Các doanh nghiệp sản xuất có nhiều quy trình đặc thù mà với cách thức thủ công sẽ không thể quản lý hiệu quả. Bởi vậy, nhà quản trị tìm đến sự hỗ trợ của phần mềm thông minh để tối ưu hóa các hoạt động. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu đến bạn đọc công cụ được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay – phần mềm quản lý sản xuất.

Những khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý sản xuất

Thực trạng quản lý hoạt động sản xuất của doanh nghiệp hiện nay gặp không ít khó khăn, đòi hỏi nhà quản trị phải có khả năng nhìn bao quát, theo dõi sát sao và tính toán tỉ mỉ mọi công đoạn để đảm bảo hiệu quả vận hành.

Những khó khăn, vướng mắc các doanh nghiệp sản xuất hiện nay đang gặp phải bao gồm:

• Hoạt động quản lý thủ công và rời rạc: Hiện nay có rất nhiều công ty sản xuất đang quản lý công việc một cách thủ công thông qua người lao động. Đồng thời vấn đề lưu trữ và giao việc được thực hiện bằng các văn bản cứng, tuy nhiên các file dữ liệu  này không có tính đồng bộ, gây ra tình trạng chậm trễ trong việc nhập – xuất hàng, thông tin không được cập nhật kịp thời và gây tốn nhân lực.

• Quản lý kho quá tải: Công ty sản xuất cần cập nhật thông tin kho hàng liên tục để nắm bắt số lượng nguyên vật liệu đầu vào về loại hàng, số lượng, tình trạng,… Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần kiểm soát những mặt hàng nào đang bán chạy, mặt hàng nào bị tồn kho để có hướng giải quyết phù hợp. Tuy nhiên do có quá nhiều công việc cần thực hiện nên cách quản lý thủ công không thể xử lý hiệu quả.
• Quản lý đơn hàng gặp nhiều sai sót: Đối với mỗi đơn hàng mới, doanh nghiệp cần tính toán tỉ mỉ lượng nguyên liệu đầu vào, số nhân công làm việc, máy móc, chi phí đầu tư,…. Nếu tính toán những vấn đề này theo phương pháp thủ công, doanh nghiệp của bạn sẽ tốn rất nhiều nhân lực, thời, đồng thời dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn.
• Mất nhiều thời gian trong việc quản lý: Các doanh nghiệp sản xuất cần đảm bảo tạo ra sản phẩm trong thời gian nhanh nhất để có thể thực hiện các đơn hàng mới. Khi đó nếu không thể quản lý tốt thời gian và năng lực sản xuất, không những không thể nhận thêm đơn hàng mới mà còn dẫn đến tình trạng chậm trễ và rất dễ hủy hợp đồng với khách hàng cũ.
• Dữ liệu khó kiểm soát: Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay mệt mỏi với tình trạng các bộ phận, phòng ban thông báo cho nhau bằng giấy tờ, văn bản cứng, gây chậm trễ trong việc cập nhật thông tin. Đồng thời cấp quản lý không thể đọc được hết báo cáo và giấy tờ mà cấp dưới gửi lên. Đây là cách quản lý lỗi thời, dễ đánh mất thông tin.
• Quản lý cần có mặt thường xuyên: Việc giám sát quy trình sản xuất yêu cầu người quản lý phải có mặt thường xuyên để đảm bảo tiến độ, chất lượng của đơn hàng. Nếu không có công cụ hỗ trợ, quản lý buộc phải đến tận nhà máy, công xưởng để nắm bắt tình hình và kịp thời xử lý những vấn đề phát sinh.

Trước những khó khăn, vướng mắc kể trên, doanh nghiệp cần tìm đến giải pháp phù hợp để công việc được thực hiện nhanh chóng, thuận lợi, tối ưu hóa hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Giải pháp phần mềm quản lý sản xuất thông minh

Giải pháp được đưa ra cho các doanh nghiệp sản xuất hiện nay đó là sử dụng phần mềm quản lý sản xuất, thuộc giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể – phần mềm ERP. Công cụ này được xây dựng dựa trên quy trình khép kín, từ khi xuất hiện đơn hàng đến bước lập kế hoạch, tính toán khả năng cung ứng nguyên vật liệu trong kho, thiết lập định mức nguyên vật liệu cho từng công đoạn, tính giá thành, giám sát tiến độ sản xuất của từng đơn hàng và từng công đoạn sản xuất,..

Khi sử dụng phần mềm quản lý sản xuất, doanh nghiệp của bạn có thêm công cụ cần thiết để tăng năng lực sản xuất, tối ưu hóa chi phí và nâng cao lợi nhuận. Tất cả những tính năng được trang bị giúp nhà quản trị làm việc thông minh, nhanh chóng và kịp thời đưa ra được những quyết định chính xác nhất. Do đó đây chính là giải pháp các doanh nghiệp thời đại 4.0 không nên bỏ qua, đặc biệt khi đứng trước tình trạng quản lý sản xuất còn gặp nhiều khó khăn, bất cập.

Mỗi doanh nghiệp đặc thù với từng ngành nghề khác nhau sẽ có thể lựa chọn các giải pháp khác nhau thay vì dùng phần mềm quản lý sản xuất chung. Ví dụ đối với doanh nghiệp sản xuất cơ khí có thể dùng phần mềm quản lý sản xuất cơ khí, doanh nghiệp chuyên sản xuất gỗ nên ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất ngành gỗ.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Sản Xuất May Mặc Có Đặc Điểm, Lợi Ích Gì?

5 lợi ích quan trọng đối với doanh nghiệp

Phần mềm quản lý sản xuất chính là công cụ quản lý trung tâm, đảm bảo các nhà máy vận hành hiệu quả, tối ưu chi phí. Dưới đây là những lợi ích quan trọng doanh nghiệp nhận được khi sử dụng phần mềm quản lý sản xuất:

Tự động hóa hoạt động quản lý quy trình sản xuất

Trước đây các doanh nghiệp thường sử dụng cách làm việc, lưu trữ thông tin qua excel, tuy nhiên nhược điểm của cách thức này đó là thiếu sự chính xác, không tập trung và gây chậm trễ. Khi ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất, người dùng có thể dễ dàng lập kế hoạch sản xuất; quản lý định mức, kế hoạch sản xuất; thực thi kế hoạch; quản lý kho hoặc quản lý chất lượng sản phẩm trên 1 hệ thống đồng bộ duy nhất. Khi đó dữ liệu có thể tự động kết chuyển, gửi đến những bộ phận liên quan để phục vụ đa dạng nhu cầu và đảm bảo hiệu suất hoạt động sản xuất.

Giúp quản lý hàng tồn kho thông minh

Để có thể cân đối được hoạt động sản xuất hàng hóa và kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp cần quản lý được hàng tồn kho hiệu quả. Khi đó cần duy trì hàng tồn ở mức vừa phải, không được quá thấp vì bộ phận kinh doanh không đủ hàng để bán nhưng cũng không được quá cao vì làm tốn nhiều chi phí cho việc lưu trữ và bảo quản.

Để duy trì được lượng hàng tồn phù hợp, người quản lý cần nắm bắt tất cả dữ liệu về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu, các đơn đặt hàng, kế hoạch sản xuất. Phần mềm quản lý sản xuất sẽ giúp bạn thực hiện công việc này. Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng đưa ra cảnh báo khi đơn hàng bất kỳ sắp tới hạn hay nguyên vật liệu nào đó cần nhập thêm để chủ động điều chỉnh kế hoạch sản xuất phù hợp.

Hỗ trợ tổ chức và sắp xếp kho khoa học

Đa số phần mềm thông minh hiện nay có thể tích hợp linh hoạt với công nghệ quét mã vạch, khi đó bạn có thể dễ dàng kiểm soát số lượng hàng trong kho, vị trí của từng sản phẩm, tiết kiệm thời gian tìm kiếm.

Ngoài ra, dữ liệu quản lý kho được kết nối với các chức năng khác của phần mềm như lập kế hoạch sản xuất, thiết lập định mức sản xuất, thực thi hoạt động sản xuất nên dữ liệu sẽ luôn được cập nhật theo thời gian thực. Dựa vào những thông tin được cung cấp, người quản lý có thể dễ dàng quyết định nhập hoặc xuất kho.

Bảo mật thông tin, truy cập nhanh chóng

Những đối tượng được cấp quyền có thể truy cập vào phần mềm một cách nhanh chóng trên máy tính hoặc ứng dụng di động nhờ sự phát triển của công nghệ. Khi đó người quản lý có thể truy cập để xem báo cáo, theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên mà không cần chờ đợi các bộ phận khác tổng hợp. Đồng thời toàn bộ nhân sự có thể hoàn toàn chủ động được thời gian để xử lý tốt công việc được giao.

Ngoài ra, toàn bộ dữ liệu trên phần mềm được phân quyền truy cập, đảm bảo những thông tin quan trọng chỉ những người có thẩm quyền mới xem được. Lịch sử truy cập, chỉnh sửa của người dùng cũng được lưu lại để làm căn cứ dễ dàng truy cứu trách nhiệm khi có bất kỳ vấn đề nào xảy ra.

Mang đến trải nghiệm tốt và tăng sự hài lòng cho khách hàng

Khi quản trị sản xuất hiện quả có nghĩa là sản phẩm được chuyển đến khách hàng đúng thời hạn, đúng số lượng và chất lượng. Điều này giúp mang đến trải nghiệm tích cực cho khách hàng, làm tăng sự hài lòng và tăng tỷ lệ khách đặt hàng những lần sau. Trong khi đó, phần mềm quản lý sản xuất với những tính năng thông minh có thể hỗ trợ doanh nghiệp làm được điều này, duy trì cân bằng giữa kinh doanh, hoạt động sản xuất và số lượng hàng tồn kho.

Tham khảo: Phần Mềm Quản Lý Hóa Đơn Đầu Vào: Lợi Ích, Tính Năng Nổi Bật

Những tính năng cơ bản của phần mềm quản lý sản xuất

Phần mềm quản lý sản xuất thông minh được trang bị nhiều tính năng hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động sản xuất, bao gồm:

Quản lý sản xuất

Quản lý sản xuất là một trong những tính năng quan trọng nhất của công cụ này. Nhân viên chỉ cần nhập thông tin chính xác về đơn hàng, bao gồm nguyên liệu, số lượng, những lưu ý cần thiết. Sau đó phần mềm sẽ hỗ trợ bạn quản lý quá trình sản xuất dễ dàng hơn. Thay vì phải đến trực tiếp nhà xưởng và thông qua hàng tá giấy tờ, tài liệu, giờ đây bạn có thể xử lý tất cả mọi việc thông qua tình năng quản lý sản xuất, đảm bảo công việc được tiến hành hiệu quả hơn.

Quản lý nguyên liệu đầu vào

Nguyên vật liệu đầu vào sẽ quyết định mức độ thuận lợi của quá trình sản xuất, vì vậy nhà sản xuất cần kiểm soát chặt chẽ khâu nguyên liệu đầu vào, kể cả số lượng và chất lượng. Lúc này phần mềm thông minh sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tính toán số nguyên vật liệu cần thiết cho đơn hàng dựa vào định mức cơ sở. Từ đó người quản lý có thể đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.

Quản lý sản phẩm đầu ra

Sản phẩm đầu ra là vấn đề được quan tâm hàng đầu trong quy trình sản xuất. Khi sử dụng phần mềm sẽ giúp bạn tự quy đổi số lượng thành phẩm đầu ra dựa trên số lượng nguyên liệu đầu vào. Bên cạnh đó, sau khi nhập thành phẩm vào hệ thống, tính năng quản lý đầu ra của sản phẩm sẽ tự ghi nhận và lưu lại lịch sử giao dịch, cập nhật nhanh chóng trong kho hàng. Số lượng thành phẩm được kiểm tra chặt chẽ để hạn chế tình trạng thiếu hụt.

Quản lý máy móc, kho xưởng

Người dùng hoàn toàn có thể quản lý tổng hợp danh sách máy móc, nhà xưởng và quản lý kho tại nhiều địa điểm. Tất cả máy móc, nhà xưởng, dụng cụ sẽ được quản lý rõ ràng theo danh mục một cách chi tiết để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và có thể tận dụng tối đa công suất, tránh lãng phí.

Thiết lập và triển khai kế hoạch sản xuất cụ thể

Phần mềm quản lý sản xuất hỗ trợ người dùng tạo thực hiện các lệnh sản xuất dựa trên số lượng hàng hóa cần sản xuất. Chức năng này cho phép bộ phận lập kế hoạch sản xuất quản lý chi tiết thông tin kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.

Ngoài ra, tương tự như phần mềm quản lý dự án, tính năng này còn cho phép người quản lý nắm được số liệu sản xuất trong từng ca, từng ngày, từng công đoạn khác nhau của quá trình sản xuất. Đồng thời doanh nghiệp sẽ có kế hoạch cụ thể về nguyên vật liệu, máy móc, nhân công để triển khai sản xuất.

Theo dõi, báo cáo nhanh chóng

Phần mềm quản lý sản xuất cho phép người dùng theo dõi, trích xuất các báo cáo online để nắm bắt dễ dàng tình hình đơn hàng. Đặc biệt những báo cáo này sẽ thể hiện được toàn diện các vấn đề liên quan đến hàng tồn, khi đó nhân viên cửa hàng dễ dàng tra cứu và tư vấn cho khách. Ngoài ra, dựa vào thông số, dữ liệu được tổng hợp, nhà quản lý sẽ đưa ra quyết định sản xuất phù hợp, thúc đẩy tăng doanh thu và lợi nhuận.

Tìm hiểu thêm: Phần Mềm Kế Toán ERP: Lợi Ích, Tính Năng Cho Doanh Nghiệp

Một số câu hỏi liên quan đến phần mềm quản lý sản xuất

Khi tìm hiểu về phần mềm quản lý sản xuất, bên cạnh lợi ích và tính năng quan trọng, người dùng còn đặt ra một số câu hỏi liên quan đến loại phần mềm này, cụ thể:

Có nên sử dụng phần mềm quản lý sản xuất miễn phí không?

Hiện nay, bên cạnh phần mềm yêu cầu trả phí, bạn có thể lựa chọn phần mềm miễn phí với những tính năng cơ bản nhất, hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết khó khăn. Để trả lời được câu hỏi có nên sử dụng phần mềm quản lý sản xuất miễn phí không, bạn nên tìm hiểu những ưu nhược điểm của loại phần mềm này.

Ưu điểm:

• Phần mềm miễn phí giúp bạn tiết kiệm chi phí cài đặt và sử dụng, phù hợp với các tổ chức quy mô nhỏ, nguồn vốn ít và không đòi hỏi quá nhiều tính năng.
• Giao diện của phần mềm vô cùng đơn giản, trực quan nên người dùng có thể nhanh chóng làm quen và thành thạo các tính năng.
• Nhờ công nghệ hiện đại và các tính năng thông minh, phần mềm quản lý sản xuất miễn phí có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, đảm bảo tính hiệu quả, tăng doanh thu và lợi nhuận.

Nhược điểm:

• Phần mềm quản lý sản xuất miễn phí không được trang bị tính năng nâng cao, do đó đối với doanh nghiệp quy mô lớn, có quy trình sản xuất phức tạp và đòi hỏi những yêu cầu cao hơn sẽ không phù hợp vì còn nhiều hạn chế trong quá trình sử dụng.
• Rất nhiều phần mềm miễn phí khi tải về và cài đặt sẽ chứa nhiều virus, mã độc gây ảnh hưởng đến hệ thống máy tính của bạn, các dữ liệu có thể bị đánh cắp.
• Khi sử dụng phần mềm quản lý sản xuất miễn phí, bạn có thể không được nhà cung cấp hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh.

Tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất là gì?

Với sự xuất hiện của phần mềm quản lý sản xuất ngày càng nhiều như hiện nay, thật khó để doanh nghiệp có thể chọn được giải pháp ưng ý. Nếu còn băn khoăn trong việc đưa ra quyết định, bạn có thể tham khảo 3 tiêu chí quan trọng sau:

• Tính phù hợp: Điều quan trọng để đánh giá phần mềm thông minh có tốt không đó là sự phù hợp. Một phần mềm có thể giúp ích cho doanh nghiệp này nhưng lại không hiệu quả với doanh nghiệp khác, do đó bạn nên lựa chọn giải pháp dựa trên nhu cầu, quy mô và tính chất công việc của doanh nghiệp mình.
• Tính an toàn: Những thông tin về sản phẩm, khách hàng, kế hoạch kinh doanh, lợi nhuận của doanh nghiệp vô cùng quan trọng, không được để lộ ra bên ngoài. Vì vậy bạn nên chọn loại phần mềm đảm bảo tính bảo mật cao và có sự phân quyền cho từng nhân viên khi truy cập.

• Hỗ trợ sau bán: Trong quá trình sử dụng phần mềm, bạn có thể gặp một số rắc rối, lỗi khiến quá trình làm việc bị gián đoạn. Khi đó sự hỗ trợ của nhà cung cấp là điều cần thiết. Doanh nghiệp hãy ưu tiên hợp tác với nhà cung cấp nhiệt tình tư vấn và hỗ trợ xử lý vấn đề trong suốt quá trình sử dụng.

Phần mềm quản lý sản xuất là giải pháp tối ưu nhất cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hiện nay. Với tất cả lợi ích và tính năng quan trọng kể trên, đây chắc chắn sẽ là người bạn đồng hành đắc lực, hỗ trợ bạn đạt được mức doanh thu và lợi nhuận mong muốn.