Công nghệ thông tin phát triển nên các thư viện hiện nay cũng không còn quản lý theo cách truyền thống mà sẽ ứng dụng công nghệ để theo dõi bạn đọc, đầu sách. Bài viết này Weuphealth sẽ giới thiệu đến bạn đọc phần mềm quản lý thư viện cùng những tính năng và lợi ích của nó.

Phần mềm quản lý thư viện là gì?

Thư viện có đặc điểm là sở hữu hàng trăm nghìn đầu sách khác nhau, số lượng bạn đọc đến tìm sách, đọc sách cũng khá nhiều. Nếu như vẫn giữ cách quản lý thủ công, ghi chép bằng giấy tờ, sổ sách thì sẽ rất khó có thể theo dõi cũng như quản lý hiệu quả. Đó chính là lý do mà nhiều công ty phần mềm cho ra đời phần mềm quản lý thư viện.

Phần mềm quản lý thư viện là công cụ được tạo ra với mục đích nâng cao hiệu quả quản lý thư viện, đồng thời kiểm soát được các hoạt động của thư viện. Ứng dụng này hiện đang được sử dụng tại hầu hết các trường học, thư viện của văn phòng, doanh nghiệp. Đây được coi là trợ thủ đắc lực trong quản lý thư viện hiện nay.

Những ưu điểm và lợi ích của phần mềm quản lý thư viện

Mục đích chung của phần mềm quản lý thư viện chính là tối ưu quy trình quản lý, giúp việc theo dõi, kiểm kê trở nên đơn giản, dễ dàng hơn. Qua đó, mang đến sự thuận tiện cho nhân viên của thư viện cũng như những bạn đọc đến đây.

Phần mềm có nhiều ưu điểm cũng như lợi ích, cụ thể:

• Chi phí đầu tư vào phần mềm thấp nhưng có thể mang đến hiệu quả tức thì trong quản lý ở hiện tại cũng như tương lai, tiết kiệm được một khoản lớn chi phí vận hành.
• Hỗ trợ nhân viên thực hiện tìm kiếm, kiểm kê, theo dõi, qua đó tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
• Hệ thống các tài liệu, đầu sách sẽ được quản lý, sắp xếp khoa học, lưu thông dễ dàng.
• Toàn bộ hệ thống thư viện sẽ được đồng bộ hóa, loại bỏ những thao tác quản lý thủ công và mất thời gian trước đây.
• Các phần mềm thường xuyên được cập nhật những tính năng mới thông minh và linh hoạt, hỗ trợ người dùng tối đa.
• Nhân viên giữa các ca làm có thể dễ dàng trao đổi cũng như xử lý công việc với nhau.
• Nếu quy trình thực hiện công việc thay đổi, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh các chức năng trên phần mềm.

Xem thêm

• Phần Mềm Quản Lý Thời Gian Và Những Lợi Ích Tuyệt Vời

Có thể nói, phần mềm quản lý thư viện là công cụ hỗ trợ đắc lực cho cán bộ quản lý, theo dõi nguồn tài nguyên  trong thư viện nhanh chóng và chính xác. Bên cạnh đó, nó cũng giúp ban lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời để bổ sung tài nguyên bị hư hỏng, mất mát.

5 chức năng của phần mềm quản lý thư viện

Giờ đây bạn sẽ không còn phải đau đầu khi quản lý kho sách đồ sộ trong thư viện, bởi phần mềm quản lý có rất nhiều tính năng có thể hỗ trợ bạn quản lý nhanh chóng và đơn giản.

Quản lý thông tin bạn đọc

Dù là thư viện ở trường học hay thư viên của doanh nghiệp, thư viện quốc gia thì cũng đều có nhiều bạn đọc đến mượn sách, trả sách hay ngồi đọc sách. Phần mềm giúp quản lý toàn bộ thông tin một cách khoa học.

• Hồ sơ người dùng được quản lý chặt chẽ bởi nhân viên, được phân quyền quản lý, việc sửa chữa, cập nhật thông tin cũng nhanh chóng và chính xác hơn.
• Cho phép người dùng tìm kiếm hồ sơ, thông tin bạn đọc theo nhiều dữ liệu, tiêu chí khác nhau, giúp tiết kiệm thời gian.
• Phân loại các độc giả, chia thành nhóm như: Độc giả sinh viên, độc giả học sinh, người đã đi làm, cán bộ viên chức,…

Quản lý thẻ thư viện

Đa số các thư viện hiện nay đều sử dụng thẻ để quản lý độc giả. Phần mềm giúp:

• Hỗ trợ in và cấp phát thẻ cho những bạn đọc mới, ứng dụng việc dùng mã vạch để quản lý thẻ thư viện cũng như các dịch vụ liên quan.
• Hỗ trợ nhân viên thư viện gia hạn thẻ nhanh chóng trong trường hợp thẻ bị hết hạn.

Quản lý mượn và trả sách

Thư viện chính là nơi bạn có thể dễ dàng mượn sách để phục vụ nhu cầu học tập, làm việc. Nếu lượng độc giả đến quá đông, mượn nhiều sách chắc chắn sẽ khiến nhân viên thư viện “bối rối”, phần mềm sẽ giúp bạn toàn bộ việc này.

• Người dùng dễ dàng quản lý toàn bộ số sách bạn đọc đã mượn, đã trả cho thư viện.
• Quản lý thời gian, ngày giờ cũng như số lượng đầu sách bạn đọc đã mượn.
• Quản lý lượng sách tối đa và tối thiểu được mượn cho mỗi độc giả.

Quản lý sách

Đây là một chức năng quan trọng bởi trong như viện có rất nhiều loại sách khác nhau. Phần mềm hỗ trợ quản lý các thông tin liên quan đến sách như: Tên sách, mã sách, thể loại, tác giả, ngôn ngữ, người dịch, số lượng, nhà xuất bản,… Bên cạnh đó, nhân viên cũng dễ dàng theo dõi, quản lý được số lượng sách bị hư hỏng, thất lạc hay những tổn thất liên quan.

Thống kê và báo cáo

Phần mềm cho phép thư viện thực hiện các thống kê, báo cáo tình hình tài liệu và sử dụng nguồn quỹ bổ sung chính xác, nhanh chóng. Ngoài ra, người dùng dễ dàng thống kê danh sách tài liệu thư viện theo từng loại hình, vị trí lưu trữ hay ngôn ngữ,….

Hết kỳ, hệ thống sẽ hỗ trợ báo cáo tổng hợp các tài liệu có trong thư viện, biết được số sách được cho mượn, sách đã trả, sách bị mất,…. Các mẫu báo cáo cũng khá đa dạng, tùy theo đặc thù của từng thư viện khác nhau, nhân viên cũng dễ dàng tùy chỉnh báo cáo nhanh chóng và dễ dàng.

Có nên dùng phần mềm quản lý thư viện miễn phí không?

Phần mềm quản lý thư viện miễn phí hiện có nhiều trên thị trường và được nhiều thư viện sử dụng bởi nó giúp tiết kiệm chi phí và quản lý chuyên nghiệp, hiện đại hơn. Tuy nhiên, theo chuyên gia cũng như những người có kinh nghiệm, giải pháp miễn phí thường đối mặt với nhiều rủi ro như:

Thông tin hữu ích

• Phần Mềm Quản Lý Tài Chính Cá Nhân – Công Cụ Theo Dõi Chi Tiêu Số 1

• Phần mềm có chứa nhiều mã độc, quảng cáo có thể gây hại cho máy tính cũng như gây khó chịu khi dùng.
• Số lượng người dùng bị giới hạn, thường chỉ có 1 – 2 người được truy cập cùng một lúc, gây ra nhiều bất tiện.
• Nhiều tính năng hiện đại, nâng cao không khả dụng khiến việc quản lý có thể bị gián đoạn.
• Nếu như xảy ra sự cố với phần mềm (bị lỗi, chứa virus), bạn phải tự sửa chữa mà không nhận được bảo hành từ nhà cung cấp.

Vì những lý do trên đây, bạn không nên dùng phần mềm quản lý thư viện miễn phí, thay vào đó hãy tìm đến nhà cung cấp uy tín và chọn giải pháp có trả phí để sử dụng. Nếu bạn sở hữu một thư viện nhỏ thì có thể xem xét và cân nhắc phần mềm miễn phí.

Trên đây là những thông tin về phần mềm quản lý thư viện đang rất hot hiện nay. Đây là giải pháp tuyệt vời để theo dõi, quản lý thư viện, rất thích hợp để sử dụng trong thời đại công nghệ số hiện nay.