Với các bệnh viện, nhà thuốc, kho dược đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên các đơn vị thường mắc phải các sai lầm trong quy trình quản lý kho dược, gây ra tình trạng thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân. Có một quy trình quản lý đơn giản, tối ưu thời gian và mang đến hiệu quả là vấn đề được nhiều người quan tâm hiện nay.

Quản lý nhà thuốc gặp phải những khó khăn gì?

Khi kinh doanh nhà thuốc, quản lý kho hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Lý do là bởi kho hàng là nơi lưu trữ, xuất – nhập các hàng hóa, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và lợi nhuận của một doanh nghiệp.

Quản lý kho dược tại bệnh viện, nhà thuốc cũng là một khâu quan trọng bởi nó quyết định đến kết quả kinh doanh của đơn vị. Tuy nhiên việc này hiện đang gặp phải một số khó khăn như sau:

• Khó khăn khi quản lý hạn sử dụng thuốc

Thuốc là sản phẩm có hạn sử dụng, bạn không thể quản lý được thời gian nhập hàng, hạn dùng và cũng không thể có chiến lược đẩy mạnh kinh doanh, bởi điều này còn phụ thuộc vào nhu cầu khám chữa bệnh. Ví dụ như loại thuốc nhập sau, hạn sử dụng dài lại hết trước và ngược lại, thuốc nhập sau, hạn dùng ngắn lại hết sau. Điều này sẽ gây giảm lợi nhuận và tăng chi phí cho nhà thuốc.

• Kiểm kê thiếu chặt chẽ

Tình trạng xảy ra nhiều ở các nhà thuốc là không thường xuyên kiểm kê kho thuốc, nếu có thực hiện kiểm tra thì cũng chỉ làm qua loa và thiếu chặt chẽ. Điều này khiến bạn không thể nắm bắt được tình hình kho thuốc như: Thuốc nào thiếu, thuốc nào gần hết cần bổ sung, thuốc nào dùng nhiều, thuốc nào sắp hết hạn,…

• Không chủ động nhập hàng

Bạn biết mặt hàng này còn trong kho, nhưng không biết số lượng chính xác là bao nhiêu. Bạn cũng không biết rằng dược nào sắp hết bởi không có sự báo cáo từ nhân viên. Điều này khiến bạn bối rối khi khách hàng hỏi, mất thời gian tìm kiếm và bỏ lỡ cơ hội bán hàng. Nhiều người không nghĩ đến vấn đề này và nghĩ rằng nó không ảnh hưởng, nhưng thực tế yếu tố này có thể làm giảm hiệu quả kinh doanh.

• Không tối ưu mức kho cần thiết

Các nhà thuốc, bệnh viện luôn mong muốn có nhiều mặt hàng để kinh doanh, tuy nhiên nếu nhập hàng liên tục mà không chú trọng đến hàng tồn tối thiểu, tối đa thì sẽ gây tồn nhiều. Điều này gây tăng chi phí lưu kho hay làm quay vòng vốn và giảm lợi nhuận.

• Không nắm được tình trạng dược phẩm tồn kho

Khi quản lý kho dược, nhiều người nghĩ rằng chỉ cần ghi chép đầy đủ số lượng bán ra, nhập vào là đủ. Tuy nhiên, khi bỏ vốn ra kinh doanh bạn cần phân hàng hóa thành nhiều nhóm, ví dụ: Nhóm hàng hóa có số lượng ít như giá trị cao, nhóm hàng hóa có số lượng và giá trị trung bình, nhóm mặt hàng có giá trị thấp và số lượng nhiều. Từ đó bạn sẽ biết được lợi nhuận mà chúng đem lại và có quyết định đầu tư, bán hàng chính xác.

• Gặp sự cố khi hàng hóa bị thất thoát

Các thất thoát thường đến từ nhiều nguyên nhân như: Quản lý chi phí đầu tư chưa tốt, sản phẩm quá hạn dùng, nhân viên kho có sự gian lận,… Nếu bạn không thường xuyên quản lý, kiểm kê hàng hóa thì sẽ không nắm được nguyên nhân và không có biện pháp khắc phục hợp lý, chính xác.

Những kỹ năng mà người quản lý kho dược cần có

Kỹ năng quản lý kho hàng rất cần thiết và bắt buộc phải có để nhân viên kho có thể nâng cao hiệu suất làm việc. 4 kỹ năng mà bất kỳ nhân viên kho dược nên có gồm:

• Kỹ năng lập phiếu xuất nhập kho, kỹ năng kiểm tra

Nhân viên kho dược có một nhiệm vụ vô cùng quan trọng đó là tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ liên quan đến xuất nhập, lưu chuyển hàng hóa. Vậy nên nhân viên cần phải hiểu biết, thành thạo kỹ năng kiểm tra để công việc được tiến hành một cách thuận lợi. Ngoài ra, am hiểu việc lập phiếu xuất nhập kho cũng rất tốt cho nhà thuốc và đối tác của bạn.

• Kỹ năng quản lý hàng hóa

Sắp xếp và quản lý hàng hóa trong kho tốt sẽ giúp tiết kiệm diện tích kho, tăng hiệu quả làm việc. Nhân viên kho cần am hiểu về cách thức sắp xếp dược phẩm, bảo quản những dược phẩm này ở nhiệt độ ra sao,… Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng dán nhãn hàng hóa hoặc thẻ kho để quản lý tốt hơn.

• Kỹ năng kiểm kho hàng nhanh, hiệu quả

Kiểm kho đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ cùng kỹ năng chuyên môn cao, đặc biệt là với những ai quản lý kho dược. Bạn cần nắm vững quy trình cũng như hoạt động cần có trong việc kiểm kho để có thể kiểm hàng tốt nhất, tránh những sai sót không đáng có. Việc kiểm kho hiệu quả không chỉ giúp đánh giá tình hình tiêu thụ mà còn giúp lên kế hoạch nhập thuốc phù hợp.

• Kỹ năng mềm

Khi thực hiện quản lý kho dược bạn cần làm việc với nhiều bộ phận khác nhau, vậy nên việc rèn luyện kỹ năng mềm, tích lũy kiến thức là rất cần thiết. Hãy lắng nghe, chủ động đối thoại với đồng nghiệp để hạn chế xung đột, lên kế hoạch cũng như học thêm về quản lý để có thể kiểm soát được công việc ở kho cũng như tại quầy thuốc. Kỹ năng mềm cũng đặc biệt quan trọng khi nhà thuốc mở rộng quy mô và bạn phải quản lý nhiều hơn.

Xem thêm

• 4 Cách Kinh Doanh Chuỗi Nhà Thuốc Và Những Vấn Đề Liên Quan

Quy định khi quản lý kho dược bạn cần biết

Việc sắp xếp, quản lý thuốc phải đảm bảo yêu cầu của quy chế, quy định hiện hành, đồng thời sắp xếp theo tính chất vật lý, hóa học của thuốc. Khi kinh doanh nhà thuốc online, bạn cũng cần nắm rõ những quy định về quản lý kho dược như sau.

Điều kiện bảo quản

Bảo quản thuốc rất quan trọng, nếu không sẽ ảnh hưởng đến tác dụng của thuốc và gây ra nhiều nguy hiểm cho sức khỏe con người.

• Với thuốc cần bảo quản ở nhiệt độ âm, từ 2 – 8 độ C thì cần có tủ lạnh, tủ âm.
• Những thuốc tránh ánh sáng nên bảo quản trong tủ kín.
• Thuốc dễ bay hơi, dễ phân hủy bảo quản tại những nơi thoáng mát.
• Thuốc dễ cháy, có mùi nên để tách riêng, tránh xa nguồn nhiệt, điện và các mặt hàng khác.
• Các thuốc không có yêu cầu đặc biệt thì bảo quản ở nhiệt độ phòng tại tủ, kệ, tránh mưa, nắng, ánh sáng mặt trời.

Các kỹ thuật bảo quản thuốc trong kho

Để đảm bảo chất lượng thuốc, hạn chế tình trạng mất thuốc, bạn chú ý:

• Thường xuyên theo dõi nhiệt độ, độ ẩm trong kho và điều chỉnh lại theo đúng quy định. Nên ghi nhớ nhiệt độ phòng là <25 độ C và độ ẩm là <75%.
• Trang bị đầy đủ tủ lạnh, tủ ấm để chủ động khi có yêu cầu bảo quản đặc biệt. Thường xuyên theo dõi và đảm bảo nhiệt độ là 2 – 8 độ C.
• Thường xuyên vệ sinh kho, kiểm tra khô, tránh để côn trùng, nấm mốc xuất hiện và gây hư hại thuốc.
• Nên trang bị camera tại một số vị trí để phòng ngừa mất cắp và nên có biện pháp phòng tránh cháy nổ, bão lũ.

Kiểm soát chất lượng thuốc trong kho

Thuốc để trong kho có thể gặp vấn đề về chất lượng, đòi hỏi bạn cần phải kiểm tra chất lượng hàng hóa thường xuyên. Dù là kho thuốc của bệnh viện hay của nhà thuốc, phòng khám thì việc kiểm tra chất lượng là vô cùng cần thiết.

• Kiểm kê 1 lần 1 tháng với những kho hóa chất, vật tư tiêu hao và 1 tuần/lần với kho thuốc thường, 1 ngày/lần với kho thuốc gây nghiện. Sau khi kiểm tra cần đối chiếu số lượng, làm báo cáo và tìm ra nguyên nhân thừa thiếu (nếu có) để báo cáo định kỳ.
• Kiểm tra điều kiện bảo quản các thuốc theo quy định của nhà sản xuất và nếu có thông tin về sự thay đổi thì cần sắp xếp lại theo đúng quy định.
• Theo dõi hạn dùng với những thuốc có thời gian sử dụng ngắn và thống kê, làm báo cáo với quản lý, cấp trên để được xử lý.

Kinh nghiệm quản lý kho dược đơn giản, hiệu quả

Quản lý kho hàng không chỉ đơn giản là xuất – nhập hàng hóa, nó đòi hỏi bạn cần có kỹ năng phân tích, đánh giá, nên mua những gì, mua khi nào, số lượng ra sao. Bạn cũng cần theo dõi hàng tồn kho và biết cách duy trì mức độ tồn kho tối ưu nhất, tốt nhất cho nhà thuốc

Dưới đây là một số kinh nghiệm quản lý kho dược giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức cũng như chi phí, nhân lực.

Thiết lập kho ở khu vực dễ theo dõi

Sẽ có nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm kê hàng hóa nếu nhân viên không có đủ không gian, cơ sở vật chất phục vụ công việc. Bạn đừng cho họ một căn phòng nhỏ, không gian hẹp và không biết nhân viên của mình đang làm gì.

Hãy xây dựng kho ở vị trí dễ quan sát, thuận tiện trong việc giao nhận hàng hóa. Việc làm này sẽ giúp bệnh viện, nhà thuốc giảm thiểu tối đa rủi ro, tránh lãng phí về thời gian cũng như tiền bạc.

Sắp xếp các loại thuốc trong kho một cách khoa học

Các loại thuốc được sắp xếp khoa học sẽ giúp tối ưu thời gian tìm kiếm, vận chuyển, quy trình xuất nhập kho được tiến hành nhanh hơn, nhờ đó mà thời gian, công sức cũng được tiết kiệm. Vậy nên ngay từ khi mở nhà thuốc, bạn hãy thiết kế, sắp xếp tủ thuốc sao cho phù hợp.

Đọc thêm

• Quy Trình Mở Nhà Thuốc Cho Người Mới Chi Tiết và Đầy Đủ Nhất

Bạn hãy sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa học để tiết kiệm diện tích kho bãi, tăng năng suất lao động, việc quản lý, kiểm soát chất lượng cũng thuận tiện và dễ dàng hơn. Một số gợi ý cho bạn trong cách sắp xếp, quản lý hàng hóa trong kho như sau:

• Những thuốc dùng thường xuyên và có số lượng lớn nên để ở gần cửa ra vào và ngược lại.
• Sử dụng các chỉ dẫn hàng hóa để dễ dàng nhận diện được các thuốc theo mã hàng, tên hàng hoặc ngày nhập hàng.
• Lập sơ đồ kho và dán nhãn vị trí của từng ô trong kệ, nếu có thay đổi thì cập nhật ngay ở trên sơ đồ kho.

Nguyên tắc nhập trước – xuất trước

Đây là nguyên tắc quan trọng trong quản lý kho hàng. Tuy nhiên đối với ngành y tế, quy tắc này có thể không còn quá chính xác bởi nó còn phụ thuộc nhiều vào nhu cầu khám chữa bệnh. Tuy nhiên, người quản lý cũng nên chú ý mặt hàng nào được nhập trước thì hãy cố gắng xuất trước để tránh tình trạng thuốc hư hỏng, hết hạn.

Để thiết lập được hệ thống quản lý xuất trước – nhập trước, nhân viên cần sắp xếp nhà kho hợp lý. Các thuốc mới để phía sau, thuốc cũ để phía trước, điều này tránh gây nhầm lẫn và không để lô hàng cũ bị bỏ lại phía sau.

Thiết lập mức tồn kho tối ưu

Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa luôn duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu dùng phát sinh. Đồng thời nó cũng giúp duy trì hoạt động kinh doanh của nhà thuốc diễn ra liên tục, tránh bị gián đoạn.

Nếu nhà thuốc chỉ nhập hàng đơn thuần mà không có kế hoạch tính toán, chuẩn bị lượng thuốc cần thiết trong kho để đối phó với những tình huống đột xuất thì sẽ bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh. Nhưng nếu mức tồn kho quá lớn sẽ gây ra nhiều thiệt hại. Vậy nên nhân viên cần tính toán, phân tích để thiết lập được mức tồn kho tối ưu.

Cách xác định mức tồn kho tối ưu sẽ căn cứ vào những tiêu chí như sau:

• Lượng tồn kho thực tế.
• Tình hình thời tiết (bởi mỗi mùa sẽ có những bệnh nổi trội).
• Tình hình cung cấp thuốc của các nhà cung cấp.
• Tình hình tiêu thụ.

Thực tế thì định mức tồn kho có thể thay đổi theo thời gian nên bạn cần kiểm tra hàng tuần, hàng tháng, hàng năm để biết được mức độ phù hợp với nhà thuốc và có chiến lược điều chỉnh phù hợp.

Lưu mã vạch toàn bộ dược trong kho

Việc lưu mã vạch cho hàng hóa sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, đồng thời dễ dàng quản lý tình trạng hàng tồn trong kho. Bạn có thể dùng excel và nhập tay mã vạch hoặc dùng các phần mềm quản lý kho để dễ thực hiện hơn. Một sản phẩm được đánh mã vạch sẽ giúp nhà thuốc tránh được sai sót, thất thoát hàng hóa.

Kiểm soát quy trình xuất kho

Với những nhà thuốc có bán online, ngay khi chốt đơn và chuyển sang công đoạn đóng gói, việc xuất hàng cần được kiểm soát chặt chẽ để tránh những rủi ro không đáng có. Nhân viên cũng cần kiểm tra chất lượng, rà soát mọi thứ để đảm bảo không có bất kỳ khó khăn nào khi hàng hóa di chuyển.

Quản lý kho dược bằng cách kiểm kho định kỳ

Kiểm kê kho nên thực hiện từ 3 – 6 tháng một lần để xác định được số lượng, chất lượng dược phẩm. Các hình thức kiểm kho gồm:

• Kiểm kê thực tế

Kiểm kê thực tế là kiểm kê toàn bộ hàng hóa trong kho cùng lúc. Nhiều nhà thuốc chỉ kiểm kho vào cuối năm nhưng thực tế điều này khá rắc rối và tốn thời gian. Chưa kể nếu như phát hiện sai sót thì rất khó để biết được thời gian xảy ra và quy trách nhiệm.

• Kiểm tra tại chỗ

Bạn có thể kiểm tra thường xuyên tại chỗ trong năm. Bạn hãy lựa chọn một dược phẩm bất kỳ và đối chiếu với số lượng trong sổ sách cùng số lượng trên thực tế để xem có trùng nhau hay không. Kiểm tra tại chỗ nên được thực hiện đột xuất mới có hiệu quả.

• Kiểm kê theo chu kỳ

Kiểm tra theo chu kỳ sẽ được thực hiện theo tuần, tháng và quý. Đối với mỗi sản phẩm, chu kỳ kiểm kê sẽ được thực hiện theo nguyên tắc riêng, nhưng nguyên tắc chung là thuốc nào có giá trị cao, tần suất dùng nhiều thì sẽ kiểm tra thường xuyên hơn.

Có kế hoạch dự phòng

Có rất nhiều vấn đề xảy ra trong quá trình quản lý kho dược và những vấn đề này đôi khi sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Bạn cần lường trước tất cả những trường hợp có thể xảy ra để có biện pháp ứng phó kịp thời và hạn chế những rủi ro đối với nhà thuốc.

Những vấn đề dễ gặp như:

• Doanh số bán hàng tăng nhanh và bạn không có đủ dược để cung cấp cho khách hàng.
• Thiếu hụt dòng tiền và không có đủ vốn nhập hàng.
• Kho hàng không đủ chỗ chứa.
• Nhầm lẫn khi tính toán gây thiếu hàng, thừa hàng.
• Nguồn cung cấp thuốc ngưng cung ứng mà không báo trước.
• Nhà sản xuất không đáp ứng đủ các loại thuốc để nhà thuốc kinh doanh.

Ưu tiên theo quy tắc ABC

Có những dược phẩm cần được ưu tiên hơn và để biết được sản phẩm nào cần được quan tâm ở mức độ cao thì nhân viên kho nên phân tích, đánh giá theo 3 nhóm ABC như sau:

• A: Các loại thuốc có giá trị cao nhưng tần suất bán chậm.
• B: Những dược phẩm có giá trị vừa phải với tần suất bán ra trung bình.
• C: Những thuốc có giá trị thấp nhưng tần suất bán ra cao.

Những sản phẩm ở nhóm A đòi hỏi sự quan tâm nhiều vì nó ảnh hưởng đến tài chính của nhà thuốc. Trong khi đó, thuốc nhóm C cần giảm tải và nhóm B sẽ cần sự quan tâm ở mức độ vừa phải.

Dự báo chính xác khi quản lý kho dược

Một trong những cách để tạo nên một quản lý kho dược tốt chính là họ biết dự báo được nhu cầu của khách hàng, thị trường. Điều quan trọng nhất là không được sai lầm nhưng điều này khá khó bởi có rất nhiều yếu tố tác  động đến dự đoán và nó làm giảm độ chính xác của kết quả.

Một số vấn đề mà bạn cần quan tâm khi đưa ra những dự báo về nhu cầu của khách hàng:

• Doanh thu cùng kỳ năm ngoái.
• Thời tiết, tình hình dịch bệnh theo mùa.
• Tốc độ tăng trưởng trong năm.
• Kế hoạch chi tiêu cho quảng cáo nếu cần.

Dựa trên những yếu tố này, bạn có thể đưa ra được dự toán chính xác về thị trường để có kế hoạch nhập kho, quản lý kho phù hợp nhất.

Quản lý kho dược bằng thẻ kho

Nếu kho hàng luôn có sự biến động về số lượng thì vấn đề quản lý không hề đơn giản, phải có kỹ thuật và cách sắp xếp phù hợp để hoạt động kinh doanh diễn ra thông suốt. Người quản lý kho cần làm tốt nhiệm vụ của mình và lưu ý một số vấn đề sau đây:

• Sắp xếp kho theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước, với hàng hòa là thuốc, dược phẩm thì càng phải chú ý điều này.
• Mỗi loại hàng hóa nên có một thẻ kho được nhân viên thường xuyên cập nhật số liệu. Nó giúp theo dõi số lượng nhập vào, xuất ra hay còn tồn của hàng hóa. Việc dùng thẻ kho nên dựa vào mẫu theo tiêu chuẩn của Bộ Tài chính.
• Tìm kiếm người mà bạn tin tưởng và giao việc quản lý kho, kiểm kho, nhắc nhở mọi người có thói quen dùng thẻ kho trong công việc.

Dán nhãn kho hàng

Nếu kho hàng còn loại thuốc nào chưa được dán nhãn thì hãy tiến hành ngay. Việc dán nhãn sẽ giúp phân loại và tìm kiếm dễ hơn, quản lý được hàng tồn kho chính. Đây còn được biết đến là phương pháp quản lý kho bằng mã vạch.

Quy trình thực hiện:

• Nhân viên kho lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho dưới sự hỗ trợ của máy quét.
• Thông tin được đưa vào máy tính để tạo phiếu nhập kho.
• Hàng hóa lúc này sẽ được quản lý thông qua mã vạch trên bao bì.

Ứng dụng phần mềm quản lý kho dược

Phần mềm quản lý kho dược chính là trợ thủ đắc lực cho người quản lý kho dược trong thời đại 4.0 hiện nay. Với sự hỗ trợ của phần mềm, mọi công việc liên quan đến kho thuốc đều được giải quyết một cách dễ dàng, minh bạch và nhanh chóng.

Ứng dụng phần mềm quản lý kho dược cũng là giải pháp hữu hiệu để các ngăn chặn những rủi ro, thất thoát cho doanh nghiệp, giảm tải áp lực cho người quản lý kho và đặc biệt là tiết kiệm được thời gian cũng như tối ưu được một khoản chi phí đáng kể để chi trả cho nhân sự.

Để có thể dễ dàng quản lý và giải quyết mọi vấn đề liên quan đến kho dược, nhiều Bệnh viện, phòng khám, nhà thuốc hiện nay đã và đang tìm đến phần mềm quản lý khoa dược hiệu quả WeUp ERP For Healthcare.

WeUp ERP For Healthcare là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam được nghiên cứu và phát triển cho lĩnh vực Y tế, Sức khỏe. Phần mềm này cho phép các bệnh viện, phòng khám quản lý tất cả mọi hoạt động từ tiếp đón, thăm khám, điều trị, chăm sóc khách hàng, bán hàng, quản lý nhân sự – tính lương, quản lý tài chính – kế toán …vv. Trong đó, Quản lý kho dược là một phân hệ của phần mềm WeUp ERP For Healthcare, song nó lại đem đến những hiệu quả đáng kinh ngạc, hơn cả một phần mềm quản lý kho dược chuyên biệt thông thường.

WeUp ERP For Healthcare hỗ trợ đắc lực cho người quản lý kho, giúp người quản lý kho có thể dễ dàng giải quyết mọi vấn đề một cách nhanh chóng bằng cách: Tối ưu quy trình, rút ngắn thời gian làm việc, tự động hóa các thao tác, cắt giảm các chi phí hoạt động, nâng cao năng lực làm việc cho nhân sự, tăng hiệu suất hiệu quả cho nhà thuốc, bệnh viện, phòng khám.

Để làm được những điều trên, phần mềm quản lý kho dược WeUp ERP For Healthcare đã được WeUp thiết kế cho hàng loạt các tính năng như:

• Quản lý danh mục sản phẩm 

Quản lý kho dược là một hoạt động hết sức phức tạp và được diễn ra một cách liên tục. Người quản lý kho bắt buộc phải nắm được những danh mục hàng hóa và thậm chí là phải nắm được chính xác số lượng hàng hóa trong kho. Tuy nhiên, làm thế nào để có thể ghi nhớ được hàng trăm, thậm chí là vài trăm danh mục sản phẩm trong kho. Chưa kể các danh mục sản phẩm còn liên tục biến động do hoạt động xuất – nhập sản phẩm.

Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho ERP For Healthcare, người quản lý kho không còn phải đau đầu ghi nhớ các danh mục. Thay vì thế, chỉ với một thao tác tìm kiếm đơn giản, người quản lý kho đã dễ dàng biết được trong kho dược của mình hiện có bao nhiêu danh mục sản phẩm, những danh phục sản phẩm nào đang hoạt động và số lượng sản phẩm trong từng danh mục đó còn bao nhiêu.

Nhờ tính năng này mà những người quản lý kho có thể dễ dàng nắm bắt và giám sát danh mục sản phẩm, hàng hóa trong kho. Ngăn chặn tình trạng thất thoát hàng hóa. Vừa mình bạch trong quản lý, vừa giúp quá trình quản lý và vận hành được diễn ra nhanh chóng lại tiết kiệm được thời gian và chi phí. Những lợi ích và vai trò của phần mềm WeUp ERP For Healthcare là hoàn toàn không thể phủ nhận trong công tác quản lý kho vận.

• Quản lý xuất – nhập tồn tự động, chính xác

Với ERP For Healthcare, mọi quá trình nhập – xuất hàng hóa đều được tự động đồng bộ trên hệ thống. Điều này cũng có nghĩa là mọi thao tác nhập liệu thủ công, tốn nhiều thời gian, nguồn lực và dễ sai sót đã được loại bỏ.

Bên cạnh đó, toàn bộ quá trình nhập – xuất hàng hóa đều được ghi vết trên phần mềm. Chính vì vậy dễ dàng truy xuất và phát hiện vấn đề khi có sai số xảy ra. Ngoài ra, xuất – nhập tồn tự động cũng giúp người quản lý kho dễ dàng nắm bắt được số lượng sản phẩm đã xuất – nhập và số lượng sản phẩm thực tế trong kho vào một thời điểm bất kỳ.

• Quản lý hạn dùng của các lô hàng chính xác

Các phần mềm có thể quản lý chính xác từng lô hàng theo hạn sử dụng, giúp nhà thuốc có kế hoạch kinh doanh phù hợp. Bạn sẽ không cần dùng sổ sách, giấy tờ hay dùng file excel để quản lý, mà tất cả sẽ được lưu trữ trong một phần mềm hiện đại.

Bạn có thể lưu trữ toàn bộ thuốc theo: tên sản phẩm, hình ảnh, giá tiền, công dụng, hạn dùng,… Việc quản lý lô và hạn sử dụng sẽ giúp người quản lý kho biết chính xác sản phẩm nào sắp hết hạn, sản phẩm nào tồn nhiều cần phải xử lý gấp. Từ đó hạn chế được tình tạng thất thoát do thuốc hết hạn phải hủy bỏ. 

• Kiểm kê kho dễ dàng, chính xác

Kiểm kê luôn là nỗi ám ảnh của nhiều quản lý kho. Tuy nhiên đó là với cách thức quản lý kho dược thủ công trước đây. Với phần mềm quản lý kho dược WeUp ERP For Healthcare mọi quá trình kiểm kê đều được tiến hành tự động trên hệ thống.

Chỉ với thao tác xuất báo cáo tự động, tất cả số lượng hàng hóa  xuất – nhập – tồn đã được thống kê và hiển thị trên màn hình. Lúc này nhân viên quản lý kho chỉ cần kiểm tra số lượng hàng hóa, sản phẩm thực tế trong kho xem có khớp với số lượng trên hệ thống hay không là công đoạn kiểm kê đã được hoàn tất.

Khác với các phương pháp quản lý kho thủ công, với WeUp ERP For Healthcare, người quản lý kho không chỉ quản lý kho theo tháng, quý mà còn dễ dàng kiểm kê theo từng ngày. Thậm chí là có thể kiểm kê bất chợt vào một thời điểm nào đó mà họ cảm thất cần thiết. Từ đó không xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa, gây thiệt hại về kinh tế cho công ty

• Báo cáo thông minh, trực quan và chi tiết

Các báo cáo liên quan đến doanh thu hàng tháng, hàng tuần được hệ thống chính xác và nhanh chóng bằng con số và biểu đồ trực quan chỉ sau vài thao tác click chuột. Điều mà phương pháp quản lý cũ phải mất vài giờ thậm chí là cả ngày trời mới có thể tổng hợp được.

Báo cáo kịp thời, chính xác không những giúp chủ nhà thuốc, phòng khám và bệnh viện có thể nắm rõ được tình hình hoạt động của kho thuốc mà còn giúp kịp thời phát hiện các vấn đề và xử lý kịp thời, hiệu quả khi có vấn đề gì xảy ra. Từ đó giảm thiểu những rủi ro không đáng có cho doanh nghiệp. 

• Tính năng cảnh báo và nhắc nhở

Một trong những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý kho dược WeUp ERP For Healthcare khiến nhiều nhà thuốc, bệnh viện và phòng khám lựa chọn đó chính là được trang bị tính năng cảnh báo và nhắc nhở.

Khi kho thuốc xuất hiện các vấn đề sai số liệu nhập – xuất – tồn hay sắp hết hàng, sản phẩm sắp hết hạn, sản phẩm tồn đọng quá nhiều. Lúc này hệ thống sẽ liên tục gửi cảnh báo đến những người dùng liên quan. Chính nhờ được nhắc nhở và thông báo, người quản lý kho thuốc lúc này sẽ dễ dàng nắm bắt vấn đề đang gặp phải trong kho. Từ đó đưa ra những giải pháp xử lý kịp thời. Thực tế đã có rất nhiều bệnh viện, phòng khám, nhà thuốc trong quá trình sử dụng đã thành công khắc khắc phục được những sự cố kho vận nhờ tính năng nhắc nhở và cảnh báo của phần mềm này. Từ đó giúp đơn vị mình giảm được một khoản kinh phí đáng kể do khắc phục sự cố kịp thời.

• Tính năng đặt lịch sản xuất tự động

Đây là một tính năng đặc biệt quan trọng với bộ phận quản lý kho thuốc. Tính năng đặt lịch sản xuất tự động đã giúp nhà thuốc, bệnh viện và các phòng khám tránh được tình trạng bị hết thuốc, không còn thuốc để giao kịp thời cho khách hàng.

Có thể khẳng định tính năng đặt lịch sản xuất tự động là vô cùng quan trọng và cần thiết đối với bộ phận quản lý kho dược. Bởi khi quản lý đến vài trăm danh mục sản phẩm, khối lượng công việc lớn, các hoạt động xuất – nhập được thực hiện liên tục khiến người quản lý kho không khỏi có những lúc không kiểm soát được chính xác số lượng hàng hóa. Từ đó không có kế hoạch sản xuất và nhập thuốc phù hợp. Điều này khó tránh khỏi tình trạng hết thuốc và không đủ thuốc giao cho người bệnh.

Với sự hỗ trợ của WeUp ERP For Healthcare, người quản lý kho dược hoàn toàn không cần lo lắng về vân đề thiết thuốc, hết thuốc khi không may quên đặt lệnh sản xuất. Bởi khi lượng dược phẩm bất kỳ trong kho giảm xuống đến một mức nhất định, bên cạnh việc gửi đi hệ thống cảnh báo, tính năng đặt lịch sản xuất tự động cũng sẽ được kích hoạt và gửi đi yêu cầu sản xuất cho cá bên liên quan theo những thông tin, dữ liệu đã được cài đặt sẵn trước đó. Đây cũng là lý do các nhà thuốc không bao giờ phải lo lắng về vấn đề hết thuốc hoặc khan hiếm một số loại thuốc khi ứng dụng phần mềm WeUp ERP For Healthare.

Bên cạnh tính năng đặt lịch sản xuất tự động, WeUp ERP For Healthcare còn giúp nhà thuốc tìm được nhà cung cấp với chi phí tốt nhất bằng cách gửi cùng lúc yêu cầu báo giá đến những đối tác đã được cài đặt sẵn trên hệ thống. Đây là căn cứ quan trọng để người quản lý và chủ doanh nghiệp có thể so sánh và tìm cho mình đối tác cung cấp sản phẩm với chi phí và chất lượng tốt nhất.

Loại bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công, rườm rà, kém hiệu quả. Mang đến mọt quy trình làm việc bài bản và tối ưu. Giúp người quản lý dễ dàng quản lý, giám sát và điều phối công việc. Làm việc dễ dàng hơn, hiệu suất cao hơn, hiệu quả đột phá hơn.

Không cần đến trực tiếp nơi làm việc vẫn có thể dễ dàng quản lý từ xa thông qua các thiết bị thông minh như: laptop, điện thoại, máy tính bảng… Dễ dàng trích xuất báo cáo để kiểm tra tổng quan về số lượng hàng hóa và tình hình hoạt động thực tế của kho hàng.

Với những ưu điểm trên, phần mềm quản lý kho dược WeUp ERP For Healthcare đã và đang chinh phục được rất nhiều nhà thuốc, bệnh viện, phòng khám, quầy thuốc và những người làm quản lý kho thuốc. Thậm chí có rất  nhiều chủ doanh nghiệp, người quản lý kho thuốc sau khi sử dụng và thấy được tính ưu việt của phần mềm đã không ngần ngại giới thiệu cho bạn bè, người thân và đối tác sử dụng.

Trong tháng này, WeUp Group đang triển khai chương trình khuyến mãi tri ân khách hàng, tất cả các khách hàng khi đăng ký sử dụng phần mềm quản lý WeUp ERP For Healthcare đều có cơ hội nhận ngay 1 phần quà hấp dẫn lên đến 30.000.000 triệu đồng. Phần quà bao gồm:

• Tặng gói tư vấn Chuyển đổi số Doanh nghiệp trị giá 10.000.000 đồng

• Tặng gói thiết kế Chuẩn hóa Quy trình Doanh nghiệp trị giá 20.000.000 đồng

Nâng cao hiệu quả quản lý kho dược ngay hôm nay với phần mềm WeUp ERP For Healthcare. Liên hệ ngay hôm nay đến hotline: 0822458899 để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí!

Quản lý kho dược khâu quan trọng trong quy trình quản lý bệnh viện, nhà thuốc. Nó không chỉ quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp bạn mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe, sự an toàn và tính mạng người dùng. Chính vì vậy cần đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Hơn nữa, quản lý kho dược khoa học và hiệu quả cũng chính là cách ngăn chặn nguy cơ thất thoát và gây ra những thiệt hại không đáng có cho nhà thuốc, bệnh viện. Vậy nên nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý kho thuốc đơn giản, dễ sử dụng, chính xác và hiệu quả cao thì có thể liên hệ ngay với WeUp để được tư vấn miễn phí phần mềm quản lý kho thuốc WeUp ERP For Healthcare cho doanh nghiệp mình.

CÔNG TY CP TRUYỀN THÔNG VÀ CÔNG NGHỆ WEUP

• Hotline:08 2245 8899
• Website: Weupgroup.vn
• Email: contact@weupgroup.vn
• Địa chỉ: Tầng 18, tòa nhà Viwaseen, số 48 Tố Hữu, phường Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội