Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không chú trọng đến việc dùng phần mềm quản lý bởi nghĩ rằng phương pháp thủ công vẫn hiệu quả, công ty không có quá nhiều vấn đề. Tuy nhiên, dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì việc quản lý thủ công cũng gặp nhiều rủi ro, tốn kém thời gian và không còn phù hợp ở tình hình hiện tại. Đó cũng là lý do mà nhiều phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ ra đời.

Thế nào là phần mềm quản trị doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý doanh nghiệp là giải pháp giúp quản lý, vận hành và điều phối các nghiệp vụ trong doanh nghiệp, mang đến hiệu quả toàn diện, đảm bảo cho sự phát triển bền vững của công ty. Phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ là giải pháp được thiết kế dành riêng cho những công ty có quy mô nhỏ, vừa. Nó đang trở thành xu thế tất yếu của doanh nghiệp nếu như muốn giữ vững vị trí cạnh tranh trên thị trường.

Hiện nay đa số các công ty, tổ chức thường dùng phần mềm ERP hoặc phần mềm CRM để quản trị doanh nghiệp tốt hơn và đã có 70% triển khai, ứng dụng thành công. Các doanh nghiệp thường sử dụng giải pháp này để quản lý các nghiệp vụ của công ty như: Quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý bán hàng, quản lý dự án, quản lý quan hệ khách hàng,….

TOP 6 lợi ích khi dùng phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phần mềm quản lý đang được nhiều công ty áp dụng để giúp quy trình vận hành trở nên đơn giản và chuyên nghiệp hơn. Bên cạnh đó, giải pháp này cũng mang đến nhiều lợi ích như:

Quản lý doanh nghiệp tập trung, cập nhật thông tin thường xuyên

Phần mềm giúp cung cấp thông tin về tình hình hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp thông qua tính năng theo dõi trực quan. Việc tổng hợp tất cả quy trình quản lý của doanh nghiệp vào một hệ thống là rất quan trọng. Nếu dùng quá nhiều hệ thống thông tin khác nhau cho từng bộ phận thì cơ sở dữ liệu có thể bị nhầm lẫn, sai sót.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ giúp quản lý đồng bộ, tập trung và khoa học, không gây nhầm lẫn, đảm bảo hiệu quả cao. Nhờ đó doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được tài nguyên, nhà quản trị cũng nâng cao được kỹ năng quản lý, tăng năng suất làm việc trong công ty.

Tối ưu hóa quy trình

Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì vẫn luôn tồn tại nhiều quy trình công việc cần thực hiện. Có đôi khi, đó là những công việc rất đơn giản như: Lập hóa đơn, quản lý tài sản, quản lý tài nguyên,… mà nếu chỉ quản lý theo cách thủ công thì sẽ rất tốn công sức cũng như thời gian.

Ứng dụng phần mềm quản lý sẽ giúp việc thực hiện các quy trình trở nên hiệu quả hơn, chính xác hơn và minh bạch hơn. Qua đó, giảm tải được những công việc không cần thiết, tránh lãng phí thời gian, năng suất của nhân viên cải thiện, đồng thời hạn chế các chi phí ẩn cho tổ chức.

Xem thêm

• Phần Mềm Quản Lý Công Việc: Giải Pháp Cho Hiệu Suất Tối Đa

Nâng cao hiệu quả làm việc

Khả năng thành công của một doanh nghiệp vừa và nhỏ không chỉ đến từ sản phẩm, dịch vụ mà họ có. Nó còn phụ thuộc nhiều vào khả năng đáp ứng hiệu quả công việc của nhân viên. Phần mềm quản lý sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa dây chuyền làm việc, giảm được nhiều chi phí để bạn có thể đầu tư sang những việc quan trọng hơn.

Bên cạnh đó, phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ còn giúp quản lý các hồ sơ công việc còn tồn đọng hoặc đang xử lý. Qua đó giúp tổ chức có thể thay đổi cách thức làm việc và nhanh chóng bắt kịp xu hướng công nghệ.

Không những vậy, giải pháp này còn là công cụ chăm sóc khách hàng hữu hiệu nhờ khả năng phân tích dữ liệu cao, thu thập thông tin khách hàng nhanh chóng và đưa ra được chiến lược tiếp thị phù hợp. Có thể nói, việc xây dựng doanh nghiệp nhỏ hiệu quả trên nền tảng công nghệ là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển hơn trong tương lai.

Giảm thiểu nhiều rủi ro

Các phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ đều có thể kết nối toàn bộ hệ thống quản trị trong một khối đồng nhất. Điều này sẽ giúp giảm gánh nặng cho ban lãnh đạo, nhà quản lý cũng không mất nhiều thời gian để tìm ra lỗi sai hoặc đối chiếu các báo cáo giữa phòng ban.

Các số liệu trên phần mềm sẽ minh bạch, độ chính xác cao, hạn chế các rủi ro hay tình trạng đánh cắp dữ liệu, đảm bảo toàn bộ thông tin của doanh nghiệp, khách hàng được bảo vệ.

Tiết kiệm chi phí và có thể quản lý mọi lúc

Với doanh nghiệp nhỏ, chi phí là vấn đề rất được quan tâm bởi ngân sách còn hạn hẹp. Sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp có thể giảm chi phí vận hành một cách đáng kể. Bạn sẽ không còn tốn nhiều chi phí để thuê nhân sự hay thuê ngoài để thực hiện công việc. Phần mềm sẽ hỗ trợ bạn làm mọi thứ, từ đó năng suất công việc cũng được đảm bảo, giảm thiểu những chi phí không cần thiết, hỗ trợ công ty phát triển hơn.

Ngoài ra, giải pháp này có thể giúp bạn quản lý mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có thiết bị kết nối internet, không giới hạn thời gian và không gian. Qua đó giúp bạn có thể theo dõi, nắm bắt thông tin ngay cả khi đang đi công tác, đi du lịch. Tính năng này cũng đặc biệt thích hợp nếu công ty bạn làm việc từ xa nhiều do ảnh hưởng từ dịch bệnh.

Hỗ trợ quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự là điều cần thiết trong mỗi công ty, doanh nghiệp và phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể giúp bạn điều này, thay vì phải dùng riêng phần mềm quản lý nhân sự.

Qua phần mềm, HR có thể định hướng được nguồn nhân lực của tổ chức, theo dõi được số giờ làm việc của nhân viên, số ngày nghỉ, ngày đi muộn, tính toán được trường hợp nhân viên nghỉ phép, nghỉ việc và đưa ra được các kế hoạch thay đổi cơ cấu nhân sự kịp thời.

TOP 6 tính năng quan trọng của phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ tích hợp nhiều tính năng, hỗ trợ tối đa các công việc của nhà quản lý, cụ thể.

Hỗ trợ chấm công

Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì chấm công được xem là yếu tố đầu tiên và rất cần thiết. Các phần mềm quản trị doanh nghiệp nhỏ hiện nay có kết nối dữ liệu bảng công, hỗ trợ chấm công và giúp nhân sự có thể quản lý được ngày công, tính lương hiệu quả.

Ngoài khả năng chấm công bằng vân tay thì nhiều giải pháp cũng ứng dụng chấm công bằng khuôn mặt, giúp mang lại kết quả chấm công hiệu quả tuyệt đối. Toàn bộ dữ liệu cũng được cập nhật theo thời gian thực giúp lãnh đạo có thể theo dõi được nhân viên đi làm, nhân viên vắng mặt và điều phối công việc phù hợp nhất.

Quản lý nhân sự

Phân hệ này giúp doanh nghiệp có thể quản lý đồng bộ, theo dõi nhân sự của công ty một cách thuận tiện.

• Quản lý thông tin, hồ sơ nhân sự: Nhà quản lý có thể dễ dàng lưu trữ, theo dõi thông tin, hợp đồng của mỗi nhân sự trong công ty, tìm kiếm nhanh chóng theo nhiều tiêu chí. Qua đó giúp nhân sự giảm thiểu thời gian, giảm sai sót hoặc mất mát hồ sơ.
• Quản lý tuyển dụng: Phần mềm hỗ trợ xây dựng trang tuyển dụng, thu thập và lưu trữ được hồ sơ của ứng viên, từ đó giảm thời gian tuyển dụng và tăng chất lượng ứng viên.
• Đánh giá nhân viên theo KPI: Phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ hỗ trợ thiết lập bộ chỉ tiêu KPI cho từng bộ phận, từng vị trí, theo dõi và đánh giá được kết quả làm việc của toàn bộ nhân viên. Đây cũng chính là cơ sở để công ty tăng lương, xét duyệt thăng chức hoặc có chế độ thưởng phạt phù hợp.
• Quản lý trang thiết bị: HR sẽ quản lý chi tiết những trang thiết bị đã cấp cho nhân sự, tình trạng sử dụng, hạn bảo hành,… hỗ trợ phân phối tài sản cho doanh nghiệp.
• Quản lý và theo dõi bảng lương: Phần mềm kết hợp với máy chấm công, xây dựng quy trình tự động hóa bảng công, đảm bảo tính chính xác và minh bạch của bảng lương.
• Truyền thông nội bộ: Ban hành các thông báo theo quy trình, đúng người, đúng phòng ban. Nhà quản lý cũng biết được ai đã xem, ai chưa xem,… Toàn bộ thông tin được lưu trữ trên một nền tảng và dễ dàng tìm kiếm.

Thông tin hữu ích

• Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Là Gì? Đặc Điểm, Tính Năng Nổi Bật

Quản lý sản phẩm của công ty

Các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm sẽ cần những thông tin như tên, mã SKU, mô tả, giá bán, giá khuyến mại, số lượng,… Phần mềm sẽ giúp lưu trữ toàn bộ thông tin này và hỗ trợ đồng bộ hóa trên website cũng như trang thương mại điện tử. 

Ngoài ra, phần mềm cũng giúp quản lý giá sản phẩm, công ty sẽ kiểm soát được các chế độ giảm giá khác nhau. Đặc biệt, nhiều phần mềm còn cho phép doanh nghiệp đặt mức giá đặc biệt theo thời gian cố định và nó cũng sẽ tự động cập nhật trên các kênh bán hàng. Tính năng này giống như phần mềm quản lý bán hàng.

Hỗ trợ bộ phận kế toán

Thay vì sử dụng phần mềm kế toán riêng, doanh nghiệp có thể dùng phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi nó có module này. Nhân viên sẽ dễ dàng hạch toán, làm báo cáo, kiểm kê định kỳ, xây dựng báo cáo tài chính chuyên nghiệp.

Module kế toán cũng được liên kết với nhiều module khác, có khả năng tinh chỉnh các chức năng của hệ thống để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Qua đó, hỗ trợ nhân viên tối đa, đồng thời gian chi phí, nhân lực cho tổ chức.

Quản lý công việc, dự án

Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể giúp lãnh đạo lập kế hoạch công việc – dự án bằng việc nhập liệu hoặc import từ excel. Quản lý sẽ phân quyền chi tiết, làm rõ trách nhiệm của các thành viên để mọi người có thể nắm bắt được công việc đang làm.

Bên cạnh đó, phần mềm hỗ trợ số hóa quy trình giao việc, giúp quản lý kiểm soát được chi tiết công việc của nhân sự trong team, biết được những khó khăn đang gặp phải để có hướng xử lý kịp thời, đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ.

Báo cáo đa dạng, tùy chỉnh

Việc báo cáo định kỳ theo tuần, tháng, quý hoặc năm là rất cần thiết để đánh giá được tình hình kinh doanh của một doanh nghiệp. Phần mềm sẽ hỗ trợ báo cáo tự động doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Toàn bộ thông tin được trình bày ở dạng bảng hoặc biểu đồ giúp lãnh đạo dễ dàng theo dõi, đánh giá.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tùy chỉnh báo cáo theo đúng nhu cầu, tiện theo dõi. Nhà quản lý qua đó có thể đánh giá được tình hình kinh doanh và đưa ra các chiến lược phát triển kinh doanh trong tương lai.

Có nên dùng phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ miễn phí không?

Trên thị trường hiện nay có nhiều công ty phần mềm cả trong nước và ngoài nước cung cấp giải pháp miễn phí giúp quản trị doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi phí chính là vấn đề được quan tâm nhiều bởi ngân sách có thể chưa đủ nhiều. Chính vì vậy, phần mềm miễn phí chính là giải pháp hoàn hảo bởi nó có nhiều ưu điểm như:

• Phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản ngân sách kha khá, có thể dùng nó vào những việc quan trọng hơn.
• Doanh nghiệp vẫn có thể dùng những tính năng cơ bản để quản lý cũng như tăng cường hiệu quả trong làm việc.
• Giúp tạo hình ảnh chuyên nghiệp đến nhân viên trong công ty cũng như các đối tác hay khách hàng.

Tuy nhiên, giải pháp miễn phí cũng có một số hạn chế có thể khiến việc kinh doanh, quản lý của công ty bị gián đoạn như:

• Phần mềm có thể sẽ giới hạn người dùng truy cập cũng như không gian lưu trữ dữ liệu, gây khó khăn nếu như có nhiều hơn 2 người muốn sử dụng.
• Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển và mở rộng quy mô thì phần mềm miễn phí sẽ không còn phù hợp vì không đủ tính năng.
• Khả năng bảo mật, lưu trữ dữ liệu thấp khiến thông tin về nhân sự cũng như khách hàng có thể bị lộ.
• Phần mềm miễn phí có thể chứa nhiều quảng cáo, mã độc, đồng thời bạn sẽ không nhận được bảo hành nếu bị lỗi.

Có thể thấy giải pháp này tồn tại cả ưu và nhược điểm, vậy nên bạn hãy cân nhắc và tìm hiểu thật kỹ để có thể đưa ra lựa chọn sử dụng phần mềm hợp lý nhất.

Lời khuyên khi chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

Vì trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm khác nhau, chất lượng cũng không giống nhau, vậy nên khi lựa chọn, bạn hãy chú ý:

Đừng bỏ lỡ

• Phần Mềm Quản Lý Kho Và Những Lợi Ích Tuyệt Vời Cho Doanh Nghiệp

• Tham khảo phần mềm cần có giao diện thân thiện, dễ nhìn, không quá rắc rối và sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt để ngay cả những người không quá am hiểu về công nghệ cũng dễ dàng làm quen, sử dụng.
• Nên chọn những giải pháp đến từ các nhà cung cấp uy tín, có tên tuổi trên thị trường và được review, đánh giá tốt.
• Chọn phần mềm phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, tránh dùng giải pháp quá nhiều tính năng nhưng không tận dụng hết.
• Việc chọn một nhà cung cấp có đội ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình, sẵn sàng sửa lỗi và chế độ bảo hành tốt cũng rất cần thiết.
• Nên chọn những giải pháp trong nước để dễ dàng nhận tư vấn, hướng dẫn cũng như hỗ trợ sửa chữa nếu cần.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ ngay từ khi ra đời đã nhận được nhiều đón nhật của các công ty. Có thể nói, với những tính năng và lợi ích kể trên, phần mềm đã giúp tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như chi phí. Đồng thời, giải pháp cũng hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc, gia tăng lợi nhuận trong kinh doanh.