Trước thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hiện nay, cách làm việc và quản lý truyền thống vừa tốn kém lại không mang đến hiệu quả cao. Vì lý do này, các cửa hàng, siêu thị, tổ chức đang có xu hướng sử dụng phần mềm thông minh trong quy trình làm việc của mình, cụ thể là phần mềm quản lý siêu thị. Vậy đây là công cụ gì, mang đến lợi ích như thế nào cho các tổ chức, đồng hành cùng bài viết dưới đây để được giải đáp chi tiết những vấn đề liên quan đến phần mềm này.

Phần mềm quản lý siêu thị là gì?

Trong hoạt động quản lý các cửa hàng, siêu thị có thể gặp nhiều khó khăn như:

• Hàng hóa đa dạng mẫu mã, sản phẩm nên khó ghi nhớ.
• Thanh toán hóa đơn chậm trễ, có sự sai sót, nhầm lẫn khiến khách hàng phải chờ đợi lâu và không hài lòng.
• Khó thống kê được chính xác doanh thu trong ngày.
• Quản lý không kiểm soát được lượng hàng tồn kho.
• Không theo sát được hoạt động của nhân viên, dễ thất thoát hàng hóa.
• Không nắm bắt được tình hình hoạt động và các vấn đề của siêu thị khi đi vắng.

Để giải quyết triệt để những hạn chế kể trên, đồng thời tăng hiệu suất kinh doanh và giúp tiết kiệm tối đa chi phí, các cửa hàng, siêu thị hiện nay đã sử dụng phần mềm hỗ trợ.

Phần mềm quản lý siêu thị là giải pháp thông minh, có sử dụng công nghệ hiện đại giúp quản lý công việc trong các siêu thị, cửa hàng tạp hóa một cách tối ưu nhất. Thông qua phần mềm, các tổ chức có thể áp dụng những chức năng hiện đại vào tất cả các phân đoạn của quá trình kinh doanh như: Xuất – nhập hàng hóa, thanh toán và in hóa đơn, quản lý nhân viên, quản lý kho hàng, quản lý đơn hàng,…

Qua đó, các cửa hàng, siêu thị sẽ theo sát được toàn bộ thông tin, dữ liệu, đồng thời có đánh giá trực quan nhất về hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình, nhanh chóng đưa ra quyết định phát triển cho tương lai.

Lợi ích của phần mềm đối với siêu thị

Đối tượng chủ yếu mà phần mềm quản lý siêu thị muốn hướng đến đó là các chủ doanh nghiệp, chuỗi cửa hàng, siêu thị hoặc cá nhân kinh doanh bán lẻ. Họ là những người không chịu đứng yên, cần thay đổi để theo kịp xu hướng thị trường và cạnh tranh được với đối thủ. Vì vậy đầu tư vào phần mềm quản lý bán hàng siêu thị là điều vô cùng cần thiết. Những lợi ích mà phần mềm này mang đến cho siêu thị, cửa hàng tạp hóa bao gồm:

Tăng hiệu quả hoạt động bán hàng cho siêu thị

So với cách làm việc và quản lý truyền thống, hoạt động bán hàng còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế khiến hiệu quả mang lại không cao. Tuy nhiên khi ứng dụng phần mềm quản lý siêu thị, mọi thao tác đều được thực hiện nhanh chóng. Bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm thông tin và vị trí của sản phẩm chỉ với vài cái nhấp chuột đơn giản.

Ngoài ra, việc tính tiền cũng trở nên đơn giản, chính xác hơn so với việc dùng máy tính hay tính nhẩm như trước đây. Ngay lập tức, thông tin đơn hàng được lưu trữ đồng bộ trên hệ thống và hóa đơn được in ra.

Tham khảo: Phần Mềm Quản Lý Thời Gian Và Những Lợi Ích Tuyệt Vời

Quản lý hàng hóa và kho hàng tối ưu

Thông qua phần mềm, bạn hoàn toàn có thể quản lý sản phẩm, hàng hóa theo từng danh mục, đồng thời phân nhóm cụ thể để dễ dàng tìm kiếm và cập nhật thông tin khi cần thiết. Bên cạnh đó, số lượng hàng hóa cũng được cập nhật tự động khi có thao tác giao dịch, tránh hiện tượng chênh lệch số liệu hay nhầm lẫn giữa các mặt hàng.

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ bạn kiểm kho, thống kê lượng hàng xuất – nhập, tồn lại trong thời gian thực giúp chủ cửa hàng, siêu thị nắm rõ tình hình và có biện pháp đẩy hàng đi hoặc nhập về để đáp ứng nhu cầu bán hàng.

Hỗ trợ kiểm soát dòng tiền chặt chẽ

Phần mềm quản lý siêu thị với những tính năng thông minh có thể đưa ra báo cáo và tổng hợp tình hình kinh doanh, các khoản thu chi rõ ràng theo từng thời điểm. Qua đó, nhà quản lý có thể kiểm soát được dòng tiền chặt chẽ, nắm rõ chi tiết các giao dịch thu chi trong ngày để tránh thất thoát, ảnh hưởng đến doanh thu của siêu thị, cửa hàng.

Đồng thời, việc kiểm soát dòng tiền cũng giúp các tổ chức sử dụng tối đa nguồn vốn, đưa ra được các phân tích, báo cáo chi tiết để doanh nghiệp có thể đưa ra được mọi quyết định nhanh chóng và đúng đắn.

Tăng sự hài lòng và mối quan hệ gắn bó với khách hàng

Khi các quy trình bán hàng được ứng dụng phần mềm thông minh, nhân viên dễ dàng tìm kiếm sản phẩm, đồng thời hoạt động thanh toán và in hóa đơn cũng trở nên nhanh chóng, chính xác, tránh sự chờ đợi và làm mất thời gian của khách hàng. Bên cạnh đó, việc hàng hóa trong kho luôn được kiểm soát và nhập về khi hết hàng cũng đảm bảo luôn sẵn hàng phục vụ nhu cầu của khách, tránh tình trạng họ mua hàng của đối thủ cạnh tranh.

Bên cạnh đó, thông qua phần mềm, siêu thị có thể dễ dàng tiến hành các chương trình tích điểm, khuyến mãi, ưu đãi cho khách hàng, từ đó tăng cường mối quan hệ gắn bó khăng khít với khách hàng và kích thích họ quay trở lại vào những lần sau.

Theo sát hoạt động của từng nhân viên

Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý bán hàng, người chủ không còn phải có mặt 24/24 tại cửa hàng để theo dõi hoạt động bán hàng và công việc của từng nhân viên. Họ chỉ cần thông qua màn hình máy tính, điện thoại, ở bất kỳ nơi đâu có kết nối Internet đã có thể kiểm soát được mọi hành động, thao tác của nhân viên. Qua đó người quản lý có thể nắm bắt được năng lực, kết quả làm việc của nhân viên để có chính sách khen thưởng, phạt hoặc điều chuyển đến những vị trí phù hợp hơn. Đồng thời cách quản lý này còn giúp tránh được tình trạng nhân viên có hành vi gian lận, đảm bảo hàng hóa không bị mất cắp hay thâm hụt.

Có thể bạn quan tâm: Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp Nhỏ Có Những Lợi Ích Gì?

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Việc vận hành cửa hàng, siêu thị sẽ đơn giản hơn khi sử dụng phần mềm quản lý siêu thị. Mọi thao tác từ nhập hàng, sửa thông tin, in hóa đơn, thống kê doanh số đều được thực hiện trên hệ thống, có sự hỗ trợ của công nghệ. Vì vậy chỉ cần số lượng nhân viên nhất định để thực hiện được một khối lượng công việc lớn. Qua đó cửa hàng có thể tiết kiệm được chi phí thuê nhân sự mà vẫn đảm bảo công việc được thực hiện trơn tru, hiệu quả.

Đồng thời khi lựa chọn được loại phần mềm phù hợp có thể giúp quá trình nhân viên làm quen với các thao tác, tính năng trên phần mềm và xử lý công việc nhanh hơn, tiết kiệm thời gian thực hiện những việc quan trọng và tiết kiệm được chi phí đào tạo. Ngoài ra, phần mềm quản lý siêu thị còn giúp các tổ chức kiểm soát được số lượng hàng hóa trong kho, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều làm tốn chi phí và hao hụt doanh số do không đủ lượng tồn để bán ra.

Tính năng quan trọng của phần mềm quản lý siêu thị

Để có thể giúp các tổ chức, siêu thị thoát khỏi những khó khăn so với phương thức hoạt động truyền thống và tăng doanh thu, lợi nhuận cũng như cắt giảm chi phí, phần mềm quản lý siêu thị cần được trang bị đầy đủ các tính năng cần thiết, bao gồm:

Quản lý hàng hóa

Đa số các phần mềm quản lý bán hàng siêu thị hiện nay đều được tích hợp máy quét mã vạch, cho phép thiết lập danh sách các mặt hàng và dễ dàng tìm kiếm sản phẩm theo mã hàng, tên hàng, số lượng, giá trị, ngày nhập.

Bạn hoàn toàn có thể phân loại hàng hóa theo thời gian thực, thống kê số lượng hàng tồn đầu kỳ, cuối kỳ. Đồng thời với khả năng lưu trữ dữ liệu nhập, xuất hàng tồn hàng ngày có thể hỗ trợ kiểm tra thời gian để biết hạn sử dụng của sản phẩm, từ đó lên kế hoạch đẩy hàng hoặc tiêu hủy.

Nhờ đơn vị tính quy đổi linh hoạt, chủ siêu thị có thể tạo ra các đơn vị tính nhập – bán phù hợp, qua đó phần mềm sẽ tự động tính giá trị hàng hóa, giảm bớt thời gian thanh toán cho nhân viên.

Quản lý kho

Tương tự như phần mềm quản lý kho, tính năng này hỗ trợ cập nhật tình hình hàng hóa xuất nhập kho tự động thay vì kiểm đếm và ghi chép thủ công. Bạn có thể quản lý đầy đủ thông tin hàng hóa và tìm kiếm khi cần thiết, có thể xuất dữ liệu ra file excel nhanh chóng.

Phần mềm còn hỗ trợ theo sát tình hình hàng hóa đã bán, tích hợp cùng mã vạch để thống kê và giúp quản lý lượng hàng tồn chính xác. Đặc biệt việc báo cáo lượng hàng tồn kho theo định mức, thời gian thực cũng giúp chủ cửa hàng có kế hoạch để nhập hàng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người mua.

Xem thêm: Phần Mềm Kế Toán ERP: Lợi Ích, Tính Năng Cho Doanh Nghiệp

Quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý siêu thị hỗ trợ theo dõi chi tiết đơn hàng với các thông tin như số hóa đơn, tên hàng, giá, số lượng, nhân viên bán, thời giá bán. Bạn cũng có thể quản lý danh mục hóa đơn bán hàng để tìm kiếm và tra cứu với bộ lọc đa dạng. Tương tự như phần mềm quản lý đơn hàng, người dùng dễ dàng thực hiện chiết khấu trực tiếp mặt hàng hoặc trên đơn bán ra. Ngoài ra, bạn cũng có thể xuất ra file excel phiếu mua bán hàng và danh mục hàng tồn kho phục vụ cho hoạt động báo cáo hoặc thống kê.

Quản lý tài chính

Phần mềm quản lý siêu thị được tích hợp tính năng quản lý tài chính, cho phép theo sát lịch sử quản lý chi tiêu cho hoạt động nhập hàng, trả hóa đơn điện nước, thuê mặt bằng, đồng thời cập nhật thu nhập hàng ngày, tháng, năm chi tiết.

Nhờ tích hợp máy quét mã vạch, hóa đơn được xuất ra nhanh chóng, bạn cũng có thể dễ dàng kê khai thời gian bán, số lượng, tên sản phẩm, người bán, thành tiền để phục vụ cho hoạt động báo cáo định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng. Toàn bộ giao dịch được lưu lại để phục vụ cho nhu cầu kiểm tra, đối soát và truy cứu trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.

Quản lý khách hàng

Tính năng này giống với phần mềm quản lý khách hàng, hỗ trợ lưu trữ thông tin khách hàng, tạo chương trình tích điểm, quản lý thẻ cho khách hàng thân thiết hoặc khách hàng vip. Bên cạnh đó, hệ thống cũng tự động thông báo trên trang chủ sinh nhật khách hàng để gửi mail, SMS chúc mừng sinh nhật hoặc gửi các chương trình ưu đãi tri ân những dịp đặc biệt. Điều này giúp các tổ chức không bị nhầm lẫn thông tin khách hoặc bỏ qua những khách hàng quan trọng, từ đó tăng sự hài lòng, giữ chân khách hàng cũ và thu hút nhóm khách mới.

Tính năng khác

Ngoài những tính năng quan trọng kể trên, phần mềm quản lý siêu thị còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác để hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của các tổ chức, cụ thể:

• Quản lý nhân viên: Phần mềm này có khả năng tích hợp với máy chấm công, tính lương để quản lý tốt thời gian đi làm của nhân viên bán hàng, từ đó tính lương cho nhân viên nhanh chóng. Ngoài ra, giống với phần mềm quản lý nhân sự, người quản lý có thể nắm rõ hiệu quả làm việc của từng nhân viên để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp, tránh tình trạng gian lận.
• Quản lý nhà cung cấp: Hỗ trợ quản lý các hợp đồng với nhà cung cấp hàng hóa, đồng thời giúp tìm kiếm hợp đồng theo nhiêu tiêu chí như mã hợp đồng, tên nhà cung cấp, trạng thái hợp đồng, ngày tạo,…
• Tính năng báo cáo: Do hệ thống thông tin dữ liệu được tổng hợp trên phần mềm, có sự đồng bộ nên quá trình báo cáo của nhân viên, quản lý cũng dễ dàng chỉ với một vài thao tác. Phần mềm hỗ trợ tính năng báo cáo theo doanh thu từng mặt hàng, doanh thu theo nhân viên và doanh thu theo thời gian thực để nhà quản trị dễ dàng theo sát hoạt động kinh doanh của mình.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm hỗ trợ phù hợp

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm thuộc nhiều nhà cung cấp và được trang bị những tính năng khác nhau. Do đó nhiều người thường băn khoăn không biết chọn phần mềm nào. Dưới đây là một số tiêu chí gợi ý để bạn có thể chọn được phần mềm quản lý siêu thị phù hợp nhất cho tổ chức của mình.

• Đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng: Mỗi cửa hàng, siêu thị sẽ có hình thức kinh doanh, quy mô khác nhau, do đó khi chọn phần mềm hỗ trợ, bạn nên chú ý đến việc phần mềm có đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng hay không. Nếu không cân nhắc kỹ, trong quá trình sử dụng gặp vấn đề, bạn có thể phải đổi sang phần mềm khác, gây mất thời gian và tốn chi phí.
• Hỗ trợ báo cáo trực quan tình hình kinh doanh: Trong hoạt động kinh doanh sẽ có nhiều chỉ số cần quan tâm như doanh thu, sản phẩm bán chạy, sản phẩm tồn kho, thu chi. Do đó phần mềm quản lý cần hỗ trợ người dùng báo cáo dễ dàng, trực quan và đúng đắn nhất.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Một số phần mềm thông minh có giao diện khá phức tạp, khiến người dùng mất nhiều thời gian làm quen và gặp nhiều rắc rối trong quá trình sử dụng. Vậy nên khi lựa chọn phần mềm quản lý siêu thị, bạn cần ưu tiên giao diện thân thiện, trực quan và dễ sử dụng để hỗ trợ quá trình làm việc tốt nhất.

• Có khả năng thay đổi linh hoạt: Công nghệ hoàn toàn có thể thay đổi, nếu phần mềm không thể cập nhật theo xu hướng sẽ không còn phù hợp khi hoạt động kinh doanh của tổ chức được mở rộng. Để đảm bảo phần mềm hỗ trợ tốt nhất và sử dụng được lâu dài, bạn nên ưu tiên chọn công cụ có khả năng thay đổi linh hoạt và dễ dàng cập nhật.

Phần mềm quản lý siêu thị hiện nay đã và đang được áp dụng rộng rãi trong các cửa hàng tạp hóa, siêu thị. Nhờ đó các tổ chức này có thể giải quyết được những khó khăn so với cách làm việc thủ công, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh, mang về lợi nhuận lớn. Bạn đọc có thể tìm hiểu những nội dung được nêu ra trong bài viết trên đây để hiểu rõ hơn về loại phần mềm này và lựa chọn cho mình công cụ phù hợp nhất.