Để tránh tình trạng hàng hóa bị thất lạc, nhầm lẫn số lượng thì các doanh nghiệp cần tìm ra được giải pháp quản lý khoa học nhất. Trong đó, dùng phần mềm quản lý kho miễn phí được rất nhiều người lựa chọn hiện nay. Giải pháp này có những tính năng gì, ưu nhược điểm ra sao, hãy cùng Weuphealth tìm hiểu ngay.

Phần mềm quản lý kho miễn phí có những tính năng gì?

Phần mềm quản lý kho là công cụ tuyệt vời giúp doanh nghiệp kiểm soát được những công việc hàng ngày trong kho như: Kiểm kê vật tư xuất nhập, kiểm tra hàng tồn, theo dõi  đơn hàng,… Với phần mềm, công tác quản lý, sắp xếp hàng hóa, sản phẩm khoa học hơn, quá trình bán hàng cũng không bị gián đoạn. Có thể nói đây chính là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm chi phí quản lý, tối ưu thời gian cũng như nguồn nhân lực.

Phần mềm quản lý kho miễn phí đang là giải pháp được nhiều người lựa chọn hiện nay bởi nó có nhiều tính năng như:

• Dễ dàng tạo tài khoản người dùng và đăng nhập

Hiện nay, đa số các phần mềm miễn phí đều hỗ trợ bạn đăng nhập thông qua tài khoản Facebook, Google, không mất thời gian đăng ký phức tạp. Bạn cũng có thể dùng phần mềm ngay trên thiết bị di động vô cùng đơn giản.

Xem thêm

• Phần Mềm Quản Lý Kinh Doanh Và Những Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

• Tạo thông tin đơn hàng dễ dàng

Ngay sau khi đã đăng nhập được vào ứng dụng, bạn sẽ thấy màn hình hiển thị thông tin về cửa hàng, doanh nghiệp. Hãy điền những thông tin được yêu cầu để hỗ trợ tối đa việc lấy hàng cũng như vận chuyển hàng hóa sau này.

• Quét mã vạch bằng camera

Phần mềm quản lý khó miễn phí có tính năng quét mã vạch bằng điện thoại vô cùng nhanh chóng đơn giản. Qua đó bạn có thể dễ dàng quản lý hàng hóa, sản phẩm, theo dõi tồn kho một cách chi tiết. Khi bán hàng, bạn cũng chỉ cần quét mã vạch là có thể bán hàng và tính tiền cho khách hàng cũng như đối tác.

• Quản lý hàng hóa theo mã SKU

Với những sản phẩm không thể quản lý bằng mã vạch thì dùng SKU là cách vô cùng hiệu quả.  SKU không chỉ là một dãy ký tự vô nghĩa mà sẽ giúp doanh nghiệp định danh nhanh chóng sản phẩm để bán hàng, quản lý hàng hóa.

Những mã SKU khác nhau sẽ giúp phân biệt phiên bản sản phẩm, qa đó hạn chế tình trạng thất thoát hàng trong quá trình quản lý khó. Đây là cách quản lý vô cùng tiết kiệm, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ.

• Kiểm soát hàng tồn kho

Với ứng dụng quản lý kho miễn phí, bạn sẽ biết rõ được hàng hóa nào đang còn, đang hết và thông tin nhanh chóng đến khách hàng của mình, đặc biệt với những sản phẩm có nhiều biến thể. Qua đó giúp nhân viên tại kho, nhân viên bán hàng tiết kiệm được nhiều thời gian.

• Quản lý công nợ

Phần mềm quản lý kho miễn phí hỗ trợ nhập hàng, tạo đơn hàng và nhập hàng vào kho dễ dàng. Bạn cũng chọn được nhà cung cấp hoặc thêm mới nhà cung cấp theo nhu cầu. Sau đó, bạn có thể tạo được hóa đơn để theo dõi công nợ, thanh toán cho đối tác. Khi nhà cung cấp giao hàng, bạn hãy tạo phiếu nhận hàng để sản phẩm trong kho được cập nhật trên hệ thống.

• Trả hàng nhà cung cấp

Trả hàng cũng là một tính năng quan trọng để hỗ trợ việc quản lý kho thuận lợi. Có nhiều sản phẩm, hàng hóa bị lỗi, hỏng và cần trả lại nhà cung cấp. Với phần mềm mềm miễn phí, bạn chỉ cần chọn mặt hàng và số lượng, số lượng hàng trả sẽ tự động được trừ trong kho.

• Theo dõi báo cáo

Báo cáo hàng tồn kho giúp bạn thống kê được số lượng sản phẩm, giá trị sản phẩm trong cửa hàng theo thời gian thực. Các báo cáo chi tiết sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về kho hàng và đưa ra quyết định nhập hàng, xuất hàng sao cho phù hợp.

• Quản lý mọi lúc, mọi nơi

Phần mềm quản lý kho miễn phí giúp người quản lý có thể theo dõi kho ngay trên điện thoại 24/7 mà không cần đến kho. Mọi hoạt động trong kho giờ sẽ được kiểm soát trên phần mềm, không còn lo lắng tình trạng thất thoát hàng hóa hay làm việc không hiệu qủa.

Có nên dùng phần mềm quản lý kho miễn phí cho doanh nghiệp không?

Mặc dù có nhiều tính năng và lợi ích đối với quản lý kho hàng, nhưng việc dùng phần mềm miễn phí cũng là điều mà nhiều người băn khoăn.

Theo kinh nghiệm từ nhiều người, việc dùng giải pháp quản lý kho miễn phí có nhiều lợi ích nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Tùy thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp cũng như nhu cầu quản lý kho mà đơn vị có thể cân nhắc dùng phần mềm miễn phí hoặc không.

Ưu điểm của phần mềm

Phần mềm miễn phí có nhiều tính năng hữu ích, nhiều ưu điểm, thích hợp với kho hàng không quá lớn.

• Kiểm kê hàng hóa dễ dàng: Với phần mềm, bạn không còn phải đếm từng thùng hàng, chỉ cần ngồi trước máy tính và và quét mã vạch cho mỗi sản phẩm, biết được mẫu mã, chủng loại nhanh chóng. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể biết được hàng hóa còn dư nhiều, sắp hết để có thể bổ sung vào kho nhanh chóng. Qua đó, tăng tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp cũng như kho hàng.
• Giao diện thuần Việt, dễ dùng: Đa số phần mềm quản lý kho miễn phí đều có giao diện dễ dùng, chủ yếu do người Việt phát triển. Dù không am hiểu về công nghệ, không sành về máy tính bạn cũng có thể dễ dàng thao tác chỉ sau vài lần làm quen.
• Tiết kiệm được nhiều chi phí: Đây chính là ưu điểm lớn nhất của giải pháp này. Doanh nghiệp sẽ không phải mất phí duy trì những vấn có thể dùng phần mềm với nhiều tính năng hữu ích. Qua đó, tiết kiệm ngân sách cho công ty, đặc biệt là những công ty nhỏ, công ty mới thành lập.

Hạn chế của phần mềm

Mặc dù có nhiều tính năng và ưu điểm nhưng giải pháp miễn phí cũng có một số nhược điểm, khiến doanh nghiệp bị gián đoạn trong quá trình kinh doanh, quản lý.

Đừng bỏ lỡ

• Phần Mềm Quản Lý Thời Gian Và Những Lợi Ích Tuyệt Vời

• Khả năng mở rộng kém: Phần mềm miễn phí không có những tính năng nâng cao và giới hạn dung lượng lưu trữ dữ liệu, điều này cản trở hoạt động của kho.
• Tính bảo mật kém: Các phần mềm miễn phí thường sẽ được tải xuống và cài đặt từ trên mạng. Việc này sẽ khiến máy tính của bạn nhiễm virus. Bên cạnh đó, phần mềm miễn phí cũng có tính bảo mật không cao, toàn bộ dữ liệu có thể bị đánh cắp.
• Hạn chế người dùng: Thông thường, phần mềm chỉ cho phép 1 – 2 người truy cập để sử dụng khiến việc quản lý gặp nhiều bất cập, ảnh hưởng đến hiệu quả.
• Không được bảo hành: Chắc chắn bạn sẽ không nhận được bảo hành từ nhà cung cấp nếu phần mềm bị lỗi vì bạn tự tải xuống và cài đặt, không có ký kết sử dụng phần mềm. Điều này cũng khiến doanh nghiệp tốn kém một chi phí để nâng cấp, sửa chữa.

So sánh phần mềm quản lý kho miễn phí và quản lý kho bằng excel

Dùng sổ sách, giấy tờ hay excel chính là cách quản lý truyền thống và vẫn được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Vậy giữa excel và phần mềm miễn phí có những điểm gì khác nhau?

Vê chi phí

Chúng ta đều biết Excel là phần mềm của Microsoft Office và được dùng phổ biến trên thế giới, phục vụ công việc văn phòng, nhập liệu, trình bày,… Excel có các hàm tính toán, thống kê nên những kho hàng nhỏ có thể dùng để quản lý dễ dàng. Tuy nhiên, để dùng excel bạn cần trả tiền bản quyền lên đế 11.499.000. Đây là số tiền không nhỏ đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là công ty nhỏ.

Trong khi đó, với phần mềm quản lý kho miễn phí bạn sẽ không phải trả bất kỳ khoản tiền bản quyền nào. Ứng dụng vẫn có thể đáp ứng được những nhu cầu cơ bản nhất để quản lý kho hiệu quả. Đây là ưu điểm lớn nhất của app miễn phí với excel.

Về tính tiện lợi khi dùng

Excel đòi hỏi bạn cần phải biết nhiều công thức tính toán, dùng thành thạo các hàm liên quan để việc tính chính xác và nhanh chóng. 

Với phần mềm miễn phí, toàn bộ điều này sẽ được khắc phục, việc tính toán giờ đây hoàn toàn tự động, Bạn cũng có thể theo dõi và quản lý kho hàng dễ dàng mà không cần đến trực tiếp.

Về thời gian nhập dữ liệu

Khi dùng Excel bạn cần nhập thủ công những dữ liệu nên rất dễ bị sai sót hay nhầm lẫn. Bạn cũng tốn kém thời gian tạo bảng, mô tả sản phẩm, mã sản phẩm, giá bán, lượng hàng tồn,… Nếu kho có hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm thì việc làm này tốn rất nhiều công sức.

Nhưng với phần mềm quản lý kho thì mọi chuyện sẽ khác, bạn chỉ cần quét mã vạch và mọi thông tin sẽ được cập nhật. Bên cạnh đó, giao diện phần mềm cũng trực quan, giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập liệu, đảm bảo tính chính xác.

Về tính năng báo cáo

Khi quản lý bằng excel, người dùng phải tốn nhiều thời gian tổng kết dữ liệu mỗi ngày, mỗi tháng. Nếu muốn tạo biểu đồ thì cũng cần chọn hàm, chọn cột vô cùng phức tạp, bạn cũng cần phải chỉnh sửa màu sắc biểu đồ sao cho phù hợp nhất, đẹp mắt nhất.

Khi dùng phần mềm quản lý kho miễn phí, bạn có thể dễ dàng xem qua chức năng báo cáo, toàn bộ biểu đồ, số liệu tổng kết sẽ được hiển thị. Từ đó bạn sẽ so sánh được doanh thu, tình hình kho bãi, biết được sản phẩm nào đang mang đến lợi nhuận cao.

Trên đây là thông tin về phần mềm quản lý kho miễn phí giúp bạn hiểu hơn về giải pháp này. Việc ứng dụng công nghệ trong quản lý là cần thiết vì sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí cũng như nhân lực, giảm nhiều áp lực công việc.

Có thể bạn quan tâm

• Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Là Gì? Đặc Điểm, Tính Năng Nổi Bật