Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp – Giải Pháp Tối Ưu Trong Kinh Doanh

Hiện nay rất nhiều công ty đang theo xu hướng công nghệ hóa, hiện đại hóa nhằm mục tiêu tăng năng lực cạnh tranh và tối ưu hoạt động kinh doanh. Trong số các giải pháp được lựa chọn thì sử dụng phần mềm hỗ trợ được các tổ chức này ưu tiên hàng đầu. Thực tế cho thấy trong số các công ty phát triển, có đến 85% đơn vị đã sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp. Vậy đây là phần mềm gì, có tính năng và lợi ích như thế nào, bạn đọc hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp là gì?

Phần mềm quản trị doanh nghiệp thuộc hệ thống phần mềm ERP, là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm soát mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình, đồng thời phân bố và theo dõi các hoạt động quan trọng trong tổ chức như: Quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý nhân viên,….

Mục tiêu chính của loại phần mềm này đó là giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và khoa học hơn thông qua việc tập trung, đồng bộ và bảo mật thông tin, tự động hóa quy trình cũng như tạo ra các xu hướng mới. Bên cạnh đó, phần mềm quản trị doanh nghiệp còn lưu trữ, phân tích, cung cấp dữ liệu chính xác để hỗ trợ doanh nghiệp phân bổ tốt nguồn lực hiện tại.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp thuộc hệ thống phần mềm ERP
Phần mềm quản trị doanh nghiệp thuộc hệ thống phần mềm ERP

Các công ty khi sử dụng phần mềm thông minh này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc điều hành quản lý, từ đó tiết kiệm được đáng kể thời gian và nguồn lực, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển.

Đặc trưng của phần mềm quản trị trong doanh nghiệp đó là có cấu trúc phân hệ, mỗi phân hệ mang một chức năng riêng, giúp lưu trữ và cung cấp số liệu của nhiều hoạt động khác nhau. Từng phân hệ sẽ hoạt động độc lập, tuy nhiên do bản chất tập trung và đồng nhất của hệ thống ERP, chúng sẽ được kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo thành hệ thống liên kết mạnh mẽ hơn.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp

Đối với những tổ chức quy mô nhỏ hoặc mới thành lập, việc quản lý thông tin, dữ liệu và quy trình làm việc thông qua bảng  excel chưa gặp nhiều vấn đề khó khăn. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp bắt đầu phát triển, việc sắp xếp, quản lý dữ liệu và phối hợp giữa các phòng ban sẽ là thách thức lớn nếu làm việc theo cách thủ công. Lúc này nhiều công ty lựa chọn sử dụng phần mềm thông minh hỗ trợ, cụ thể là phần mềm quản trị doanh nghiệp. Dưới đây là 6 lợi ích giải pháp này mang đến cho các doanh nghiệp:

Hạn chế sai sót và thất thoát thông tin

Việc giải quyết, lưu trữ công việc bằng cách thủ công và excel có thể gây ra nhiều sai sót, nhầm lẫn, đặc biệt khi thông tin được chuyển từ nền tảng này sang nền tảng khác cũng có nguy cơ gặp lỗi hoặc thiếu thông tin dữ liệu.

Khi sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp, bạn sẽ không cần nhật thông tin nhiều lần do dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, đảm bảo an toàn và tập trung. Lúc này nhân sự của tất cả phòng ban đều có thể truy cập và sử dụng dữ liệu mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm hay đối soát.

Ngoài ra, phần mềm quản lý có tính đồng bộ, giúp cho việc tổ chức, sắp xếp và quản lý dữ liệu chính xác, tránh gặp lỗi hay bị trùng lặp do cách thức nhập thủ công gây ra.

Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, hạn chế sai sót
Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, hạn chế sai sót

Giúp cải thiện năng suất làm việc của nhân sự

Năng suất làm việc của nhân viên đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của tổ chức. Tuy nhiên để đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả, bạn cần cung cấp cho hj những công cụ chất lượng và phần mềm thông minh, có thể kể đến như phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý khách hàng hay phần mềm quản lý công việc,…

Khi các quy trình được tối ưu và có sự thống nhất giữa các phòng ban, nhân viên sẽ làm việc tốt hơn và công việc được xử lý nhanh hơn. Bên cạnh đó, thông qua phần mềm, nhân viên sẽ có trách nhiệm hơn với vấn đề mình làm.

Việc sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp còn giúp nhân viên tự động hóa các nhiệm vụ, tiết kiệm thời gian để chú tâm vào những công việc khác quan trọng hơn.

Tìm hiểu thêm: Phần Mềm Quản Lý Sản Xuất: Lợi Ích Quan Trọng Đối Với Doanh Nghiệp

Cung cấp các công cụ giao tiếp linh hoạt

Trong kinh doanh, giao tiếp được xem là vấn đề vô cùng quan trọng, là chìa khóa để mang đến hiệu quả và thành công. Đây là lý do các tổ chức hoạt động kinh doanh nên sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp vì nó sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các công cụ giao tiếp tốt nhất.

Thông thường loại phần mềm thông minh này sẽ bao gồm nhiều công cụ liên lạc như trung tâm trò chuyện, tin nhắn văn bản, email để tất cả mọi người trong nhóm có thể sử dụng và liên hệ với nhau, trao đổi công việc. Do sử dụng nền tảng công nghệ điện toán đám mây nên chỉ cần nhân viên có quyền truy cập và sử dụng thiết bị điện tử có kết nối Internet là có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi.

Phần mềm cung cấp các công cụ giao tiếp linh hoạt
Phần mềm cung cấp các công cụ giao tiếp linh hoạt

Dễ dàng giám sát và theo dõi mục tiêu của doanh nghiệp

Phần mềm quản trị doanh nghiệp cung cấp một số tính năng như lên danh sách quản lý nhiệm vụ cần làm, giúp công việc được thực hiện theo đúng yêu cầu, đúng deadline, hạn chế những sai sót và tránh bỏ qua các mục quan trọng. Đây cũng là cách để dễ dàng người quản lý dễ dàng theo sát tình hình làm việc của nhân viên.

Thông qua phần mềm, những nhiệm vụ quan trọng có thể được triển khai ưu tiên, giúp nhân viên điều chỉnh quy trình làm việc của họ một cách hợp lý. Với danh sách tự động của phần mềm, bạn có thể cải thiện năng suất làm việc bằng cách dễ dàng giao nhiệm vụ cho nhân viên để họ bắt đầu thực hiện công việc sớm hơn.

Tăng niềm tin và cải thiện quan hệ với khách hàng

Thực tế phần mềm quản trị doanh nghiệp có thể giúp cải thiện các mối quan hệ với khách hàng. Công cụ này thường có các tính năng cho phép bạn giao tiếp trực tiếp với khách hàng thông qua các cuộc gọi, tin nhắn, email, đồng thời lưu trữ toàn bộ thông tin của khách để kịp thời tư vấn và đưa ra được các chính sách ưu đãi, khuyến mãi phù hợp. Khi hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và đáp ứng được nhu cầu của khách sẽ nâng cao được hình ảnh doanh nghiệp và đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn.

Giúp tổ chức tránh vi phạm pháp luật

Với cách thức quản lý và làm việc thủ công, có thể bạn sẽ bỏ qua nhiều quy trình hoặc vấn đề quan trọng liên quan đến pháp luật. Tuy nhiên khi sử dụng phần mềm thông minh, doanh nghiệp có thể tránh được những sai phạm này. Các phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện nay thường đi kèm với các tính năng tích hợp có thể cảnh báo trước những vi phạm quy định có thể xảy ra. Từ đó bạn dễ dàng tránh được các khoản phí phạt, đồng thời đảm bảo uy tín của doanh nghiệp trước các cơ quan chức năng.

Tham khảo: Phần Mềm Quản Lý Đơn Hàng Là Gì? Tính Năng Và Lợi Ích Quan Trọng

Sử dụng phần mềm giúp tổ chức thực thi đúng pháp luật
Sử dụng phần mềm giúp tổ chức thực thi đúng pháp luật

Tính năng của phần mềm

Một phần mềm quản trị doanh nghiệp được trang bị đầy đủ các phân hệ cần thiết sẽ đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người sử dụng. Thông thường phần mềm quản lý dành cho các doanh nghiệp sẽ bao gồm các tính năng sau:

Quản lý mua hàng

Tính năng quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khâu trong quá trình mua hàng nhờ các bước xét duyệt nghiêm ngặt. Khi sử dụng, người dùng có thể theo sát toàn bộ quy trình mua hàng từ lúc báo giá, tạo đơn, nhập kho, in hóa đơn đến khi phê duyệt đơn hàng.

Tính năng này cho phép bạn nhập hàng nhiều lần nhưng vẫn ra hóa đơn 1 lần, đồng thời so sánh giá giữa những nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn đơn vị  cung ứng hàng hóa phù hợp. Ngoài ra, bạn cũng có thể quản lý chính sách giá, chính sách chiết khấu, phân bổ chi phí mua hàng, thông kê mua hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau: Nhà cung cấp, mặt hàng, vị trí địa lý,….

Quản lý bán hàng

Tính năng này của phần mềm hỗ trợ quá trình kinh doanh được vận hành chuyên nghiệp và đáp ứng được đầy đủ các nghiệp vụ của phòng kinh doanh trong công ty. Qua đó bạn có thể dễ dàng xử lý quy trình bán hàng bao gồm: Báo giá, tạo đơn hàng, xuất kho, giao hàng và xuất hóa đơn.

Doanh nghiệp có thể quản lý chính sách giá, các chính sách liên quan đến chiết khấu, khuyến mãi, quản lý toàn bộ thông tin khách hàng để đảm bảo gửi thông tin khuyến mãi đến đúng đối tượng và đúng thời điểm.

Ngoài ra, người dùng sẽ dễ dàng kiểm tra hạn mức công nợ, kiểm soát hàng giao thừa, thiếu hoặc vượt định mức, theo dõi số lượng hàng sẵn sàng bán ngay trên đơn hàng. Tính năng quản lý bán hàng còn cho phép bạn theo dõi doanh số, hoa hồng cho nhân viên bán hàng, đối tác, quyết định xuất hàng nhiều lần hay một lần để đảm bảo có lợi nhất cho doanh nghiệp.

Tính năng quản lý bán hàng
Tính năng quản lý bán hàng

Quản lý kho

Tính năng quản lý kho của phần mềm quản trị doanh nghiệp cung cấp đầy đủ các thông tin về nguyên vật liệu, giá thành, hàng hóa trên một hệ thống duy nhất. Đây được xem là công cụ đắc lực giúp các quy trình xuất, nhập và luân chuyển nội bộ được thực hiện theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp.

Thông qua tính năng này, người quản lý sẽ nắm bắt được chi tiết tình trạng báo giá, đặt hàng, thực trạng đơn hàng, dễ dàng quản lý mặt hàng theo từng đặc điểm khác nhau và kiểm soát lô với các vấn đề như: Hạn sử dụng, thời gian xuất, tính chất, truy xuất nguồn gốc.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể quản lý kho đa chiều theo vị trí, số lô, số seri, kết hợp giữa lượng hàng tồn kho theo thực tế và tồn kho trên hóa đơn. Qua đó, người quản lý có thể dễ dàng báo cáo số lượng đầu – cuối kỳ và kịp thời đưa ra các phương án nhập hoặc xả hàng để đảm bảo hoạt động kinh doanh được vận hành trơn tru.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Kho Và Những Lợi Ích Tuyệt Vời Cho Doanh Nghiệp

Kế toán tài chính

Phân hệ này mang đến những lợi ích tương tự phần mềm kế toán ERP, có khả năng đáp ứng tất cả nhu cầu của kế toán quản trị và được xem là có khả năng kết nối dữ liệu liên quan đến tài chính của hầu hết các bộ phận trong doanh nghiệp.

Tính năng này có thể giúp người dùng cung cấp đầy đủ sổ sách kế toán theo quy định của Bộ Tài chính, kiểm tra tính hợp lý của các văn bản chứng từ trước khi cập nhật. Đồng thời bạn có thể cập nhật sổ cái theo từng chứng từ, sổ nhật ký, cập nhật dữ liệu đa lớp bao gồm dữ liệu chung, dữ liệu nội bộ và dữ liệu dự toán.

Đặc biệt, thông qua tính năng kế toán tài chính, người dùng dễ dàng thiết lập định mức công nợ cho từng khách hàng, nhà cung cấp, tính nợ quá hạn hoặc trong hạn, tính tuổi nợ chi tiết theo từng hóa đơn hoặc theo nhóm đối tượng.

Báo cáo quản trị

Với phân hệ báo cáo quản trị cho phép người dùng tổng hợp thông tin nhanh chóng từ các bộ phận, phòng ban trong công ty để xây dựng hệ thống báo cáo phù hợp, đồng thời truy xuất dữ liệu nhanh chóng những cơ sở dữ liệu để gửi đến đối tượng cần kiểm tra, đánh giá.

Một số báo cáo phổ biến của phần mềm quản trị doanh nghiệp bao gồm: Báo cáo lãi lỗ theo từng bộ phận, phòng ban, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ,..

Phần mềm giúp báo cáo thông minh
Phần mềm giúp báo cáo thông minh

Những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp phù hợp

Khác với những phần mềm theo tính năng riêng lẻ, phần mềm quản trị doanh nghiệp cần đảm nhiệm toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Khi đó việc lựa chọn phần mềm nào trong số rất nhiều giải pháp hiện có trên thị trường cần được doanh nghiệp cân nhắc kỹ lưỡng, có thể dựa vào các tiêu chí sau:

  • Có khả năng lưu trữ đồng bộ: Mục đích của phần mềm quản lý doanh nghiệp đó là giúp dữ liệu được quản lý một cách khoa học. Do đó doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm mà thông tin nhân viên, kinh doanh, dòng tiền, hàng hóa,… được sắp xếp logic và đồng bộ và có tính liên kết.
  • Tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết: Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các phần mềm được trang bị đầy đủ các tính năng quan trọng như quản lý công việc, quản lý nhân sự, quản lý kinh doanh, quản lý dự án,… đồng thời có khả năng tự động hóa mọi quy trình. Có như vậy bạn mới có thể tập trung vào công việc quản lý và thực hiện một cách hiệu quả, giảm bớt những vấn đề phát sinh.
  • Hỗ trợ tương tác và kết nối: Nhà quản trị nên lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp có khả năng hỗ trợ tương tác, kết nối các bộ phận, phòng ban hoặc các nhân viên với nhau thông qua nền tảng thống nhất. Khi đó công việc dễ dàng được thảo luận, chia sẻ, đảm bảo hiệu suất làm việc và giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru.
  • Linh hoạt trên đa nền tảng: Rất nhiều phần mềm hiện nay chỉ có thể triển khai trên điện thoại di động hoặc PC, Laptop, có thể gây khó khăn trong quá trình sử dụng. Thậm chí nhiều phần mềm yêu cầu nhân viên phải có mặt tại văn phòng mới truy cập để làm việc. Để thuận lợi cho quá trình làm việc, bạn nên chọn phần mềm hoạt động linh hoạt trên mọi nền tảng.

Sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp trong quá trình hoạt động của các tổ chức được xem là một thay đổi quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh của tổ chức đó. Trước sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ như hiện nay, nhà quản trị nên ưu tiên ứng dụng phần mềm thông minh. Có thể dựa vào các tiêu chí được liệt kê trong bài viết để chọn được cho mình giải pháp phù hợp nhất.

Trở thành người đầu tiên bình luận cho bài viết này!

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

v

Phần Mềm Quản Lý Phòng Trọ – Giải Pháp Cho Thuê Phòng 4.0

Kinh doanh phòng trọ là ngành nghề mang đến hiệu lợi nhuận cao nên được nhiều người sử dụng. Tuy nhiên nếu sử dụng những…
Top 15 Phần Mềm ERP Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ

Top 15 Phần Mềm ERP Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ

Hiện nay, sử dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ đang là giải pháp được lựa chọn phổ biến, giúp doanh nghiệp…
Phần Mềm Quản Lý Kinh Doanh Và Những Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

Phần Mềm Quản Lý Kinh Doanh Và Những Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

Có thể nói, công nghệ đã làm thay đổi mọi mặt của cuộc sống, từ sinh hoạt hàng ngày cho đến việc vận hành sản…
Có Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Phòng Khám Miễn Phí Không?

Có Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Phòng Khám Miễn Phí Không?

Trong thời đại công nghệ số, việc các phòng khám sở hữu thiết bị khám chữa bệnh tiên tiến là chưa đủ. Trang bị phần…
Phần Mềm Quản Lý Công Việc: Giải Pháp Cho Hiệu Suất Tối Đa

Phần Mềm Quản Lý Công Việc: Giải Pháp Cho Hiệu Suất Tối Đa

Với xu hướng hiện đại hóa toàn cầu như hiện nay, người ta thường ứng dụng công cụ thông minh để quản lý. Khi đó…
Có Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhà Thuốc Miễn Phí Không?

Có Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhà Thuốc Miễn Phí Không?

Kinh doanh nhà thuốc theo cách thủ công có thể khiến bạn gặp nhiều khó khăn và khó kiểm soát. Chính vì vậy nhiều phần…