Hiện nay thị trường cạnh tranh gay gắt, không chỉ các công ty, doanh nghiệp lớn cần đến sự hỗ trợ của công nghệ mà các cửa hàng nhỏ theo xu hướng ứng dụng phần mềm vào hoạt động kinh doanh. Trong số các công cụ hiện đại được sử dụng nhiều nhất, không thể bỏ qua phần mềm quản lý tiệm nails. Vậy đây là phần mềm gì, có tính năng và mang đến lợi ích như thế nào, bạn đọc hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau.

Phần mềm quản lý tiệm nails là gì?

Với xu hướng làm đẹp đang ngày càng phát triển như hiện nay, các tiệm nails xuất hiện rất nhiều. Đã có không ít người thành công với loại hình dịch vụ này, tuy nhiên một số khác lại rơi vào tình trạng phải đóng cửa tiệm khi hoạt động quản lý không được tối ưu dẫn đến hiệu quả kinh doanh không đạt như mong muốn. Cụ thể trong các tiệm nails thường gặp một số khó khăn như:

• Chưa thể quản lý và chăm sóc khách hàng tốt do vấn đề lưu trữ thông tin được thực hiện thủ công dẫn đến dữ liệu liên quan đến khách hàng bị mất hoặc sai sót.
• Không thể kiểm soát được hoa hồng cho nhân viên, gây ra tình trạng nhầm lẫn.
• Những yêu cầu về đặt lịch hẹn với khách hàng, liệu trình chăm sóc của khách không được quản lý chặt chẽ.
• Số lượng hàng hóa nhiều chủng loại gây khó khăn trong việc quản lý, có thể mất đồ không rõ nguyên nhân.

Lúc này, để có thể tối ưu quá trình quản lý và tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh, các tiệm nails thường sử dụng phần mềm. Phần mềm quản lý tiệm nails là chương trình được thiết kế với công nghệ thông minh, nhằm mục đích giúp chủ tiệm có thể dễ dàng tổng hợp dữ liệu về khách hàng, nhân viên, sản phẩm và công việc. Đồng thời thông qua những thông tin này, họ có thể kiểm soát tốt hoạt động kinh doanh của mình, kịp thời đưa ra được những phương án phù hợp để cửa tiệm của mình phát triển hơn.

Phần mềm quản lý tiệm nails hiện nay cơ bản được chia thành 2 nền tảng chính bao gồm:

• Desktop App: Những phần mềm quản lý tiệm nails được lập trình và cài đặt trực tiếp trên máy tính, chủ tiệm có thể dùng một hay một vài máy tính để theo dõi toàn bộ dữ liệu liên quan đến quá trình hoạt động. Ngoài ra dữ liệu thông thường sẽ được nhập trực tiếp trên giao diện đơn giản, giúp bạn dễ dàng làm quen.
• Web App: Phần mềm quản lý tiệm nails có thể được thiết kế chạy trên nền tảng web thông qua Internet. Nhờ đó, chủ tiệm dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, tổng hợp và phân loại thông tin, dữ liệu. Chỉ cần có kết nối Internet, người chủ tiệm có thể truy cập vào phần mềm dù ở bất cứ nơi đâu mà không cần dùng đến thiết bị cố định khác.

Lợi ích quan trọng của phần mềm quản lý tiệm nails

Để có mặt thường xuyên tại cửa tiệm trong khi công việc kinh doanh bận rộn là điều rất khó đối với chủ tiệm nails, bên cạnh đó vấn đề quản lý khách hàng, theo dõi nhân viên cũng không hề đơn giản với cách quản lý truyền thống. Lúc này, bạn cần có sự hỗ trợ của ứng dụng công nghệ, cụ thể là phần mềm quản lý tiệm nails. Đây là công cụ hữu ích mang đến cho cửa tiệm của bạn nhiều lợi ích như:

Hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng dễ dàng

Khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, đặc biệt đối với ngành làm đẹp. Những thông tin này quyết định trực tiếp đến hoạt động nghiên cứu hành vi, tâm lý, nhu cầu và quá trình chăm sóc khách hàng về sau. Với phần mềm thông minh, mọi thông tin dữ liệu cơ bản về khách hàng bao gồm: Tên, số điện thoại, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, email đều được cập nhật và lưu trữ chính xác, đầy đủ, tránh được những bất cập và hạn chế của việc quản lý thủ công.

Không chỉ vậy, phần mềm còn giúp người chủ tiệm đánh giá các khách hàng tiềm năng, phân loại và quản lý khách hàng theo từng nhóm để có chính sách và dịch vụ chăm sóc tốt nhất.

Kiểm soát tốt mọi hoạt động của nhân viên

Do tính chất công việc, người quản lý tiệm nails không thể có mặt thường xuyên tại cửa hàng để kiểm soát, theo dõi đội ngũ nhân viên của mình. Lúc này phần mềm quản lý tiệm nails sẽ giúp bạn làm công việc này. Thông qua đó, bạn có thể lưu trữ, kiểm tra quá trình làm việc, lịch sử giao dịch của từng nhân viên, theo dõi được vấn đề chấm công cũng như mọi hoạt động khác của họ để đánh giá chính xác và phân chia công việc phù hợp.

Giúp việc tính tiền chính xác và nhanh chóng

Với cách quản lý thủ công, việc tính tiền, thanh toán cho khách hàng có thể gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong tình huống đông khách, nhân viên có thể tính nhầm, gây thất thoát cho tiệm hoặc khiến khách hàng không hài lòng. Khi sử dụng phần mềm quản lý tiệm nails sẽ giúp việc tính tiền trở nên chính xác, nhanh chóng chỉ với những thao tác đơn giản ngay trên màn hình. Cùng với đó, đa số các phần mềm hiện nay được tích hợp cùng máy in để bạn dễ dàng in hóa đơn cho khách.

Giúp cửa tiệm chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Không riêng trong ngành làm đẹp, thẩm mỹ mà đối với bất kỳ ngành nghề nào, dịch vụ chăm sóc khách hàng cũng là yếu tố quyết định để giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách tiềm năng. Nhờ phần mềm quản lý tiệm nails, bạn có thể dễ dàng theo sát nhu cầu khách hàng, nắm bắt kịp thời những phản hồi và ghi chú của khách, theo dõi sát sao liệu trình làm đẹp của khách và nhắc nhở mỗi khi khách có lịch hẹn. Ngoài ra bạn còn có thể gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật, thông báo ưu đãi, khuyến mãi,… Đây chính là những yếu tố giúp tiệm nails chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn.

Hỗ trợ triển khai các hình thức khuyến mãi linh hoạt

Nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý thông minh, chủ tiệm có thể dễ dàng triển khai và theo dõi được hiệu quả của nhiều chương trình khuyến mãi cùng lúc, tránh nhầm lẫn hay chồng chéo các chương trình với nhau. Đồng thời bạn cũng biết được chương trình hiện tại có đang phù hợp và đạt được kết quả như mục tiêu ban đầu hay không để kịp thời thay đổi.

Quản lý toàn bộ sản phẩm và dịch vụ của cửa tiệm

Trong các tiệm nails, có rất nhiều sản phẩm cần được quản lý. Với đặc tính sản phẩm nhiều, đa dạng mẫu mã, chủng loại, cách thức thủ công không thể quản lý được tất cả. Khi đó nếu sử dụng phần mềm quản lý tiệm nails, bạn có thể nắm bắt thông tin chi tiết của từng sản phẩm, số lượng, vị trí để dễ dàng sử dụng khi cần thiết. Đồng thời người chủ cũng biết được sản phẩm nào có lượng tiêu thụ thấp, sản phẩm nào còn tồn kho, từ đó có kế hoạch kinh doanh và nhập hàng phù hợp.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Kho Và Những Lợi Ích Tuyệt Vời Cho Doanh Nghiệp

Kiểm soát công nợ, doanh thu, dòng tiền hiệu quả

Những vấn đề liên quan đến công nợ, doanh thu khiến nhà quản lý vô cùng đau đầu. Khi kiểm soát dòng tiền không tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh và khả năng phát triển của tiệm nails. Tuy nhiên phần mềm thông minh có thể giúp bạn giải quyết những vấn đề này một cách triệt để. Thông qua phần mềm, mọi giao dịch, các khoản thu chi, công nợ đều được tổng kết, thống kê rõ ràng, qua đó bạn có thể nắm bắt được dòng tiền của cửa tiệm một cách dễ dàng.

Ngoài ra với ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, bạn hoàn toàn có thể truy cập vào hệ thống báo cáo ở bất kỳ nơi đâu. Doanh thu, các khoản chi và lợi nhuận được cập nhật thường xuyên, đầy đủ và chính xác dưới dạng biểu đồ trực quan để người quản lý dễ dàng đánh giá và xử lý kịp thời các tình huống phát sinh khi cần thiết.

Tính năng cơ bản của phần mềm

Phần mềm quản lý tiệm nails với công nghệ hiện đại mang đến cho người dùng những tính năng hỗ trợ hoạt động quản lý và kinh doanh bao gồm:

Quản lý lịch hẹn khách hàng làm nails

Với tính năng này, bạn có thể theo sát những thông tin liên quan đến lịch hẹn với khách hàng theo thời gian cụ thể. Từ đó có thể sắp xếp được những buổi hẹn làm móng, liệu trình dành cho khách hàng và tối ưu quy trình giao việc cho người thợ. Đồng thời phần mềm có thể tự động gán lịch đối với những người thợ đang rảnh việc.

Thông qua phần mềm, bạn cũng dễ dàng quản lý hoạt động check in, chờ đợi của khách, đồng thời cập nhật trạng thái của khách lên hệ thống quản lý tổng thể. Điều này giúp số hóa quy trình quản lý cửa hàng, đơn giản hóa quy trình sắp xếp và quản lý khách hàng, giống với các phần mềm quản lý công việc. Đa số phần mềm sẽ trang bị tính năng thêm mới lịch hẹn, tìm kiếm nhanh chóng theo tên, khung giờ lịch hẹn và tình trạng lịch hẹn để tiết kiệm thời gian và công sức cho người dùng.

Tham khảo: Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Nâng Cao Hiệu Quả Kinh Doanh

Quản lý thông tin khách hàng

Quản lý khách hàng là một trong những tính năng cần thiết, tác động mạnh mẽ đến khả năng phát triển của tiệm nails. Tại những tiệm nails lớn, mỗi ngày có hàng trăm khách ghé thăm, do đó việc quản lý thủ công không thể đạt hiệu quả, thậm chí gây ra nhiều thiếu sót. Tương tự như phần mềm quản lý khách hàng, lúc này phần mềm quản lý tiệm nails sẽ giúp bạn:

• Quản lý tất cả thông tin khách hàng từ tên, tuổi, số điện thoại, địa chỉ và những gói dịch vụ khách hàng đã đăng ký tại salon nails.
• Thống kê lịch sử giao dịch của nhân viên với từng khách hàng cụ thể, chi tiết.
• Hỗ trợ phân loại từng khách hàng theo tiêu chí riêng để bạn dễ dàng quản lý.

Quản lý thông tin nhân viên

Tính năng này giống với phần mềm quản lý nhân sự thông minh, giúp bạn dễ dàng kiểm soát, nắm bắt mọi hoạt động của nhân viên. Phần mềm quản lý tiệm nails sẽ giúp bạn tạo lập danh sách của tất cả nhân viên trong tiệm cùng thông tin cụ thể, công việc thực hiện trong ca làm việc đó.

Nhờ vậy, người chủ sẽ biết được hiệu quả làm việc của nhân viên như thế nào, khách hàng có hài lòng về nhân viên đó không, quá trình làm việc của xảy ra vấn đề gì không. Điều này không chỉ giúp tránh được tình trạng nhân viên trốn việc, gian lận mà còn dễ dàng truy cứu trách nhiệm nếu có vấn đề ngoài ý muốn xảy ra.

Quản lý hoa hồng cho nhân viên

Phần mềm quản lý tiệm nails hỗ trợ người dùng thiết lập tiêu chí liên quan đến % hoa hồng dựa trên các dịch vụ hoặc giá thành sản phẩm. Khi đó bạn có thể dễ dàng quản lý chính sách hoa hồng theo từng nhóm hoặc theo cấp bậc của từng nhân viên. Thông qua kết quả công việc đạt được, người quản lý có thể tự động tăng hoặc giảm mức hoa hồng, đồng thời ghi chú chi tiết các mục để dễ dàng đối soát.

Tính năng này đảm bảo hệ thống đối soát hoa hồng rõ ràng ở cả 2 phía. Nhân viên và quản lý có thể đăng nhập để hệ thống đối chiếu khoản hoa hồng phát sinh. Ngoài ra, chủ tiệm nails cũng dễ dàng quản lý trạng thái trả tiền hoa hồng của nhân viên trên bảng lương, giúp loại bỏ được những sai sót và hạn chế so với cách tính lương thưởng thông thường.

Có thể bạn quan tâm: Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp: Lợi Ích, Tiêu Chí Lựa Chọn

Quản lý liệu trình

Tính năng quản lý liệu trình cho phép người dùng tạo thẻ liệu trình cho khách hàng, đồng thời quy định số lần sử dụng dịch vụ, tần suất cho các lần làm dịch vụ của liệu trình. Thông qua đó, bạn có thể lên lịch hẹn, nhắc nhở và quản lý cụ thể quá trình điều trị của khách, đồng thời quản lý số lượng sản phẩm sử dụng cho khách hàng trên mỗi lần thực hiện liệu trình.

Quản lý các chương trình khuyến mãi

Chương trình khuyến mãi cũng quyết định lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của các công ty, cửa hàng, do đó thường được người quản lý quan tâm. Phần mềm quản lý tiệm nails hỗ trợ tạo ra nhiều chương trình khuyến mãi giảm giá hóa đơn, giảm giá trên dịch vụ sử dụng. Đồng thời dễ dàng tạo lập các voucher để khuyến khích khách hàng quay trở lại sử dụng dịch vụ của cửa tiệm, giúp làm tăng giá trị vòng đời và thu hút những tập khách hàng mới. Ngoài ra bạn cũng có thể tạo và áp dụng linh hoạt các chương trình chiết khấu cho từng chi nhánh hoặc theo từng thời điểm khác nhau.

Quản lý công nợ

Thông qua phần mềm quản lý tiệm nails, bạn có thể quản lý được chi tiết số tiền đã trả hay các khoản nợ còn lại theo đơn hàng, đồng thời tính tổng dư nợ khách hàng đến thời điểm hiện tại. Đối với nợ nhà cung cấp cũng tương tự, bạn sẽ dễ dàng quản lý tiền nợ, tiền đã trả theo từng đơn đặt hàng và tổng dư nợ nhà cung cấp ở thời điểm hiện tại.

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ người dùng thiết lập bảng giá riêng, tính % chiết khấu từng dịch vụ sản phẩm dựa vào số lượng bán được giới thiệu từ các đối tác. Mọi dữ liệu liên quan đến chiết khấu được hiển thị kèm theo đơn hàng, bạn cũng có thể quản lý công nợ với đối tác, lập phiếu chi trả, báo cáo chi tiết tình hình chiết khấu theo thời gian.

Báo cáo và thống kê thông minh

Đa số các phần mềm quản lý tiệm nails hiện nay đều có tính năng báo cáo và thống kê, giúp tổng hợp mọi thông tin, dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh, các khoản thu chi và dòng tiền của doanh nghiệp. Bạn có thể dễ dàng lập báo cáo doanh thu theo thời gian thực thay vì mất thời gian cho việc tổng hợp trên file excel.

Bên cạnh đó, tính năng này cũng cho phép người dùng thống kê lượng khách hàng đến trong ngày, lượng hàng tồn kho, hàng hóa nhập  – xuất và đặc biệt là đưa ra con số cụ thể về tổng doanh thu, doanh thu đến từ từng khách hàng, từng loại hình dịch vụ. Qua đó, chủ tiệm sẽ biết rõ tình hình hoạt động kinh doanh của mình và có định hướng phát triển, thay đổi nếu cần thiết.

Với sự phát triển của công nghệ và tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc ứng dụng phần mềm quản lý tiệm nails là điều cần thiết. Công cụ này không chỉ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí mà còn dễ dàng quản lý đội ngũ nhân viên, đặc biệt những tính năng của phần mềm sẽ giúp bạn tăng sự hài lòng với khách hàng, từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận.