Đối với những đơn vị, công ty có quy mô kinh doanh càng lớn, hoạt động lưu kho càng quan trọng và số lượng hàng trong kho sẽ lớn. Đặc biệt kinh doanh dược phẩm là ngành đặc thù, cách quản lý truyền thống có thể dẫn đến nhiều khó khăn khi kiểm soát tồn kho. Để giúp các tổ chức xử lý vấn đề này và tăng hiệu quả bán hàng, phần mềm quản lý kho thuốc ra đời. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến bạn đọc lợi ích và tính năng quan trọng của giải pháp thông minh này.

Phần mềm quản lý kho thuốc là gì?

Kinh doanh nhà thuốc hiện nay đang dần trở thành xu hướng với những ưu điểm nổi bật và tiềm năng phát triển lớn. Tuy nhiên chủ tiệm thuốc vẫn không thể tránh khỏi những khó khăn, hạn chế trong quá trình hoạt động của đơn vị mình, đặc biệt là vấn đề kiểm soát tồn kho. Lúc này sử dụng phần mềm quản lý kho thuốc sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo.

Phần mềm quản lý kho thuốc là giải pháp sử dụng công nghệ hiện đại, được ứng dụng vào quá trình kiểm kê, tính toán, quản lý hàng hóa trong kho, đồng thời lưu trữ toàn bộ thông tin dược phẩm để phục vụ tốt nhất nhu cầu kinh doanh của các tổ chức.

Công cụ này có thể được áp dụng tại các hiệu thuốc, nhà thuốc bệnh viện, chi cục bảo vệ thực vật, chi cục vệ sinh an toàn thực phẩm, chi cục thú y và cục bảo vệ môi trường.

Những lợi ích nổi bật khi sử dụng phần mềm quản lý kho thuốc

Sử dụng phần mềm quản lý kho trong kinh doanh nhà thuốc mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích thiết thực, tối ưu hóa nguồn lực, chi phí và đảm bảo hiệu suất kinh doanh. Cụ thể:

Hỗ trợ kiểm soát chính xác hàng tồn kho

Thông thường, lượng hàng tồn kho trong kinh doanh dược phẩm rất lớn, có nhiều loại với công dụng khác nhau. Lúc này nhân viên, dược sĩ và cả những người quản lý cũng khó có thể nắm bắt được rõ số lượng, vị trí, hạn dùng của tất cả loại thuốc này.

Phần mềm quản lý kho thuốc giúp tối ưu hóa hoạt động lưu kho, đồng thời tận dụng được toàn bộ không gian lưu trữ hàng hóa. Qua đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được số lượng hàng tồn một cách chính xác dựa vào mẫu mã, quy cách, số lô, hạn dùng. Việc nắm rõ số lượng hàng hóa sẽ giúp bạn cung cấp đầy đủ, nhanh chóng thông tin khách hàng cần.

Ngoài ra, phần mềm thông minh cũng giúp người quản lý nắm được tình hình tổng quan về lượng hàng tồn ở tất cả các kho để có kế hoạch xuất, nhập hoặc xử lý tốt nhất, tránh tình trạng tồn hàng nhiều, ứ đọng vốn.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Thuốc Thú Y Có Những Lợi Ích Gì?

Tiết kiệm nhân lực

Với cách quản lý truyền thống, nhân viên sẽ đến kho và trực tiếp tính toán, ghi chép số lượng thuốc theo từng loại đã được phân chia. Lúc này không chỉ làm mất nhiều thời gian mà còn có thể xảy ra tình trạng nhầm lẫn, sai sót. Đặc biệt trong các tổ chức, chi phí cho nhân sự quản lý kho rất tốn kém vì lượng hàng lớn.

Nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý kho, mọi hoạt động thống kê, tính toán số lượng được tự động hóa, qua đó giảm được số lượng lớn nhân viên cho những việc mang tính thủ công. Phần mềm sẽ giúp đảm bảo tính chính xác, tránh được tình trạng nhân viên gian lận, đồng thời còn tạo điều kiện để nhà quản lý dễ dàng theo dõi được quá trình làm việc của từng nhân sự.

Kiểm soát được toàn bộ mặt hàng trong kho

Rất nhiều phần mềm quản lý kho thuốc hiện nay sẽ cho phép quản lý hàng hóa trong kho theo nhiều đơn vị tính khác nhau. Nhờ vậy, hoạt động quản lý, xác định hàng hóa lưu kho đơn giản hơn rất nhiều, sẽ không để bỏ sót bất kỳ mặt hàng nào, tránh được tình trạng tồn kho ảo ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh.

Bên cạnh đó, khi được liên kết với phần mềm kế toán ERP, phần mềm quản lý kho còn có thể hỗ trợ đắc lực cho việc tính toán nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất, đồng thời giá thành sản phẩm cũng được xác định chính xác.

Đảm bảo an toàn thông tin

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho thuốc cho phép người quản lý phân quyền cho nhân viên theo chức vụ. Qua đó sẽ đảm bảo được tính bảo mật vì không phải ai cũng có thể truy cập vào hệ thống thông tin, dữ liệu hoặc những tính năng quan trọng. Điều này giúp đảm bảo thông tin an toàn tuyệt đối, tránh lộ dữ liệu ra bên ngoài.

Giải quyết được tình trạng hết hàng

Không giống với hàng tiêu dùng nhanh, trong kinh doanh dược phẩm, khi khách hàng có nhu cầu mua gì đều phụ thuộc hoàn toàn vào sự tư vấn của người bán thuốc. Do đó nếu những loại thuốc khách cần mua không có sẵn tại địa điểm bán, có thể dẫn đến tình trạng làm mất đi nguồn doanh thu đồng thời còn khiến người tiêu dùng dần mất niềm tin và chuyển sang mua hàng của đối thủ.

Việc sử dụng phần mềm quản lý kho thuốc sẽ đảm bảo toàn bộ thông tin hàng hóa tại hiệu thuốc, tồn kho được cập nhật đầy đủ, chính xác và liên tục trên hệ thống. Khi đó nhà quản lý có thể biết được mặt hàng sắp hết để kịp thời nhập thêm, giải quyết tối ưu tình trạng hết hàng.

Tham khảo: Phần Mềm Quản Lý Công Việc Miễn Phí Nâng Cao Hiệu Quả Làm Việc

Tiết kiệm chi phí tồn hàng

Dược phẩm là là ngành đối mặt với khả năng tồn kho cao do khả năng quay vòng vốn thấp hơn các ngành khác. Đồng thời thuốc và các thiết bị vật tư y tế cần điều kiện bảo quản riêng biệt, môi trường an toàn theo tiêu chuẩn của Bộ Y tế vì nó liên quan trực tiếp đến tính mạng con người. Cũng bởi vậy chi phí bảo quản dược phẩm, tồn kho sẽ lớn và có thể dễ đến tình trạng tiêu hủy hàng để tránh thất thoát ra thị trường.

Phần mềm quản lý kho sẽ giúp bạn kiểm soát tốt lượng hàng tồn trong kho, giữ hàng ở mức ổn định và vừa phải, không để dư thừa hoặc thiếu hụt quá nhiều. Khi đó sẽ giúp các tổ chức tiết kiệm được tối đa chi phí tồn hàng và những chi phí khác liên quan.

Tính năng quan trọng của phần mềm quản lý nhà thuốc

Phần mềm quản lý kho thuốc mang đến cho người dùng những tính năng quản trọng để kiểm soát tốt tình hình hàng hóa trong kho và đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh, cụ thể:

Quản lý kho thuốc

Phần mềm quản lý kho dược phẩm có khả năng lưu trữ thông tin những lô thuốc đã nhập vào máy một cách chi tiết theo tên, số lượng, giá bán, thành phần, công dụng, ngày nhập, ngày sản xuất, hạn sử dụng. Đồng thời mỗi khi nhập hàng về, chỉ với một vài thao tác đơn giản, dữ liệu liên quan đến những lô hàng mới này cũng được cập nhật nhanh chóng, không gặp sai sót hay nhầm lẫn.

Ngoài ra, tính năng quản lý kho thuốc còn hỗ trợ người dùng phát hiện các loại thuốc sắp hết hạn ngay trên màn hình giao diện được mở rộng. Mỗi ngày đều có thông báo về thuốc đến hạn, từ đó người quản lý có thể dễ dàng, kịp thời có biện pháp đẩy hàng phù hợp.

Đừng bỏ lỡ: Phần Mềm Quản Lý Kinh Doanh Và Những Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

Kiểm soát tình trạng xuất nhập kho

Tính năng quản lý tình trạng xuất nhập kho giúp nhà thuốc thuộc hệ thống có thể tự tạo yêu cầu nhập kho nhanh chóng theo danh sách thuốc sắp hết. Khi đó quầy tổng sẽ nhanh chóng nhận được yêu cầu mà không cần thời gian chờ đợi lâu. Lúc này quầy tổng sẽ xem qua phiếu yêu cầu nhập kho điện tử, đồng ý, phê duyệt và quầy con sẽ có thuốc ngay lập tức.

Nhắc vị trí thuốc

Phần mềm quản lý kho thuốc thông minh có tính năng ghi nhớ vị trí xếp thuốc, qua đó nếu người dùng có nhu cầu tìm kiếm, kết quả nhanh chóng hiện ra và bạn sẽ dễ dàng lấy được loại thuốc mong muốn.

Ngoài ra, phần mềm thông minh còn cho phép người dùng đối chiếu để tìm được thuốc. Hoạt động quản lý chi tiết và chính xác các loại thuốc sẽ hỗ trợ người quản lý trong việc theo dõi số lượng hàng tồn cùng hạn sử dụng của chúng.

Tìm hiểu thêm: Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp Nhỏ Có Những Lợi Ích Gì?

Kiểm kê kho

Phần mềm quản lý kho thông minh giúp bạn kiểm kê kho tự động thay vì thủ công như trước. Người dùng có thể dùng máy quét mã vạch hiện đại, cho phép nhiều nhân viên cùng kiểm kho mà không sợ trùng lặp hay nhầm lẫn. Sau quá trình kiểm kho, nếu có sự chênh lệch hàng tồn trên sổ sách so với thực tế, bạn cũng nhanh chóng tìm ra nguyên nhân vì mọi thao tác, giao dịch được lưu trữ trên hệ thống.

Phần mềm quản lý kho thuốc hiện nay được xem là giải pháp thông minh, có nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Không chỉ giúp khắc phục những khó khăn, công cụ này còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh thuốc cho người dùng. Do đó, bạn đọc có thể tham khảo và lựa chọn cho mình phần mềm phù hợp để ứng dụng vào quá trình quản lý kho của mình.