Có thể nói, công nghệ đã làm thay đổi mọi mặt của cuộc sống, từ sinh hoạt hàng ngày cho đến việc vận hành sản xuất, kinh doanh. Hiện nay có rất nhiều công ty đã ứng dụng phần mềm quản lý kinh doanh để giúp giảm áp lực đến nhân viên và tăng cường hiệu quả trong công tác kinh doanh, quản lý.

Thế nào là phần mềm quản lý kinh doanh?

Kinh doanh chưa bao giờ đơn giản và chắc chắn doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những khó khăn như:

• Không kiểm soát được công việc của nhân viên, giao việc không đúng năng lực, thiếu hụt nhân sự trong kinh doanh,…
• Không có khả năng huy động nguồn vốn cho vận hành, thiếu vốn cho các hoạt động kinh doanh sản xuất.
• Không có công cụ quản lý hiệu quả, cách quản lý thủ công gây ra nhiều sai sót và không khoa học.

Chính vì những khó khăn trên đây nên nhiều công ty công nghệ đã cho ra đời phần mềm quản trị kinh doanh. Phần mềm quản lý kinh doanh là giải pháp được xây dựng giúp hỗ trợ kinh doanh hiệu quả, xử lý được những nghiệp vụ kinh doanh, quản trị chuyên nghiệp hơn và tiết kiệm được nguồn lực, chi phí, thời gian.

TOP 5 lợi ích khi dùng phần mềm quản lý kinh doanh

Có thể nói, sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh chính là giải pháp hiệu quả giúp nâng cao năng lực vận hàng, kiểm soát tốt hoạt động kinh doanh và hạn chế những sai sót, thất thoát. Bên cạnh đó, phần mềm cũng giúp bạn theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh, thuận tiện nếu như bạn quản lý nhiều mô hình kinh doanh khác nhau.

Lên được kế hoạch, mục tiêu cho doanh nghiệp

Phần mềm cho phép người dùng tạo ra những công việc, nhiệm vụ cần làm, mục tiêu kinh doanh cần đạt được. Qua đó bạn sẽ không bị mắc sai lầm, tăng khả năng hoàn thành nhiệm vụ và tránh tình trạng quên việc. Có thể nói, những tính năng này giống như phần mềm quản lý công việc. Tuy nhiên phần mềm quản lý kinh doanh có thể giúp bạn thiết lập được các mục tiêu kinh doanh, theo dõi được sát sao công việc của mọi người và có hướng xử lý kịp thời nếu gặp sự cố.

Hạn chế sai sót

Phần mềm giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin kinh doanh, đồng bộ nhất quán giữa các phòng ban, tránh những sai sót, thất thoát khi trao đổi thông tin hay dữ liệu. Bên cạnh đó, những thông tin trên phần mềm cũng dễ dàng được chỉnh sửa, cập nhật, hỗ trợ tối đa cho nhân viên để giúp họ có thời gian làm những công việc quan trọng khác.

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Trong kinh doanh, có rất nhiều quy trình công việc cần thực hiện như quản lý bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý nhân viên kinh doanh,… Toàn bộ điều này tốn kém rất nhiều thời gian và công sức, ảnh hưởng đến chất lượng công việc tổng thể nếu không làm tốt.

Phần mềm quản lý kinh doanh cũng giống như phần mềm quản lý doanh nghiệp, giúp bạn thao tác dễ dàng, hạn chế được sai sót, đảm bảo tính chính xác, tối ưu quy trình thực hiện công việc. Qua đó, năng suất làm việc được cải thiện và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Xem thêm

• Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Là Gì? Đặc Điểm, Tính Năng Nổi Bật

Tiết kiệm nguồn lực, chi phí, quản lý từ xa dễ dàng

Thay vì tốn kém nhiều thời gian để ghi chép tính toán doanh thu, chi phí bằng tay hoặc excel thì giờ đây phần mềm sẽ giúp tính toán tự động. Qua đó, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo tính chính xác, hạn chế tối đa những nhầm lẫn không đáng có.

Phần mềm chỉ cần kết nối internet là bạn có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi. Không cần đến công ty, cửa hàng nhưng nhà quản lý có thể biết được hoạt động của nhân viên, tình hình bán hàng,… Điều này hỗ trợ rất nhiều trong trường hợp bạn đi công tác, có việc bận cá nhân hoặc công ty làm việc từ xa, làm việc remote,…

Cải thiện hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp

Khi dùng phần mềm quản lý kinh doanh, mọi thao tác sẽ trở nên chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn. Điều này sẽ khiến khách hàng yêu thích, tin tưởng, hình ảnh của thương hiệu cũng được phát triển. 

Ngoài ra, phần mềm cũng tích hợp tính năng chăm sóc khách hàng, xây dựng các chương trình khuyến mại cho từng đối tượng khách hàng. Điều này chính là cầu nối để giúp doanh nghiệp xây dựng được lòng tin với khách hàng, khiến họ thích thú và muốn sử dụng sản phẩm, dịch vụ của bạn ở những lần sau.

Các chức năng, phân hệ của phần mềm quản lý kinh doanh

Phần mềm quản lý kinh doanh có những chức năng và phân hệ như sau:

• Quản lý bán hàng

Giờ đây bạn không cần phải dùng phần mềm quản lý bán hàng riêng lẻ với giải pháp quản lý kinh doanh sẽ hỗ trợ đầy đủ. Phần mềm giúp quản lý toàn bộ quy trình bán hàng của doanh nghiệp, từ thông tin khách hàng đến cơ hội bán hàng. Bạn cũng có thể theo dõi thông tin đơn hàng, báo giá và xây dựng hợp đồng với khách hàng theo một quy trình khép kín, chi tiết và rõ ràng.

Đừng bõ lỡ

• Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Với Những Lợi Ích Và Tính Năng Nổi Bật

• Quản lý dịch vụ

Doanh nghiệp có thể hỗ trợ khách hàng theo nhiều hình thức khác nhau, tùy theo nhu cầu cũng như mong muốn của họ. Ngoài ra, phần mềm cũng cung cấp tình trạng bảo hành cũng như thời gian bảo hành sản phẩm đối với từng khách hàng để bạn có thể hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, kịp thời.

• Quản lý các sản phẩm

Với những doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm cụ thể thì phần mềm sẽ quản lý toàn bộ mã hàng, tên sản phẩm, đơn vị tính, giá bán, tình trạng sản phẩm,… Toàn bộ thông tin được hệ thống cập nhật theo thời gian thực, phân loại thông minh giúp bạn tìm kiếm dễ dàng, tránh tốn kém thời gian.

• Quản lý nhà cung cấp

Doanh nghiệp có thể quản lý được danh sách nhà cung cấp, đối tác với thông tin chung, tình trạng nhà cung cấp, đồng thời phân loại từng nhà cung cấp theo từng nhóm. Qua đó, bạn cũng theo dõi được những thông tin với nhà cung cấp với các phiếu đặt hàng hay báo giá.

• Quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý kinh doanh có thể giúp bạn quản lý kho hàng thông minh mà không tốn kém chi phí sử dụng phần mềm quản lý kho. Thông tin về vật tư, hàng tồn được cập nhật liên tục. Qua đó bạn sẽ lên được kế hoạch điều chuyển kho, quản lý hàng tồn, tính giá sản phẩm, quản lý vị trí sản phẩm trong kho,…

• Quản lý công việc

Phần mềm cho phép quản lý công việc và theo dõi tiến độ công việc của từng nhân viên trong công ty. Bên cạnh đó, hệ thống cũng hỗ trợ tính năng giao việc, nhắc việc trên một nền tảng để tất cả nhân viên cùng nắm được, giúp tiết kiệm thời gian.

• Quản lý KPI

Trong kinh doanh, KPI là không thể thiếu. Phần mềm giúp đo lường hiệu quả công việc của từng nhân viên, biết được nhân viên nào chưa đạt KPI hay vượt KPI. Việc này sẽ giúp nhân viên nỗ lực làm việc, chủ động trong công việc của mình.

• Quản lý thu chi

Phân hệ này giúp quản lý toàn bộ hoạt động thu chi, công nợ, tiền hoa hồng, tiền ứng lương, tiền thưởng, khoản chi khác,… Ngoài ra, quản lý cũng dễ dàng theo dõi quỹ tiền mặt và tổng hợp từng loại tiền khác nhau.

• Hệ thống báo cáo

Phần mềm quản lý kinh doanh cung cấp các báo cáo theo từng phân hệ khác nhau. Báo cáo được cập nhật theo thời gian thực và hiển thị trực quan bằng biểu đồ để nhà quản lý tiện theo dõi và đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp.

Thông tin hữu ích

• Phần Mềm Quản Lý Chi Tiêu Cá Nhân Có Lợi Ích, Tính Năng Gì?

Có nên dùng phần mềm quản lý kinh doanh miễn phí cho doanh nghiệp không?

Có nhiều phần mềm quản lý kinh doanh miễn phí trên thị trường hiện nay và những doanh nghiệp nhỏ, ngân sách chưa nhiều thường muốn dùng giải pháp này. Trên thực tế, phần mềm miễn phí giúp tiết kiệm cho công ty của bạn một khoản phí kha khá mà vẫn tạo được sự chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nó cũng tồn tại nhiều rủi ro như:

• Những tính năng nâng cao sẽ bị hạn chế khiến doanh nghiệp có thể bị gián đoạn kinh doanh.
• Phần mềm miễn phí thường có chứa quảng cáo, mã độc, gây ra nhiều rủi ro, khiến thông tin về doanh nghiệp bị lộ.
• Khi phần mềm bị lỗi bạn sẽ không nhận được tư vấn sửa lỗi do bạn tự tải xuống và cài đặt trên mạng, không có phiếu bảo hành.
• Ngoài ra, việc dùng phần mềm miễn phí sẽ gây ra khó chịu cho người dùng vì nó giới hạn số lượng nhân viên truy cập cũng như không gian lưu trữ dữ liệu.

Trên đây là những thông tin về phần mềm quản lý kinh doanh đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Giải pháp này có nhiều tính năng và lợi ích chắc chắn sẽ là công cụ tuyệt vời giúp hoạt động kinh doanh trở nên chuyên nghiệp, chính xác hơn. Nếu như đang gặp khó khăn trong bán hàng thì chắc chắn bạn không thể bỏ qua giải pháp tuyệt vời này.