Hầu hết các nhà thuốc hiện nay đều chưa chú trọng vào công tác quản lý hàng hóa, sản phẩm, gây nhiều thất thoát mà không biết nguyên nhân. Phần mềm quản lý kho dược phẩm lúc này được xem là một giải pháp hữu ích giúp kiểm kê hàng hóa chính xác, hạn chế những sai sót, đồng thời giảm thiểu công sức cho nhân viên.

Vì sao cần dùng đến phần mềm quản lý kho dược phẩm?

Bất kỳ ngành nghề kinh doanh nào cũng sẽ gặp phải ít nhiều khó khăn, dược phẩm cũng vậy. Đặc biệt khi sản phẩm dược phẩm có nhiều đặc thù, không giống hàng hóa khác. Khi quản lý kho hàng dược phẩm, nhà thuốc có thể sẽ phải đối mặt với những vấn đề như:

Tình trạng hết hàng

Người tiêu dùng mua dược phẩm sẽ phụ thuộc nhiều vào sự chỉ dẫn, tư vấn của các y bác sĩ, trình dược viên. Tình trạng thuốc bán hết, không có sẵn tại điểm bán. Điều này sẽ khiến chủ nhà thuốc bán cho người bệnh những thuốc khác cùng tính năng, công dụng.

Dược phẩm hết hàng, không có sẵn, dùng thuốc cùng tính năng nhưng không thấy hiệu quả sẽ  khiến khách hàng chán nản, nhà thuốc mất đi nguồn doanh thu lớn. Bên cạnh đó, khách hàng cũng sẽ giảm dần và bạn không thể cạnh tranh trên thị trường.

Xem thêm

• Chiến Lược Kinh Doanh Nhà Thuốc Tăng Doanh Thu Sau 1 Tháng

Tình trạng tồn kho lớn

Dược phẩm là lĩnh vực đối mặt với tồn kho lớn do việc quay vòng vốn không được nhanh như những ngành hàng khác. Bên cạnh đó, thuốc và thiết bị y tế yêu cầu điều kiện bảo quản riêng biệt, môi trường an toàn theo đúng tiêu chuẩn của Bộ Y tế do nó ảnh hưởng đến tính mạng con người.

Tồn kho quá lớn và quá lâu sẽ khiến chi phí bảo quản bị tăng cao hơn gấp nhiều lần. Lúc này, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với tình trạng tiêu hủy hàng hóa để tránh thất thoát ra bên ngoài thị trường.

Dữ liệu tồn kho ảo

Quản lý kho dược bằng phương pháp thủ công sẽ có nhiều sai sót, rủi ro. Nguyên nhân chủ yếu là do ghi chép nhầm lẫn hoặc nhân viên kho tự ý thay đổi để trục lợi. Hậu quả là có sự chênh lệch hơn giữa tồn thực tế và số liệu được ghi lại. 

Chủ doanh nghiệp lúc này sẽ phải đối mặt với tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc hết hàng, nó gây ra nhiều ảnh hưởng về uy tín cửa hàng, lợi nhuận kinh doanh, gây ra nhiều bất cập trong sai sót.

Không cân đối sản xuất và phân phối

Rất nhiều nhà quản lý gặp khó khăn trong việc kiểm soát hàng tồn giữa các chi nhánh và phân bổ hàng hóa sao cho hợp lý. Điều này có thể gây ra tình trạng một cửa hàng tồn quá nhiều hoặc một cửa hàng thường xuyên hết thuốc, thiết bị.

Khi không thể cân bằng được hàng trong kho và tình hình kinh doanh thì doanh thu cửa hàng suy giảm, lợi nhuận kinh doanh không đạt yêu cầu, khách hàng cũng không hài lòng khi đến mua hàng.

Vì những khó khăn kể trên nên việc dùng phần mềm quản lý kho dược phẩm là rất cần thiết. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ hàng tồn, điều phối được hàng hóa đến từng chi nhánh dễ dàng, hạn chế tình trạng tồn kho quá mức. Nhờ đó, việc kinh doanh, nhập hàng, xuất hàng cũng thuận lợi hơn, giảm thiểu những sai sót và tiết kiệm được nhiều chi phí.

Đừng bỏ lỡ

• Có Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhà Thuốc Miễn Phí Không?

TOP 5 lợi ích của phần mềm quản lý kho dược phẩm

Phần mềm quản lý kho dược phẩm giúp theo dõi hoạt động xuất hàng, tồn kho, lưu trữ,…. Giải pháp này cũng tích hợp cùng các tính năng như: Phần mềm quản lý đơn hàng, phần mềm quản lý mua hàng, phần mềm quản lý sản xuất,….

Kiểm soát được quy trình nhập kho

Phần mềm quản lý kho dược phẩm giúp hàng hóa đặt đúng nơi, đúng vị trí, tối ưu hóa thời gian lấy hàng hay theo dõi bán hàng.

• Phần mềm giúp bố trí thiết bị, nhân công, hàng hóa trong kho hiệu quả, hàng hóa được đưa đến đúng nơi, đúng chỗ, tránh bị thất lạc.
• Kiểm tra nhập kho, xử lý nhập kho nhanh chóng hơn, hạn chế các lỗi đồng thời tiết kiệm được thời gian.
• Nhập kho từ phần mềm giúp bạn tiết kiệm nhiều chi phí, đảm bảo năng suất, theo dõi được hàng tồn chính xác.
• Có thể dán và in nhãn để thay thế những thuốc đã hết hạn hoặc hỏng.

Tiết kiệm chi phí hàng tồn

Khi kinh doanh nhà thuốc, tình trạng hàng tồn kho cao là điều nhiều nhà quản lý lo lắng. Chưa kể việc bảo quản các mặt hàng này cũng đòi hỏi nhiều yêu cầu khắt khe.

Phần mềm sẽ giúp theo dõi hạn dùng của các mặt hàng vào cảnh báo tồn kho để có hướng giải quyết phù hợp, tránh tình trạng sản phẩm tồn nhiều gây tốn kém nhiều chi phí vận hành.

Quản lý sản phẩm trong kho

Hệ thống của phần mềm sẽ đưa ra các cảnh báo về hàng tồn tối đa, tối thiểu qua tin nhắn, email để bạn có thể đưa ra được các quyết định kinh doanh phù hợp. Ngoài ra, giải pháp cũng hỗ trợ lưu trữ hàng hóa để tối đa hóa không gian trong kho, hỗ trợ tìm kiếm sản phẩm dễ dàng.

Có thể nói, phần mềm quản lý kho dược phẩm là một giải pháp có thể xóa bỏ được những cách quản lý thủ công, tạo ra một kho hàng không giấy tờ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác sản phẩm trong kho, dự báo được doanh số mỗi kỳ và số lượng mặt hàng sẽ lưu trữ hoặc xuất nhập.

Tăng khả năng cạnh tranh

Nếu nhà thuốc dùng phần mềm quản lý thì sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt nhân viên, khách hàng, đối tác. Từ đó bạn sẽ có nhiều cơ hội để cạnh tranh trên thị trường dược phẩm.

Thông tin liên quan

• 12 Tuyệt Chiêu Marketing Nha Khoa Hữu Ích Bạn Nên Áp Dụng

Ngoài ra, bạn cũng có thể dễ dàng theo dõi được đơn hàng của khách hàng đang vận chuyển đến đâu, hạn chế việc giao tiếp bằng điện thoại hay email.

Tiết kiệm được nhân lực

Với cách quản lý truyền thống, nhà thuốc cần thuê nhiều nhân viên để quản lý kho, ghi chép số lượng thuốc. Điều này gây ra nhiều tốn kém về chi phí thuê nhân viên mà chưa chắc đã đảm bảo hiệu quả, có thể gây ra nhiều sai sót.

Nếu dùng phần mềm, mọi hoạt động của kho sẽ được tự động hóa, giảm được số lượng lớn nhân viên trực tại kho. Bên cạnh đó, quản lý cũng có thể dễ dàng xem xét tình hình kho mà không cần tốn thời gian đợi nhân viên báo cáo.

Tính năng của phần mềm quản lý kho dược phẩm

Hiện nay, các phần mềm quản lý kho dược có thể dùng được tại các nhà thuốc, chi cục thú y,  quầy thuốc, công ty dược phẩm,… Các phần mềm đa số đều do các công ty công nghệ Việt nghiên cứu và sản xuất, phù hợp với mô hình kinh doanh của các nhà thuốc. Nhìn chung, giải pháp này mang đến nhiều tính năng hữu ích, cụ thể:

• Quản lý nhà thuốc, kho thuốc theo đúng tiêu chuẩn GPP.
• Hệ thống quản lý, các tính năng linh hoạt, phù hợp với từng quy mô của nhà thuốc.
• Phần mềm có tính bảo mật cao, được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến.
• Có thể tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác dựa theo tên, hạn dùng, lô hàng.
• Quản lý thông tin của các loại dược phẩm, quá trình luân chuyển thuốc nhanh chóng và chính xác.
• Cập nhật số liệu xuất nhập thuốc nhanh chóng và chính xác nhất.
• Giúp nhân viên kiểm kho dễ dàng, giảm thiểu những sai sót, hạn chế tình trạng tồn kho ảo.
• Quản lý giá bán và giá kho một cách linh hoạt và chính xác nhất.
• Cảnh báo tồn kho dược theo định mức và thông báo về những sản phẩm sắp hết hạn kịp thời.
• Hỗ trợ in hóa đơn, lưu trữ hóa đơn tự động, đọc mã vạch sản phẩm theo tiêu chuẩn.
• Quản lý các loại dược phẩm theo nhiều đơn vị tính khác nhau, dễ dàng kiểm tra.
• Hỗ trợ sao lưu, phục hồi các dữ liệu đã bị mất.
• Không gian lưu trữ lớn giúp bạn có thể lưu trữ nhiều thông tin liên quan mà không lo bị hết dung lượng.
• Ngoài ra, tùy theo đặc điểm của các kho dược mà các công ty cung cấp phần mềm có thể tích hợp thêm nhiều tính năng và tiện ích khác liên quan, hỗ trợ tối đa công tác quản lý kho dược.

Nên chọn phần mềm quản lý kho dược phẩm như thế nào?

Phần mềm quản lý kho dược phẩm có rất nhiều trên thị trường nên chắc hẳn nhiều người sẽ băn khoăn không biết nên dùng giải pháp nào là tốt nhất. Dưới đây là một số tiêu chí bạn có thể tham khảo khi chọn lựa phần mềm quản lý kho thuốc.

Có thể bạn cũng thích

• Chi Phí Mở Nhà Thuốc Là Bao Nhiêu Tiền? [Cập Nhật Mới Nhất]

• Phần mềm cần có những tính năng phù hợp với tình hình hoạt động của cửa hàng, kho thuốc.
• Bạn nên chọn những phần mềm đến từ nhà cung cấp uy tín trên thị trường bởi họ đã có năng lực và sẽ mang đến các giải pháp chất lượng.
• Tính bảo mật cao và khả năng lưu trữ dữ liệu lớn cũng là một tiêu chí cần quan tâm khi chọn phần mềm.
• Ngoài ra, bạn cũng chú ý đến chế độ bảo hành của những cung ty cung cấp phần mềm để được hỗ trợ nếu xảy ra lỗi hoặc sự cố ngoài ý muốn.

Có thể nói, phần mềm quản lý kho dược phẩm là một giải pháp tuyệt vời cho những nhà thuốc, công ty dược phẩm bởi nó hỗ trợ kiểm kho, theo dõi kho vô cùng tốt. Nếu như đang gặp khó khăn trong công tác quản lý dược phẩm thì bạn có thể tham khảo phần mềm để nâng cao hiệu quả quản lý, hạn chế những sai sót, rủi ro.