Quản lý suất ăn cho nhân viên của công ty, tổ chức không phải điều dễ dàng bởi đòi hỏi quy trình nghiêm ngặt về chất lượng, số lượng suất ăn cũng như vấn đề về vệ sinh an toàn thực phẩm. Hiện nay nhiều đơn vị đã sử dụng phần mềm quản lý suất ăn thay cho phương pháp quản lý thông thường để nâng cao chất lượng cũng như giảm thời gian, công sức chế biến.

Phần mềm quản lý suất ăn là gì?

Quản lý suất ăn là việc quản lý những phần ăn của công nhân viên tại các doanh nghiệp, khu công nghiệp,… Các suất ăn cần được định lượng sẵn với quy chuẩn giống nhau và được sản xuất với số lượng lớn, phục vụ nhiều người cùng lúc. Đa số phần ăn này sẽ được sản xuất từ các bếp công nghiệp với số lượng lớn và năng suất cao. Ngoài ra, việc quản lý suất ăn còn bao gồm công việc kiểm soát nguyên liệu, quy trình chế biến của đầu bếp.

Xem thêm

• Phần Mềm Quản Lý Kho Và Những Lợi Ích Tuyệt Vời Cho Doanh Nghiệp

Phần mềm quản lý suất ăn là giải pháp công nghệ ra đời giúp doanh nghiệp dễ dàng tính toán được nguyên vật liệu, định mức món ăn, theo dõi thực phẩm xuất nhập hàng ngày. Ngoài ra, phần mềm cũng giúp nhân viên bếp biết được số lượng công nhân viên đăng ký suất ăn để chế biến đúng số lượng, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu suất ăn.

Có thể nói, phần mềm quản lý suất ăn ngay từ khi ra đời đã giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, tăng hiệu quả trong quản lý và chế biến các món ăn.

Lợi ích khi doanh nghiệp dùng phần mềm quản lý suất ăn

Giải pháp quản lý suất ăn công nghiệp giúp doanh nghiệp giảm tải nhân lực sử dụng để vận hành bếp ăn, tiết kiệm được thời gian so với việc phát phiếu ăn. Có thể nói, nó khắc phục toàn bộ những hạn chế mà cách quản lý truyền thống còn tồn tại.

• Kiểm soát tốt chi phí: Phần mềm sẽ giúp nhà ăn giảm được những phát sinh về chi phí. Điều này xuất phát từ việc một nhân viên có thể lấy quá nhiều suất ăn hoặc người lạ từ bên ngoài đến ăn tại nhà bếp.
• Tăng uy tín với khách hàng: Sử dụng công nghệ hiện đại trong quản lý suất ăn giúp doanh nghiệp tăng hình ảnh, tạo sự chuyên nghiệp với khách hàng.
• Tăng sự hài lòng với nhân viên: Việc đảm bảo đủ khẩu phần ăn cho nhân viên, đủ dinh dưỡng sẽ giúp công nhân viên cảm thấy hài lòng với công ty.
• Nhiều chức năng linh hoạt: Hiện nay đa số các phần mềm đều có nhiều tính năng linh hoạt, giúp việc quản lý trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.
• Tích hợp phần mềm nhân sự: Điều tuyệt vời của phần mềm là nó có thể liên kết với phần mềm quản lý nhân sự, giúp hỗ trợ chấm công, tính lương, theo dõi nhân viên đi làm để chuẩn bị suất ăn chu đáo.
• Tạo sự chuyên nghiệp: Khi dùng phần mềm, bạn sẽ loại bỏ được những hạn chế của phương pháp thủ công, tăng tính chuyên nghiệp và mang đến hiệu quả cao trong quản lý.

Với những lợi ích kể trên thì có thể thấy phần mềm quản lý suất ăn chính là công cụ đắc lực trong khâu quản lý, tránh được những sai phạm, thất thoát không đáng có.

4 tính năng của phần mềm

Hiện nay, những phần mềm quản lý suất ăn thường được nghiên cứu và phát triển sao cho phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của những doanh nghiệp tại Việt Nam. Chính vì thế, các giải pháp thường có những tính năng sau đây:

Quản lý nhân viên đăng ký suất ăn

Với các doanh nghiệp lớn, việc theo dõi và kiểm soát nhân viên đi làm trong ngày, đi làm theo ca là rất cần thiết. Phần mềm sẽ giúp nhà bếp theo dõi được số lượng nhân sự đi làm, chế biến những món ăn phù hợp, đặc biệt là những nhân viên phải đi làm đêm. Nhân viên của bếp ăn cũng không cần tốn quá nhiều thời gian để thống kê cũng như phát phiếu ăn cho từng người.

Sắp xếp suất ăn chính xác

Tại những khu công nghiệp, số lượng người ra vào căng tin là rất lớn và có thể không kiểm soát được từng món ăn, suất ăn. Phần mềm sẽ giúp quản lý biết được chính xác số lượng từng món phải chế biến, nguyên liệu cần có là bao nhiêu, ai sẽ dùng những món ăn này. Điều này sẽ giúp hạn chế tình trạng thừa, thiếu nguyên vật liệu, bếp trưởng cũng dễ dàng báo cáo, thống kê theo ngày, tuần hoặc tháng.

Đừng bỏ lỡ

• Phần Mềm Quản Lý Đơn Hàng Là Gì? Tính Năng Và Lợi Ích Quan Trọng

Tích hợp thanh toán dễ dàng

Phần mềm quản lý suất ăn có chức năng thanh toán bằng thẻ hoặc ví điện tử, thay thế cho hình thức phát phiếu cơm, mua cơm lộn xộn. Ngoài ra, với tính năng thanh toán tự động dễ dàng, nhà ăn có thể loại bỏ được tình trạng tính toán tốn thời gian, chờ đợi lâu, thống kê phần ăn thiếu chính xác và hạn chế tình trạng nhân viên nợ thanh toán.

Tích hợp máy chấm công

Một tính năng tuyệt vời mà phần mềm mang lại đó là có thể tích hợp với máy chấm công. Qua đó, nhân viên nhà ăn sẽ biết được số lượng công nhân viên đi làm để chuẩn bị suất ăn đầy đủ, không bị thiếu hoặc dư thừa gây lãng phí.

Quy trình đăng ký suất ăn trên phần mềm quản lý

Có một số phần mềm quản lý suất ăn có tính năng cho phép công nhân viên đăng ký suất ăn trước đó. Quy trình thực hiện như sau:

• Đăng ký suất ăn

Công nhân viên đăng ký suất ăn trước một tuần hoặc theo ngày, dựa theo ca làm việc của mình đã được đăng ký từ trước.Sau đó nhân viên dùng thẻ nhân viên để quét qua máy và đăng ký cơm.

• Nhân sự tổng hợp và gửi cho nhà bếp

Bộ phận nhân sự phụ trách vấn đề này sẽ vào phần mềm và xem thống kê dự kiến suất ăn dựa trên số liệu các phòng ban đã đăng ký. Từ đó, tổng hợp, kiểm soát và gửi xuống quản lý nhà bếp.

• Bếp chuẩn bị nguyên liệu và khẩu phần ăn theo đăng ký

Quản lý nhà bếp có nhiệm vụ chuẩn bị các suất ăn theo dự kiến mà nhân sự đã gửi xuống. Nếu có phát sinh như thêm suất ăn hay hủy suất ăn thì cần cập nhật lên phần mềm để nhà bếp kịp thời bổ sung, hủy bỏ, tránh dư thừa, lãng phí.

• Nhân viên quẹt thẻ nhận món ăn

Khi đến giờ ăn, nhân viên sẽ chấm vân tay hoặc quẹt thẻ để nhận thức ăn. Nhân viên nhà bếp sẽ xác nhận dựa theo tín hiệu khi công nhân viên quẹt thẻ.

• Thống kê và lưu trữ lại dữ liệu

Tất cả dữ liệu sẽ được lưu lại trên phần mềm và nó được tính toán để công ty có thể biết được số chi phí bỏ ra cho khẩu phần ăn của công nhân viên.

Có nên dùng phần mềm quản lý suất ăn miễn phí cho doanh nghiệp không?

Các phần mềm miễn phí hiện nay trên thị trường không hề ít, nó có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí, tạo hình ảnh chuyên nghiệp. Bởi vậy nhiều công ty đã và đang sử dụng giải pháp này.

Tuy nhiên, đa số những doanh nghiệp có bếp ăn, có nhà ăn thường có số lượng nhân viên lớn, quy mô công ty cũng không phải nhỏ. Chính vì vậy việc dùng giải pháp miễn phí có thể gặp một số hạn chế như:

• Khả năng lưu trữ dữ liệu của phần mềm khá ít trong khi số lượng nhân viên thì quá nhiều, điều này sẽ gây khó khăn trong việc quản lý cũng như lưu trữ thông tin.
• Người dùng có thể bị gián đoạn quản lý bởi phần mềm miễn phí sẽ giới hạn số người dùng, người truy cập, thường chỉ 1 – 2 thiết bị được phép.
• Nhiều tính năng khi quản lý suất ăn bị giới hạn, điều này sẽ khiến việc quản lý bị trì trệ, người quản lý cũng sẽ không biết bắt đầu từ đâu.
• Phần mềm miễn phí có thể chứa nhiều mã độc, gây hại cho máy tính, chưa kể khả năng bảo mật dữ liệu khá thấp, thông tin của mọi người có thể bị kẻ xấu đánh cắp.
• Ngoài ra, nếu trong quá trình sử dụng bạn thấy phần mềm xảy ra lỗi thì cũng sẽ không được nhà cung cấp bảo hành, tư vấn sửa lỗi. Bạn phải tự tay làm hết tất cả và nó có thể gây tốn kém nhiều chi phí, chưa kể nó còn có thể khiến bạn chán nản, bực bội.

Thông tin hữu ích

• Phần Mềm Quản Lý Công Việc: Giải Pháp Cho Hiệu Suất Tối Đa

Vì những hạn chế ở trên nên nhiều chuyên gia, nhiều người có kinh nghiệm khuyên doanh nghiệp không nên dùng phần mềm quản lý suất ăn miễn phí. Tốt hơn hết, bạn hãy tìm đến những nhà cung cấp uy tín và chọn giải pháp có trả phí để việc quản lý dễ dàng hơn.

Trên đây là những thông tin về phần mềm quản lý suất ăn đang được rất nhiều doanh nghiệp tìm kiếm và sử dụng thời gian gần đây. Đây là một giải pháp hiện đại, có nhiều tính năng và hỗ trợ rất tốt cho công nhân viên cũng như nhà bếp trong việc quản lý, chế biến các món ăn hàng ngày.