Các phòng khám nha khoa hiện xuất hiện khá nhiều và đều do các bác sĩ có tay nghề cao mở ra. Những y bác sĩ có thể có chuyên môn giỏi nhưng trong vấn đề quản lý có thể còn bỡ ngỡ, gặp nhiều khó khăn. Giải pháp phần mềm quản lý phòng khám nha khoa Weup ERP For Healthcare ra đời chính là công cụ giúp bác sĩ quản lý dễ dàng hơn để tập trung vào chuyên môn, chất lượng khám chữa.

Những vấn đề trong quản lý phòng khám nha khoa ai cũng gặp phải

Mở phòng khám nha khoa có thể nói là xu hướng hiện nay khi ngày càng có nhiều cơ sở “mọc” lên. Các bác sĩ khi đã có đủ trình độ chuyên môn thường tự tin mở phòng khám. Họ có thể quản lý được dòng tiền, trang thiết bị, vật tư, quản lý lịch hẹn, chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, việc quản lý trong kinh doanh nha khoa chưa bao giờ là dễ dàng. Một số khó khăn mà ai cũng có thể gặp phải gồm:

• Trình độ chuyên môn của bác sĩ không đảm bảo

Với những phòng khám nhỏ, số lượng bệnh nhân nhỏ, chủ phòng khám hoàn toàn có thể tự quản lý thủ công. Nhưng khi khách hàng tăng lên, quy mô phòng khám cũng được mở rộng thì việc bác sĩ chỉ  tập trung vào quản lý sẽ khiến những vấn đề liên quan đến chuyên môn không đảm bảo. Đặc biệt, hiện nay bệnh nhân ngày càng khó tính, các vấn đề về nha khoa gặp phải cũng khá phức tạp, việc quản lý sẽ gặp phải không ít khó khăn.

• Khó khăn trong công tác điều hành phòng khám

Các chủ phòng khám thường là những bác sĩ giỏi, có chuyên môn cao trong khám chữa bệnh nhưng kỹ năng điều hành, quản lý có thể còn kém. Việc quản lý yếu kém sẽ khiến hoạt động kinh doanh gặp khó khăn, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận.

• Khó khăn khi khám chữa cho bệnh nhân

Nếu bệnh nhân đông, khi đến khám chữa phải xếp hàng, chờ đợi lâu. Điều này gây khó chịu, phiền toái cho người bệnh. Phòng khám cũng không thể kiểm soát được số lượng bệnh nhân đến khám ngày hôm đó.

Ngoài ra, số lượng bệnh nhân đông không kiểm soát sẽ khiến bác sĩ, nhân viên phòng khám phải làm việc quá tải, không có thời gian nghỉ ngơi. Điều này cũng ảnh hưởng đến chất lượng khám chữa của phòng khám.

• Khó khăn trong quản lý các bệnh nhân cũ

Với những dịch vụ niềng răng, bọc răng, trồng răng,…. khách hàng sẽ phải đến khám theo định kỳ. Với số lượng khách hàng đông, bác sĩ sẽ không biết được bệnh nhân này đến khám lần thứ mấy, dịch vụ khám là gì, tình trạng răng ra sao,… Bạn sẽ mất công hỏi lại khách hàng, tìm lại thông tin, gây ra nhiều khó khăn trong quản lý và mang đến những trải nghiệm không tốt cho khách hàng.

• Không kiểm soát được dòng tiền

Mỗi phòng khám cần có ngân sách để phục vụ mua sắm trang biết bị, trả lương nhân viên cùng nhiều vấn đề khác. Nếu không kiểm soát tốt, phòng khám sẽ bị thất thoát doanh thu, tốn kém thêm nhiều chi phí. Đương nhiên điều này sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh của phòng nha khoa.

• Quản lý nhân viên của phòng khám gặp nhiều khó khăn

Dù là phòng khám lớn hay nhỏ thì bạn cũng cần thuê nhân viên để hỗ trợ các công việc khám chữa, quản lý. Nếu số lượng nhân viên ít thì có thể quản lý thủ công được. Nhưng nếu nhân viên đông thì việc quản lý lịch khám, lịch trực cũng như chất lượng công việc của mỗi người gặp khó khăn, khiến việc đánh giá, khen thưởng định kỳ có sự sai lệch, không rõ ràng.

Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa Weup ERP For Healthcare – Giải pháp tối ưu, hiệu quả

Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa Weup ERP For Healthcare được thiết kế dựa trên những đặc kiểm kinh doanh, quản lý phòng nha ở nước ta. Nó giúp y bác sĩ, nhân viên y tế và nhà quản lý có thể quản trị các hoạt động của phòng khám một cách đơn giản, dễ dàng. 

Nhiệm vụ chính của phần mềm là thu thập, lưu trữ thông tin bệnh nhân. Đồng thời, sắp xếp lịch hẹn cho người bệnh, quản lý vật tư y tế, quản lý doanh thu, chi phí,… Bên cạnh đó, phần mềm cũng mang đến rất nhiều lợi ích khác như:

Hiệu quả trong công tác quản lý được tăng cường

Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa Weup ERP For Healthcare có chức năng thu nhận thông tin, lưu trữ toàn bộ thông tin của người bệnh cũng như thông tin liên quan đến phòng khám. Nhờ đó bác sĩ sẽ nắm được thông tin về lịch khám, quy trình làm việc, đưa ra các phương pháp điều trị, xử lý tốt nhất cho bệnh nhân.

Xem thêm

• Bật Mí Một Số Kinh Nghiệm Kinh Doanh Phòng Khám Hiệu Quả

Ngoài ra, nhờ có phần mềm quản lý mà việc kiểm soát dòng tiền, thu chi cũng dễ dàng hơn. Có thể nói, phần mềm sẽ hỗ trợ báo cáo chi tiết, giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình tài chính của đơn vị và có kế hoạch, chiến lược kinh doanh nha khoa sao cho phù hợp nhất.

Kiểm soát hàng tồn kho dễ dàng, giảm tối đa chi phí

Trước đây chủ phòng khám phải theo dõi vật tư, kho thuốc, không biết tình trạng tồn kho ra sao, vật tư có sẵn hay đã hết. Nhưng với phần mềm quản lý, bạn có thể đo lường được rất cả những vấn đề này. Bạn sẽ biết được tình trạng sử dụng vật tư y tế như thế nào, thuốc nào sắp hết hạn, thuốc nào cần nhập thường xuyên,…

Với việc quản lý bằng phần mềm, bạn dễ dàng kiểm soát mọi thứ để lên được kế hoạch nhập hàng, có những phương án bổ sung, thay thế phù hợp. Điều này sẽ giúp tối ưu chi phí, tránh gây thất thoát dòng tiền mà không rõ nguyên nhân.

Chất lượng dịch vụ cho người bệnh nâng cao

Việc sử dụng hồ sơ điện tử không chỉ tối ưu thời gian làm việc của bác sĩ mà còn tăng trải nghiệm cho khách hàng. Hồ sơ điện tử giúp bác sĩ nắm bắt được tiền sử bệnh án của bệnh nhân, những điều trị đã từng trước đó để đưa ra hướng xử lý phù hợp nhất.

Với hồ sơ tự động, việc quản lý hồ sơ bệnh án diễn ra trơn tru mà không cần thêm chi phí in ấn hay chi phí nhân sự. Việc chăm sóc bệnh nhân, nhắc hẹn lịch khám cũng diễn ra thuận tiện hơn, giúp bệnh nhân hài lòng và tăng tính chuyên nghiệp cho phòng khám

Chăm sóc bệnh nhân cũ và thu hút khách hàng mới

Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa còn tích hợp tính năng marketing, giúp bạn lên được những kế hoạch quảng bá, marketing cho phòng khám một cách chuyên nghiệp. Thông qua thông tin về bệnh nhân cùng những đặc điểm của người bệnh mà phòng khám sẽ lên được kế hoạch marketing nha khoa đến những khách hàng tiềm năng, thu hút thêm nhiều khách hàng mới.

Bên cạnh đó, hệ thống chăm sóc khách hàng cũng cũng được tích hợp cùng phần mềm, giúp bộ phận chăm sóc không tốn nhiều thời gian nhắn tin, gọi điện. Ngoài ra, việc quản lý khách hàng mới, khách hàng cũ cũng đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều.

Giải pháp tổng thể của phần mềm quản lý phòng khám nha khoa

Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa Weup ERP For Healthcare có nhiều tính năng phù hợp với mô hình kinh doanh tại Việt Nam, cụ thể:

• Xuất báo cáo khám bệnh theo ngày, tuần

Phần mềm sẽ theo dõi, chăm sóc bệnh nhân theo từng ngày khám, dữ liệu được cập nhật thường xuyên trên phần mềm giúp bác sĩ dễ dàng theo dõi. Qua đó, bác sĩ nắm được tình hình của khách hàng và đưa ra được phác đồ điều trị phù hợp nhất. Phần mềm cũng sẽ hỗ trợ xuất báo cáo theo ngày, tuần để dễ dàng kiểm soát, quản lý thông tin bệnh nhân.

• Quản lý quá trình điều trị

Những thông tin của bệnh nhân như: Tên, tuổi, tình trạng sức khỏe, tiền sử bệnh, lịch sử khám bệnh, hình ảnh chụp chiếu,… đều được lưu trữ một cách khoa học, dễ tìm kiếm, dễ tra cứu. Vậy nên ngay khi khách hàng đến khám bệnh, những thông tin điều trị của bệnh nhân đều được bác sĩ, điều dưỡng truy xuất nhanh chóng, không gây tốn kém thời gian.

• Tiếp đón bệnh nhân ngay trên thiết bị di động

Với phần mềm, chỉ cần các thiết bị có kết nối mạng thì có thể thực hiện nhiều thao tác khác nhau. Tại phòng điều trị, bác sĩ có thể dùng điện thoại, máy tính bảng để chỉ định các thủ thuật, lưu trữ bệnh lý theo mô hình hàm răng thực tế, kê khai thông tin điều trị có liên quan,… Nhờ vậy việc khám chữa sẽ diễn ra rất nhanh chóng, đơn giản và là một tính năng vô cùng thiết thực.

• Phân hệ đặt lịch hẹn

Các sản phẩm đều có tính năng đặt lịch hẹn khám, tái khám nhanh chóng, dễ dàng và tiện lợi. Khách hàng đặt lịch qua hotline, số điện thoại và toàn bộ thông tin sẽ lưu trữ trong phần mềm, giúp nhân viên dễ dàng kiểm soát và quản lý lịch khám phù hợp, tránh tình trạng lịch khám chồng chéo, không khoa học.

• Quản lý bệnh án điện tử

Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa giúp quản lý thông tin, hỗ sơ bệnh án dễ dàng, dễ theo dõi, đối chiếu thông tin, đồng thời tư vấn khám chữa online. Khách hàng cũng sẽ được hỗ trợ đánh giá chất lượng của đội ngũ nhân viên, chất lượng phòng khám để chủ phòng khám báo cáo, tổng hợp dễ dàng. Tính năng này giúp giảm chi phí in ấn, chi phí nhân sự, tạo thói quen làm việc trong môi trường công nghệ cho mọi người.

• Thanh toán dễ dàng

Người bệnh không còn phải chờ đợi lâu để thanh toán, nhân viên thu ngân cũng không phải tốn nhiều thời gian tra soát hóa đơn. Tất cả đều được tích hợp trên phần mềm và chỉ với vài cú nhấp chuột là bạn có thể thanh toán mà không gặp phải sai sót nào.

• Báo cáo công việc

Giải pháp thống kê chi tiết tình hình thu chi giúp chủ phòng khám theo dõi dễ dàng tình trạng lỗ – lãi, biết được lợi nhuận ra sao. Từ đó có những phương án cụ thể để phát triển phòng khám trong các giai đoạn tiếp theo, tránh những rủi ro không đáng có khi kinh doanh.

Một số thắc mắc khi sử dụng phần mềm quản lý phòng khám nha khoa

Khi đưa thông tin về việc dùng phần mềm, rất nhiều bạn đọc có gửi câu hỏi về Weuphealth như: Làm sao để chọn được phần mềm tốt, phần mềm có được bảo hành không,… Dưới đây, chuyên gia của chúng tôi sẽ giải đáp chi tiết đến bạn đọc.

4 tiêu chí chọn phần mềm quản lý phòng khám nha khoa

Khi tìm hiểu và quyết định dùng phần mềm để quản lý phòng khám nha khoa, bạn hãy lựa chọn theo những tiêu chí sau đây:

• Phù hợp với nguồn lực

Mỗi phòng khám nha khoa sẽ có quy mô, nguồn lực khác nhau. Những phòng khám nhỏ, nguồn kinh phí có thể không nhiều như phòng khám lớn. Bạn cần xác định được số tiền có thể đầu tư và đưa ra quyết định mua phần mềm phù hợp nhất với khả năng của mình.

• Giao diện dễ dùng

Phần mềm có giao diện càng đơn giản càng dễ sử dụng, tiết kiệm được thời gian tìm hiểu, thao tác và vận hành. Ngoài ra, nếu có gặp lỗi thì cũng dễ dàng sửa chữa dùng không quá am hiểu công nghệ. Cho nên bạn hãy ưu tiên chọn những phần mềm quản lý có giao diện thân thiện, dễ dùng.

• Phần mềm có tính bảo mật cao

Những thông tin về bệnh nhân, tài chính, chiến lược kinh doanh phải được bảo mật tuyệt đối. Nếu như bị rò rỉ ra ngoài, phòng khám sẽ phải chịu nhiều thiệt hại, uy tín bị ảnh hưởng. Do vậy, bạn cần quan tâm nhiều đến yếu tố bảo mật khi chọn phần mềm quản lý.

• Có tính năng cần thiết

Phần mềm đa số đều có những tính năng như: Quản lý thông tin, quản lý lịch hẹn, lịch sử khám bệnh, quản lý nhân viên, báo cáo doanh thu,… Một số phần mềm sẽ có thêm các tính năng nâng cao phục vụ hoạt động kinh doanh. Bạn cần xác định rõ cách vận hành phòng khám và chọn những giải pháp phù hợp.

Cách bảo hành phần mềm như thế nào?

Thông thường, phần mềm quản lý phòng khám nha khoa sẽ được bảo hành trong vòng 12 tháng. Nếu gặp sự cố bạn có thể liên hệ với đội ngũ chăm sóc khách hàng của Weup để được tư vấn. Các bước bảo hành như sau:

• Người dùng thông tin qua hotline, email để Weup nắm được các lỗi của phòng khám.
• Weup sẽ liên hệ lại để hỏi rõ hơn, chi tiết hơn về các vấn đề người dùng gặp phải và lên kế hoạch sửa lỗi phù hợp.
• Nếu phần mềm gặp lỗi nhỏ có thể xử lý online thì sẽ dùng teamviewer trên máy tính để xử lý.
• Nếu lỗi nghiêm trọng thì nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ đến phòng khám và thực hiện sửa lỗi.
• Phần mềm bị hỏng do phía nhà sản xuất thì phòng khám sẽ được thay mới với thời gian bảo hành tương tự như phần mềm lúc đầu mà không mất phí.

Có nên dùng phần mềm quản lý phòng khám nha khoa miễn phí không?

Theo chuyên gia, bạn không nên dùng phần mềm quản lý phòng khám nha khoa miễn phí bởi nó có nhiều bất cập và hạn chế, cụ thể:

• Phần mềm miễn phí rất dễ làm lộ thông tin, hacker dễ dàng xâm nhập vì có chứa nhiều mã độc hại, gây ảnh hưởng tiêu cực đến phòng khám.
• Một số tính năng sẽ không thể dùng được trên phần mềm quản lý phòng khám miễn phí, người dùng cũng không thể tùy chỉnh cho phù hợp với quy trình làm việc của phòng nha khoa.
• Phần mềm miễn phí sẽ giới hạn thời gian sử dụng, tức là bạn chỉ có thể dùng từ 1 – 3 hoặc 6 tháng. Sau thời gian này, bạn cần trả phí để tiếp tục sử dụng, điều này gây gián đoạn quy trình làm việc, khám chữa bệnh.
• Nếu phần mềm gặp lỗi, bạn sẽ không được bảo hành vì bạn thường tự tải trên mạng và cài đặt. Việc này có thể khiến những ai không am hiểu về công nghệ gặp khó khăn, không biết phải xử lý như thế nào.

Thông tin hữu ích

• Có Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Phòng Khám Miễn Phí Không?

Trên đây là toàn bộ thông tin về phần mềm quản lý phòng khám nha khoa Weup ERP For Healthcare hiện nay. Nếu như bạn đang kinh doanh và gặp khó khăn trong quy trình quản lý thì hãy sử dụng phần mềm để việc quản trị dễ dàng hơn. Đây chính là giải pháp hoàn hảo giúp bạn tối ưu được chi phí, nhân sự, tiết kiệm thời gian và nó không thể thiếu khi kinh doanh trong thời đại công nghệ 4.0.