Các phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ và tài liệu là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh. Với nhu cầu gia tăng, có không ít phần mềm quản lý được cho ra mắt mỗi ngày gây khó khăn cho đơn vị trong việc lựa chọn sử dụng. Sau đây, Weup sẽ tổng hợp cho bạn những ứng dụng quản lý được người dùng đánh giá tốt nhất hiện nay. 

Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản

Kể từ khi ra đời, các phần mềm quản lý văn bản đã trở thành trợ thủ đắc lực trong mỗi doanh nghiệp. Sử dụng những loại phần mềm này trong việc quản lý sẽ mang đến nhiều lợi ích như:

• Khác với văn bản lưu giữ bằng giấy dễ thất thoát, những dữ liệu online được lưu trực tiếp tại kho dữ liệu với nhiều bản sao lưu khác nhau. Do đó mỗi khi người dùng cần tìm kiếm, phần mềm sẽ trả về những tài liệu chuẩn xác và nhanh chóng.
• Tiết kiệm thời gian trong công tác quản lý, tối ưu nguồn lực tài chính và nhân sự cho doanh nghiệp.
• Dễ dàng trao đổi các văn bản với đối tác thay vì nhiều công đoạn, thao tác cồng kềnh như trước kia.
• Hỗ trợ ký kết hợp đồng từ xa thông qua việc chỉnh sửa văn bản trong phần mềm.
• Một số phần mềm miễn phí cho phép doanh nghiệp tự do dùng nhiều tính năng, tiết kiệm nhiều tài chính cho đơn vị.

Tham khảo: Top 15 Phần Mềm ERP Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ

TOP 10 phần mềm quản lý văn bản thông dụng nhất

Việc sử dụng phần mềm giúp quản lý thông tin online hoặc offline đều giúp bạn hệ thống dữ liệu một cách đơn giản và dễ dàng hơn. 10 phần mềm sau đây sẽ giúp người dùng nâng cao năng suất trong công việc hoàn toàn miễn phí.

1. Phần mềm quản lý tài liệu Access

Doanh nghiệp đang gặp phải khó khăn khi hệ thống và quản lý hồ sơ, giấy tờ có thể tham khảo phần mềm Access. Hiện nay trên thị trường, Access được xem là một công cụ mạnh để doanh nghiệp có thể phân loại các tài liệu thuộc mọi phòng ban một cách hiệu quả.

Với tính năng bảo mật cao, Access hỗ trợ người dùng lưu trữ, tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng và an toàn. Đặc biệt, phần mềm rất phù hợp cho đơn vị có nhiều văn bản, hợp đồng quan trọng cần sự bảo mật tuyệt đối.

2. Giải pháp quản lý công văn miễn phí – giaduynguyen.com

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm có khả năng quản lý các loại văn bản quan trọng như công văn, đừng bỏ qua website giaduynguyen.com. Phần mềm này không chỉ có đầy đủ chức năng của một ứng dụng lưu trữ văn bản mà còn có thể quản lý các loại công văn khác nhau.

Nhờ có giaduynguyen.com, rất nhiều doanh nghiệp đã có thể tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực trong quá trình quản trị thông tin. Không những vậy, giaduynguyen.com cũng là nơi trao đổi thông tin giữa các phòng ban hay cấp quản lý nhanh chóng.

Phần lớn người dùng đánh giá rất cao phần mềm giaduynguyen.com bởi giao diện tiếng Việt và khả năng thống kê dữ liệu nhanh chóng. Ngoài ra tính năng phân loại dữ liệu miễn phí cũng là một điểm cộng cho doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí.

Đừng bỏ lỡ: Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Phần Mềm PS Cơ Bản Đừng Bỏ Lỡ

3. Phần mềm quản lý văn bản hiệu quả Faceworks

Nhắc đến các phần mềm quản lý hồ sơ và giấy tờ dành cho doanh nghiệp, chắc hẳn người dùng đã quen thuộc với Faceworks. Phần mềm quản lý văn bản và giấy tờ này sẽ giúp bạn phân loại thông tin khoa học, tìm kiếm văn bản nhanh chóng mỗi khi cần thiết.

Faceworks cung cấp cho người dùng kho lưu trữ không giới hạn số lượng một cách miễn phí. Ngoài ra, việc tìm kiếm ngẫu nhiên được hỗ trợ thông qua công cụ tìm theo bộ lọc mang đến độ chính xác chỉ trong thời gian ngắn. Mỗi khi có dữ liệu truyền đến, Faceworks sẽ gửi thông báo đến cho bạn để nhận biết và kiểm tra kịp thời.

4. Quản lý hồ sơ đơn giản bằng DocEye

DocEye hiện nay được mọi người đánh giá là phần mềm hỗ trợ quản lý dữ liệu và văn bản quốc dân. Sở dĩ có điều này là bởi phần mềm này hoàn toàn miễn phí cho người dùng và đáp ứng đầy đủ tính năng mà mọi doanh nghiệp cần.

DocEye giúp bạn quản trị tài liệu ra và vào khoa học, phân loại và chỉnh sửa các dữ liệu này dễ dàng ngay trên hệ thống. Phần mềm cũng không giới hạn việc bạn tải lên bao nhiêu tư liệu hay chia sẻ cho bất kỳ ai mà bạn muốn.

5. CloudOffice – Giải pháp quản lý hồ sơ chuyên nghiệp

CloudOffice được nghiên cứu thiết kế và cải tiến một cách khoa học, phù hợp với mọi thông tin dữ liệu của doanh nghiệp. Hiện nay, phần mềm này được lựa chọn nhiều nhất để quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ và giúp nhà quản trị lập biểu đồ phân tích thông tin.

Với CloudOffice, mọi văn bản đều có thể được cập nhật hoặc chỉnh sửa trực tiếp bởi phần mềm có kết nối với internet. Một vài tính năng nổi trội khác của phần mềm cũng được người dùng đánh giá cao như:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng thao tác xuất – nhận tài liệu.
• Được đính kèm file trong mọi văn bản khi gửi.
• Người dùng dễ dàng xem và để lại nhận xét ở phần bình luận hoặc chỉnh sửa. Nhà quản lý cũng có thể phê duyệt trực tiếp từ xa.
• Cho phép người sử dụng cài đặt các tính năng riêng biệt tùy theo nhu cầu sử dụng và loại văn bản lưu trữ.

Xem thêm: Top 11 Phần Mềm Chỉnh Sửa File PDF Tốt Nhất Hiện Nay

6. Phần mềm quản lý văn bản miễn phí Codedao.com

Codedao.com là phần mềm được lập ra nhằm giải quyết nhu cầu sắp xếp, lưu trữ thông tin số lượng lớn. Quản lý hồ sơ, tài liệu trong codedao.com, người dùng hoàn toàn có thể yên tâm trong việc truy xuất và theo dõi dữ liệu.

Việc tải các tài liệu lên phần mềm codedao.com sẽ giúp bạn dễ dàng tra cứu giấy tờ cần thiết trong thời gian ngắn. Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ người dùng lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí cụ thể khác nhau. Bởi vậy, đây đích thực là một giải pháp tốt đối với các doanh nghiệp hiện nay.

7. Sử dụng DMS Lạc Việt để quản lý hồ sơ

Nhằm tối ưu việc lưu trữ giấy tờ, giảm tải khâu tìm kiếm trong doanh nghiệp và tổ chức người ta phát minh ra phần mềm DMS Lạc Việt. Ưu điểm của phần mềm này là khả năng thu thập dữ liệu, khai thác thông tin và tạo thành các báo cáo thống kê phục vụ cho công tác kế toán một cách đơn giản.

Có thể bạn quan tâm: 6+ Cách Khôi Phục File Đã Xóa Nhanh Chóng, Dễ Dàng Nhất

DMS Lạc Việt hỗ trợ bạn xuất các file báo cáo thành tập tin excel cho nhiều phòng ban khác nhau tiện theo dõi. Hồ sơ được lưu tại phần mềm này cũng được phân chia khoa học theo các kho chuyên dụng và phân quyền quản lý riêng. Nhân viên có thể đăng ký để nhận tài khoản truy cập, đăng tải hoặc chỉnh lý các dữ liệu của mình nhanh chóng.

8. Phần mềm quản lý tài liệu Templafy

Templafy được người dùng đánh giá là một trong những công cụ giúp nhà quản trị lưu trữ, theo dõi văn bản và tài liệu tốt nhất hiện nay. Nền tảng Templafy hỗ trợ bạn dùng thử hoàn toàn không mất phí.

Phần mềm Templafy được thiết kế với giao diện dễ hiểu, giúp cho người dùng dễ dàng thao tác trên đây. Ngoài ra, Templafy còn có thêm phiên bản dùng trên di động. Điều này giúp ích rất nhiều cho các nhà quản lý trong việc giám sát, theo dõi tiến độ và kiểm tra báo cáo từ xa.

9. Công cụ C-Office lưu trữ văn bản bảo mật

Nếu bạn lo sợ những phần mềm ngoại tuyến không mang tính thời sự, hãy thử tìm hiểu công cụ lưu trữ C-Office. Đây là một loại phần mềm quản lý văn bản điện tử với nhiều tính năng vô cùng hữu ích được tích hợp sẽ giúp cho doanh nghiệp tối ưu mọi nguồn lực.

Điểm nổi bật nhất của C-Office phải kể đến đó là công nghệ, số hóa văn bản và tự động quản lý dữ liệu nâng cao. Phần mềm có thể lưu toàn bộ quá trình xử lý văn bản, giúp bạn truy xuất thông tin dữ liệu tại bất cứ thời điểm nào với bản sao lưu tương ứng.

Không chỉ vậy, C-Office cũng gửi thông báo, nhắc việc đến toàn bộ thành viên trong công ty nếu được cài đặt. Người dùng chỉ cần lên lịch và nội dung tương ứng, C-Office sẽ giúp bạn những công việc còn lại.

Xem thêm: Top 6 Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel Đơn Giản, Hiệu Quả Nhất

10. Phần mềm quản lý dữ liệu đám mây – XaitPorter

Ngoài C-Office, doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quản lý dữ liệu từ xa có thể tham khảo thêm phần mềm XaitPorter. XaitPorter có thể cung cấp nhiều tính năng linh hoạt, đa dạng cho người dùng sử dụng và với nhiều định dạng riêng biệt như: Hình ảnh, word, excel, pdf,…

Khác với một số phần mềm, XaitPorter cung cấp cho bạn tới hai phiên bản khác nhau đó là bản chính thức và demo phần mềm. Nếu không có nhu cầu sử dụng nhiều tính năng, bạn có thể chỉ cần dùng bản demo miễn phí.

Bài viết trên đây đã thông tin đến bạn TOP 10+ phần mềm quản lý văn bản, dữ liệu đang được ưa chuộng nhất hiện nay. Hi vọng qua đây, người dùng đã biết cách lựa chọn phần mềm nào phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của bản thân và doanh nghiệp hiện tại.