TOP 9+ Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Được Dùng Nhiều Nhất 

Doanh nghiệp phát triển không ngừng kéo theo đó là rất nhiều tài liệu, hồ sơ, hợp đồng,… cần phải lưu trữ. Làm thế nào để bảo quản chúng một cách tốt nhất và dễ dàng tìm kiếm khi cần? Khám phá ngay 9+ phần mềm quản lý tài liệu điện tử được sử dụng phổ biến nhất hiện nay và những lợi ích mà chúng mang lại cho bạn. 

Lợi ích khi dùng phần mềm để quản lý tài liệu

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp hàng ngày phải tiếp nhận, xử lý và lưu trữ nhiều bộ hồ sơ. Khi thông tin dần trở nên quá tải, việc lưu giữ và tìm kiếm tài liệu theo phương pháp thủ công trở nên khó khăn. Điều này khiến cho nhiều công ty tốn kém thời gian của nhân sự, chi phí in ấn và làm giảm chất lượng công việc.

Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu mang đến rất nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp
Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu mang đến rất nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp

Do đó, phần mềm quản lý hồ sơ và tài liệu được ra đời với mục tiêu khắc phục những khó khăn và trở thành trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp trong công việc hành chính. Một số ưu điểm mà phần mềm mang lại cho tổ chức đó là:

  • Dễ dàng kiểm soát số lượng hồ sơ, hỗ trợ người dùng tìm kiếm và giải quyết công việc.
  • Tài liệu, hợp đồng được lưu chung một kho của doanh nghiệp và cho phép nhà quản trị phân quyền quản lý, truy cập.
  • Giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình trạng hoạt động của tổ chức, xử lý các văn bản trong trường hợp cần thiết.
  • Ban hành các hợp đồng, công văn một cách nhanh chóng và đồng bộ trong quy mô toàn công ty.
  • Chuyển tiếp thông tin hồ sơ nhanh hơn, chỉ với các thao tác đơn giản đã có thể gửi tài liệu đến đối tác thông qua phần mềm.
  • Tiết kiệm thời gian làm việc, công sức và nguồn lực cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.
  • Đảm bảo công việc được diễn ra chuẩn xác, có thể cài đặt trước lịch trình tự động.
  • Nâng cao tính bảo mật và riêng tư cho hệ thống thông tin lưu trữ, chỉ những người được chia sẻ mới có quyền xem và chỉnh sửa tài liệu.

Xem thêm: TOP 9+ App Lên Kế Hoạch Công Việc Được Ưa Chuộng Nhất 

TOP 9+ phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả nhất

Có những phần mềm quản lý tài liệu nào tốt và được dùng nhiều nhất hiện nay? Đứng trước vô vàn ứng dụng hỗ trợ, người dùng có thể tham khảo những phần mềm quản lý hồ sơ công việc sau đây:

1. Phần mềm quản lý dữ liệu CloudOffice

Cái tên đầu tiên trong danh sách những giải pháp quản lý tài liệu cho doanh nghiệp tốt nhất đó chính là CloudOffice. Phần mềm này được đội ngũ chuyên gia IT nghiên cứu kết hợp nhiều tính năng hiện đại nhất. Nhờ đó CloudOffice dễ dàng làm hài lòng mọi người sử dụng.

CloudOffice là giải pháp hỗ trợ lưu trữ và quản trị hồ sơ được nhiều công ty lựa chọn
CloudOffice là giải pháp hỗ trợ lưu trữ và quản trị hồ sơ được nhiều công ty lựa chọn

CloudOffice cho phép bạn sử dụng để lưu trữ tài liệu, quản lý văn bản cá nhân hoặc tổ chức hoàn toàn miễn phí. Không chỉ vậy, ứng dụng cũng được trang bị tính năng điều hành công việc và chỉnh sửa thông tin từ xa. Chỉ với một chiếc máy tính có kết nối internet, bạn và đối tác có thể giao tiếp dễ dàng qua CloudOffice.

Một số ưu điểm tuyệt vời khi doanh nghiệp sử dụng CloudOffice như:

  • Dễ dàng trích xuất các báo cáo văn bản bằng số liệu dưới nhiều hình thức. CloudOffice có hỗ trợ xuất thống kê về các chỉ số, in công văn.
  • Người dùng có thể phân loại tài liệu theo các phòng ban hay mảng công việc. Đồng thời cũng phân quyền truy cập riêng biệt theo từng nhóm này.
  • Nhà quản lý thao tác chỉnh sửa, ký kết, nhận xét,… các văn bản và chuyển tiếp cho cấp dưới hay đối tác nhanh chóng.

Có thể bạn quan tâm: Hướng Dẫn Cách Bỏ Mật Khẩu File Excel Nhanh Và Hiệu Quả Nhất 

2. Dùng codedao.com lưu trữ văn bản miễn phí

Nhắc đến các phần mềm hỗ trợ lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp miễn phí, bạn đừng bỏ qua codedao.com. Phần mềm này rất thích hợp đối với các đơn vị hay tổ chức có số lượng dữ liệu và văn bản lớn cần lưu trữ.

Codedao.com được nhiều người sử dụng công nhận là phần mềm dễ dùng nhất với khả năng lưu trữ chính xác và kết quả tìm kiếm nhanh. Bên cạnh đó, codedao.com cũng giúp bảo mật văn kiện riêng tư một cách an toàn và uy tín.

Những tính năng nổi bật mà codedao.com có thể mang lại cho bạn:

  • Hỗ trợ người dùng tải lên và theo dõi văn bản, hồ sơ một cách nhanh chóng và chính xác.
  • Giao diện phần mềm cơ bản, phù hợp để dùng cho mọi đối tượng và lứa tuổi.
  • Có lưu vết truy cập và lịch sử chỉnh sửa, quản lý dễ dàng kiểm tra và khôi phục dữ liệu.
  • Bộ lọc của codedao.com rất chi tiết, hỗ trợ người sử dụng tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng theo nhiều tiêu chí phân loại.
  • Có hỗ trợ bạn tải tài liệu kèm theo file tập tin khác nhau, các file này được mã hóa cẩn thận để đảm bảo tính riêng tư và bảo mật.
  • Codedao.com cho phép bạn sao lưu tài liệu để phòng trường hợp thất thoát thông tin. 

3. Mona PMS – Phần mềm quản lý tài liệu được ưa chuộng nhất

Phần mềm Mona PMS được phát triển bởi đội ngũ Mona Media, giúp cung cấp cho người dùng đầy đủ các tính năng lưu trữ và tìm kiếm tài liệu. Với giao diện hiện đại cập nhật theo xu hướng mới nhất, các tính năng được tối ưu hóa giúp trải nghiệm người dùng được nâng cao.

Tham khảo: 6+ Cách Khôi Phục File Đã Xóa Nhanh Chóng, Dễ Dàng Nhất

Phần mềm Mona PMS cung cấp nhiều tính năng hấp dẫn cho người dùng
Phần mềm Mona PMS cung cấp nhiều tính năng hấp dẫn cho người dùng

Thay vì ban hành văn bản, hợp đồng và lưu trữ chúng dưới dạng thủ công, doanh nghiệp có thể thao tác ngay trên Mona PMS. Những nhân sự không có nhiều kinh nghiệm liên quan đến việc quản lý thông tin trên internet cũng dễ dàng thao tác để sử dụng giải quyết công việc.

Ưu điểm mà phần mềm Mona PMS mang đến cho doanh nghiệp:

  • Tiết kiệm chi phí lưu trữ văn bản, in ấn tài liệu, tiền mua văn phòng phẩm, chi phí nhân công quản lý,…
  • Tối ưu nguồn lực để giải quyết các công việc liên quan đến hồ sơ, giấy tờ.
  • Người quản lý dễ dàng ban hành công văn, công bố thông tin đến toàn công ty thông qua hình thức online.
  • Hỗ trợ người dùng tìm kiếm dữ liệu theo ký hiệu, ngày lưu kho,…

4. Giải pháp quản lý tài liệu bằng ứng dụng Faceworks

Doanh nghiệp trong quá trình tìm kiếm các phương pháp lưu trữ dữ liệu tốt nhất chắc hẳn đã có biết đến Faceworks. Phần mềm này được nhiều người sử dụng bởi nó có khả năng sắp xếp kho dữ liệu một cách khoa học, giúp người dùng tìm kiếm nhanh chóng.

Faceworks ra đời như một giải pháp thông minh cho doanh nghiệp. Phần mềm này cần thiết cho mọi tổ chức mong muốn quản lý thông tin của toàn bộ doanh nghiệp một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác. Không chỉ là tài liệu, Faceworks có khả năng quản trị cả những dự án phức tạp trong quá trình hoạt động của tổ chức.

Những tính năng Faceworks cung cấp cho người dùng:

  • Lưu trữ hồ sơ, tài liệu bằng văn bản với kho chứa không giới hạn dung lượng.
  • Người sử dụng có thể xem, chỉnh sửa văn bản, đính kèm thêm tài liệu trong trường hợp cần thiết.
  • Lên kế hoạch để công bố văn bản, thông tin về các kế hoạch hay dự án của doanh nghiệp.
  • Hỗ trợ doanh nghiệp phân chia các nhóm tài liệu tùy theo từng phòng ban hoặc đầu mục công việc.
  • Có cho phép tìm kiếm thông qua tên tài liệu, ngày nhập liệu,…
  • Người dùng có thể sử dụng Faceworks hoàn toàn miễn phí với hầu hết tính năng cơ bản.

Đừng bỏ lỡ: Top 11 Phần Mềm Chỉnh Sửa File PDF Tốt Nhất Hiện Nay

5. Phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ DMS Lạc Việt

DMS Lạc Việt cũng cung cấp giải pháp lưu trữ và bảo vệ hồ sơ, tài liệu cho doanh nghiệp một cách miễn phí. Phần mềm này được thiết kế để phục vụ chủ yếu cho các tổ chức, giúp lưu giữ, thu thập và lập báo cáo thống kê nhanh chóng, chính xác.

Giải pháp quản lý tài liệu, hồ sơ DMS Lạc Việt với tính bảo mật cao
Giải pháp quản lý tài liệu, hồ sơ DMS Lạc Việt với tính bảo mật cao

Hiện nay, DMS Lạc Việt được các doanh nghiệp Việt Nam sử dụng là chủ yếu. Với nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ cho các phòng ban, trích xuất khi người dùng cần tìm kiếm. Phần mềm DMS Lạc Việt cũng được trang bị lớp bảo mật khá tốt, người dùng hoàn toàn có thể yên tâm trong khi sử dụng.

Một vài tính năng nổi bật của phần mềm DMS Lạc Việt:

  • Hỗ trợ người sử dụng tìm kiếm, xuất kết quả ra file excel để tải xuống và dễ dàng theo dõi.
  • Quản lý hồ sơ cho các phòng ban riêng biệt hoặc chuyên theo từng dự án khác nhau.
  • Người dùng dễ dàng thực hiện các thao tác tải văn bản lên, truy xuất dữ liệu, xem báo cáo trên phần mềm DMS Lạc Việt.
  • Phần mềm cho phép nhiều người dùng đăng nhập và truy cập cùng một lúc.

6. Quản lý văn bản và điều hành với EFY

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp vừa lưu trữ tài liệu, vừa dễ dàng xử lý trực tiếp có thể tìm hiểu về EFY. Phần mềm này rất thích hợp cho những cơ quan hành chính và sự nghiệp với số lượng hồ sơ công việc lớn, tần suất liên tục.

EFY giúp doanh nghiệp số hóa các thông tin lưu trữ một cách nhanh chóng. Mọi dữ liệu tải lên được EFY mã hóa để lưu và thống kê vào kho dữ liệu ứng dụng. Người dùng có thể truy cập vào kho này để truy xuất các văn bản khi cần.

Những tính năng nổi bật mà EFY mang lại khi lưu trữ tài liệu:

  •  Kho lưu trữ miễn phí không giới hạn, đảm bảo yêu cầu riêng tư cho từng doanh nghiệp và bảo mật dữ liệu.
  • Tiết kiệm thời gian quản lý, chi phí duy trì nhân sự của doanh nghiệp.
  • Tăng tính chuyên nghiệp của nội bộ doanh nghiệp cũng như hình ảnh của tổ chức đối với các đối tác.
  • Hỗ trợ người dùng đăng tải thông tin, xuất báo cáo và theo dõi các chỉ số một cách chính xác và đều đặn.

Xem ngay: Top 6 Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel Đơn Giản, Hiệu Quả Nhất

7. Phần mềm eFile quản lý tài liệu, hồ sơ

Một giải pháp quản lý dữ liệu tối ưu cho mọi doanh nghiệp đó chính là sử dụng eFile. Giải pháp này giúp cho tổ chức kiểm soát thông tin, hồ sơ một cách khoa học, có tổ chức và đều đặn hàng ngày.

eFile ra đời đã giúp cho rất nhiều doanh nghiệp giảm thiểu thời gian quản lý, tối ưu nguồn lực nhân sự và tiết kiệm chi phí lưu trữ thông tin. Phần mềm được trang bị đầy đủ tính năng tiện ích, hỗ trợ doanh nghiệp một cách tối đa.

Phần mềm eFile cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp:

  • Lưu trữ dữ liệu theo hình thức đám mây, mọi thao tác tải lên, lưu kho và tìm kiếm đều được thao tác ngay trên phần mềm.
  • Người dùng truy cập phần mềm mọi lúc và mọi nơi, trên nhiều thiết bị và hiển thị dưới hình thức đa ngôn ngữ.
  • Thiết lập báo cáo một cách chính xác và tự động theo thiết lập sẵn của người dùng.
  • Đầy đủ tính năng cho người dùng lựa chọn, bảo mật thông tin tốt.

8. DocEye – Phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả

Phần mềm DocEye cũng là một trong số những giải pháp quản trị tài liệu được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay. Sở dĩ nó được yêu thích là bởi phần mềm được trang bị rất nhiều tính năng hấp dẫn và sát với nhu cầu của các tổ chức.

DocEye là phần mềm cung cấp kho quản lý và lưu trữ thông tin lớn, khoa học
DocEye là phần mềm cung cấp kho quản lý và lưu trữ thông tin lớn, khoa học

Không chỉ lưu trữ văn bản, DocEye có thể xử lý những dữ liệu phức tạp khác như ảnh, tập tin, video, email,… Do đó mọi doanh nghiệp đều có thể sử dụng DocEye trong quá trình vận hành đơn vị.

Những tính năng nổi bật mà DocEye mang đến:

  • Cung cấp nền tảng thu thập, lưu trữ thông tin online và dễ dàng chỉnh sửa tài liệu ngay trên phần mềm.
  • Kho lưu trữ rộng lớn cho doanh nghiệp, dễ dàng phân quyền quản lý và chia sẻ cho các thành viên.
  • Tính bảo mật thông tin cao, người dùng hoàn toàn có thể yên tâm trong khi sử dụng DocEye trong việc lưu trữ tài liệu.

Tham khảo: Cách Sử Dụng Phần Mềm Microsoft Teams Từ A Đến Z Đừng Bỏ Lỡ

9. Quản lý thông tin công việc với IBOM

Phần mềm cuối cùng mà chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn đó chính là giải phần mềm lý văn bản và lưu trữ tài liệu IBOM. Đây cũng là một phương án được rất nhiều doanh nghiệp và tổ chức lựa chọn hiện nay.

IBOM giúp quản lý các tài liệu trở nên chuyên nghiệp và tiết kiệm hơn rất nhiều. Nhờ đó doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí vận hành và không gian lưu trữ tư liệu. Người dùng có thể truy cập nhanh chóng phần mềm IBOM, kiểm soát và quản lý các văn bản chặt chẽ.

Ưu điểm của phần mềm IBOM đối với công tác quản lý dữ liệu:

  • Hỗ trợ xử lý tài liệu và văn bản nhanh chóng theo quy định của doanh nghiệp.
  • Tự động hóa các công việc như lưu sổ văn bản, công bố công văn, gửi hợp đồng đến các đơn vị khác.
  • Theo dõi quá trình xử lý thông tin và lưu giữ lịch sử chỉnh sửa, các bản sao lưu của tài liệu.
  • Cho phép người sử dụng tìm kiếm văn bản theo từ khóa hoặc những yêu cầu chi tiết khác.
  • Quản lý có thể truy cập vào các văn bản để chỉnh sửa, nhận xét hoặc ký kết các loại hợp đồng.

Hi vọng những phần mềm quản lý tài liệu mà chúng tôi giới thiệu trên đây sẽ giúp ích cho bạn và doanh nghiệp trong quá trình lưu trữ dữ liệu. Mỗi phần mềm đều có những ưu điểm riêng biệt, hãy tham khảo kỹ để chọn ra giải pháp phù hợp nhất cho nhu cầu của tổ chức trong từng thời điểm.

Trở thành người đầu tiên bình luận cho bài viết này!

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Phần Mềm Quản Lý Phòng Mạch Tư - Giải Pháp Toàn Diện, Tối Ưu

Phần Mềm Quản Lý Phòng Mạch Tư WeUp ERP For Healthcare

Kinh doanh phòng mạch tư hay phòng khám tư nhân đang rất phổ biến do nhu cầu chăm sóc sức khỏe của con người ngày…
Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Offline: Đặc Điểm, Lợi Ích Và Tính Năng

Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Offline: Đặc Điểm, Lợi Ích Và Tính Năng

Trong hoạt động kinh doanh, các tổ chức hiện nay đã và đang bắt đầu từ bỏ những phương pháp quản lý truyền thống để…
Phần Mềm Quản Lý Kho Dược Phẩm Và Những Tính Năng Hữu Ích

Phần Mềm Quản Lý Kho Dược Phẩm Và Những Tính Năng Hữu Ích

Hầu hết các nhà thuốc hiện nay đều chưa chú trọng vào công tác quản lý hàng hóa, sản phẩm, gây nhiều thất thoát mà…
TOP 10 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Vật Liệu Xây Dựng Hiện Đại Nhất

TOP 10 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Vật Liệu Xây Dựng Hiện Đại Nhất

Vật liệu xây dựng là ngành khá đặc thù bởi quản lý kho, quản lý công nợ. Nếu không kiểm tra thường xuyên thì việc…
Phần Mềm Quản Lý Suất Ăn - Những Tính Năng, Lợi Ích Tuyệt Vời

Phần Mềm Quản Lý Suất Ăn – Những Tính Năng, Lợi Ích Tuyệt Vời

Quản lý suất ăn cho nhân viên của công ty, tổ chức không phải điều dễ dàng bởi đòi hỏi quy trình nghiêm ngặt về…
Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Thuốc Thú Y Có Những Lợi Ích Gì?

Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Thuốc Thú Y Có Những Lợi Ích Gì?

Chăm sóc thú cưng tưởng như đơn giản nhưng thực tế có rất nhiều vấn đề mà có thể bạn không biết. Chính vì thế,…