Kinh doanh phòng trọ là ngành nghề mang đến hiệu lợi nhuận cao nên được nhiều người sử dụng. Tuy nhiên nếu sử dụng những cách kinh doanh và quản lý truyền thống thì chủ nhà có thể gặp nhiều khó khăn, sai sót. Chính vì thế, nhiều phần mềm quản lý phòng trọ đã ra đời để giúp nâng cao hiệu quả trong quản lý.

Phần mềm quản lý phòng trọ là gì?

Hiện nay các trường Đại học ngày càng được mở rộng, các khu công nghiệp cũng xuất hiện nhiều khiến lượng sinh viên, người lao động tăng nhanh. Điều này khiến nhiều nhà trọ mọc lên, từ ngoại thành cho đến nội thành. Đây là hình thức kinh doanh được nhiều người quan tâm vì nó mang đến nguồn thu ổn định, không tốn kém quá nhiều chi phí.

Xem thêm

• Phần Mềm Quản Lý Chung Cư – Giải Pháp An Toàn, Tiện Lợi

Tuy nhiên với những phòng trọ có quy mô lớn, phân bố ở nhiều địa chỉ khác nhau thì có thể gây khó khăn cho chủ quản lý. Lúc này, giải pháp phần mềm quản lý nhà trọ là giải pháp an toàn, được nhiều người lựa chọn.

Phần mềm quản lý phòng trọ là giải pháp giúp bạn theo dõi mọi hoạt động của phòng trọ, từ số lượng khách trọ đến tình hình các phòng còn trống,… Qua đó giúp bạn quản lý dễ dàng hơn, tiết kiệm được nhiều công sức, thời gian cũng như chi phí.

TOP 5 lợi ích khi dùng phần mềm quản lý phòng trọ

Phần mềm quản lý phòng trọ được nhiều người đánh giá cao về hiệu quả trong công tác quản lý. Bên cạnh đó, nó mang đến nhiều lợi ích tuyệt vời cho chủ phòng trọ, giúp công việc quản lý trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.

Tiết kiệm chi phí, thời gian cho chủ trọ

Với những ai kinh doanh, tiết kiệm chi phí, thời gian là điều rất quan trọng. Phần mềm sẽ giúp chủ nhà trọ quản lý một cách nhanh chóng, hiệu quả, không còn tốn kém thời gian ghi chép ra giấy tờ với nhiều sai sót. Bên cạnh đó, với những phòng trọ quy mô lớn, việc thuê nhân sự để hỗ trợ quản lý là rất cần thiết. Điều này sẽ gây tốn kém tiền bạc, ngân sách. Phần mềm quản lý phòng trọ sẽ tổng hợp mọi hoạt động trên một hệ thống, không cần tốn kém tiền bạc thuê nhân sự mà vẫn đảm bảo được hiệu quả trong quản lý.

Sử dụng mọi lúc mọi nơi

Nếu như trước đây bạn cần có mặt 24/7 để theo dõi hoạt động của nhà trọ thì giờ đây điều này không còn xảy ra bởi các phần mềm có tính năng quản trị từ xa. Chủ phòng trọ chỉ cần sử dụng thiết bị có kết nối internet, đăng nhập vào phần mềm là có thể theo dõi được toàn bộ hoạt động, thông tin của phòng trọ theo thời gian thực. Bạn cũng dễ dàng nhận biết được những vấn đề đang xảy ra và có hướng xử lý kịp thời, đúng đắn.

Hạn chế sai sót

Một trong những khó khăn thường gặp khi quản lý theo cách truyền thống đó chính là việc thất thoát tiền bạc, không rõ thông tin khách thuê vì nhiều lý do khác nhau. Những vấn đề như ghi sai thông tin, quên thu tiền, sai sót trong tính toán tiền bạc, đồ dùng bị hỏng,… xảy ra khá thường xuyên. Chúng có thể khiến chi phí phát sinh trong kinh doanh tăng cao mà bạn không lường trước được.

Phần mềm quản lý phòng trọ sẽ giúp bạn quản lý nhiều thông tin, tính toán tiền bạc chính xác, nhắc đến hạn thu tiền để tránh xảy ra những sai sót và rủi ro giữa khách trọ và chủ nhà.

Quản lý khách trọ hiệu quả

Thông tin của khách thuê trọ là dữ liệu quan trọng, nắm tốt thông tin sẽ giúp chủ nhà có thể kiểm soát tốt các hoạt động cùng vấn đề an ninh như: Liên lạc trong những trường hợp gấp, gửi thông báo thuê nhà,… Phần mềm sẽ giúp bạn lưu trữ toàn bộ dữ liệu này, tránh bị thất lạc như việc ghi chép ra giấy. 

Chủ nhà trọ cũng có thể dễ dàng gửi thông báo quan trọng đến khách thuê thông qua phần mềm như thông báo thu tiền, khuyến mại, thông báo phòng dịch,… Khách sẽ nhanh chóng nhận được thông báo, kịp thời thực hiện các yêu cầu theo đúng hướng dẫn. Ngoài ra, phần mềm cũng giúp giảm sai sót trong tính toán tiền điện nước. Đồng thời, số tiền cũng được lưu trữ theo từng tháng, chủ trọ dễ dàng so sánh, đối chiếu và phát hiện nhanh chóng bất thường nếu có.

Tăng sự chuyên nghiệp cho phòng trọ

Bằng việc dùng phần mềm quản lý phòng trọ, hình ảnh nhà trọ của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng. Điều này sẽ thu hút khách đến thuê phòng, gia tăng doanh thu cũng như lợi nhuận cho phòng trọ. Đặc biệt với nhóm khách hàng trẻ thì việc ứng dụng công nghệ trong quản lý chính là một điểm cộng vô cùng lớn.

Phần mềm quản lý phòng trọ có những tính năng gì?

Ở thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay việc ứng dụng phần mềm thông minh trong quản lý sẽ bắt kịp xu hướng bởi nó có nhiều tính năng giúp hỗ trợ tối đa việc quản lý phòng trọ.

• Quản lý thông tin khách trọ

Tính năng này là tất yếu và đóng vai trò quan trọng bởi thông tin khách hàng chính là điều mà bất kỳ chủ phòng trọ nào cũng cần nắm được. Phần mềm sẽ giúp lưu trữ thông tin cá nhân, số điện thoại, số phòng, số lượng khách trong phòng,… từ đó dễ dàng kiểm soát, liên hệ khi có vấn đề liên quan. 

• Quản lý hợp đồng

Hợp đồng thuê phòng bằng giấy có thể bị hư hại hoặc mất. Phần mềm quản lý phòng trọ sẽ giúp lưu trữ hợp đồng giữa hai bên, đảm bảo những thỏa thuận giữa chủ nhà và khách thuê sẽ không bị thất lạc. Khi xảy ra rắc rối, toàn bộ thông tin về giá cả, diện tích, tiền cọc trên phần mềm sẽ được ghi lại rõ ràng để tránh xảy ra những tranh cãi không đáng có.

Đừng bỏ lỡ

• Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Là Gì? Đặc Điểm, Tính Năng Nổi Bật

• Quản lý thông tin điện nước

Số điện, số nước hàng tháng của từng phòng sẽ được lưu trữ trên phần mềm và có sự so sánh qua từng tháng. Qua đó, chủ phòng và khách trọ sẽ dễ dàng so sánh nếu nhận thấy bất thường. Phần mềm cũng giúp tính toán tiền điện mỗi tháng của mỗi phòng, hỗ trợ chủ nhà thu phí hiệu quả, nhanh chóng, tránh thiếu thừa hay nhầm lẫn.

• Quản lý hóa đơn, các khoản chi

Các app quản lý phòng trọ giúp quản lý hiệu quả các khoản chi, chủ nhà sẽ nắm được tình hình kinh doanh và cân đối thu chi một cách hiệu quả nhất. Ngoài ra, những hóa đơn như tiền nhà, điện nước, gửi xe cũng được lưu trữ khoa học giúp người dùng tiện theo dõi.

• Báo cáo tài chính

Phần mềm dựa theo những chi phí đã chi trả cùng số tiền thu được từ các phòng trọ và thống kê được doanh thu nhận được là bao nhiêu. Sau đó, chỉ với vài thao tác đơn giản, một biểu đồ sẽ hiện ra để bạn có cái nhìn tổng quan, đồng thời cân bằng chi tiêu cho những tháng sau đó. Việc này sẽ giúp chủ trọ quản lý tài chính tốt hơn, quản lý được chi phí hư hao do cơ sở vật chất,…

Khi nào bạn cần sử dụng phần mềm quản lý phòng trọ?

Mặc dù phần mềm quản lý phòng trọ có nhiều tính năng và mang đến nhiều lợi ích nhưng không phải phòng trọ nào cũng có thể ứng dụng. Nếu như bạn sở hữu phòng trọ với những tính năng sau đây thì có thể dùng phần mềm.

• Sở hữu nhiều khu trọ ở nhiều địa điểm: Nếu bạn kinh doanh phòng trọ với nhiều địa điểm khác nhau, khoảng cách địa lý xa nhau thì nên dùng phần mềm để theo dõi, bởi bạn không thể ngày nào cũng có mặt ở các điểm trọ để theo dõi tình hình.
• Lượng phòng thuê lớn: Trước đây có thể bạn chỉ cho thuê 4 – 7 phòng, nhưng sau đó bạn mở rộng kinh doanh lên đến hàng chục tầng, lúc này phần mềm quản lý là rất cần thiết.
• Lượng khách thuê lớn: Lượng người thuê trọ tăng cao thì cần một phần mềm để lưu trữ toàn bộ thông tin của những vị khách đó, đồng thời thuận tiện hơn trong việc tính toán những chi phí liên quan.

Có nên dùng phần mềm miễn phí để quản lý phòng trọ?

Có nên dùng phần mềm miễn phí để quản lý nhà trọ không là thắc mắc của nhiều người. Giải pháp này sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản tiền nhưng nó cũng chứa nhiều rủi ro:

• Phần mềm miễn phí hạn chế nhiều tính năng, thậm chí nó không khác gì một file excel.
• Hiệu quả quản lý không cao, tốn kém thời gian và công sức khi dùng, bạn có thể bị mất những dữ liệu quan trọng.
• Người dùng sẽ không được bảo hành nếu phần mềm bị lỗi thường xuyên.

Chính vì vậy, chủ phòng trọ cần thật thông thái khi chọn phần mềm quản lý. Tốt hơn hết bạn hãy dùng phần mềm có trả phí để đảm bảo hiệu quả, tránh những rủi ro không đáng có.

Phần mềm quản lý phòng trọ không còn là ứng dụng xa lạ với nhiều người và là công cụ hữu ích bởi nhiều tính năng hiện đại. Nếu bạn đang đau đầu trong việc quản lý nhà trọ thì có thể dùng ứng dụng này để tăng hiệu quản lý cũng như tiết kiệm công sức, thời gian.

Thông tin hữu ích

• Phần Mềm Quản Lý Yoga – Giải Pháp Quản Lý Chuyên Nghiệp, Hiện Đại