Khi kinh doanh phòng khám nhi, có rất nhiều vấn đề trong quản lý mà chủ phòng khám không thể chú ý được hết, giải pháp tối ưu nhất lúc này là sử dụng các phần mềm quản lý. Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm, trong đó phần mềm quản lý phòng khám nhi Weup ERP For Healthcare hiện đang được nhiều phòng khám đánh giá cao về hiệu quả quản lý.

Những vấn đề thường gặp khi quản lý phòng khám nhi

Khi sử dụng các phòng khám bệnh, đặc biệt là phòng khám nhi, cha mẹ, người bệnh thường quan tâm đến những vấn đề như: Sự chuyên nghiệp của đội ngũ y tế, các trang thiết bị khám bệnh hiện đại, đủ đáp ứng những xét nghiệm cần thiết, bác sĩ thân thiện, niềm nở, phòng khám sạch sẽ, có thể khám chữa 24/7. Ngoài ra độ nổi tiếng của phòng khám nhi cũng là yếu tố được mọi người quan tâm.

Là một nhà quản lý, bạn cần đảm bảo được tất cả những tiêu chí trên khi kinh doanh phòng khám. Tuy nhiên, việc quan sát, quản lý thường gặp nhiều khó khăn như:

• Khó khăn khi quản lý bệnh nhi

Mỗi ngày, mỗi tháng phòng khám sẽ tiếp đón rất nhiều người bệnh, điều đó khiến nhân viên y tế rất khó khăn trong việc quản lý. Họ phải ghi chép thông tin qua giấy và chuyển đến các phòng khoa khác nhau, gây tốn thời gian, không có sự đồng nhất. Bên cạnh đó, nhân viên cũng khó khăn trong kiểm soát bệnh nhân cũ đến tái khám.

• Khó khăn khi quản lý lịch khám

Hiện nay đa số người bệnh khi muốn khám bệnh thường sẽ đặt lịch khám thông qua hotline, tin nhắn Facebook,… Nhân viên y tế sẽ phải cập nhật thông tin và ghi lại vào sổ sách, rất bất tiện và có thể bị nhầm lẫn, thiếu thông tin.

• Khó khăn khi quản lý đơn thuốc

Quản lý phòng khám nhi cũng gặp phải nhiều khó khăn trong việc kê đơn thuốc, kiểm kê xuất nhập kho dược. Nhà quản lý sẽ khó mà biết được dược phẩm nào dùng nhiều, sắp hết hạn, thuốc nào cần nhập khẩu nhiều,… Nhân sự quản lý kho cũng sẽ khó khăn vì thường xuyên phải kiểm kê bằng tay cũng nhiều giấy tờ và có thể bị nhầm lẫn.

• Khó khăn khi quản lý nhân viên

Các phòng khám cần có bác sĩ, nhân viên trực trong những giờ ngoài hành chính, ngày nghỉ, ngày lễ. Nhà quản lý sẽ không thể nắm rõ được toàn bộ lịch làm việc, lịch trực của nhân viên và khó khăn trong việc quản lý phòng khám, bệnh nhân.

• Khó khăn khi quản lý doanh thu

Rất nhiều nhà quản lý gặp rắc rối trong quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận, đặc biệt là những ai kinh doanh chuỗi phòng khám. Thậm chí, có những đơn vị còn bị thất thoát doanh thu mà không biết nguyên nhân. Đây là nỗi lo đối với nhiều nhà quản lý phòng khám nhi.

• Khó khăn khi đo lường hiệu quả công việc của y bác sĩ

Nhà quản lý không phải lúc nào cũng ở phòng khám cả ngày để theo dõi tình hình làm việc của y bác sĩ. Họ sẽ khó đánh giá xem ai làm việc tốt, năng suất, bác sĩ nào được bệnh nhân đến khám chữa nhiều,…

Giải pháp phần mềm quản lý phòng khám nhi Weup ERP For Healthcare

Những khó khăn trên không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và hiệu quả làm việc của nhân viên, gây khó khăn cho công tác quản lý và giám sát mà về lâu dài còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, uy tín cũng như hiệu quả hoạt động của phòng khám. Nghiêm trọng hơn nó còn là rào cản kìm hãm sự phát triển và khiến phòng khám không thể tạo ra những bước tiến đột phá. 

Để khắc phục những hạn chế này, nhiều phòng khám nhi đã tìm đến sự hỗ trợ của phần mềm quản lý phòng khám nhi Weup ERP For Healthcare và đã đạt được những kết quả vượt trên cả mong đợi.

Weup ERP For Healthcare là phần mềm quản lý phòng khám được xây dựng dựa trên góc độ quản lý tổng thể, giải quyết bài toán vận hành đặc thù tại các phòng khám chuyên khoa Nhi. Ra đời dựa trên kết quả nghiên cứu, phân tích thực tiễn quá trình vận hành của hàng trăm phòng khám khác nhau, WeUp ERP For Healthcare được tích hợp nhiều tính năng thông minh giải quyết nhiều bài toán khó cho các phòng khám, từ nhân sự, khách hàng, khám chữa bệnh đến truyền thông, marketing,… Cùng sự đồng hành của những cố vấn, chuyên gia trong lĩnh vực y tế, khi ứng dụng phần mềm WeUp ERP For Healthcare vào quá trình quản lý và vận hành đã đem đến nhiều thay đổi bứt phá. 

Với ưu điểm thân thiện dễ sử dụng, đa dạng các tính năng, linh hoạt dễ tùy chỉnh và nâng cấp, phần mềm quản lý phòng khám Nhi đem đến nhiều lợi ích bất ngờ như: 

• Dễ dàng ghi lại hồ sơ của bệnh nhân: Phần mềm cho phép lưu trữ các thông tin của bệnh nhi như tên, tuổi, giới tính, tiền sử bệnh, lịch sử điều trị. Từ đó đội ngũ bác sĩ dễ dàng tra cứu lại hồ sơ để có thêm những căn cứ để đưa ra những chẩn đoán chính xác cũng như phác đồ điều trị kịp thời, hiệu quả.
• Dễ dàng theo dõi: Phần mềm cho phép phụ huynh dễ dàng theo dõi lịch sử khám bệnh của trẻ. Bên cạnh đó, bác sĩ nhi khoa cũng thuận tiện sắp xếp quy trình làm việc sao cho tiết kiệm thời gian, nâng cao trải nghiệm của bệnh nhi và phụ huynh khi đến khám.
• Tự động nhắc lịch khám: Phần mềm quản lý phòng khám nhi cũng hỗ trợ gửi lời nhắc lịch khám tự động bằng tin nhắn. Điều này giúp phụ cha mẹ không cần nhớ ngày hẹn khám hay đánh dấu trên lịch. Phần mềm sẽ nhắc nhở cả người bệnh và bác sĩ để cả 2 có sự chuẩn bị chu đáo nhất.
• Hệ thống cảnh báo thông minh: Các giải pháp thường sẽ tự động cảnh báo về lịch khám của bác sĩ hay tình trạng thuốc trong kho khi thuốc tồn nhiều, thuốc sắp hết hạn, thuốc cần nhập thêm,… Nhờ đó chủ phòng khám sẽ dễ dàng quản lý và thuận tiện hơn khi vận hành.
• Bảo mật dữ liệu: Dữ liệu của bệnh nhi cần bảo mật tuyệt đối vì nó rất quan trọng. Nếu chỉ lưu vào file excel thông thường thì sẽ rất dễ bị đánh cắp bởi hacker. Các phần mềm quản lý phòng khám thường quản lý dữ liệu an toàn mà không sợ thất lạc thông tin khách hàng.
• Đồng bộ thông tin: Phần mềm sẽ đồng bộ toàn bộ dữ liệu lên các phòng ban trên một nền tảng duy nhất, cho phép phòng khám xem được các thông tin từ phòng ban khác để quản lý phòng khám hiệu quả nhất.
• Quản lý tài chính: Bạn sẽ dễ dàng quản lý dòng tiền, nắm bắt được doanh thu, lợi nhuận và đưa ra được kế hoạch phát triển phòng khám trong tương lai.
• Không cần giấy tờ: Sự ra đời của phần mềm quản lý phòng khám nhi sẽ thay đổi toàn bộ việc lưu trữ thông tin truyền thống. Thay vì nhiều giấy tờ như trước đây, dễ bị thất lạc thì toàn bộ thông tin giờ đây sẽ lưu trữ trên máy tính, tiện dụng và không tốn chi phí in ấn.
• Khả năng lưu trữ dữ liệu lớn: Phòng khám có rất nhiều thông tin về bệnh nhân, vật tư y tế, kho dược,… Phần mềm sẽ giúp lưu trữ toàn bộ kho thông tin này và có thể xuất dữ liệu nhanh chóng.
• Tiết kiệm thời gian: Phần mềm sẽ thay toàn bộ các thao tác bằng tay nên sẽ tiết kiệm thời gian nhập liệu cho nhân viên. Nhân viên cũng không cần di chuyển giữa các phòng ban để thu thập, tiếp nhận thông tin.

WeUp ERP For Healthcare được tích hợp những tính năng nào?

Đóng vai trò là phần mềm quản lý tổng thể phòng khám, WeUp ERP For Healthcare được tích hợp nhiều module tính năng thông minh giúp quản lý toàn diện mọi vấn đề tại phòng khám. Cụ thể, phần mềm quản lý phòng khám Nhi WeUp ERP For Healthcare được tích hợp các module tính năng như:

• Quản lý người dùng và phân quyền cho nhân viên 

Phần mềm phòng khám nhi Weup ERP For Healthcare cho phép thêm mới người dùng như: Lễ tân, y tá, quản lý,… bằng cách dùng tên đăng nhập và mật khẩu riêng. Người dùng cũng sẽ được phần quyền cho người dùng theo chức năng tương ứng với vai trò trong phòng khám.

• Module danh mục hệ thống

Phần mềm cho phép nhà quản lý thêm mới, sửa thông tin, xóa thông tin danh mục hệ thống quản lý phần mềm như: Danh mục bệnh của bệnh nhi theo quy chuẩn của Bộ, danh mục bộ phận làm việc trong phòng khám, danh mục nhân viên, danh mục dịch vụ phòng khám,…

• Module quản lý thông tin bệnh nhi

Phần mềm cho phép bổ sung thông tin bệnh nhân mới, đồng thời tìm kiếm thông tin bệnh nhân đã khám để phục vụ công việc tái khám đơn giản, thuận lợi hơn. Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ lập phiếu khám, chuyển bệnh nhi đến phòng khám tương ứng, để bệnh nhi nhanh chóng được khám chữa, tránh để sức khỏe nguy hiểm.

Tham khảo video: Giới thiệu phần mềm quản lý phòng khám WeUp ERP For Healthcare

• Quản lý chữa bệnh và điều trị

Với phần mềm, người dùng có thể dễ dàng lọc bệnh nhân theo từng chức năng bệnh lý hay lọc bệnh nhi theo thời gian khám bệnh. Hồ sơ của bệnh nhân sẽ hiển thị thông tin về tên, tuổi, số điện thoại, địa chỉ,… cùng các kết quả xét nghiệm, khám chữa,….

• Module quản lý tài chính

Phần mềm nhận thông tin bệnh nhi từ khâu tiếp nhận và bộ phận khám sẽ chỉ định dịch vụ phù hợp. Tiếp theo, người bệnh thu phí tạm ứng hoặc thanh toán sau khi đã hoàn thành khám, xác nhận rồi chuyển bệnh nhi đến những phòng phù hợp. Phần mềm hỗ trợ kế toán thu phí khám chữa bệnh, vật tư thuốc, tránh thiết sót, thất lạc dòng tiền.

• Báo cáo thống kê

Phần mềm quản lý phòng khám nhi giúp đơn vị dễ dàng tổng hợp tình hình thu chi, hỗ trợ báo cáo thu chi theo từng nhóm dịch vụ. Bên cạnh đó, bạn cũng dễ dàng biết được số lượng thuốc còn tồn, số lượng xuất ra, nhập vào, tồn cuối kỳ cùng giá trị của hàng tồn kho. Phần mềm cho phép báo cáo công nợ khách hàng, nhà cung cấp cũng như số tiền mà khách hàng đã thanh toán.

• Module quản lý kho hàng

Giải pháp cho phép quản lý danh mục nhà cung cấp như thông tin liên lạc, công cợ, thu chi,… Quản lý danh mục thuốc, nhập thuốc hay xuất thuốc dễ dàng. Phần mềm ghi lại chi tiết tên thuốc, nhóm thuốc cùng tình hình tồn đầu kỳ, tồn cuối kỳ, hàng bị lỗi,….

• Module telesales

Tích hợp thêm tính năng telesales, thống kê các cuộc gọi, chất lượng cuộc gọi được đồng bộ một cách hài hòa. Giải pháp này sẽ giúp phòng khám chăm sóc khách hàng tốt nhất, tránh những điều không hài lòng từ bệnh nhân.

• Module chăm sóc và nhắc hẹn

Toàn bộ lịch sử khám bệnh của bệnh nhi sẽ được lưu trữ và giúp phòng khám chăm sóc tốt hơn. Nó bao gồm: Chăm sóc khách hẹn chưa đến, chăm sóc khách sau điều trị, chăm sóc ngày lễ, ngày sinh nhật,… Lịch sử chăm sóc cũng được lưu trữ để tránh việc chồng chéo hoặc sai sót khi nhân viên tư vấn.

Đặc biệt, trong tháng này WeUp Group đang triển khai chương trình khuyến mãi tri ân khách hàng, tất cả các khách hàng khi đăng ký sử dụng phần mềm quản lý phòng khám WeUp ERP For Healthcare đều có cơ hội nhận ngay 1 phần quà hấp dẫn lên đến 30.000.000 triệu đồng. Phần quà bao gồm:

• Tặng gói tư vấn Chuyển đổi số Doanh nghiệp trị giá 10.000.000 đồng
• Tặng gói thiết kế Chuẩn hóa Quy trình Doanh nghiệp trị giá 20.000.000 đồng

Hãy bắt đầu ngay việc số hóa phòng khám của bạn bằng việc nhấc máy gọi ngay số hotline 0822458899 để được tư vấn miễn phí về phần mềm WeUp ERP For Healthcare!

Một số thắc mắc thường gặp khi dùng giải pháp quản lý phòng khám

Khi sử dụng phần mềm quản lý phòng khám Weup ERP For Healthcare chắc chắn sẽ có những câu hỏi, thắc mắc xung quanh. Sau đây Weuphealth sẽ giải đáp tất cả những thắc mắc về việc dùng phần mềm quản lý.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý phòng khám nhi là gì?

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm cho phòng khám nhi của mình thì có thể cân nhắc lựa chọn theo những tiêu chí sau đây:

• Chuyên biệt theo lĩnh vực hoạt động: Một phần mềm chuyên biệt được nghiên cứu dành riêng cho lĩnh vực hoạt động của bạn luôn là giải pháp tối ưu nhất. Bởi chỉ phần mềm chuyên biệt mới có thể dự đoán được hết những vấn đề phát sinh sẽ xảy ra trong quá trình vận hành tại phòng khám của bạn. Và cũng chỉ nó mới cung cấp đầy đủ những giải pháp giúp phòng khám của bạn giải quyết một cách triệt để và nhanh chóng những vấn đề đó. Những vấn đề này sẽ không thể nào giải quyết được ngay nếu như đó là những phần mềm được thiết kế chung cho nhiều lĩnh vực.
• Phù hợp với nguồn lực: Mỗi phòng khám sẽ có quy mô, nguồn lực, tài chính khác nhau. Bạn cần xác định rõ để chọn được phần mềm quản lý phù hợp nhất. Tránh mua những phần mềm có quá nhiều hoặc quá ít tính năng.
• Phần mềm bảo mật thông tin, dữ liệu: Bảo mật thông tin khách hàng luôn là vấn đề được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu. Bởi một khi thông tin khách hàng bị rò rỉ ra ngoài thì không thể lường trước được những hậu quả sẽ xảy ra. Chính vì vậy những phần mềm có tính bảo mật cao, an toàn dữ liệu sẽ luôn được ưu tiên hàng đầu.
• Phần mềm tích hợp các tính năng: Khi chọn phần mềm, hãy đảm bảo nó tích hợp toàn bộ những tính năng đã nêu trên để thuận tiện cho quá trình quản lý phòng khám cũng như chăm sóc bệnh nhân.
• Giao diện dễ dùng: Trong một phòng khám thường sẽ có nhiều cấp độ nhân sự khác nhau, Trong đó có người trẻ dễ dàng tiếp nhận và sử dụng phần mềm nhưng cũng có cả những người lớn tuổi sẽ gặp không ít rào cản khi lần đầu tiếp cận với phần mềm. Vậy nên giải pháp tối ưu hơn cả là hãy lựa chọn một phần mềm đáp ứng mọi nghiệp vu nhưng đơn giản, dễ sử dụng. Hãy đảm bảo bất kỳ nhân sự nào tại phòng khám của bạn cũng có thể sử dụng được phần mềm để quả trình làm việc được diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả.
• Chính sách chăm sóc khách hàng tốt: Trong quá trình dùng phần mềm, ít nhiều sẽ có những lỗi thao tác xảy ra. Lúc này sự hỗ trợ kịp thời từ nhà cung cấp phần mềm là vô cùng quan trọng. Hãy thử nghĩ đến trường hợp khi cần hỗ trợ nhưng bạn không thể liên hệ được với nhà cung cấp, các vấn đề không được xử lý kịp thời thì hệ quả sẽ như thế nào? Vậy nên trước khi quyết định lựa chọn phần mềm hãy chắc chắn đó là phần mềm được cung cấp bởi một đối tác uy tín để nhận được sự hỗ trợ kịp thời mỗi khi cần thiết.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý phòng khám nhi Weup ERP For Healthcare miễn phí không?

Hiện nay, Weup có đưa ra 2 phiên bản phần mềm là có trả phí và miễn phí. Giải pháp miễn phí sẽ không tốn kém ngân sách, bạn có thể dùng ngay với những tính năng cơ bản, tuy nhiên nó cũng có một số hạn chế như:

• Phần mềm miễn phí bị hạn chế chức năng: Với những giải pháp “free” bạn chỉ có thể dùng những tính năng cơ bản, không thể tùy chỉnh. Điều đó đồng nghĩa với việc nó chỉ phù hợp với phòng khám nhỏ, những phòng khám lớn sẽ không thích hợp nếu dùng.
• Không được bảo hành: Phần mềm miễn phí sẽ không bảo hành nếu bạn bị hư hỏng, có lỗi. Bạn cần thuê ngoài để sửa và việc này cũng tốn khá nhiều chi phí.
• Thiếu tính đồng bộ: Phần mềm miễn phí không đảm bảo tính đồng bộ, đồng nghĩa với việc thông tin trên hệ thống dễ dàng bị mất đi. Khi gặp sự cố, thông tin của phòng khám sẽ bị lỗi, quy trình vận hành bị gián đoạn, gây nhiều khó khăn khi dùng.

Với những lý do trên đây thì bạn có thể cân nhắc dùng phần mềm Weup miễn phí hoặc không để quản lý phòng khám nhi. Tốt hơn hết, bạn nên dùng giải pháp có trả phí để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Ngoài Weup ERP For Healthcare, còn có phần mềm quản lý phòng khám nhi nào khác?

Hiện nay có 3 giải pháp ứng dụng trong quản lý phòng khám nhi, đó là:

• Giải pháp đến từ nước ngoài: Các phần mềm đến từ nước ngoài thường khá uy tín, phổ biến với bề dày kinh nghiệm, áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Các sản phẩm từ nước ngoài đều được xây dựng trên nền tảng công nghệ cao cùng quy trình được chuẩn hóa. Tuy nhiên khi ứng dụng vào thực tế tại các phòng khám nhi của Việt Nam, với quy trình vận hành vô cùng phức tạp và không theo một quy trình chuẩn hóa có thể sẽ phát sinh nhiều vấn đề mà phần mềm này không giải quyết được.
• Phần mềm trong nước: Hiện có nhiều công ty trong nước có đủ khả năng nghiên cứu, sản xuất phần mềm. Nó có chi phí khá vừa phải, đáp ứng được nhiều nhu cầu của việc quản lý phòng khám. Tuy nhiên đến nay chỉ có WeUp ERP For Healthcare là phần mềm được nghiên cứu và phát triển riêng cho lĩnh vực Y tế, Sức khỏe trong đó có quản lý phòng khám. 
• Phần mềm viết theo yêu cầu: Đây là mô hình nhiều phòng khám lựa chọn vì nó được chuẩn hóa theo quy trình làm việc của đơn vị. Nhờ đó, nó giúp cập nhật dữ liệu một cách chính xác nhất và nâng cao chất lượng làm việc cho bác sĩ, nhân viên y tế.

Giá phần mềm quản lý phòng khám Nhi WeUp ERP For Healthcare là bao nhiêu?

WeUp ERP For Healthcare là loại phần mềm ERP viết theo yêu cầu chính vì vậy chi phí triển khai phần mềm WeUp ERP For Healthcare sẽ tùy thuộc vào thực trạng quy mô và yêu cầu cụ thể của phòng khám. WeUp Group sẽ có một quy trình khảo sát, đánh giá, và phân tích thực trạng cụ thể của phòng khám, sau đó đưa ra tư vấn cho các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm với những module tính năng phù hợp.

WeUp Group hiện đang cung cấp 2 gói giải pháp phần mềm cơ bản và chuyên sâu đáp ứng đa dạng nhu cầu của các cơ sở phòng khám. Gói cơ bản sẽ bao gồm các tính năng cơ bản đáp ứng việc quản lý đơn giản phù hợp với các phòng khám có quy mô từ nhỏ và vừa, chi phí dao động từ vài chục triệu đồng. Đối với các phòng khám có quy mô lớn, WeUp Group cung cấp gói phần mềm chuyên sâu với nhiều tính năng phức tạp được tùy chỉnh phù hợp theo yêu cầu của từng cơ sở, chi phí dao động từ vài trăm triệu đồng.

So với các phần mềm ERP khác trên thị trường, WeUp ERP For Healthcare cho phép khách hàng trả phí theo module, tức là bạn muốn sử dụng bao nhiêu tính năng thì trả cần đó chi phí. Nếu phòng khám của bạn chỉ muốn sử dụng những tính năng cơ bản, thì chi phí triển khai sẽ không thực sự cao. Chi phí sử dụng phần mềm chỉ bắt đầu tăng khi phòng khám của bạn mong muốn tùy chỉnh nâng cấp thêm những tính năng chuyên biệt cho riêng cơ sở của mình.

Hiện tại, phần mềm đang có chương trình dùng thử 15 ngày miễn phí nhằm giúp khách hàng trải nghiệm trước các tính năng của phần mềm trước khi đưa ra lựa chọn sử dụng. Bạn có thể đăng ký trực tiếp tại đây: 

Còn chần chờ gì mà không đăng ký ngay hôm nay để sở hữu 15 ngày dùng thử phần mềm quản lý phòng khám chuyên nghiệp WeUp ERP For Healthcare!

Phần mềm quản lý phòng khám nhi Weup ERP For Healthcare ra được thực sự là một công cụ đắc lực để giúp nhà quản lý cũng như nhân viên y tế giảm tải công việc, tiết kiệm thời gian và mang đến trải nghiệm hài lòng cho khách hàng. Hãy cài đặt và sử dụng ngay từ hôm nay. Chi tiết liên hệ 0822458899 để được hỗ trợ tốt nhất.