Nhu cầu tập gym, rèn luyện sức khỏe hiện nay đang ngày một tăng cao, điều đó kéo theo nhiều phòng tập gym, yoga,… ra đời. Khi kinh doanh phòng gym, quản lý là khâu khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất. Chính vì vậy nhiều người đã chọn giải pháp phần mềm quản lý phòng gym để giúp tối ưu quy trình quản lý của mình.

Thế nào là phần mềm quản lý phòng gym?

Giống như tên gọi, phần mềm quản lý phòng gym là giải pháp dùng cho những phòng gym truyền thống, phòng gym công nghệ, fitness, yoga. Nó giúp quản lý các khách hàng đến tập, PT hay các hoạt động bán hàng như gói tập, thẻ tập, thông tin khách hàng,… một cách hiệu quả và tối ưu.

Ngành dịch vụ gym và fitness đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao, chăm sóc khách hàng chu đáo. Vậy nên sự chuẩn xác trong công tác quản lý, xử lý thông tin hội viên hay thẻ tập, gói dịch vụ là vô cùng quan trọng.

Khi số lượng khách hàng đến phòng tập tăng lên, việc quản lý sẽ khó khăn và phức tạp hơn rất nhiều. Các hình thức quản lý truyền thống, ghi chép bằng tay, file excel sẽ không còn hiệu quả, tốn thời gian, chi phí và rủi ro cao. Ngoài ra, cửa hàng có thể gặp tổn thất khi bỏ lỡ thành viên đăng ký, khách hàng không hài lòng vì chăm sóc kém,… 

Lúc này phần mềm quản lý phòng gym chính là giải pháp tuyệt vời giúp quản lý tốt hơn, khắc phục những nhược điểm của phương pháp cũ, đồng thời xây dựng cửa hàng chuyên nghiệp hơn.

TOP 6 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý phòng gym

Phần mềm quản lý phòng gym được tích hợp nhiều tính năng hiện đại, xử lý mọi việc nhanh chóng, mang đến nhiều lợi ích cho cả khách hàng cũng như nhà cung cấp dịch vụ.

Phần mềm giúp quản lý tiết kiệm thời gian và chi phí

Phần mềm quản lý là một công cụ đắc lực trong việc sắp xếp các hoạt động của phòng tập. Chủ cửa hàng sẽ không phải tốn thời gian như những phương pháp cũ. Với vài thao tác chuột đơn giản, bạn sẽ dễ dàng quản lý, sắp xếp và kiểm soát mọi hoạt động của khách hàng, phòng tập mà không bị nhầm lẫn, sai sót. Qua đó, quản lý sẽ giảm được thời gian xử lý công việc, tập trung vào việc thu hút thành viên mới và gia tăng lợi nhuận cũng như hiệu quả kinh doanh.

Ngoài ra, phần mềm cũng tập trung vào khả năng nâng cao hiệu quả quản lý thành viên hàng ngày, cung cấp những chức năng giúp thúc đẩy tăng trưởng cửa hàng dài hạn. Khi kinh doanh, bạn phải bỏ ra nhiều chi phí như: Thuê nhân viên, kế toán, thuê quản lý máy móc, trang bị,… rất tốn kém. Nhưng với phần mềm, bạn có thể thực hiện được 80% công việc quản lý, tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho việc thuê nhân sự.

Xem thêm

• Phần Mềm Quản Lý Đơn Hàng Là Gì? Tính Năng Và Lợi Ích Quan Trọng

Người dùng tìm kiếm, lưu trữ thông tin dễ dàng

Việc lưu trữ thông tin dễ dàng hơn, đơn giản hơn cũng là lợi ích phần mềm quản lý phòng gym mang lại. Các quản lý có thể lưu trữ thông tin cần thiết, tạo ra những kế hoạch phát triển cửa hàng lâu dài. Ví dụ: Bạn có thể lên kế hoạch chăm sóc khách hàng dựa trên thông tin về hội viên như tuổi, nghề nghiệp, sinh nhật, nguồn hội viên,…

Việc tìm kiếm thông tin khách hàng giờ đây cũng đơn giản hơn chỉ với vài cú nhấp chuột. Bạn không còn phải tốn kém nhiều thời gian để tìm kiếm trên sổ sách, qua đó giúp bạn giữ liên lạc được với các thành viên của phòng tập, cải thiện được hình ảnh, thương hiệu của phòng tập.

Lưu trữ dữ liệu lớn

Phần mềm quản lý có thể giúp chủ phòng tập dễ dàng quản lý số lượng, thông tin của học viên, huấn luyện viên. Lượng dữ liệu này sẽ được lưu trên một hệ thống duy nhất để tiện tra cứu, tránh được tình trạng thất thoát dữ liệu so với khi ghi chép bằng sổ sách.

Qua đó, chủ phòng tập và hội viên có thể giữ kết nối chặt chẽ với nhau, rất cần thiết cho công tác chăm sóc khách hàng cũng như marketing dịch vụ.

Thông tin được bảo mật

Các thông tin về hội viên, nhân viên, huấn luyện viên rất quan trọng và không được phép bị lỗ. Phần mềm sẽ giúp lưu trữ toàn bộ thông tin này và đảm bảo an toàn tuyệt đối, tránh nguy cơ bị hacker đánh cắp.

Nhân viên và quản lý sẽ dùng chung một hệ thống như được phân quyền. Tài khoản của nhà quản lý sẽ có thể thực hiện nhiều chức năng khác nhau, nhân viên sẽ bị hạn chế một số tính năng cũng như khu vực truy cập. Qua đó, cửa hàng vừa quản lý đồng bộ mà vẫn bảo mật được những thông tin quan trọng.

Quản lý phòng tập tốt hơn

Kinh doanh phòng gym có rất nhiều công việc phải làm và nó không hề đơn giản như bạn nghĩ. Phần mềm sẽ giúp việc hạch toán sổ sách đơn giản, thuận tiện hơn. Quản lý có thể theo dõi, kiểm soát báo cáo về lịch sử giao dịch hay các khoản thu chi.

Những món hàng tại phòng gym như đồ ăn, nước uống, dụng cụ hỗ trợ tập gym được nhiều khách hàng quan tâm. Với nhà quản lý, việc theo dõi lượng sản phẩm bán ra, chi phí thu vào là rất quan trọng, đặc biệt nếu nhân viên không phải người thân. Sử dụng phần mềm chính là giải pháp hiệu quả giúp chủ phòng gym và nhân viên có được sự tin tưởng lâu dài và tuyệt đối.

Đọc nhiều

• Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Là Gì? Đặc Điểm, Tính Năng Nổi Bật

Tăng năng suất công việc

Phần mềm quản lý phòng gym giúp bạn có thể xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả, không mất nhiều thời gian để thực hiện các công việc như theo dõi hội viên, theo dõi hoạt động bán hàng,… Qua đó, bạn sẽ có thời gian để làm nhiều công việc khác giúp thúc đẩy sự tăng trưởng của phòng tập, gia tăng năng suất công việc, tạo lợi nhuận cao.

Tính năng hiện đại của phần mềm quản lý phòng gym

Phần mềm được tích hợp nhiều tính năng giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, mang đến sự thuận tiện cho người dùng, giúp tăng hiệu quả kinh doanh.

Quản lý thông tin khách hàng

Quản lý thông tin khách hàng là điều rất quan trọng trong bất kỳ ngành nghề kinh doanh nào, trong đó có kinh doanh phòng gym. Chức năng này cho phép quản lý có thể theo dõi mọi thông tin về khách hàng như:

• Thông tin cá nhân về tên, tuổi, email, địa chỉ, số điện thoại, sinh nhật,…
• Thông tin tin booking như số lần book, thời gian book, địa điểm, gói tập,….
• Theo dõi thời gian gói tập, gia hạn gói, thông tin phòng tập, thanh toán gói tập,…

Quản lý huấn luyện viên

Ngoài việc quản lý khách hàng, phần mềm cũng giúp quản lý huấn luyện viên hiệu quả.

• Thông tin chi tiết về tên, tuổi, số điện thoại, địa chỉ, sinh nhật,…
• Lịch làm việc, số buổi tập với khách hàng, đánh giá từ khách hàng về PT,…

Quản lý thông tin tập thử

Hiện nay nhiều phòng gym đang có chương trình dành cho khách hàng tập thử, trải nghiệm dịch vụ. Phần mềm sẽ giúp chủ cửa hàng biết được thông tin về những đối tượng đến tập thử và những ai chuyển đổi sang khách hàng thành viên. Từ đó, có kế hoạch chăm sóc khách hàng phù hợp nhất.

Quản lý thẻ tập, gói tập

Khách hàng khi đến luyện tập sẽ được lưu lại thông tin cẩn thận về gói tập, tủ để đồ, huấn luyện viên hướng dẫn,… Quản lý sẽ dễ dàng kiểm tra thời hạn gói tập, thêm, sửa hoặc xáo thông tin dễ dàng nếu khách hàng không còn tập nữa. Đồng thời biết được khi nào hết hạn để nhắc nhở hội viên gia hạn,…

Quản lý các chiến dịch tiếp thị, marketing

Ngoài việc quản lý số liệu, thông tin, phần mềm quản lý phòng gym còn giúp theo dõi, quản lý các chiến dịch tiếp thị. Bạn sẽ nắm được những biến động về khách hàng, chi phí chiến dịch, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng khi chạy quảng cáo cũng được đo lường cụ thể và dễ hiểu.

Quản lý phòng tập

Nếu bạn có phòng gym với nhiều chi nhánh thì nhất định phải sử dụng phần mềm. Số liệu nhập vào giúp bạn quản lý chính xác thông tin của khách hàng, huấn luyện viên ở từng chi nhánh. Ngoài ra, bạn cũng biết được doanh thu, chi phí, lợi nhuận ở mỗi cửa hàng.

Việc rà soát hiện nay cũng đơn giản và dễ dàng hơn bởi biểu đồ dễ hiểu, trực quan. Chủ kinh doanh sẽ theo dõi được hoạt động của từng chi nhánh, so sánh được kết quả kinh doanh và đưa ra chiến lược phù hợp nhất.

Quản lý kinh doanh

Việc kinh doanh phòng gym có rất nhiều hoạt động khác nhau, bạn không thể theo dõi và quản lý thường xuyên nếu không có phần mềm. Với chức năng này, bạn có thể xác định số khách hàng đặt lịch mỗi ngày, theo dõi tình hình kinh doanh theo ngày, tuần, tháng,…

Phần mềm quản lý phòng gym giúp đặt lịch

Khách hàng giờ đây có thể dễ dàng đặt lịch tập, chủ cửa hàng kiểm tra lịch sử, thông tin đặt lịch của thành viên. Huấn luyện viên cũng dễ dàng theo dõi được lịch làm, chủ động hơn trong công việc để tránh xảy ra những sai sót.

Đăng ký nghỉ phép dễ dàng hơn

Chức năng này dành riêng cho huấn luyện viên muốn đăng ký nghỉ phép trước. Nó cũng giúp PT theo dõi được số ngày nghỉ trong tháng, dễ dàng sắp xếp được lịch làm việc cụ thể. Quản lý cũng dễ dàng đánh giá nhân viên và tính lương.

Thông tin hữu ích

• Phần Mềm Quản Lý Công Việc: Giải Pháp Cho Hiệu Suất Tối Đa

Bảo lưu gói tập cho khách hàng

Chức năng này cho phép chủ phòng gym dễ dàng quản lý các thông tin và gói tập của khách hàng. Nhiều phòng gym sẽ bảo lưu tối đa 1 năm, nếu giá tăng thì bạn cần trả phí cho thời gian gia tăng đó. Ngoài ra, quản lý cũng có thể thay đổi trạng thái bảo lưu, kích hoạt tài khoản dễ dàng khi khách muốn đi tập lại.

Những tiêu chí cần quan tâm khi chọn phần mềm quản lý phòng gym

Để chọn được phần mềm quản lý phù hợp với phòng tập là điều không dễ dàng bởi hiện nay trên thị trường có rất nhiều giải pháp. Dưới đây là một số tiêu chí bạn có thể tham khảo nếu đang tìm kiếm phần mềm quản lý cho phòng gym.

• Phần mềm có xuất xứ rõ ràng

Hiện nay, người dùng có thể chọn được phần mềm quản lý của nước ngoài hoặc Việt Nam. Hãy tìm hiểu rõ nguồn gốc của sản phẩm, đơn vị cung cấp có uy tín không để đảm bảo trong quá trình sử dụng bạn không còn quá lo lắng.

• Phần mềm có tích hợp nhiều giải pháp

Hãy ưu tiên những giải pháp có tích hợp lấy dấu vân tay, chấm công, quản lý online, quản lý thiết bị di động. Hơn nữa, có thể cài đặt phần mềm ở nhiều phòng tập với 1 máy chủ quản lý toàn bộ. Việc này nhằm giúp việc quản lý tiện lợi hơn, tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí.

• Khả năng quản lý dữ liệu lớn

Đa số phòng tập sẽ là phòng lớn, thậm chí có nhiều chi nhánh, số lượng nhân viên, học viên, huấn luyện viên cũng không phải ít. Chính vì vậy bạn hãy đảm bảo phần mềm có thể quản lý được toàn bộ thông tin của những đối tượng này.

• Phần mềm cần có tính bảo mật

Các thông tin lưu trữ trên phần mềm phải đảm bảo được bảo mật, không dễ bị đánh cắp. Nếu dữ liệu rơi vào tay kẻ xấu thì có thể gây ra nhiều rủi ro cho nhân viên, khách hàng và cửa hàng. Do vậy bạn hãy chọn giải pháp có khả năng bảo mật lớn để tránh những rủi ro trong quá trình kinh doanh.

• Phần mềm dễ dùng

Hiện nay trên thị trường có nhiều giải pháp khác nhau và có những phần mềm giao diện khó dùng, yêu cầu bạn cần hiểu về công nghệ với có thể sử dụng dễ dàng. Bởi vậy, hãy ưu tiên những giải pháp có giao diện thân thiện, dễ dùng để ai cũng có thể dễ dàng dùng được.

• Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm tư vấn nhiệt tình

Những công ty có đội ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình, chế độ bảo hành rõ ràng sẽ là tốt nhất. Bởi vì trong quá trình sử dụng phần mềm, có nhiều lỗi xảy ra, bạn có thể không xử lý được. Lúc này, việc nhận được bảo hành, tư vấn từ đội ngũ có kinh nghiệm sẽ tốt hơn hơn rất nhiều. Do vậy bạn hãy ưu tiên những công ty có uy tín cùng chế độ hậu mãi rõ ràng.

Phần mềm quản lý phòng gym miễn phí có tốt không?

Phần mềm quản lý miễn phí là giải pháp được nhiều phòng gym nhỏ và vừa sử dụng. Bởi những cửa hàng này chưa có nhiều ngân sách nên một giải pháp miễn phí sẽ giúp tiết kiệm được một khoản kha khá.

Giải pháp miễn phí không chỉ giúp bạn tiết kiệm được ngân sách mà nó cũng sở hữu nhiều tính năng giúp bạn quản lý dễ dàng hơn. Nếu như bạn không có quá nhiều vấn đề trong quản lý thì đây là giải pháp tuyệt vời. Bên cạnh đó, nó cũng giúp cửa hàng của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn là dùng giải pháp quản lý thủ công.

Đừng bỏ lỡ

• Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp Nhỏ Có Những Lợi Ích Gì?

Tuy nhiên, phần mềm quản lý phòng gym miễn phí cũng gặp phải một số hạn chế nhất định trong quá trình sử dụng như:

• Phần mềm hạn chế người dùng cũng như dung lượng lưu trữ dữ liệu, thông thường chỉ có 1 – 2 người được truy cập và sử dụng, điều này có thể gây khó khăn, gián đoạn trong quản lý.
• Giải pháp miễn phí có tính bảo mật không cao, thông tin về khách hàng, nhân viên có thể bị lộ, gây rủi ro.
• Dùng phần mềm miễn phí có nghĩa là bạn không nhận được bảo hành nếu bị lỗi, thậm chí những lỗi này có thể gây hại cho máy tính của bạn.
• Bên cạnh đó, nếu cần dùng những tính năng nâng cao để quản lý thì phần mềm sẽ không hỗ trợ, gây “bối rối” cho người dùng khi sử dụng để quản lý cửa hàng.

Trên đây là một số thông tin giúp bạn hiểu hơn về phần mềm quản lý phòng gym đang được rất nhiều người sử dụng hiện nay. Đây là giải pháp vô cùng hữu ích, có nhiều tính năng cũng như lợi ích giúp bạn quản lý dễ dàng hơn. Vậy nên nếu đang sở hữu phòng tập và gặp khó khăn trong khâu quản lý, bạn có thể tham khảo và dùng giải pháp này.