Trước tình hình này, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí, với tính năng báo cáo thông minh có thể giúp bạn tính toán, thống kê, tổng hợp dễ dàng, chính xác. Đồng thời mọi thông tin được cập nhật trên tự động hệ thống nên bạn không cần nhập thủ công mỗi khi có sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh.

Cho phép quản lý từ xa

Người quản lý không thể lúc nào cũng có mặt tại khách sạn để theo sát quá trình hoạt động. Nhiều người sẽ thường xuyên phải đi công tác hoặc du lịch,… Nếu với cách quản lý thủ công, chủ khách sạn sẽ khó có thể biết được chính xác hiệu quả công việc và tình hình kinh doanh của khách sạn. Lúc này một phần mềm hỗ trợ quản lý từ xa sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý.

Nhờ tính năng quản lý từ xa, nhà quản trị có thể truy cập vào phần mềm bất kỳ lúc nào bằng mọi thiết bị thông minh như smartphone, máy tính, laptop, chỉ cần có kết nối internet. Qua đó, họ có thể biết chính xác công việc của từng nhân viên, tình trạng phòng, doanh thu, chi phí của khách sạn theo thời gian thực.

Những tính năng quan trọng của phần mềm quản lý

Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí thường được trang bị những tính năng cơ bản nhưng không kém phần quan trọng như:

Quản lý phòng

Module quản lý phòng sẽ giúp thể hiện số phòng đang quản lý, tình trạng phòng đang sẵn sàng, đang sửa, đã được đặt trước, phòng chưa dọn vệ sinh hoặc phòng khách đi ra ngoài. Bên cạnh đó, các thông tin về phòng đơn, phòng đôi, giá tiền phòng cũng được cập nhật đầy đủ để nhân viên dễ dàng thống kê và giới thiệu cho khách thuê. Chức năng thu phóng hình ảnh phòng còn cho biết khách đã đặt phòng tên gì, thời gian đặt. Nhờ đó bạn có thể dễ dàng điều chỉnh phòng cho khách lẻ đến ở khách sạn.

Các thông tin liên quan đến danh sách đặt phòng cũng được tóm tắt trực quan, dễ nhìn để nhân viên có thể sắp xếp phòng hiệu quả, tránh tình trạng để phòng trống hoặc nhầm lẫn phòng của khách.

Quản lý thu chi

Tính năng này cho phép bạn quản lý tốt các hoạt động thu chi dịch vụ, thu chi công nợ, cân đối các khoản thu chi và thống kê theo thời gian thực, giống với phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp, bao gồm các thông tin:

• Sổ thu chi: Thống kê các khoản đã thu chi theo loại tài khoản trong thời gian cụ thể để dễ dàng theo dõi và phân tích thu chi. Qua đó nhân viên có thể dễ dàng tính toán được doanh thu, lợi nhuận của khách sạn.
• Phiếu thu chi cân đối: Dùng để cân đối khi số tiền thực tế khác với tiền trong tài khoản. Mục này cho phép bạn chọn quỹ tiền cần cân đối, loại thu chi, nhân viên trực tiếp thực hiện, số tiền chênh lệch,…
• Thống kê thu chi theo module: Hiển thị tổng số tiền, thu chi tiền mặt hoặc thu chi qua ngân hàng,…
• Thống kê theo loại thu chi chi tiết: Bao gồm tổng doanh thu, thu công nợ, thu tiền phòng, tiền đặt cọc, thu tiền phạt hay tiền xuất nhập hàng.

Đừng bỏ lỡ: Phần Mềm Quản Lý Đơn Hàng Là Gì? Tính Năng Và Lợi Ích Quan Trọng

Quản lý danh mục

Đối với tính năng này, người dùng có thể quản lý chi tiết khách sạn theo từng danh mục cố định, bao gồm:

• Tầng khách sạn: Cấu hình tầng khách sạn sẽ được thể hiện ở sơ đồ phòng bên ngoài và cách sắp xếp các vị trí phòng.
• Loại phòng khách sạn: Bạn có thể thêm, xóa, sửa các phòng khách sạn, cùng với đó là tên phòng, loại phòng, số người, số giường, ký hiệu phòng.
• Nhóm sản phẩm: Cho phép thêm, sửa, xóa các thông tin liên quan đến sản phẩm có trong khách sạn.
• Giá theo thời điểm: Người dùng có thể cài đặt mức giá theo ý muốn, theo từng ngày, đêm, theo tháng và đơn giá thêm người.

Quản lý kho

Tính năng quản lý kho khách sạn cho phép người dùng quản lý lượng hàng hóa, nguyên liệu xuất, nhập của khách sạn, tương tự phần mềm quản lý kho. Mỗi khách sạn có thể có nhiều kho hàng, do đó, tính năng quản lý kho sẽ giúp các bộ phận như nhà bếp, lễ tân và một số bộ phận liên quan nắm rõ tình hình nguyên vật liệu trong kho để để xuất luân chuyển hàng hóa hoặc xuất nhập hàng mới vào kho.

Quản lý khách hàng

Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí với tính năng quản lý khách hàng, cho phép người dùng quản lý các công ty dịch vụ du lịch có liên kết với khách sạn của mình, bao gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email,… Bên cạnh đó, việc thu thập các thông tin như mã số thuế, tài khoản ngân hàng cũng giúp khách sạn và công ty du lịch có thể gửi báo cáo công nợ hoặc chuyển tiền thu chi một cách nhanh chóng.

Ngoài ra, tính năng này còn giúp quản lý khách đặt phòng hoặc khách đã từng đến ở khách sạn, lưu trữ thông tin trên một hệ thống duy nhất, bao gồm: Tên khách hàng, giới tính, số điện thoại, chứng minh thư, địa chỉ,… tương tự như tính năng của phần mềm quản lý khách hàng thông minh. Qua đó bạn có thể dễ dàng kiểm soát khách, tiến hành thanh toán và đặt phòng.

Báo cáo

Hỗ trợ người dùng tổng hợp, thống kê nhanh chóng, chi tiết và chính xác báo cáo doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn theo thời gian thực. Những dữ liệu này có thể được hiển thị dưới dạng biểu đồ khác nhau để cấp trên có thể nhìn thấy báo cáo một cách khách quan nhất, qua đó đưa ra được những chiến lược vận hành phù hợp.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn miễn phí phù hợp

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn miễn phí đến từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, do đó bạn nên cân nhắc kỹ để lựa chọn được công cụ hỗ trợ phù hợp, giúp tăng hiệu quả hoạt động. Một số tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn miễn phí cho doanh nghiệp đó là:

• Dễ sử dụng: Nếu phần mềm quá phức tạp, bạn sẽ tốn thời gian đào tạo cho nhân viên để làm quen với cách sử dụng. Ngoài ra, nhân viên cũng dễ gặp sai sót, nhầm lẫn trong quá trình làm việc. Vậy nên hãy lựa chọn các phần mềm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng để đảm bảo công việc được tiến hành tốt nhất.
• Dễ mở rộng: Đa số các doanh nghiệp đều hướng đến mục tiêu mở rộng phạm vi kinh doanh, tăng số phòng, dịch vụ. Nếu ban đầu sử dụng phần mềm không có khả năng mở rộng, khi thay đổi quy mô bạn cần đầu tư vào phần mềm khác, gây ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của khách sạn.
• Sử dụng công nghệ mới nhất: Với sự phát triển mạnh của công nghệ như hiện nay, công nghệ đóng vai trò quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Vậy nên khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn, bạn cần đảm bảo phần mềm đó sử dụng công nghệ hiện đại nhất.
• Bảo mật tốt: Dữ liệu trong kinh doanh khách sạn đóng vai trò vô cùng quan trọng. Do đó việc mất dữ liệu sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của khách sạn đó. Vậy nên trước khi quyết định đầu tư giải pháp thông minh, bạn nên cân nhắc xem liệu phần mềm có đảm bảo tính bảo mật hay không.

Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí có những ưu điểm nhất định, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư mà vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh. Vì vậy hiện nay có không ít các khách sạn đã sử dụng phần mềm này cho quy trình vận hành của mình, giải quyết được những khó khăn và mang lại mức lợi nhuận như mong muốn.