Kinh Nghiệm Quản Lý Phòng Nha Thực Chiến Dành Cho Các Ông Chủ

Quản lý phòng nha là một trong những công việc không hề đơn giản, đòi hỏi người quản lý cần phải kết hợp rất nhiều kỹ năng và kiến thức trong lĩnh vực nha khoa, kinh doanh, marketing và quản trị nhân lực. Để giúp đơn vị của bạn nổi bật trong tâm trí khách hàng, dưới đây là những cách quản lý phòng khám nha khoa thực chiến đã được áp dụng thành công tại nhiều cơ sở khám chữa bệnh. Bạn có thể tham khảo, học hỏi và ứng dụng theo cách riêng của mình.

Những khó khăn trong quản lý phòng nha

Đa số các chủ phòng khám nha khoa tư nhân hiện nay đều là những người đã từng làm việc trong các bệnh viện lớn trên cả nước. Sau khi tích đủ kinh nghiệm, kĩ năng và kinh phí thì tách ra làm riêng và tự mở cho bạn mình một phòng khám tư nhân nhỏ. Với mong muốn bản thân có thể tự làm chủ, tạo thêm thu nhập đồng thời mang lại nhiều lợi ích cho người bệnh.

Nha khoa là một linh vực đòi hỏi rất nhiều kiến thức và kỹ năng quản lý
Nha khoa là một linh vực đòi hỏi rất nhiều kiến thức và kỹ năng quản lý

Tuy nhiên, để mở và quản lý phòng nha được hiệu quả, nhiều người chủ vẫn chưa lường trước được những khó khăn mà bản thân sẽ phải đối mặt khi bắt đầu mở phòng khám nha khoa. 

  • Khó khăn về chuyên môn: Mặc dù đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm và kỹ năng trong quá trình làm việc tại các bệnh viện lớn. Tuy nhiên khi trực tiếp khám cho bệnh nhân tại phòng khám thì bạn sẽ cực kì đau đầu khi có những căn bệnh bị biến tướng vượt ngoài chuyên môn của bạn.
  • Nhân viên không thực hiện đúng nhiệm vụ: Sẽ có những trường hợp nhân viên không hoàn thành đúng trách nhiệm của mình, đùn đẩy công việc, vượt quyền,… dẫn đến chất lượng công việc giảm suốt, thậm chí gây nên những hậu quả khôn lường.
  • Quản lý vật tư y tế: Các trang thiết bị, dụng cụ y tế nha khoa rất đa dạng, cần phải nhập khẩu nhiều từ nước ngoài. Nếu không được chuẩn bị sẵn sẽ khiến quá trình điều trị bị ngắt quãng, tốn thời gian chờ đợi của khách hàng.
  • Tiếp đón bệnh nhân: Khó khăn trong việc tiếp đón người bệnh. Bệnh nhân tới khám phải xếp hàng chờ đợi. Nhân viên tiếp đón không chu đáo. Chậm trễ so với thời gian hẹn khám đã đặt trước. Quá trình khám nha khoa cũng trải qua nhiều giai đoạn, dễ xảy ra sai sót trong quá trình điều trị cho người bệnh.
  • Quản lý thông tin: Dữ liệu thông tin hàng ngày hàng tháng của phòng khám nha khoa là rất lớn, gây khó khăn trong việc quản lý.
  • Quản lý thuốc: Việc quản lý thuốc gây ra rất nhiều khó khăn, phiền toái cho chủ phòng khám.
  • Quản lý báo cáo: Người chủ có thể gặp khó khăn trong việc kiểm tra các báo cáo, số liệu thống kê về bệnh nhân, số lượng thuốc đã dùng, nhân sự, doanh thu, dòng tiền thu chi, lợi nhuận hàng tuần, tháng, quý, năm…
Khó khăn trong việc quản lý thuốc và vật tư y tế
Khó khăn trong việc quản lý thuốc và vật tư y tế

Những kinh nghiệm quản lý phòng nha cực kỳ thành công bạn nên tham khảo

Quản lý phòng nha là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng sẽ dễ dàng hơn nếu bạn biết đến những mẹo hữu ích này. Dưới đây là tổng hợp 12 kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa đã được nhiều đơn vị áp dụng thành công. Bạn có thể tham khảo để tìm được hướng đi mới tốt hơn cho phòng khám của mình:

Thống nhất quan điểm giữa các đồng nghiệp

Trong quản lý phòng nha, cần phải có sự thống nhất giữa các phòng ban và các nhân viên với nhau, đặc biệt là giữa các bác sĩ nha khoa, phụ tá, nhân viên y tế trong việc lựa chọn liệu trình điều trị. Tất cả các nhân viên trong phòng khám nha khoa đều phải được đào tạo, đảm bảo hiểu rõ và đồng nhất giữa các thông tin lâm sàng cơ bản để cung cấp khi bệnh nhân yêu cầu. Điều này giúp chuẩn hóa trải nghiệm của bệnh nhân từ lúc họ đặt lịch hẹn, khám lâm sàng, điều trị và chăm sóc liên tục.

Có những phương pháp điều trị khá tốn kém và tốn nhiều thời gian, tiền bạc của người bệnh. Do đó các bác sĩ và nhân viên phải tư vấn một cách chuyên nghiệp, trung thực về quy trình điều trị. Điều này giúp tăng thêm niềm tin để khách hàng tin tưởng và quay lại với phòng khám.

Để tránh việc nhân viên vượt quyền, trốn tránh trách nhiệm hoặc đùn đẩy công việc cho nhau,… dẫn đến công việc hoàn thành không đảm bảo chất lượng, ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của phòng khám. Chủ phòng khám cần có những kỹ năng quản lý nhân viên một cách phù hợp, để công việc được hoạt động một cách thuận lợi hơn.

Quản lý khách hàng nha khoa

Để quản lý phòng nha được hiệu quả trước hết bạn phải quản lý tốt bệnh nhân của mình. Khách hàng là yếu tố quan trọng trong bất cứ lĩnh vực kinh doanh dịch vụ nào. Để biến khách hàng tiềm năm thành khách hàng, và để khách hàng quay trở lại sử dụng dịch vụ thêm nhiều lần nữa không phải là điều đơn giản. Nếu không có phương pháp quản lý người bệnh hiệu quả thì khả năng mất khách sẽ rất cao.

Để phòng khám vận hành hiệu quả, bạn cần quản lý tốt khách hàng của mình
Để phòng khám vận hành hiệu quả, bạn cần quản lý tốt khách hàng của mình

Tiếp nhận, cải thiện đánh giá từ khách hàng

Bệnh nhân là người trực tiếp đến khám và điều trị. Do đó chính họ mới là người có những đánh giá khách quan nhất về chất lượng dịch vụ tại phòng khám. Vì vậy, các thành viên trong phòng khám cần phải quan tâm, thăm hỏi bệnh nhân về mức độ hài lòng cũng như chất lượng dịch vụ của phòng khám để có những cải thiện tốt hơn.

Phần lớn, mọi người sẽ có xu hướng tin tưởng những lời đánh giá hoặc nhận xét của những người đã từng đến đây điều trị hơn là những mẹo tiếp thị của chính cơ sở nha khoa đó. Bệnh nhân khi đến với nha khoa của bạn một phần là được giới thiệu từ người quen, một phần là do tự tìm hiểu trên mạng xã hội. Vì vậy người quản lý phòng nha hãy tận dụng những đánh giá tích cực của bệnh nhân để tăng thêm sự tin cậy cho phòng khám của mình.

Bên cạnh đó, các trang mạng xã hội của phòng khám như website, fanpage facebook, youtube, tiktok,… cũng cần cung cấp thêm nhiều thông tin để hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.

Có thêm người đồng hành chất lượng cùng bác sĩ nha khoa

Đa phần các chủ phòng khám đều là những bác sĩ trưởng khoa, bác sĩ giỏi về chuyên môn nhưng lại không có kinh nghiệm về quản lý, kinh doanh phòng khám nha khoa. Do đó, phòng khám cần có ít nhất một người có kinh nghiệm trong việc quản lý, nắm được các bộ luật liên quan đến việc mở phòng khám nha khoa giúp mọi hoạt động của phòng khám được diễn ra suôn sẻ hơn.

Hãy lựa chọn một người đồng hành chất lượng để giúp bạn quản lý phòng nha được hiệu quả
Hãy lựa chọn một người đồng hành chất lượng để giúp bạn quản lý phòng nha được hiệu quả

Khi có thêm người hỗ trợ quản lý phòng khám, chủ phòng khám nha khoa sẽ có nhiều thời gian tập trung vào chuyên môn của mình hơn.

Sử dụng các phần mềm quản lý phòng khám nha khoa

Với những cách quản lý phòng khám nha thông thường, mọi người sẽ sử dụng trang tính Google Sheet hoặc Excel để quản lý thông tin vật tư, nguyên liệu, chi phí, thông tin bệnh nhân, liệu trình điều trị,… Tuy nhiên, với cách thức quản lý này, mọi hoạt động của phòng khám vẫn chưa được tối ưu, rất dễ xảy ra sai sót do mọi dữ liệu đều phải nhập thủ công, khó kiểm soát, không thể phân quyền cho từng người nên rất dễ thất thoát doanh thu hoặc bị những lộ thông tin quan trọng. 

Để giải quyết vấn đề này thì sự lựa chọn tốt nhất chính là cài đặt phần mềm quản lý phòng nha. Những phần mềm chuyên dụng này sẽ mang lại một số lợi ích nổi bật như:

  • Quản lý bệnh án của người bệnh một cách khoa học, giúp bác sĩ có thể theo dõi được tình trạng của bệnh nhân nhanh chóng và chính xác nhất. 
  • Quản lý lịch hẹn của bệnh nhân để phân chia ca trực cho từng bác sĩ một cách hợp lý.
  • Nhắc nhở bệnh nhân đến khám theo đúng lịch hẹn, tránh trường hợp người bệnh bị quên.
  • Quản lý vật tư tiêu hao chính xác, giúp chủ phòng khám có thể lựa chọn thời điểm nhập/xuất hàng phù hợp. 
  • Theo dõi doanh thu, công nợ của phòng khám, hỗ trợ in hóa đơn. 
  • Có tính năng chăm sóc khách hàng tự động, kịp thời gửi tin nhắn khuyến mãi và những thông tin cần thiết cho khách hàng. 
  • Kiểm soát hoạt động kinh doanh của phòng khám nha khoa ở mọi lúc mọi nơi. Chỉ cần bạn có thiết bị kết nối được với internet như điện thoại, máy tính,… là có thể theo dõi mọi hoạt động của phòng khám từ xa.
  • Tính toán tiền lương, tiền thưởng, tiền hoa hồng cho đội ngũ nhân viên, bác sĩ một cách nhanh gọn, chính xác. 
  • Phân quyền truy cập phần mềm quản lý phòng nha để những thông tin quan trọng được bảo mật tốt hơn.
  • Không còn phải quản lý dữ liệu thủ công, tiết kiệm thời gian, tăng năng suất vận hành. 

Tham khảo thêm: WeUp ERP For Healthcare – Phần mềm quản lý phòng khám được tin dùng nhất hiện nay

Đăng ký sử dụng phần mềm quản lý phòng khám WeUp ERP For Healthcare

Quản lý nhân sự thông minh

Ngành nha khoa nói riêng và bác sĩ nói chung là một ngày chảnh máu chất xám rất lớn. Hầu hết các nha sĩ, điều dưỡng, lễ tân làm việc tại các bệnh viện, phòng khám một thời gian rồi lại bị đối thủ cướp mất, hoặc ra riêng mở phòng khám mới là chuyện không còn xa lạ gì. Để sử dụng nhân sự một cách thông minh bạn cần phải có cách quản trị riêng.

Đào tạo nhân sự trẻ

Với những nhân sự trẻ đang làm việc ở các vị trí tiếp xúc thường xuyên với khách hàng, chủ phòng khám cần chú ý chú trọng vào công tác đào tạo. Các phòng khám nha khoa tiếp cận với khách hàng theo nhiều con đường, trao đổi với khách hàng bằng nhiều phương pháp khác nhau, bao gồm gọi điện thoại, gửi email, nhắn tin qua mạng xã hội… 

Trong đó đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, thân thiện, nhiệt tình, tôn trọng khách hàng sẽ lại yếu tố để khách hàng có thiện cảm, thường xuyên quay lại khám hoặc giới thiệu cho người thân, bạn bè đến với phòng khám của bạn. 

Đào tạo và quản lý nhân sự là công việc quan trọng trong quản lý phòng nha
Đào tạo và quản lý nhân sự là công việc quan trọng trong quản lý phòng nha

Ngược lại, nếu nhân viên làm việc thiếu chuyên nghiệp, trao đổi hời hợt, có thái độ không tốt trong quá trình liên hệ với khách hàng thì phòng khám của bạn rất dễ bị mất khách. Thậm chí, còn bị “bóc phốt” trên mạng, gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới uy tín của phòng khám.

Mọi chi tiết trong suốt quá trình tương tác với khách hàng và thăm khám tại phòng khám đều có thể mang tới những cơ hội để cải thiện hiệu quả kinh doanh. Vì vậy bạn hãy thường xuyên đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân sự nha khoa, từ nhân viên lễ tân tới các bác sĩ trong phòng khám, giúp họ trang bị những kỹ năng tích cực hơn.

Quản lý nhân sự có kinh nghiệm

Mặc dù rất tin tưởng nhân sự của mình nhưng bạn vẫn nên chú ý chế độ bảo mật thông tin khách hàng. Để phòng tránh rò rỉ dữ liệu hoặc bị cướp khách hàng, bạn nên lưu trữ hồ sơ bệnh án trên phần mềm và phân quyền chặt chẽ để những nhân viên không có phận sự cũng không thể xem được dữ liệu của người bệnh.

Ở góc độ là nhà quản lý phòng khám nha khoa, trong hoạt động thường ngày, bạn cũng cần nắm rõ được năng suất làm việc của từng nhân sự. Đặc biệt cần phải minh bạch những thông tin sau: 

  • Doanh thu theo các thủ thuật thực hiện.
  • Doanh thu theo bác sĩ.
  • Những thủ thuật điều trị được sử dụng nhiều nhất.
  • Thời gian điều trị trung bình của một bệnh nhân.

Có thể bạn quan tâm:

Cần có chế độ lương thưởng rõ ràng cho những nhân sự lâu năm
Cần có chế độ lương thưởng rõ ràng cho những nhân sự lâu năm

Trong quá trình quản lý phòng nha, sự rõ ràng và công bằng là yếu tố tiên quyết để tạo ra văn hóa làm việc văn minh, thúc đẩy các nhân sự làm việc và cống hiến. Những chỉ số về hiệu suất làm việc sẽ giúp người chủ có cơ sở để tạo cơ chế lương thưởng hợp lý, đánh giá chính xác năng lực làm việc của đội ngũ nhân sự. Một chế độ đãi ngộ tốt sẽ giúp cho nhân sự của bạn vận hành tốt và không bị xáo trộn.

Kể cả trong trường hợp có xảy ra những biến động không mong muốn, một chính sách lương thưởng hấp dẫn và công bằng cũng sẽ giúp bạn tuyển dụng nhân viên được dễ hơn. Với sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại, bạn sẽ có cơ sở dữ liệu để quản trị nhân sự của mình bền vững và hiệu quả.

Chuẩn hóa quy trình khám chữa bệnh của phòng khám

Sự khác biệt giữa một phòng khám nha khoa chuyên nghiệp và phòng khám không chuyên đó chính là tỷ lệ sai sót quá trình điều trị. Bí quyết để làm giảm sự sai sót trong quá trình quản lý phòng nha và tăng sự hài lòng cho khách hàng đó chính là đưa ra quy trình làm việc hợp lý.

Khi lập ra được một quy trình làm việc rõ ràng, bạn sẽ kiểm soát được mức độ làm việc của nhân viên, số lượng công việc mà họ giải quyết trong một ngày. Từ đó có thể tối ưu theo hướng tăng lên hoặc giảm đi các đầu việc, nhằm tháo gỡ những khúc mắc quan trọng.

Vì nhân sự chiếm một tỉ lệ lớn trong chi phí hoạt động của phòng khám nên việc thiết lập một quy trình làm việc rõ ràng và tiến hành đào tạo nhân sự theo quy trình đó là điều rất cần thiết. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Tối ưu hóa quy trình khám chữa bệnh

Bước 1: 

  • Xây dựng một quy trình riêng cho đội nhóm của mình bằng văn bản. 
  • Đối chiếu với quy trình chuẩn của Bộ Y Tế và thực tế của phòng khám để điều chỉnh sao cho phù hợp.
  • Phác thảo kịch bản hoạt động hàng ngày cho từng nhân sự. 
  • Ví dụ: Tiếp nhận thông tin khách hàng => Khám sơ bộ hoặc thực hiện xét nghiệm (nếu cần) => Chẩn đoán => Lên kế hoạch điều trị + Consent form => Điều trị => Lưu tiến trình điều trị => Lên phiếu thu, cập nhật thông tin khuyến mãi và hình thức thanh toán (nếu có) => In phiếu thu => Lưu trữ hồ sơ, đặt lịch hẹn tiếp theo.

Bước 2: 

  • Số hóa hồ sơ bệnh án, quy trình khám bệnh, cách xử lý các ca bệnh khó… làm kho tài liệu số để các nhân viên cũ/mới đều có thể dễ dàng tìm kiếm và tra cứu. 
  • Trực quan hóa quy trình bằng việc nhập liệu lên phần mềm để đảm bảo việc khám và điều trị luôn tuân theo đúng quy trình, nhằm giảm thiểu sai sót.  
  • Hãy nâng cao văn hóa đọc sách, nghiên cứu tài liệu như một chuẩn mực văn hóa của phòng khám mỗi khi có nhân viên mới.

Cung cấp các gói ưu đãi dịch vụ cho khách hàng một cách linh hoạt

Người bệnh rất thường quan tâm về giá cả và có tâm lý so sánh giá của 2 hoặc nhiều đơn vị dịch vụ trước khi quyết định có nên đến đó hay không. Hãy ghi nhớ điều này để cung cấp những gói dịch vụ với mức phí phù hợp hoặc những chương trình ưu đãi, giảm giá để khuyến khích khách hàng đến với phòng khám

Các khách hàng ngày nay rất bận rộn, một ngày truy cập internet của họ có thể tìm kiếm với vô vàng thông tin. Cũng chính vì vậy mà họ dễ dàng bỏ qua phòng  khám của bạn nếu như nó không có điểm gì nổi bật để thu hút khách hàng. Trừ khi, bạn có một ưu đãi khác biệt so với các chương trình khuyến mại giảm giá thông thường, nhiều khả năng họ sẽ để lại số điện thoại liên hệ cho phòng khám.

Bài đọc thêm:

Cung cấp các gói ưu đãi dịch vụ cho khách hàng
Cung cấp các gói ưu đãi dịch vụ cho khách hàng

Trong thời điểm dịch bệnh COVID-19 đang hoành hành, nhiều phòng khám áp dụng phương pháp phát hành thẻ khách hàng thân thiết với mức chiết khấu cao cho khách hàng cũ, nhằm tạo ra nguồn thu ổn định về tài chính khi chưa thể mở cửa trở lại. 

Bạn càng linh hoạt trong việc ứng dụng các chính sách ưu đãi thì phòng khám của bạn sẽ càng được nhiều bệnh nhân quan tâm hơn. Họ giải quyết được nhu cầu chăm sóc răng miệng với nhiều chính sách ưu đãi. Còn phòng khám của bạn thì có thêm doanh thu nhờ tăng số lượng bệnh nhân tới khám mỗi ngày.

Giảm thiểu tối đa các khoản lãng phí tiềm ẩn

Đối với ngành nha khoa, có tới 8 loại lãng phí, viết tắt là DOWNTIME:

  • Sản phẩm lỗi (Defects): Thiết bị bị rơi, vỡ, hỏng, X-quang phải chụp lại, lấy dấu lại…
  • Lãng phí sản xuất thừa (Overproduction): Làm hồ sơ quá sớm, chuẩn bị quá mức cần thiết.
  • Lãng phí thời gian chờ đợi (Waiting): Bệnh nhân phải chờ đợi bác sĩ hoặc ngược lại.
  • Lãng phí con người (Non-utilized people): Quản lý phòng nha không sử dụng đúng người, đúng vị trí.
  • Lãng phí vận chuyển (Transportation): Chuyển vật liệu hoặc bệnh nhân đến khu vực khác nhau của phòng khám.
  • Lãng phí tồn kho (Inventory): Tích lũy hàng tồn kho vô hình bao gồm những điều trị được lên kế hoạch nhưng chưa thực hiện, thiết bị đắt tiền không cần thiết…
  • Lãng phí thao tác/di chuyển (Motion): Phải đứng dậy nhiều lần trong một lần làm thủ thuật vì phải tìm kiếm dụng cụ hoặc không có những thiết bị cần thiết,…
  • Lãng phí trong vận hành quy trình (Extra-processing): Quy trình quá phức tạp, sắp xếp lịch hẹn chưa khoa học, hợp lý.

Người quản lý phòng nha phải nhìn nhận ra được hàng ngày các nhân viên của mình đang phải tốn thêm bao nhiêu thời gian cho từng thao tác trong phòng khám. Mỗi thao tác không tạo thêm giá trị cho bệnh nhân hoặc cho phòng khám đều được coi là một thao tác thừa, gây lãng phí và buộc phải cắt giảm. 

Đối với mỗi loại lãng phí, khi đã tìm ra được thì chắc chắn sẽ có phương pháp cải tiến. Ví dụ như: Để tránh gây lãng phí tồn kho (Inventory), bạn có thể xác định chính xác mức vật tư tiêu hao trên mỗi thủ thuật, tạo công thức tính trên phần mềm để theo dõi lượng hàng tồn kho mỗi ngày. Quản lý thông minh dựa trên những thông số cụ thể, kết hợp với sự hỗ trợ từ công nghệ hiện đại sẽ giúp bạn tối ưu chi phí quản lý phòng khám.

Lên kế hoạch marketing hiệu quả trong quản lý phòng nha 

Hiện nay, với sự phát triển không ngừng của mạng xã hội và internet, việc các bệnh nhân có quyết định lựa chọn dịch vụ tại phòng khám nha khoa của bạn hay không còn phụ thuộc nhiều vào các chiến dịch truyền thông của phòng khám. 

Để quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả, bạn cần xây dựng các chiến dịch marketing cẩn thận
Để quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả, bạn cần xây dựng các chiến dịch marketing cẩn thận

Một chiến lược marketing nha khoa hiệu quả không chỉ giúp xây dựng được thương hiệu nha khoa vững mạnh, mà còn thúc đẩy tăng doanh số phòng khám, giúp thu hút thêm được nhiều khách hàng mới. Tuy nhiên trong quá trình xây dựng kế hoạch và thực hiện chủ phòng khám cần lưu ý những vấn đề sau: 

  • Thu hút khách hàng mục tiêu thông qua việc truyền thông trên các trang mạng xã hội. Tận dụng các kênh như facebook, google, email… để tạo sự tương tác, gắn bó giữa khách hàng và thương hiệu, từ đó có thể xây dựng được tệp khách hàng thân thiết. 
  • Nếu bạn đầu tư vào việc phát triển SEO, hãy cài phần mềm giúp giải đáp các câu hỏi về nha khoa. Qua đó tăng độ uy tín cho phòng khám. Tạo và tối ưu tài khoản Google My Business kèm theo những đánh giá, review tốt của khách hàng, trang web của bạn sẽ được tăng độ uy tín và dần lên top.
  • Hãy khai thác triệt để kênh TikTok, làm những video ngắn thú vị để quảng bá dịch vụ của bạn. Đồng thời chia sẻ cho khách hàng những nội dung hữu ích về cách chăm sóc sức khỏe răng miệng, lời khuyên cho khách hàng khi họ gặp vấn đề khác liên quan…

Hãy nhớ rằng, mỗi chiến dịch, mỗi kế hoạch marketing của bạn đều nhằm mục đích giúp phòng khám có thêm khách hàng, gia tăng được doanh thu và củng cố thêm được thương hiệu.

Chú ý tới việc quản lý lịch hẹn của người bệnh

Sau khi đã thực hiện xong kế hoạch marketing phòng khám thì khâu đón tiếp và lên lịch hẹn với khách hàng cũng là bước quan trọng tiếp theo để quyết định khách hàng có ở lại với bạn hay không. Sắp xếp lịch chuyên nghiệp cũng là cơ hội để thể hiện sự chuyên nghiệp của phòng khám và kéo khách trở lại nhiều lần hơn. 

Tuy nhiên trên thực tế có rất nhiều đơn vị nha khoa chưa ý thức được tầm quan trọng của việc quản lý lịch hẹn. Trong quá trình đón tiếp bệnh nhân vẫn xảy ra rất nhiều vấn đề như:

  • Hẹn khách nhưng khách không đến, lại phải note lại để sau đó hẹn lịch ngày khác.
  • Hẹn khách, nhưng khách đến trễ, xếp giờ không phù hợp khiến những khách khác phải chờ đợi.
  • Hẹn khách nhưng không nắm được những khách nào đã lâu không quay lại để kịp thời gọi điện chăm sóc.
  • Hẹn khách đến đúng giờ nhưng bác sĩ lại có việc bận khiến bệnh nhân phải chờ đợi.

Việc ghi chép lịch hẹn bằng giấy hoặc Excel chắc chắn sẽ gây ra những sai sót nhất định khiến phòng khám mất điểm trong mắt khách hàng. Bạn có thể tự kiểm tra xem cách quản lý lịch hẹn tại phòng khám nha khoa của mình đã đáp ứng được yêu cầu hay chưa.

Quản lý lịch hẹn của người bệnh một cách chi tiết, cẩn thận
Quản lý lịch hẹn của người bệnh một cách chi tiết, cẩn thận

Để quản lý lịch hẹn hiệu quả, kinh nghiệm của nhiều phòng khám thường sử dụng đó là:

  • Đào tạo nhân viên dùng các ứng dụng nhắc lịch tự động qua Zalo, SMS để giảm tình trạng bệnh nhân đến trễ giờ hoặc quên lịch hẹn.
  • Đào tạo nhân viên nhận biết được bệnh nhân nào đang chờ đợi lâu để có biện pháp xoa dịu kịp thời, nhằm giải quyết tình được trạng khách nóng giận bỏ về vì chờ quá lâu.
  • Nhân viên cần có kỹ năng quản lý giờ giấc cụ thể để xác định 1 ca khám bệnh kéo dài trong bao lâu. Từ đó có thể xếp lịch hoặc thông báo tới những bệnh nhân khác qua các note thông tin nhanh trên phần mềm hỗ trợ.

Rõ ràng, việc quản lý lịch hẹn không chỉ có ý nghĩa làm giảm bớt tình trạng lãng phí thời gian trong nha khoa, mà còn giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho phòng khám, tăng năng suất điều trị giúp người bệnh cảm thấy hài lòng hơn. 

Đặc biệt, nhiều công cụ hiện nay còn hiển thị đầy đủ các chỉ số quan trọng trong lịch hẹn, giúp phòng khám kiểm soát tốt lịch hẹn với khách hàng như:

  • Danh sách bệnh nhân bỏ hẹn hoặc hẹn lại lịch. 
  • Tỷ lệ khách mới, khách khám định kỳ, khách bỏ hẹn sau buổi đầu.
  • Khách hàng không quay trở lại sau 6 tháng.
  • Thời gian chờ trung bình của bệnh nhân… 

Chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị

Hãy luôn chuẩn bị sẵn sàng cho mọi bệnh nhân ngay khi họ bước vào cửa phòng khám của bạn. Đặc biệt là những bệnh nhân tiềm năng, những người đã đặt lịch hẹn từ trước và yêu cầu thực hiện các phương pháp điều trị đắt tiền. Nếu phòng khám của bạn có các thiết bị, vật tư dự trữ sẵn, bạn có thể sắp xếp mọi thứ một cách linh hoạt và chuyên nghiệp hơn khi làm việc với bệnh nhân. 

Chuẩn bị đầy đủ vật tư y tế cũng là cách giúp quản lý phòng nha được hiệu quả
Chuẩn bị đầy đủ vật tư y tế cũng là cách giúp quản lý phòng nha được hiệu quả

Khi phòng khám có đầy đủ các thiết bị cần thiết cho một ca khám răng hoặc chỉnh nha. Điều đó đồng nghĩa với việc thời gian điều trị có thể diễn ra nhanh hơn và không khiến bệnh nhân phải chờ đời. 

Bảo mật thông tin là yếu tố quan trọng trong quản lý phòng nha

Việc bảo mật thông tin trong vấn đề quản lý phòng nha là rất quan trọng. Ngoài nguy cơ bị mất khách, cướp khách do nhân viên cũ đã nghỉ việc, còn có nhiều trường hợp phổ biến như: Nhân viên nắm được thông tin khách hàng sau đó làm lộ trên mạng xã hội gây ảnh hưởng tới thương hiệu, thông tin khách hàng lưu trữ biến mất do hỏng ổ cứng, virus, hacker…

Nhiều phòng khám nha khoa hiện nay chỉ quản lý thông tin khách hàng bằng các file tài liệu offline, lưu trữ trong mạng thông tin nội bộ mà nhân viên nào cũng có thể truy cập. Khi nghỉ việc, họ có thể dễ dàng lấy đi những thông tin quan trọng và rao bán. Vậy nên, cách tốt nhất để phòng tránh được hậu quả này đó là bạn hãy lựa chọn phần mềm quản lý và bảo mật thông tin hiệu quả với các tiêu chí như: 

  • Ưu tiên phần mềm online để dữ liệu được sao lưu back up thường xuyên, không sợ bị mất.
  • Ưu tiên phần mềm đạt tiêu chuẩn bảo mật thông tin cao nhất toàn cầu HIPAA.
  • Ưu tiên phần mềm được phát triển bởi ngũ có chứng chỉ đạt chuẩn an toàn thông tin để đảm bảo dữ liệu không bị rò rỉ ra ngoài.
  • Chọn những phần mềm quản lý phòng nha có cơ chế phân quyền chặt chẽ và hiệu quả.

Việc sử dụng phần mềm quản lý thông tin sẽ giúp bạn cảm thấy yên tâm hơn khi mọi thông tin của người bệnh và nhân viên phòng khám đều được lưu trữ và bảo mật tuyệt đối. Nhờ vậy, việc vận hành phòng khám mới trở nên thực sự an toàn và hiệu quả. 

WeUp ERP For Healthcare – Phần mềm quản lý nha khoa hàng đầu hiện nay

Bên cạnh những yêu cầu về kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn trong xây dựng chiến lược kinh doanh phòng khám nha khoa, việc kịp thời ứng dụng giải pháp số nhằm nâng cao hiệu quả vận hành chính một bước tiến mới trong thời đại số 4.0. Không chỉ có ý nghĩa trong việc hỗ trợ quản trị toàn diện phòng khám, việc sử dụng các giải pháp số còn nâng cao tính cạnh tranh cho các phòng khám nha khoa trước các đối thủ trên thị trường.

WeUp ERP For Healthcare là phần mềm quản lý tổng thể phòng khám được phát triển bởi WeUp Group. Ra đời sau quá trình nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng quy trình vận hành tại hơn 1000+ phòng khám, phần mềm tích hợp nhiều tính năng thông minh, đáp ứng nghiệp vụ chuyên môn cho nhiều loại hình phòng khám, từ phòng khám đa khoa đến các phòng khám chuyên khoa, đặc biệt là phòng khám nha khoa.

Phần mềm quản lý phòng khám WeUp ERP For Healthcare

Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa WeUp ERP For Healthcare sở hữu hàng loạt những tính năng ưu việt như:

  • Quản lý thông tin khách hàng: Lưu trữ toàn bộ thông tin, lịch sử khám và điều trị của khách hàng, qua đó, rút ngắn thời gian tra cứu và lên hồ sơ khám và điều trị cho khách hàng tái khám.
  • Quản lý đặt lịch: Hỗ trợ việc quản lý lịch đặt khám cho từng dịch vụ nha khoa nhanh chóng trên hệ thống như: niềng răng, chỉnh nha, implant, bọc răng sứ,… Đồng thời, tích hợp tính năng thông báo, nhắc lịch tái khám đến khách hàng như: thông tin cá nhân, thời gian khám, bác sĩ khám và điều trị,…
  • Hồ sơ bệnh án điện tử: Dễ dàng tra cứu hồ sơ bệnh án, lịch sử điều trị của khách hàng, bác sĩ dễ dàng đưa chẩn đoán chẩn đoán bệnh lý răng và lập kế hoạch điều trị hiệu quả.
  • Quản lý chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ việc kết nối trực tiếp với các công cụ như: Email Marketing, SMS Marketing, Zalo ZNS,… giúp việc gửi thông báo, gửi chúc mừng sinh nhật, gửi chương trình khuyến mãi nhanh chóng và hiệu quả.
  • Theo dõi và quản lý Labo: theo dõi và quản lý chính xác Labo từ việc theo dõi và nắm rõ số lượng, chất lượng các vật liệu, thiết bị có sẵn tại phòng khám.
  • Quản lý kho vận: Theo dõi và quản lý chính xác kho vận như quản lý số lượng nhập xuất, kiểm tra tồn kho, báo cáo xuất nhập tồn,… qua đó hạn chế sai sót trong hoạt động kiểm kê và thất thoát hàng hóa.
  • Quản lý công nợ thu chi: Hỗ trợ đối soát thu chi, công nợ khách hàng và nhà cung cấp theo từng ngày, thông kê dữ liệu nhanh chóng và chính xác, giúp hạn chế những sai sót và thiếu minh bạch trong quản lý dòng tiền.
  • Quản lý báo cáo: Cung cấp hệ thống hơn 50+ báo cáo về mọi hoạt động phòng khám: báo cáo doanh thu, báo cáo thu chi, báo cáo nhân viên, báo cáo kho vận, báo cáo công việc,…

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare

Nhờ những tính năng nổi bật nói trên, phần mềm quản lý phòng khám nha khoa WeUp ERP For Healthcare mang lại nhiều lợi ích như:

Chuẩn hóa quy trình làm việc chuyên nghiệp

Phần mềm WeUp ERP For Healthcare hỗ trợ các phòng khám nha khoa xây dựng quy trình làm việc chuyên nhiệp & hiệu quả bằng cách:

  • Số hóa các thủ tục hồ sơ khách hàng, loại bỏ quy trình tiếp đòn rườm rà
  • Đồng bộ hóa dữ liệu xuyên suốt giữa các bộ phận phòng ban trên một phần mềm duy nhất
  • Đơn giản hóa các công việc, loại bỏ các thao tác thủ công tốn thời gian

Nâng cao hiệu quả kinh doanh

Phần mềm là nền tảng quản trị thông minh hỗ trợ triển khai dễ dàng các chương trình khuyến mãi và chăm sóc khách hàng, nhờ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh cho phòng khám nha khoa:

  • Phân loại và chăm sóc data khách hàng theo từng nhóm
  • Tích hợp công cụ SMS Marketing, Email Marketing chăm sóc khách hàng
  • Liên kết dễ dàng với các công cụ Marketing như Facebook, Zalo, Tiktok,…
  • Hỗ trợ nhân sự nâng cao tỷ lệ chốt thành công đơn hàng

Tham khảo thêm: WeUp ERP For Healthcare giúp phòng khám gia tăng 30% doanh thu bằng cách nào? 

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Ứng dụng phần mềm WeUp ERP For Healthcare giúp nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành tại phòng khám nha khoa từ: quản lý khách hàng, bác sĩ nha khoa, quản lý labo, quản lý thu chi công nợ,… Nhờ đó, phần mềm giúp đơn giản hóa quy trình làm việc chồng chéo, thủ công, nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân sự, tiết kiệm được phần lớn thời gian và chi phí.

Khách hàng nói gì về phần mềm quản lý phòng khám nha khoa WeUp ERP For Healthcare?

Nhờ vào những lợi ích vượt trội mang lại, hiện nay phần mềm quản lý phòng khám Nha khoa đã được nhiều phòng khám Nha khoa tin tưởng lựa chọn, gặt hái được nhiều kết quả ấn tượng trong hoạt động quản lý và kinh doanh như: Phòng khám Nha khoa ViDental, Phòng khám Nha khoa – Bệnh viện đa khoa Favina,…

Tham khảo thêm: Báo chí nói gì về phần mềm quản lý WeUp ERP For Healthcare?

Là một địa chỉ Nha khoa có tiếng tại khu vực Hà Nội, Phòng khám Nha khoa ViDental đã thành công nâng cao hiệu quả kinh doanh doanh của mình nhờ phần mềm WeUp ERP For Healthcare. Chia sẻ về hiệu quả của phần mềm, Bà Ngụy Thị Hiền – Giám đốc điều hành Phòng khám Nha khoa ViDental chia sẻ: ” WeUp ERP For Healthcare đã đáp ứng rất tốt đặc thù vận hành của Nha khoa ViDental, hỗ trợ quản lý hiệu quả nhiều loại hình dịch vụ tại phòng khám, như nha khoa thẩm mỹ, nha khoa trẻ em, nha khoa điều trị,… Nhờ đó, chúng tôi đã tiết kiệm được 25% chi phí vận hành, gia tăng 30% doanh thu chỉ sau chưa đầy 1 năm đưa vào sử dụng”.

Trong tháng này WeUp Group đang triển khai chương trình khuyến mãi tri ân khách hàng, tất cả các khách hàng khi đăng ký sử dụng phần mềm quản lý tổng thể WeUp ERP For Healthcare đều có cơ hội nhận ngay 1 phần quà hấp dẫn lên đến 30.000.000 triệu đồng. Phần quà bao gồm:

  • Tặng gói tư vấn Chuyển đổi số Doanh nghiệp trị giá 10.000.000 đồng
  • Tặng gói thiết kế Chuẩn hóa Quy trình Doanh nghiệp trị giá 20.000.000 đồng

Để nhận tư vấn miễn phí và đăng ký dùng thử phần mềm, liên hệ ngay theo số hotline: 0822458899 để được hỗ trợ chi tiết!

Phần mềm quản lý Nha khoa WeUp ERP For Healthcare

Quản lý phòng nha vốn dĩ không phải là một công việc đơn giản, bởi bạn phải cùng lúc bao quát được rất nhiều vấn đề, có kiến thức sâu rộng ở nhiều mảng khác nhau. Kể cả khi bạn có sử dụng công nghệ hỗ trợ thì cũng không thể chắc chắn về hiệu quả mà nó mang lại nếu chưa nắm được phương pháp quản lý cốt lõi tại phòng khám của mình. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn có được những cách quản lý phòng khám nha khoa phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất.

Trở thành người đầu tiên bình luận cho bài viết này!

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Ưu Nhược Điểm Của Gia Nhượng Quyền Kinh Doanh Spa

Ưu Nhược Điểm Của Gia Nhượng Quyền Kinh Doanh Spa

Gia nhượng quyền kinh doanh spa là một trong những hình thức kinh doanh dịch vụ làm đẹp phổ biến hiện nay. Ưu điểm của…
12 Tuyệt Chiêu Marketing Nha Khoa Hữu Ích Bạn Nên Áp Dụng

12 Tuyệt Chiêu Marketing Nha Khoa Hữu Ích Bạn Nên Áp Dụng

Marketing nha khoa có vai trò rất quan trọng, nó sẽ trở cầu nối giữa phòng khám với khách hàng. Để có thể tồn tại…
7 Chiến Lược Kinh Doanh Spa Hiệu Quả Giúp Bùng Nổ Doanh Số

7 Chiến Lược Kinh Doanh Spa Hiệu Quả Giúp Bùng Nổ Doanh Số 

Lĩnh vực làm đẹp, thẩm mỹ có tiềm lực rất lớn để phát triển nên ngày càng có nhiều spa, thẩm mỹ việc mở cửa.…
4 Cách Kinh Doanh Chuỗi Nhà Thuốc Và Những Vấn Đề Liên Quan

4 Cách Kinh Doanh Chuỗi Nhà Thuốc Và Những Vấn Đề Liên Quan

Trong bối cảnh tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp, dược phẩm là ngành vẫn có tăng trưởng cao, bất chấp sự suy thoái…
Kỹ Năng Xử Lý Từ Chối Ai Cũng Cần Biết Để Bán Được Hàng

Kỹ Năng Xử Lý Từ Chối Ai Cũng Cần Biết Để Bán Được Hàng

Khách hàng từ chối mua hàng là điều bình thường trong bán hàng và hầu như ai cũng từng gặp phải. Việc trang bị những…
Hướng Dẫn Quản Lý Bệnh Viện Để Nâng Cao Chất Lượng Khám Chữa

Hướng Dẫn Quản Lý Bệnh Viện Để Nâng Cao Chất Lượng Khám Chữa

Bệnh viện công hay bệnh viện tư, bệnh viện lớn hay bệnh viện nhỏ đều cần có hệ thống quản lý chuyên nghiệp để đảm…