Nhân sự được xem là nguồn lực quan trọng đóng vai trò quyết định tới sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Vì vậy quản lý nhân sự trong bất kỳ tổ chức nào cũng cần được lưu tâm. Thực tế hiện nay, các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi, đánh giá đội ngũ nhân viên của mình, từ đó không đạt được hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp nên tham khảo sử dụng phần mềm quản lý nhân sự thông minh.

Khó khăn của doanh nghiệp thường gặp khi quản lý nhân sự

Bất kỳ tổ chức, đơn vị nào cũng có thể gặp khó khăn trong quá trình hoạt động, kinh doanh của mình. Đặc biệt khó khăn trong việc điều hành và quản lý nhân sự là vấn đề thường gặp ở nhiều doanh nghiệp hiện nay. Nếu không kịp thời phát hiện và đưa ra hướng giải quyết sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Dưới đây là những vấn đề bất cập trong công tác quản lý nhân sự tại nhiều tổ chức hiện nay:

Tình trạng dư thừa và thiếu hụt nguồn nhân lực

Có rất nhiều doanh nghiệp khi bộ máy hoạt động dần sơ sút, công việc kinh doanh không phát triển sẽ gặp phải tình trạng dư thừa nhân sự. Ngược lại nếu hoạt động sản xuất kinh doanh được mở rộng, có nhiều cơ hội phát triển, nhu cầu nhân sự tăng cao và dẫn đến hiện tượng thiếu hụt nguồn nhân lực.

Những khó khăn này phát sinh từ khâu lên kế hoạch, tuyển dụng và phân bổ lao động. Bộ phận nhân sự không kịp thời nắm rõ những thông tin được cập nhật từ các phòng ban khác, do đó chưa thể tìm kiếm và tuyển dụng đầy đủ ứng viên phù hợp với yêu cầu, vị trí công việc. Điều này gây ra sự chậm trễ trong khâu tuyển dụng và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Chính sách đãi ngộ chưa phù hợp với nhân viên

Chính sách lương thưởng, chế độ đãi ngộ là một trong những yếu tố giữ chân nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Đối với bản thân doanh nghiệp, việc đánh giá kinh nghiệm, trình độ, năng lực và quá trình làm việc cần đảm bảo tính chính xác để đưa ra chế độ đãi ngộ phù hợp, thu hút nhân viên và khiến họ muốn cống hiến nhiều hơn.

Tuy nhiên tại nhiều tổ chức hiện nay, công tác phân tích, đánh giá quá trình làm việc của nhân viên hay hoạt động tính lương, thưởng còn nhiều sai sót, chưa thực sự phù hợp dẫn đến việc nhân viên không hài lòng. Bên cạnh đó, việc tính toán lương thưởng, chế độ đãi ngộ của nhiều công ty vẫn thực hiện theo phương thức thủ công, khiến khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự lớn mà không đạt được hiệu quả cao.

Tỷ lệ nhân sự nghỉ việc nhiều

Khi vị trí hiện tại không có cơ hội thăng tiến, mức đãi ngộ không cao, nhân viên rất dễ nghỉ việc để tìm môi trường mới tốt hơn. Tình trạng luân chuyển lao động xuất hiện nhiều hơn ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Vấn đề lao động cũ nghỉ việc, lao động mới xin vào làm xảy ra liên tục rất đáng lo ngại đối với doanh nghiệp vì tốn nhiều thời gian, cần thêm chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo. Đặc biệt tình trạng này kéo dài có thể gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp, về lâu dài có thể giảm hiệu suất hoạt động kinh doanh, từ đó không đạt được mức doanh thu và lợi nhuận như mong đợi.

Thiếu hụt nhân tài

Nguồn lao động trong nước vô cùng dồi dào, tuy nhiên không phải ai cũng có đủ trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm để đáp ứng nhu cầu làm việc ngày càng cao hiện nay. Do đó việc tìm kiếm, phát triển nhân tài cho doanh nghiệp không hề đơn giản, có thể gây tốn nhiều thời gian, công sức. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp chưa đưa ra được các căn cứ cụ thể để xác định kiến thức cũng như kỹ năng cần thiết cho ứng viên trong quá trình tuyển dụng. Ngoài ra, công tác đào tạo, đánh giá, phân bổ nhân sự còn thiếu thông tin, cơ sở, dẫn đến việc tìm kiếm gặp nhiều khó khăn và việc phát triển nhân tài cho công ty gặp nhiều khó khăn.

Khó hài hòa các mối quan hệ nội bộ công ty

Những doanh nghiệp đã xây dựng được văn hóa doanh nghiệp mạnh sẽ không gặp nhiều vấn đề trong việc hài hòa các mối quan hệ công ty. Tuy nhiên những doanh nghiệp nhỏ, chưa xây dựng văn hóa rõ ràng sẽ rất khó để hài hòa mối quan hệ giữa nhân viên với nhân viên hoặc nhân viên với cấp quản lý. Điều này đặt ra thách thức lớn cho người chủ doanh nghiệp cũng như giám đốc nhân sự, cần tìm hiểu rõ nhu cầu, nguyện vọng của các thành viên trong công ty để đưa ra được giải pháp.

Khi gặp những vấn đề kể trên, doanh nghiệp có thể tìm đến sự hỗ trợ của phần mềm quản  lý nhân sự thông minh để có thể tối ưu hóa hoạt động của mình.

Tham khảo: Phần Mềm CRM Là Gì? Vai Trò Và Ý Nghĩa Với Tổ Chức, Doanh Nghiệp

Giải pháp phần mềm quản lý nhân sự thông minh cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý nhân sự thuộc giải pháp phần mềm ERP, là những ứng dụng công nghệ thông tin trong việc thực hiện quy trình nhân sự, được thiết kế trực quan, gần gũi với người dùng. Công cụ này sẽ bám sát yêu cầu nghiệp vụ liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, quản trị phúc lợi cho nhân viên, quản lý chấm công, tính lương, tính ngày nghỉ phép,….

Bên cạnh đó, phần mềm quản trị nhân sự còn hỗ trợ doanh nghiệp tập trung chiến lược quản lý nhân sự thông qua việc xử lý đào tạo, tuyển dụng, đánh giá và phát triển nguồn nhân lực cho công ty.

Trong thời đại công nghệ không ngừng phát triển như hiện nay bắt buộc doanh nghiệp cần tìm kiếm và ứng dụng công nghệ thông minh để khắc phục những khó khăn và ngày càng phát triển hơn.

Lợi ích quan trọng

Phần mềm quản lý nhân sự ngày càng có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp, tổ chức. Với sự hỗ trợ của hiệu quả của công cụ này, công ty sẽ tiết kiệm được tối đa thời gian và chi phí. Dưới đây là 4 lợi ích nổi bật nhất mà phần mềm quản lý nhân sự mang đến cho doanh nghiệp.

Nâng cao hiệu quả của quá trình quản trị nhân sự

Nếu như với cách thức làm việc truyền thống, bạn cần mất hàng giờ ngồi sắp xếp, phân loại hồ sơ, giấy tờ, thông tin nhân viên thì với phần mềm quản lý nhân sự thông minh, bạn có thể thực hiện tất cả những điều này chỉ với một vài thao tác đơn giản. Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ người quản lý giám sát tiến độ của nhân viên thông qua hình thức chấm công, tính lương chuyên nghiệp, chính xác và nhanh chóng.

Ngoài ra, tất cả các quy trình như lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, sàng lọc hồ sơ ứng viên đến giai đoạn kết thúc tuyển sinh đều được quản lý ngay trên phần mềm. Nhờ đó công việc của nhà quản trị trở nên đơn giản, đồng thời nâng cao được hiệu quả của công tác quản trị nhân sự.

Mang đến hiệu quả đầu tư cao

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự vừa giúp doanh nghiệp quản lý tốt đội ngũ nhân viên của mình, quản lý tiền lương hiệu quả, vừa giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm cũng góp phần nâng cao niềm tin của người lao động, từ đó xây dựng hình ảnh doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn.

Đặc biệt công cụ này hỗ trợ quản lý dữ liệu tập trung, cho phép người dùng làm việc mọi lúc, mọi nơi thông qua Internet. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng đồng bộ hóa dữ liệu để thông tin không bị trùng lặp và việc phân tích, thống kê đơn giản hơn.

Cung cấp giải pháp có độ an toàn cao

Nếu quản lý thông tin bằng giấy tờ, excel, bảng biểu sẽ dễ bị thất lạc, thậm chí làm lộ thông tin nhân viên, ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Do đó bạn cần sử dụng phần mềm thông minh có khả năng thiết lập cách quản lý dữ liệu tập trung, phân quyền người dùng rõ ràng nên đảm bảo an toàn tuyệt đối cho toàn bộ dữ liệu.

Thậm chí, một số phần mềm còn cài đặt chức năng bảo mật bằng vân tay và nhận diện khuôn mặt. Nếu trong trường hợp đang làm việc trên hệ thống bị mất điện hay gặp trục trặc cũng không lo mất dữ liệu vì chúng đã được lưu trữ toàn bộ trên hệ thống.

Tiếp cận thông tin nhân viên dễ dàng hơn

Phần mềm quản lý nhân sự giúp nhà quản trị thuận tiện trong việc tìm kiếm, sàng lọc thông tin vì mọi dữ liệu của nhân viên đều được lưu trữ trên hệ thống. Điều này giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức, khi đó bạn không phải mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm thông tin khi cần thiết.

Cùng với đó, việc phân quyền cho từng nhân viên giúp họ dễ dàng kết nối với nhau, đồng thời nhà quản trị sẽ giám sát chi tiết toàn bộ quy trình làm việc của họ. Nếu không sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp khó có thể nắm bắt được tiến trình công việc, hiệu quả của nhân viên và không đưa ra được giải pháp để giúp họ phát triển năng lực.

Tìm hiểu thêm: Phần Mềm Quản Lý Sản Xuất: Lợi Ích Quan Trọng Đối Với Doanh Nghiệp

Những tính năng cơ bản của phần mềm

Phần mềm quản lý nhân sự thường được trang bị những tính năng quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện tốt tất cả những công việc liên quan đến quản trị nguồn nhân lực, cụ thể:

Quản lý thông tin nhân sự

Tính năng quản lý thông tin nhân sự cung cấp cho người dùng biểu mẫu thu thập thông tin một cách dễ dàng và tổng hợp thành bảng trình bày đẹp mắt. Bạn hoàn toàn có thể tương tác, đối chiếu hai chiều thông qua việc cấp quyền cho nhân viên để cập nhật thông tin, kiểm tra và gửi yêu cầu sửa đổi.

Đồng thời, bạn cũng có thể quản lý, tìm kiếm thông tin nhanh chóng vì toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên một hệ thống. Tính năng này giúp chuyển hóa quy trình quản lý nhân sự, rút ngắn thời gian cho các nhà quản trị khi tiếp nhận thông tin từ các phòng ban. Tính năng này cũng được trang bị trong một số công cụ phổ biến hiện nay như: Phần mềm quản lý sản xuất cơ khí hay phần mềm quản lý sản xuất may mặc,…

Quản lý thời gian biểu

Các doanh nghiệp hiện nay đang quản lý hoạt động làm việc của nhân viên một cách rời rạc như lưu trữ chấm công trên excel, quản lý lịch trình công tác hoặc đơn xin nghỉ bằng giấy tờ thủ công khiến công việc không đạt được hiệu quả như mong đợi.

Trong khi đó, tính năng Timesheet của phần mềm, kết hợp quản lý nghỉ phép giúp người dùng dễ dàng theo dõi và nhân viên chủ động hơn trong công việc. Hệ thống thông minh này có thể liên kết các dạng chấm công khác nhau, đồng thời cho phép người dùng tự nhận diện ca làm việc của mình.

Quản lý chấm công

Thông qua phần mềm thông minh, bạn có thể tính công chính xác và đúng quy chuẩn của doanh nghiệp. Phần mềm có thể kết nối với hệ thống máy chấm công để tổng hợp dữ liệu hàng ngày, tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ thiết lập các ca làm việc, lập bảng chấm công chi tiết cho từng bộ phận, phòng ban và tự động gửi bảng chấm công cho nhân viên theo yêu cầu.

Quản lý tiền lương

Tính năng quản lý tiền lương giúp hạn chế những mâu thuẫn, sai sót, giúp bạn quản lý, tính toán lương nhân viên một cách chính xác và đến đúng hạn tương tự phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp, tạo động lực để nhân sự hoàn thành công việc tốt hơn và cống hiến nhiều hơn cho doanh nghiệp. Phần mềm cũng hỗ trợ tự động tính khoản đi sớm, về muộn theo quy định, tự động tính thuế thu nhập cá nhân của từng nhân viên,…

Quản lý tuyển dụng

Phần mềm quản lý nhân sự giúp người dùng có được quy trình tuyển dụng thông minh và linh hoạt, dễ dàng quản lý các đợt tuyển dụng, quản lý hồ sơ ứng viên, quản lý quá trình phỏng vấn. Ngoài ra, tính năng này còn tự động gửi email mời tham gia phỏng vấn, thông báo kết quả hoặc email cảm ơn tới ứng viên nhanh chóng.

Quản lý đào tạo

Tính năng quản lý đào tạo hỗ trợ bạn quản lý danh mục các khóa đào tạo, quản lý danh sách đăng ký đào tạo, theo dõi quá trình đào tạo của mỗi nhân viên. Đặc biệt, bạn có thể xem và tra cứu thông tin chi tiết của từng nhân viên như: Thông tin cá nhân, quá trình học tập, cống hiến,…

Một số câu hỏi về phần mềm quản lý nhân sự

Dưới đây là những câu hỏi liên quan đến phần mềm quản lý nhân sự cho những ai đang có nhu cầu tìm hiểu công cụ này:

Có những kiểu phần mềm quản trị nhân sự nào?

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại phần mềm quản lý nhân sự, tuy nhiên phổ biến nhất là 5 kiểu sau:

• Hệ thống quản lý nhân sự HRMS.
• Hệ thống quản lý thông tin của nhân sự HRIS.
• Phần mềm quản lý nguồn nhân sự HCM.
• Phần mềm quản trị nhân sự cốt lõi.
• Hệ thống quản lý nhân sự tiềm năng.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Nâng Cao Hiệu Quả Kinh Doanh

Những tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp?

Nếu đang có ý định sử dụng phần mềm thông minh trong việc quản lý, vận hành doanh nghiệp, bạn nên dựa vào những tiêu chí sau để chọn được phần mềm quản lý nhân sự phù hợp nhất:

• Có tính linh hoạt, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.
• Cho phép tùy chỉnh các tính năng phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.
• Có khả năng tích hợp cùng những hệ thống khác trong doanh nghiệp.
• Tính bảo mật cao.
• Giá thành phù hợp.
• Nhà cung cấp hỗ trợ thường xuyên khi cần.
• Có thể nâng cấp để phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.

Những phần mềm quản lý nhân sự được tin dùng nhất hiện nay?

Nếu còn đang băn khoăn giữa hàng trăm phần mềm quản lý nhân sự hiện nay, bạn đọc có thể tham khảo top các công cụ chất lượng nhất:

• Phần mềm Bitrix24.
• Phần mềm quản lý OrangeHRM.
• Phần mềm WebHR.
• Phần mềm quản trị nhân sự IceHrm.
• Phần mềm Zoho People.
• Phần mềm Factorial.

Phần mềm quản lý nhân sự với nhiều tính năng thông minh là giải pháp hữu ích cho các doanh nghiệp thời đại 4.0. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp nhiều khó khăn, vướng mắc trong công tác quản trị nguồn nhân lực, có thể tham khảo những nội dung trong bài viết và lựa chọn cho mình công cụ hỗ trợ phù hợp.