Phần mềm quản lý thời gian là một ứng dụng hiện đại giúp bạn ghi chép khoa học, thiết lập được thời gian biểu chính xác. Với những nhà quản lý, có nhiều trách nhiệm trong công việc thì việc dùng phần mềm là vô cùng cần thiết. Vậy giải pháp này mang đến những tính năng và lợi ích gì?

Những lợi ích của phần mềm quản lý thời gian

Quản lý thời gian là việc thực hiện  kiểm soát có ý thức về số lượng thời gian cho hoạt động, công việc nhằm tối ưu hóa thời gian, tăng năng suất làm việc. Bạn cần phải lên kế hoạch danh sách việc phải làm, thời gian thực hiện, đảm bảo mọi việc theo đúng kế hoạch, không bị lãng phí thời gian vào những công việc không cần thiết.

Tuy nhiên, để thực hiện tốt tất cả những vấn đề này không phải đơn giản bởi xung quanh có rất nhiều việc mà chúng ta không lường trước được. Lúc này, nhiều giải pháp quản lý thời gian đã ra đời, trong đó sử dụng phần mềm được nhiều người lựa chọn. Phần mềm quản lý thời gian mang đến nhiều lợi ích tuyệt vời như:

• Lên kế hoạch công việc cụ thể

Trước đây bạn thường ghi chú công việc vào sổ tay, giấy tờ, điều này có thể khiến bạn quên, không tính toán được thời gian thực hiện và nó không có tính khoa học. Với phần mềm thì khác, bạn sẽ dễ dàng lên được kế hoạch làm việc vào ứng dụng, phân loại được nhiệm vụ, công việc, thời gian, ghi chú deadline rõ ràng. Phần mềm cũng hỗ trợ nhắc nhở bạn nếu việc gần đến deadline để bạn không quên, qua đó giúp việc sử dụng thời gian trở nên hiệu quả, công việc cũng hoàn thành tốt hơn.

• Giúp phân chia công việc

Giờ đây, không cần dùng phần mềm quản lý công việc mà bạn vẫn có thể phân chia nhiệm vụ cho các thành viên trong công ty hay cho chính bản thân mình. Bằng việc phân chia công việc, bạn cũng có thể theo dõi được tiến độ hoàn thành, giám sát quá trình thực hiện lẫn nhau và không để một người phải ôm đồm quá nhiều việc khác nhau.

• Đánh giá công việc đã làm

Sau thời gian làm việc, quá trình tổng kết và đánh giá có ý nghĩa rất quan trọng, giúp bạn biết được năng suất làm việc, chất lượng mỗi ngày. Phần mềm sẽ giúp cập nhật tính năng đánh giá, hỗ trợ người dùng nhận xét tổng quan về việc sử dụng thời gian của mình cho việc học tập hay làm việc. Sau đó, bạn có thể rút kinh nghiệm và có  những điều chỉnh kịp thời để quản lý thời gian tốt hơn.

• Nhắc nhở công việc mỗi ngày

Lợi ích tuyệt vời mà phần mềm quản lý thời gian mang lại đó chính là nhắc nhở thông báo. Bạn sẽ được nhắc hẹn deadline, các cuộc hẹn quan trọng để không bỏ lỡ những công việc, sự kiện quan trọng. 

Xem thêm

• Phần Mềm Quản Lý Đơn Hàng Là Gì? Tính Năng Và Lợi Ích Quan Trọng

Tính năng của phần mềm

Việc ứng dụng quản lý thời gian bằng phần mềm thay cho phương pháp truyền thống có nhiều lợi ích bởi giải pháp này có nhiều tính năng như:

• Dùng được trên nhiều thiết bị: Phần mềm có thể tương thích trên nhiều thiết bị, dùng dễ dàng trên máy tính, PC, điện thoại và khả dụng trên nhiều hệ điều hành.
• Chức năng phân quyền: Khi dùng phần mềm quản lý thời gian cho doanh nghiệp, nhân viên và quản lý sẽ được phân quyền rõ ràng, tránh để lộ những thông tin quan trọng.
• Báo cáo công việc: Sau mỗi dự án, nhiệm vụ, phần mềm sẽ thống kê và báo cáo những việc đã hoàn thành, đang thực hiện hoặc chưa hoàn thành, trễ deadline.
• Lập kế hoạch: Sử dụng những tag có sẵn hoặc tag riêng để phân chia công việc phù hợp, lên kế hoạch  thực hiện công việc sao cho phù hợp nhất và điều chỉnh nếu có vấn đề phát sinh.
• Nhắc nhở thời gian làm việc: Người dùng dễ dàng sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, phần mềm sẽ nhắc nhở thực hiện nếu gần đến deadline.
• Liên kết nhiều công cụ: Đa số các sản phẩm đều có thể liên kết nhiều công cụ khác nhau, từ đó dễ dàng quản trị hơn và thông tin đến từng nhân viên dễ dàng.

Phần mềm quản lý thời gian miễn phí có tốt không?

Hiện nay trên thị trường có nhiều giải pháp miễn phí và được rất nhiều người sử dụng bởi nó có thể hỗ trợ quản lý thời gian khá tốt mà không mất phí. Tuy nhiên, phần mềm này cũng tồn tại một số nhược điểm nhất định nên bạn cần cân nhắc thật kỹ nếu muốn sử dụng.

Ưu điểm

• Phần mềm hoàn toàn miễn phí, phù hợp với những cá nhân muốn sử dụng để quản lý thời gian.
• Có khá đầy đủ những tính năng cần thiết giúp bạn theo dõi công việc, thời gian và có thể dùng để theo dõi việc học tập.
• Tăng tính chuyên nghiệp, hạn chế bị quên những công việc, những deadline hay sự kiện quan trọng.

Nhược điểm

• Với những doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm thì giải pháp miễn phí sẽ không hợp lý bởi nó giới hạn người dùng truy cập.
• Có nhiều tính năng nâng cao bị hạn chế hoặc chỉ được dùng giới hạn trong một thời gian nhất định.
• Dữ liệu liên quan có thể bị đánh cắp hoặc trong quá trình sử dụng xuất hiện quảng cáo gây khó chịu khi dùng.

Trên đây là những thông tin về phần mềm quản lý thời gian đang được nhiều cá nhân và tổ chức sử dụng. Có thể khẳng định đây là giải pháp tuyệt vời giúp bạn thực hiện công việc tốt hơn, nâng cao chất lượng, năng suất làm việc, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp cho bản thân cũng như tổ chức.

Đừng bỏ lỡ

• Phần Mềm Quản Lý Chi Tiêu Cá Nhân Có Lợi Ích, Tính Năng Gì?