Phần Mềm Quản Lý Phòng Khám Răng Hàm Mặt Weup ERP For Healthcare
Với những nhà quản lý, có rất nhiều vấn đề cần quan tâm như khách hàng, nhân sự, doanh thu, chi phí,… Những điều này càng khó khăn hơn khi bạn kinh doanh phòng khám răng hàm mặt. Hiện tại, nhiều người đã lựa chọn các phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt Weup ERP For Healthcare để quản lý dễ dàng hơn cũng như tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian.
Mục Lục Nội Dung
Khó khăn khi quản lý phòng khám răng hàm mặt ai cũng gặp phải
Để việc kinh doanh diễn ra thành công, thuận lợi, việc quản lý đúng, hiệu quả là vô cùng quan trọng. Khi xây dựng phòng khám răng hàm mặt, bạn phải đảm bảo người bệnh có sự thoải mái khi trải nghiệm dịch vụ, các trang thiết bị sử dụng phải hiện đại, chất lượng, đội ngũ y bác sĩ hài lòng với những đãi ngộ của đơn vị.
Tuy nhiên, không phải nhà quản lý cũng làm tốt được những công việc này. Đa số những chủ phòng khám sẽ gặp phải một trong những khó khăn sau đây trong khâu quản lý. Trong đó thách thức lớn nhất chủ yếu xuất phát từ thực trạng quản lý phòng khám hoàn toàn bằng thủ công.
- Khó khăn trong quy trình quản lý người bệnh
Hàng ngày, hàng tuần, phòng khám thường sẽ tiếp đón rất nhiều bệnh nhân đến từ nhiều nơi khác nhau. Nhân viên sẽ phải thống kê, rà soát bệnh nhân cũ, bệnh nhân mới cũng như những vấn đề mà bệnh nhân gặp phải. Điều này vô cùng tốn kém thời gian, lãng phí nguồn nhân lực và chưa chắc việc thống kê đã chính xác.
Ngoài ra, nếu có bệnh nhân đến khám, những thông tin bằng giấy sẽ được chuyển qua lại giữa các phòng ban nên khó kiểm soát và tạo sự không hài lòng cho người bệnh.
- Khó khăn khi quản lý đội ngũ y bác sĩ
Các phòng khám cần có đội ngũ y bác sĩ để thực hiện công tác khám chữa bệnh. Đặc thù của ngành là luôn cần nhân viên túc trực những ngày lễ, ngày tết hay giờ hành chính để phục vụ nhu cầu khám bệnh. Nhà quản lý đôi khi sẽ không thể nắm rõ được ngày hôm nay ai trực, có bệnh nhân đến khám không, chất lượng khám chữa như thế nào, có sai sót gì xảy ra không,…
- Đo lường chất lượng công việc gặp khó
Mỗi nhân viên, bác sĩ sẽ có những công việc khác nhau và chất lượng công việc mà mỗi người mang lại cũng không giống nhau. Chủ phòng khám không thể có mặt tại đơn vị cả ngày đánh giá chất lượng công việc. Vì vậy họ không rõ được ai làm tốt, bác sĩ nào được bệnh nhân khám nhiều,… gây ra khó khăn đi điều chỉnh chế độ lương thưởng.
- Quản lý lịch hẹn không đảm bảo
Đặc điểm của phòng khám răng hàm mặt là thường xuyên phải tái khám, nhất là đối với những ai niềng răng, chỉnh nha. Việc ghi nhớ lịch hẹn của từng người bệnh sẽ rất khó khăn nếu số lượng bệnh nhân đông. Điều này khiến bệnh nhân đến tái khám hay đặt lịch hẹn trước phải chờ đợi lâu, không được tư vấn nhanh chóng hay chăm sóc kịp thời, gây ra những trải nghiệm không tốt.
- Khó khăn trong quản lý kho dược của phòng khám
Đi khám bệnh chắc chắn người bệnh sẽ cần dùng đến thuốc để giảm những cơn đau nhức, khó chịu tại răng hàm mặt. Phòng khám hiện nay đa số phải tự quản lý kho thuốc và không biết hàng hóa được xuất ra nhập vào như thế nào, tình trạng tồn kho ra sao. Ngoài ra, vấn đề thuốc sắp hết hạn hay thuốc cần được nhập cũng không biết rõ vì quản lý theo cách thủ công.
- Công tác quản lý doanh thu, lợi nhuận kém hiệu quả
Rất nhiều nhà quản lý không nắm rõ được tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận của phòng khám hoặc việc doanh thu kém nhưng không biết nguyên nhân từ đâu. Việc theo dõi doanh thu, chi phí là vô cùng quan trọng để có thể đưa ra được hướng phát huy, khắc phục trong tương lai. Nếu không làm tốt điều này thì việc kinh doanh phòng khám sẽ gặp nhiều khó khăn, khó phát triển.
- Khó khăn trong việc theo dõi và quản lý báo cáo
Việc theo dõi và quản lý báo cáo tại các phòng khám răng hàm mặt hiện nay chủ yếu bằng phương pháp thủ công nhàm chán và kém hiệu quả. Điều này khiến các chủ phòng khám không kịp thời theo dõi tình hình hoạt động cập nhật theo ngày, dễ sai sót trong việc tổng hợp số liệu và truy xuất báo cáo.
Giải pháp phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt WeUp ERP For Healthcare
Quản lý phòng khám răng hàm mặt theo cách thủ công đa số sẽ dùng excel hay google sheet để theo dõi thông tin khách hàng, thông tin vật tư, chi phí, doanh thu,… Cách quản lý này sẽ khiến công việc chưa được tối ưu, dễ xảy ra sai sót, khó kiểm soát và có thông tin có thể bị lộ.
Lựa chọn tốt nhất để giải quyết những vấn đề này là dùng phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt Weup ERP For Healthcare. Phần mềm sẽ giúp tối ưu công việc, tiết kiệm nhiều chi phí và giúp tăng doanh thu cho phòng khám.
WeUp ERP For Healthcare là giải pháp quản lý tổng thể phòng khám được xây dựng và phát triển bởi WeUp Group. Phần mềm này giúp quản lý toàn diện mọi hoạt động tại phòng khám như: nhân sự, kế toán, chăm sóc khách hàng, kho dược, quản lý lịch hẹn, quản lý hồ sơ bệnh nhân,… Nhờ đó, phần mềm giúp các phòng khám tối ưu hóa quy trình quản lý, nâng cao hiệu suất hiệu quả công việc, đem đến quy trình khám chữa bệnh chuyên nghiệp cho khách hàng.
Đóng vai trò là phần mềm quản lý chuyên biệt dành riêng cho phòng khám, thế mạnh của WeUp ERP For Healthcare đến từ khả năng đáp ứng nghiệp vụ đặc thù tại mỗi phòng khám. Dựa trên quá trình nghiên cứu và phân tích nghiệp vụ tại hơn 100+ phòng khám khác nhau, WeUp ERP For Healthcare được tích hợp nhiều tính năng thông minh đáp ứng nhu cầu của nhiều loại hình phòng khám, trong đó có phòng khám răng hàm mặt.
Những lợi ích mà giải pháp phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt WeUp ERP For Healthcare mang đến cho đơn vị của bạn là:
- Quản lý lịch hẹn dễ dàng
Hiện nay các bệnh nhân thường bận đi làm và sẽ đến khám tại những khung giờ khác nhau. Phần mềm hỗ trợ việc quản lý lịch đặt khám cho từng dịch vụ nha khoa nhanh chóng trên hệ thống như: niềng răng, chỉnh nha, implant, bọc răng sứ,… Nhờ đó, nhân viên sẽ kiểm soát được thời gian người bệnh đến khám để phân chia ca trực sao cho hợp lý, tránh để người bệnh chờ đợi lâu, có những trải nghiệm khó chịu khi đến chữa bệnh.
- Nhắc nhở bệnh nhân đến khám
Với những ai phải điều trị trong thời gian dài và phải đến kiểm tra thường xuyên như chỉnh nha, niềng răng,… thì việc nhắc hẹn là cần thiết. Điều này sẽ tạo ra sự chuyên nghiệp cho phòng khám, giúp bệnh nhân hài lòng và có sự tin tưởng. WeUp ERP For Healthcare tích hợp tính năng thông báo, nhắc lịch tái khám đến khách hàng như: thông tin cá nhân, thời gian khám, bác sĩ khám và điều trị,…
- Quản lý bệnh án khoa học
Mỗi bệnh nhân khi đến khám bệnh sẽ có tình trạng sức khỏe khác nhau cùng nhiều thông tin liên quan. Phần mềm sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin giúp bác sĩ dễ theo dõi, tránh những sai sót khi khám chữa. Nhờ việc lưu trữ toàn bộ thông tin, lịch sử khám và điều trị của khách hàng, WeUp ERP For Healthcare rút ngắn thời gian tra cứu và lên hồ sơ khám và điều trị cho khách hàng tái khám. Qua đó các bác sĩ dễ dàng đưa chẩn đoán chẩn đoán bệnh lý răng và lập kế hoạch điều trị hiệu quả.
Xem thêm
- Kinh Nghiệm Quản Lý Phòng Nha Thực Chiến Dành Cho Các Ông Chủ
- Quản lý vật tư, kho thuốc
Với phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt Weup ERP For Healthcare, bạn sẽ dễ dàng kiểm kê những vật tư bị tiêu hao cũng như kho thuốc. WeUp ERP For Healthcare giúp theo dõi và quản lý chính xác kho vận như quản lý số lượng nhập xuất, kiểm tra tồn kho, báo cáo xuất nhập tồn,… qua đó hạn chế sai sót trong hoạt động kiểm kê và thất thoát hàng hóa. Đồng thời với hệ thống cảnh báo kho dược trên phần mềm, các phòng khám sẽ chủ động hơn trong việc nhập hàng, loại bỏ những thuốc hết hạn cũng như phân loại dễ dàng để khi lấy thuốc không gặp khó khăn.
- Kiểm soát hoạt động kinh doanh dễ dàng hơn
WeUp ERP For Healthcare cho phép chạy trên đa nền tảng, hỗ trợ quản lý từ xa hiệu quả. Nhờ đó, nhà quản lý chỉ cần có thiết bị kết nối mạng là có thể theo dõi hoạt động của phòng khám ở bất cứ đâu. Đồng thời phần mềm cũng được tích hợp hơn 50+ báo cáo đa dạng trực quan về mọi hoạt động của phòng khám. Điều này có nghĩa là không cần phải đến đơn vị, nhà quản lý cũng theo dõi được nhân viên, tình hình khám chữa bệnh và biết được hoạt động kinh doanh ngày hôm đó.
- Quản lý nhân sự hiệu quả
Với WeUp ERP For Healthcare, nhà quản lý dễ dàng theo dõi lịch khám, lịch trực của bác sĩ. Ngoài ra, việc tính lương thưởng cũng dễ dàng hơn, không cần tra quá nhiều số sách, giấy tờ gây mất thời gian. Đồng thời, việc theo dõi hiệu suất công việc nhân sự cũng dễ dàng hơn với WeUp ERP For Healthcare, chủ phòng khám sẽ biết nhân viên nào đang làm tốt và hoàn thành công việc hiệu quả, chất lượng.
- Quản lý chăm sóc khách hàng hiệu quả
Phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt WeUp ERP For Healthcare hỗ trợ việc theo dõi và quản lý chi tiết từng nhóm khách hàng một cách khoa học. Nhờ đó, phòng khám dễ dàng lên kế hoạch chăm sóc khách hàng đã từng đến khám, khách hàng đang quan tâm hoặc khách hàng có nhu cầu. Việc triển khai các hoạt động chăm sóc như: gửi SMS, Email Marketing, Zalo ZNS nhắc lịch hẹn khám, tái khám, chương trình khuyến mãi,… trở nên nhanh chóng.
- Khả năng lưu trữ lớn, bảo mật thông tin
Mỗi phòng khám khi kinh doanh sẽ có rất nhiều thông tin cần lưu trữ. Phần mềm có dung lượng lớn và có thể lưu trữ được nhiều thông tin với tính bảo mật cao. Bạn sẽ không cần lo lắng về việc thông tin bị đánh cắp hoặc không đủ bộ nhớ để lưu giữ. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng trong việc tìm kiếm lại những thông tin liên quan để phục vụ công việc.
Giải pháp tổng thể cho phòng khám răng hàm mặt cho nhà quản lý
Đóng vai trò là phần mềm quản lý tổng thể phòng khám răng hàm mặt, Weup ERP For Healthcare tích hợp đầy đủ tính năng cơ bản nhất cho nhà quản lý theo dõi hoạt động của phòng khám. Những tính năng chính đáp ứng nhu cầu của người dùng bao gồm:
- Phân hệ danh mục chung
Giải pháp sẽ định nghĩa những danh mục dùng chung của phần mềm để giúp người dùng dễ hiểu và biết cách sử dụng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng phân loại theo từng nhóm sản phẩm dịch vụ, danh mục quỹ thu chi, danh mục bổ sung về bệnh nhân,… Điều này được sắp xếp khoa học, dễ nhìn và dễ dùng.
- Module quản lý thông tin bệnh nhân
Phần mềm tích hợp tính năng quản lý thông tin bệnh nhân trên hồ sơ bệnh án điện tử. WeUp ERP For Healthcare giúp cập nhật thông tin các bệnh nhân đến khám bệnh, hỗ trợ điều chuyển bệnh nhân đến những phòng khám liên quan. Ngoài ra, nhân viên y tế cũng sẽ dễ dàng tra cứu thông tin người bệnh và sửa đổi nếu thông tin bị sai. Qua đó, việc quản lý thông tin sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
- Module quản lý khám bệnh
Phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt Weup ERP For Healthcare hỗ trợ tiếp đón bệnh nhân đã được đưa vào danh sách hàng đợi. Sau đó, bác sĩ sẽ khám và đưa ra những kết luận cụ thể. Người bệnh sẽ được chỉ định các cận lâm sàng nếu cần thiết, nhận đơn thuốc và phác đồ điều trị, cuối cùng là nhận lịch tái khám. Những việc này được tối ưu quy trình và không mất quá nhiều thời gian chờ đợi.
- Module quản lý thủ thuật, phẫu thuật
Qua phần mềm, nhân viên y tế sẽ biết ai cần làm thủ thuật, phẫu thuật để chuẩn bị tốt nhất. Bác sĩ cũng sẽ đưa ra những kết luận thủ thuật và hướng điều trị phù hợp nhất cho bệnh nhân.
- Module quản lý cận lâm sàng
Giờ đây, việc thực hiện các thủ thuật cận lâm sàng sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết khi có phần mềm kết nối. WeUp ERP For Healthcare cho phép kết nối với các máy các máy xét nghiệm, siêu âm, nội soi, giúp trả kết quả nhanh chóng ngay trên màn hình. Nhờ đó, việc in phiếu, thống kê cũng dễ dàng hơn, tối ưu thời gian cho bác sĩ cũng như người bệnh.
- Theo dõi và quản lý Labor
Phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt WeUp ERP For Healthcare cho phép theo dõi và quản lý chính xác Labo từ việc theo dõi và nắm rõ số lượng, chất lượng các vật liệu, thiết bị có sẵn tại phòng khám.
- Module quản lý kho thuốc
Người quản lý dễ dàng theo dõi thuốc tồn và lên kế hoạch nhập thuốc cho phù hợp với tình hình kinh doanh của phòng khám. Ngoài ra, bạn cũng theo dõi được việc xuất bán lẻ, xuất tiêu hao cũng quá trình điều chuyển kho thuốc, vật tư một cách chi tiết nhất.
- Module quản lý báo cáo
Phần mềm giúp báo cáo toàn bộ quá trình khám chữa bệnh, khám cận lâm sàng cũng như quá trình thực hiện phẫu thuật. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng dễ dàng theo dõi thu chi theo ngày, tuần, tháng năm,… để đánh giá được hoạt động kinh doanh, từ đó lên chiến lược kinh doanh phòng khám sao cho hiệu quả nhất.
- Quản lý chuỗi chi nhánh
Phần mềm giúp nhà quản lý quản lý được nhiều chi nhánh của phòng khám răng hàm mặt trên cùng một giao diện. Toàn bộ dữ liệu tại các chi nhánh đều được đồng bộ và lưu trữ thống nhất trên cùng 1 hệ thống phần mềm. Điều này mang đến sự chuyên nghiệp hóa trong quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm thời gian, chi phí cho công việc quản lý.
- Module quản lý thu chi
Giải pháp giúp nhanh chóng tính toán và thu tiền khám bệnh, tiền dịch vụ cận lâm sàng, tiền thuốc cũng như các chi phí phát sinh. Thông tin thu tiền được in chi tiết, dễ nhìn, bệnh nhân dễ dàng theo dõi và phản ánh ngay nếu có sai sót. Đồng thời, phần mềm cũng hỗ trợ đối soát thu chi, công nợ khách hàng và nhà cung cấp theo từng ngày, thông kê dữ liệu nhanh chóng và chính xác, giúp hạn chế những sai sót và thiếu minh bạch trong quản lý dòng tiền.
- Module chăm sóc khách hàng CRM
Với module tính năng này, phần mềm hỗ trợ phân loại khách hàng khoa học theo từng nhóm: khách hàng tiềm năng, khách hàng mới, khách hàng cũ,… Nhờ đó phòng khám có thể quản lý và lên kế hoạch chăm sóc từng đối tượng khách hàng chính xác và hiệu quả.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý phòng khám răng hàm mặt hiệu quả thì WeUp ERP For Healthcare sẽ là lựa chọn số 1 hiện nay. Liên hệ ngay theo số hotline: 0866 739 388 để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí!
Một số thắc mắc khi dùng phần mềm quản lý răng hàm mặt Weup ERP For Healthcare
Với những ai đang tìm kiếm giải pháp cho phòng khám răng hàm mặt, việc “bối rối” khi dùng phần mềm là không thể tránh khỏi. Sau đây là một số câu hỏi người dùng thường gặp và chuyên gia từ Weuphealth sẽ giải đáp chi tiết, cụ thể nhất.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt là gì?
Phần mềm Weup ERP For Healthcare là một giải pháp tốt cho phòng khám của bạn. Nhưng nếu bạn vẫn muốn tìm hiểu thêm những phần mềm khác thì có thể tham khảo theo những tiêu chí sau đây.
- Phần mềm đáp ứng nghiệp vụ chuyên môn
Mỗi phòng khám đòi hỏi quy trình quản lý và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác nhau. Răng hàm mặt có nhiều đặc thù khác với những ngành kinh doanh khác, muốn có kết quả kinh doanh tốt thì bạn hãy chọn những mềm chuyên dụng. Không nên dùng những công cụ của lĩnh vực khác vì không tối ưu, khó dùng. Việc dùng phần mềm phù hợp sẽ giúp tối ưu chất lượng, năng suất làm việc cho phòng khám.
- Giao diện dễ dùng
Một phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt có giao diện phức tạp thì sẽ gây khó khăn khi sử dụng, người dùng bị rối và dẫn đến những sai sót. Hãy chọn những giải pháp dễ thao tác, phù hợp với mô hình kinh doanh của phòng khám. Bạn cũng có thể chọn dùng thử phần mềm trước khi đưa ra quyết định mua giải pháp.
- Cập nhật theo thời gian thực
Điều này có nghĩa là bạn hãy chọn những phần mềm cập nhật thông tin ngay lập tức. Điều này sẽ giúp bạn xử lý các thông tin ngay cả khi không có mặt tại phòng khám và theo dõi được tình hình phòng khám mọi lúc. Điều này sẽ giúp hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, suôn sẻ.
- Khả năng mở rộng và nâng cấp
Phần mềm dễ dàng mở rộng sẽ thuận lợi cho bạn nếu trong tương lai bạn muốn mở thêm phòng khám. Bạn sẽ dễ dàng phân quyền người dùng, mở rộng thêm các tính năng phù hợp phục vụ nhu cầu kinh doanh. Dựa trên nền tảng công nghệ mở thông minh, WeUp ERP For Healthcare hoàn toàn có thể đáp ứng điều này.
- Đội ngũ nhân viên “support” nhiệt tình
Khi phần mềm có phát sinh, nếu đội ngũ nhân viên không hỗ trợ thì việc kinh doanh có thể bị gián đoạn. Vậy nên việc chăm sóc khách hàng tốt là yếu tố cần lưu ý khi kinh doanh phòng khám để tránh ảnh hưởng đến cả phòng khám cũng như những bệnh nhân đến khám. Tốt nhất, hãy chọn công ty cung cấp phần mềm support bạn 24/7.
Có nên dùng phần mềm Weup ERP miễn phí để quản lý phòng khám không?
Weup ERP For Healthcare hiện có cả bản miễn phí và bản có trả phí. Phiên bản miễn phí cũng cung cấp nhiều tính năng, không tốn kém chi phí nhưng nó tồn tại nhiều bất cập như:
- Chỉ được dùng một thời gian: Đa số phần mềm miễn phí đều chỉ được dùng một thời gian ngắn sau đó sẽ cần trả phí để tiếp tục sử dụng. Điều này có thể gây gián đoạn công tác quản lý và khiến phòng khám gặp nhiều rủi ro.
- Bị hạn chế chức năng: Các phần mềm quản lý phòng khám chỉ cho bạn sử dụng một số chức năng cơ bản, không thể dùng được tính năng nâng cao để phục vụ hoạt động của phòng khám.
- Dễ bị đánh cắp thông tin: Đa số giải pháp miễn phí đều chứa các mã độc nguy hiểm. Điều này có thể khiến thông tin về phòng khám, thông tin bệnh nhân bị đánh cắp, làm uy tín phòng khám bị ảnh hưởng.
- Không được bảo hành: Nếu trong quá trình sử dụng, phần mềm bị lỗi, bạn sẽ không được bảo hành, không được sửa lỗi mà sẽ phải tự thuê dịch vụ ngoài. Điều này cũng gây tốn kém không nhỏ ngân sách của đơn vị.
Đọc thêm
- Phần Mềm Quản Lý Phòng Khám Nha Khoa Miễn Phí Có Tốt Không?
Ngoài ra, phần mềm miễn phí cũng có khá nhiều rủi ro khác mà chỉ trong quá trình sử dụng bạn mới thấy hết được. Do đó, hãy dùng các phiên bản trả phí với đội ngũ chăm sóc khách hàng nhiệt tình để giúp việc sử dụng thuận lợi hơn.
Nếu đang sở hữu phòng khám răng hàm mặt thì sở hữu phần mềm quản lý là điều bạn nên làm. Phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt Weup ERP For Healthcare có khá nhiều ưu điểm, tối ưu hóa quy trình quản lý và giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian, chi phí. Đây là giải pháp hoàn hảo cho phòng khám của bạn trong thời đại 4.0.
Trở thành người đầu tiên bình luận cho bài viết này!