Quản lý kho hàng là công việc vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Còn hàng trong kho mới giúp hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thuận lợi. Tuy nhiên nếu tồn quá nhiều hàng cũng có thể gây ra nhiều rủi ro cho tổ chức. Lúc này, phần mềm quản lý kho là cần thiết vì nó giúp kiểm soát kho bãi thông minh, tối đa hóa quy trình quản lý.

Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý kho là một ứng dụng  giúp thống kê, theo dõi, quản lý và tổ chức mua bán, nguyên vật liệu. Với phần mềm, doanh nghiệp có thể thống kê hàng hóa dựa trên mã vạch hoặc RFID, dễ dàng xem được chuyến hàng đi vào, vị trí nguyên vật liệu được đặt và thời gian sản phẩm xuất xưởng.

Xem thêm

• Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp Nhỏ Có Những Lợi Ích Gì?

Bằng việc dùng phần mềm quản lý kho, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, tập trung vào việc phân tích, lên kế hoạch, gia tăng hiệu quả trong sản xuất.

5 lợi ích khi doanh nghiệp dùng phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho hàng từ khi ra đời đã giúp kiểm soát dễ dàng hoạt động xuất nhập hàng, đồng thời hỗ trợ quản lý sản xuất, quản lý đơn hàng hiệu quả.

Kiểm soát quy trình nhập kho

Việc quan trọng nhất của kho hàng đó là đảm bảo hàng hóa được đặt đúng nơi. Khi dùng phần mềm, toàn bộ sản phẩm, nguyên vật liệu sản xuất sẽ được đặt đúng vị trí, tối đa hóa thời gian tìm kiếm.

• Phần mềm giúp bạn bố trí thiết bị, nhân công hiệu quả, đáp ứng được các yêu cầu trong kho, nâng cao năng suất lao động của công nhân.
• Kiểm tra hàng cũng như xử lý nhập kho nhanh hơn, ít lỗi, tiết kiệm thời gian kiểm kê của nhân viên.
• Nhập kho từ phần mềm giúp bạn tạo ra năng suất lao động cao, hàng hóa được lưu trữ đúng vị trí, hiển thị tình trạng tồn kho chính xác.
• Có thể ghi lại hình ảnh trạng thái hàng hóa, dùng trong những trường hợp xảy ra tranh chấp.
• Dán và in nhãn đơn giản lên lô hàng đã bị hỏng, không còn được sử dụng.

Theo dõi quy trình xuất kho

Phần mềm quản lý kho hàng dựa trên thuật toán giúp tối ưu phương án di chuyển hàng hóa, đồng thời tối ưu hóa quy trình lấy hàng, tự động hóa chính xác với hàng hóa được xử lý. Nếu đơn vị vận chuyển không xử lý đơn đặt hàng, phần mềm có thể hỗ trợ tính toán dựa trên thời gian vận chuyển và khối lượng nhận.

Phần mềm quản lý kho giúp giảm thời gian vận chuyển qua đó tăng hiệu quả vận hành kho. Toàn bộ dữ liệu sẽ được nhập vào phần mềm để xử lý, chẳng hạn như kích thước, trọng lượng. Phần mềm cũng xác định những yếu tố để giữ mặt hàng an toàn, chi phí đóng gói là thấp nhất.

Quản lý hàng tồn kho

Hệ thống của phần mềm thường xuyên cập nhật hàng tồn, hạn chế tối đa tình trạng hàng tồn, đồng thời tạo ra những cảnh báo qua email, giúp bạn có những quyết định kinh doanh phù hợp. Ngoài ra, hàng hóa được đặt vào đúng vị trí với từng loại hàng khác nhau, mỗi vị trí đều chứa lượng sản phẩm phù hợp, đảm bảo lượng hàng cần thiết.

Có thể nói, phần mềm quản lý kho hàng là một bước cải tiến lớn, tiến đến việc quản lý không dùng giấy tờ, tăng tỷ lệ chính xác của hàng tồn lên đến 99%. Bên cạnh đó, quản lý cũng có thể dự tính được doanh số mỗi ngày, lượng hàng hóa, sản phẩm sẽ được lưu trữ hoặc xuất nhập.

Tăng khả năng cạnh tranh

Hiện nay đa số các doanh nghiệp đều dùng phần mềm để quản lý kho, nếu doanh nghiệp của bạn không sử dụng thì rất khó cạnh tranh. Ngược lại, việc dùng giải pháp quản lý sẽ giúp công ty có khả năng cạnh tranh, gia tăng được năng suất lao động, làm việc, đảm bảo hàng hóa, sản phẩm trong kho được vận chuyển nhanh chóng, làm hài lòng đối tác. Qua đó, bạn sẽ có nhiều cơ hội hợp tác kinh doanh trong tương lai.

Tiết kiệm nguồn lực

Chí về nhân sự là vô cùng tốn kém khi có hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm, hàng quá cần quản lý và cần nhiều nhân lực để làm việc. Nếu dùng phần mềm, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được số lượng nhân viên, đồng thời việc quản lý cũng đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều, tránh được nhiều rủi ro và sai sót.

Những tính năng tuyệt vời của phần mềm quản lý kho

Bài toán về việc quản lý kho hàng giờ đây đã được giải quyết với phần mềm quản lý kho. Giải pháp này có nhiều lợi ích cùng những tính năng hiện đại sau đây:

• Quản lý thông tin trong kho hàng một cách đồng bộ

Phần mềm quản lý kho có thể quản lý đầy đủ, chi tiết thông tin những sản phẩm, hàng hóa trong kho chi tiết về tên hàng, mã hàng, giá trị hàng hóa,… Bên cạnh đó, những giấy tờ, hóa đơn liên quan cũng được quản lý đầy đủ, hỗ trợ doanh nghiệp khi có vấn đề về pháp lý.

Có thể bạn quan tâm

• Phần Mềm Quản Lý Công Việc: Giải Pháp Cho Hiệu Suất Tối Đa

Phần mềm cũng có thể tích hợp đơn vị đo đếm hàng hóa, khả năng quy đổi nhanh chóng, giúp bạn biết được khối lượng hàng của mình. Bên cạnh đó, nhân viên cũng nắm được thông tin xuất nhập kho, kiểm soát được những mặt hàng sắp hết hạn sử dụng.

• Quản lý khách hàng

Giống như tính năng cơ bản của phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kho giúp theo dõi, quản lý thông tin như: Tên, địa chỉ, số điện thoại, email, ngày, công nợ, mã nhóm,… phân loại khách hàng, đối tác theo nhiều tiêu chí khác nhau.

Bên cạnh đó, phần mềm hỗ trợ quản lý hợp đồng, quản lý đơn hàng của khách hàng mà không cần dùng phần mềm quản lý bán hàng.

• Quản lý sản phẩm

Doanh nghiệp không còn phải theo dõi thông tin thủ công về sản phẩm mà có thể tìm kiếm, lưu trữ thông tin về sản phẩm dễ dàng với những tiêu chí như: Tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn vị tính, mã in, khối lượng, giá bán, giá mua,… Tính năng này cũng cho phép bạn tải hình ảnh sản phẩm lên để tiện theo dõi.

• Kiểm kê hàng hóa

Phần mềm hỗ trợ kiểm kê và đối chiếu hàng hóa trong kho, đối chiếu giữa xuất nhập trên giấy tờ và xuất nhập thực tế. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh được mức tồn kho sao cho phù hợp với tình hình thực tế.

• Quản lý nhập kho

Người dùng dễ dàng nhập thông tin sản phẩm, theo dõi hàng hóa mua ngoài, hàng bị trả lại, nhập hàng lưu chuyển,… cùng nhiều mục khác theo yêu cầu, hỗ trợ export phiếu nhập kho.

• Quản lý xuất kho

Phần mềm cung cấp chi tiết thông tin về hàng hóa, cùng các hoạt động liên quan đến xuất kho cùng nhiều tùy chọn khác cho người dùng. Qua đó, giúp việc theo dõi trở nên đơn giản hơn, không tốn kém thời gian, công sức.

• Tổ chức kho hợp lý

Phần mềm hỗ trợ xác định thứ tự đơn hàng được lựa chọn, tổ chức đơn hàng theo nhiều cách khác nhau, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. Mục đích chính là kiểm soát, phát hiện ra những đơn hàng không mang đến lợi nhuận. Qua đó, giảm được không gian chứa đơn hàng, giảm thời gian, công sức vào những đơn hàng không có giá trị.

• Hỗ trợ lên kế hoạch

Phần mềm quản lý kho giúp hoàn thiện kế hoạch theo ngày, tiếp nhận hoạt động xuất kho, lựa chọn khối lượng công việc. Bên cạnh đó, nó còn giúp xử lý đơn hàng, ước tính nhân sự,… đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi, đáp ứng yêu cầu từ nhà cung cấp.

Có nên dùng phần mềm quản lý kho miễn phí trong sản xuất kinh doanh?

Có nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn sử dụng các phần mềm quản lý kho miễn phí để giúp tiết kiệm được một khoản chi phí cho doanh nghiệp. Trên thực tế, giải pháp miễn phí cũng có khá nhiều ưu điểm, phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, đi kèm với đó cũng là một số hạn chế, rủi ro bạn không lường trước được.

Ưu điểm

• Phần mềm quản lý kho miễn phí có thể giúp công ty của bạn tiết kiệm ngân sách, không tốn kém chi phí cài đặt và sử dụng. Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ việc tiết kiệm một khoản như vậy cũng khá tốt.
• Đa số giải pháp miễn phí đều mang đến những tính năng cơ bản nhất trong quản lý kho, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dễ dàng hơn.
• Bạn có thể dùng phần mềm cho mọi ngành nghề khác nhau bởi nó được nghiên cứu, phát triển sao cho phù hợp với mọi công ty.
• Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho chuyên nghiệp hơn so với cách quản lý truyền thống.

Hạn chế

Mặc dù có nhiều ưu điểm tuyệt vời hỗ trợ quản lý kho hàng nhưng giải pháp miễn phí cũng tồn tại một số nhược điểm sau đây:

• Những phần mềm miễn phí nếu có đủ tính năng sẽ rất khó dùng, khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc sử dụng. Hoặc có những phần mềm đơn giản quá mức, thiếu tính năng khiến việc quản lý thiếu chuyên nghiệp.
• Việc tải và sử dụng phần mềm có thể khiến máy tính bị nhiễm virus, nhiều quảng cáo xuất hiện trên máy tính khiến người dùng khó chịu.
• Vì là phần mềm offline nên toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên máy tính. Nếu máy hỏng, toàn bộ dữ liệu sẽ mất, phần mềm miễn phí đương nhiên không có tính năng khôi phục data đã mất.
• Khi mới dùng, bạn có thể hài lòng với những tính năng mà phần mềm quản lý kho miễn phí mang lại. Nhưng khi nhu cầu sử dụng nhiều hơn bạn sẽ gặp khó khăn, bởi nó giới hạn tính năng, dung lượng, thời gian sử dụng.
• Ngoài ra, nếu như bị hỏng hóc, xảy ra lỗi, bạn sẽ phải tự tìm hiểu, tự xử lý mà không có sự hỗ trợ từ đơn vị cung cấp.

Đừng bỏ lỡ

• Phần Mềm CRM Miễn Phí Là Gì? Ưu Nhược Điểm Và Lợi Ích Mang Lại

Dựa trên những ưu nhược điểm trên đây và nhu cầu của doanh nghiệp, bạn có thể cân nhắc và lựa chọn phần mềm miễn phí hoặc phần mềm có trả phí để sử dụng.

So sánh phần mềm quản lý kho miễn phí và excel

Nhiều doanh nghiệp vẫn còn “lăn tăn” về việc dùng excel hay phần mềm để quản lý kho. Hãy cùng Weuphealth so sánh chi tiết 2 giải pháp này để có cái nhìn tổng quan nhất.

Về chi phí sử dụng

Excel là công cụ văn phòng khá phổ biến, được dùng nhiều cho các công việc như quản trị dữ liệu, báo cáo tài chính, thống kê dữ liệu,… Excel có các hàm tính toán, thống kê tiện lợi và hỗ trợ nhiều công việc quản lý khác nhau. Tuy nhiên, bản quyền của excel có thể lên đến 11.000.000 đồng. Còn nếu dùng bản miễn phí thì nhiều tính năng không khả dụng, gây gián đoạn khi quản lý.

Trong khi đó phần mềm quản lý kho có thể giúp thống kê hàng hóa, lượng hàng xuất nhập kho, sản phẩm bán chạy, sản phẩm tồn nhiều,… mà chi phí không quá cao. Đặc biệt hiện nay trên thị trường cũng có rất nhiều giải pháp miễn phí.

Về tính bảo mật và khả năng kiểm soát số liệu

Excel khá phức tạp bởi nó có nhiều hàm, đòi hỏi người dùng có kiến thức tin học văn phòng tốt, dùng thành thạo mới đáp ứng được công việc quản lý kho. Bên cạnh đó, tính bảo mật của excel cũng không cao, dữ liệu dễ bị đánh cắp.

Phần mềm quản lý kho thì khác, nó có thể khắc phục những nhược điểm kể trên. Đồng thời, phần mềm cũng cho phép theo dõi, quản lý kho từ xa mà không cần đến trực tiếp kho.

Về thời gian nhập dữ liệu

Dùng excel bạn phải nhập tay toàn bộ dữ liệu và có thể gây ra nhầm lẫn, sai sót. Bên cạnh đó, người dùng phải tạo bảng, nhập hết thông tin của hàng trăm sản phẩm khác nhau, gây thiếu chuyên nghiệp và không khoa học.

Với phần mềm quản lý kho, người dùng chỉ cần quét mã vạch là thông tin sẽ được cập nhật đầy đủ. Giao diện phần mềm cũng khá đơn giản, giúp bạn nhập liệu dễ dàng và tiết kiệm thời gian.

Về tính năng báo cáo

Quản lý kho hàng bằng excel khiến nhà quản lý tốn công sức để thống kê, cập nhật dữ liệu mỗi ngày. Khi cần làm báo cáo, người dùng phải tạo hàm, cột, biểu đồ và làm sao cho dễ nhìn, trực quan gây ra nhiều chán nản, mệt mỏi mà còn không chính xác.

Phần mềm quản lý kho tự động tạo ra những báo cáo liên quan với số liệu, biểu đồ dễ nhìn, chi tiết. Người dùng dễ dàng nắm được thông tin về kho hàng, mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào nên đầu tư kinh doanh.

Như thế nào là một phần mềm quản lý kho hàng tốt?

Mỗi phần mềm quản lý đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, thích hợp với từng quy mô, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp và có nhiều tiêu chí để đánh giá một phần mềm tốt. Khi lựa chọn phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp, bạn hãy cân nhắc và tìm kiếm theo những tiêu chí sau đây.

• Phần mềm cần phù hợp với quy mô của tổ chức, một doanh nghiệp lớn không thể chọn phần mềm có quá ít tính năng và ngược lại.
• Phần mềm cần có ngôn ngữ sử dụng phù hợp, đó có thể là ngôn ngữ tiếng Việt hoặc song ngữ Anh Việt để việc thao tác trở nên thuận tiện, dễ dàng hơn.
• Giao diện của phần mềm phải đảm bảo thân thiện với người dùng, ai cũng có thể dễ dàng thao tác, sử dụng mà không gặp khó khăn.
• Những phần mềm đến từ các công ty công nghệ uy tín cũng là một tiêu chí bạn có thể quan tâm bởi họ sẽ có chính sách bảo hành khá tốt.
• Ngoài ra, khi tìm phần mềm quản lý kho, bạn cũng hay ưu tiên những đơn vị có đội ngũ chăm sóc khách hàng nhiệt tình, sẵn sàng tư vấn và sẵn sàng sửa lỗi khi được yêu cầu.

Thông tin hữu ích

• Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Với Những Lợi Ích Và Tính Năng Nổi Bật

Trên đây là toàn bộ thông tin về phần mềm quản lý kho – một giải pháp cần thiết và không thể thiếu của doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất. Với nhiều tính năng hiện đại, nhiều lợi ích vượt trội, chắc chắn giải pháp này sẽ trở thành công cụ tuyệt vời giúp giảm chi phí, nhân sự, đồng thời tăng năng suất làm việc, gia tăng lợi nhuận cho công ty.